Automatisierung bei Formularen verwenden

Sie können festlegen, was nach dem Einsenden eines Formulars geschehen soll, indem Sie einfache Automatisierungfunktionen aktivieren. Dies kann das Senden einer Follow-up-E-Mail an einen Kontakt oder das Senden automatischer interner E-Mail-Benachrichtigungen an andere HubSpot-Benutzer umfassen, wenn ein Formular eingesendet wird. 

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit der Verwendung von Automatisierungen mit Formularen beginnen, sollten Sie die Schritte, die im Voraus unternommen werden müssen, sowie die Grenzen der Funktion beachten.

Dies sind die Voraussetzungen:

• Um einen einfachen Workflow im Formular-Tool zu erstellen oder zu bearbeiten, müssen Benutzer Bearbeitungszugriff auf Workflows haben. 
• Um einfache Workflows auf der Indexseite für Workflows anzuzeigen, müssen Benutzer in einem Marketing Hub Professional - oder Enterprise-Account über Anzeigezugriff auf Workflows verfügen. Sie können diese einfachen Workflows auf der Indexseite für Workflows filtern, indem Sie den Filter Erstellen in anwenden und Formulare auswählen.

Funktionsweise von einfachen Workflows

Richten Sie einen einfachen Workflow direkt über den Formulare-Editor ein, um Follow-up-Aktionen wie das Versenden einer E-Mail oder das Erstellen einer Aufgabe zu automatisieren. Beim Erstellen eines einfachen Workflows:

• Standardmäßig wird der Aufnahmetrigger des einfachen Workflows auf die Übermittlung des Formulars festgelegt. Dieser Aufnahmetrigger kann nicht geändert werden.
• Kontakte werden bei jeder Formulareinsendung in den einfachen Workflow aufgenommen, auch wenn sie bereits zuvor aufgenommen wurden.
• Kontakte müssen als Marketingkontakte eingestuft sein, um E-Mails zu erhalten, die von Workflows gesendet werden. Erfahren Sie mehr über die Einstufung von Kontakten als Marketingkontakte.

Nachdem ein Kontakt ein Formular eingesendet hat, werden die von Ihnen konfigurierten Aktionen ausgelöst. Sie können beispielsweise einen Workflow einrichten, um automatisch eine interne E-Mail-Benachrichtigung an ein Teammitglied zu senden.

Einfache Limits für Workflows verstehen

Die Anzahl der einfachen Workflows, die Sie erstellen können, die Anzahl der Aktionen und die Art der Aktionen, die Sie hinzufügen können, hängen von Ihrem Abonnement ab:

• Accounts, die nicht über ein Marketing Hub-Abonnement verfügen, können nur einen einfachen Workflow vom Typ E-Mail nach Formularübermittlung senden erstellen.
• In einem Marketing Hub Starter-Account können Sie bis zu 10 Aktionen in einem einfachen Workflow hinzufügen und für jedes Formular einen einfachen Workflow erstellen.
• In einem Marketing Hub Professional- oder Enterprise-Account können Sie Ihrem einfachen Workflow beliebig viele Aktionen hinzufügen. Sie können auch mehrere einfache Workflows zu jedem Formular hinzufügen.

Wenn Sie mehr Workflows erstellen oder weitere Aktionen hinzufügen müssen und ein Marketing Hub Professional- oder Enterprise-Abonnement haben, erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows im Workflows-Tool.

Wählen Sie Ihre einfachen Workflow-Aktionen aus

• Kommunikation: Senden Sie eine Marketing-E-Mail, eine interne E-Mail-Benachrichtigung oder eine interne Marketing-E-Mail.
• CRM: Erstellen Sie einen neuen Datensatz, eine neue Aufgabe oder weisen Sie den aufgenommenen Kontakt innerhalb eines ausgewählten Teams oder zwischen bestimmten Benutzern zu. Diese Aktion kann nur von Benutzern mit aktivierten kostenpflichtigen Lizenzen verwendet werden.
• Marketing: Fügen Sie zu einer Werbeanzeigen-Zielgruppe oder statischen Liste hinzu oder entfernen Sie diese davon.
• Data Ops: Senden Sie einen Webhook an eine externe Anwendung. Beispielsweise können Webhooks die Informationen eines HubSpot-Unternehmens (in JSON formatiert) an ein externes CRM-System senden. Erfahren Sie mehr über das Auslösen von Webhooks.

Wenn Sie ein Marketing Hub Professional - oder Enterprise-Abonnement haben, können Sie auf weitere Aktionen zugreifen, indem Sie einen Workflow mit dem Workflow-Tool erstellen. Erfahren Sie mehr über die verfügbaren Workflow-Aktionen.

Einen einfachen Workflow im Formular-Editor erstellen

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Marketing und klicken Sie dann auf Formulare.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines vorhandenen Formulars und klicken Sie auf Bearbeiten. Oder erstellen Sie ein neues Formular.
3. Klicken Sie im Formular-Editor auf das workflows Symbol für Automatisierung im linken Bereich. Wenn Sie ein altes Formular bearbeiten, gehen Sie zum Tab Automatisierung.
4. Erstellen Sie einen Workflow, um eine E-Mail nach einer Formularübermittlung zu senden, oder erstellen Sie einen benutzerdefinierten Workflow und wählen Sie aus, welche Aktionen nach einer Formularübermittlung ausgeführt werden sollen. 

• • Um nach jeder Formularübermittlung automatisch eine Follow-up-E-Mail auszulösen, klicken Sie unter E-Mail nach Formularübermittlung senden auf Diesen Workflow erstellen.
  • Um Ihren eigenen Workflow aus einer leeren Vorlage zu erstellen, klicken Sie unter Ihren eigenen einfachen Workflow erstellen auf Neuen Workflow erstellen. Wählen Sie im rechten Slide-in-Fenster unter Aktion(en) in folgenden Fällen auslösen: die Option Ein Kontakt hat ein Formular gesendet.

5. Um eine weitere Workflow-Aktion hinzuzufügen, klicken Sie auf das + Plus-Symbol.
• Um eine Aktion zu bearbeiten, klicken Sie auf die Workflow-Aktion und nehmen Sie dann im linken Bereich Änderungen vor.

• Um Workflow-Aktionen zu löschen, klicken Sie in der Workflow-Aktion auf das delete Papierkorb-Symbol. Wählen Sie Diese Aktion aus, um nur die ausgewählte Aktion zu löschen, oder wählen Sie Diese Aktion und alle folgenden aus, um die ausgewählte Aktion und alle folgenden Aktionen zu löschen.

• Um eine Notiz zu einer Workflow-Aktion für Sie oder Ihr Team zu hinterlassen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aktion und klicken Sie auf das comments Kommentar-Symbol. Erfahren Sie, wie Sie Kommentare zu Workflow-Aktionen hinzufügen.

6. Um den Namen des Workflows zu bearbeiten, klicken Sie in der Kopfzeile des Workflows auf das edit Bearbeiten-Symbol.
7. Um einen Workflow zu löschen, klicken Sie oben auf Aktionen . Wählen Sie dann Workflow löschen aus.
8. Um einen Workflow zu aktivieren, klicken Sie neben dem Namen des Workflows auf den Schalter, um ihn zu aktivieren. Klicken Sie dann auf OK. Nach der Veröffentlichung Ihres einfachen Workflows werden alle am Workflow vorgenommenen Änderungen automatisch für aktuell aufgenommene Kontakte übernommen.

Einen weiteren einfachen Workflow hinzufügen

So fügen Sie einen weiteren einfachen Workflow zu Ihrem Formular hinzu:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Marketing und klicken Sie dann auf Formulare.
2. Klicken Sie auf den Namen eines vorhandenen Formulars und klicken Sie auf Bearbeiten. Wenn Sie noch kein Formular haben, erfahren Sie hier, wie Sie ein neues Formular erstellen.
3. Klicken Sie im Formular-Editor auf das workflows Symbol für Automatisierung im linken Bereich. Wenn Sie ein altes Formular bearbeiten, gehen Sie zum Tab Automatisierung.
4. Klicken Sie oben rechts auf + Einen neuen einfachen Workflow hinzufügen.
5. Wählen Sie im rechten Bereich unter Aktion(en) triggern, wenn: die Option Ein Kontakt hat ein Formular gesendet.
6. Klicken Sie auf Erstellen und richten Sie dann Ihren Workflow ein.

Sie können auch einfache Workflows mit Facebook-, Google- oder LinkedIn-Kampagnen verwenden. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Automatisierung beim Anzeigen-Tool von HubSpot.