Administración de formularios

Configura la tabla de formularios y usa carpetas para mantenerlos organizados. Revisa las acciones disponibles que puedes realizar en tus formularios. Puedes eliminar y clonar tus formularios, así como exportar los datos de los mismos. Sin embargo, actualmente no es posible despublicar un formulario .

Si un envío de formulario se ha marcado como spam, se clasificará por separado en los envíos de spam del formulario . 

Segmentar formularios 

Para segmentar formularios, puede aplicar filtros a la tabla según la información que los formularios contengan. Este conjunto de filtros puede guardarse como una vista a la que podrá acceder siempre que desee obtener una visión general de los formularios que cumplen los criterios establecidos. Más información sobre la creación, personalización y gestión de vistas guardadas.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
• En la parte superior de la tabla, haz clic en el menú desplegable Agregar vista. Puedes crear una vista desde cero o a partir de una vista que ya tuvieras:
  • Para crear una vista desde cero: 
    • Selecciona Crear nueva vista.
    • En el cuadro de diálogo, escribe un nombre para la vista y selecciona qué usuarios podrán acceder a ella.
    • Haz clic en Guardar. La nueva vista aparecerá como otra pestaña en la parte superior de la tabla.
  • Para crear una vista a partir de una vista que ya tengas, selecciona la vista original. 

• Selecciona y aplica los filtros que quieras:
  
  • Unidad de negocio ( sólo complementoUnidades de negocio ): filtrar formularios por unidades de negocioasociadas. 

• • Equipos: filtra los formularios según los equipos que tienen acceso al formulario. 

• • Tipo de formulario: filtra los formularios por tipo. Por ejemplo, puedes mostrar solo los formularios que no sean de HubSpot, los formularios clásicos, los formularios emergentes o los formularios de comentarios en el blog. 

• • Todos los filtros: filtra por eventos adicionales y por información de formularios, como páginas vistas, estado, etc.
    
    • En el panel derecho, haz clic en Y para agregar más criterios de filtro.
    • Para eliminar los criterios de filtro existentes, coloca el cursor sobre el criterio y haz clic en el ícono de eliminar delete .
    • Cuando hayas terminado, haz clic en el icono X para cerrar el panel. 

• Para modificar las columnas de una vista:
  
  • En la parte superior de la tabla, haz clic en Acciones > Editar columnas.
  • A la izquierda, selecciona las casillas de verificación de los eventos o de la información sobre formularios que quieres que aparezca en la tabla. 
  • A la derecha, arrastra las propiedades para reorganizarlas en la tabla.
  • Para eliminar una columna de la tabla, haz clic en la X situada junto al nombre de la columna. 
  • Para devolver la tabla de formularios a la vista predeterminada, haz clic en Restablecer vista predeterminada. 
  • Para borrar todas las columnas de la tabla, haz clic en Eliminar todas las columnas. Al hacerlo, se eliminarán todas las columnas, excepto la columna Nombre. 
  • Haz clic en Guardar. La visualización de las columnas actualizadas dependerá de si estás actualizando una vista predeterminada o una vista personalizada: 
    • Si actualizas las vistas predeterminadas Todos los formularios y Publicados, solo cambiarán las columnas que muestran estas vistas en tu cuenta de usuario.
    • Si actualizas una vista personalizada, cambiarán todas las columnas que se muestran en esta vista a todos los usuarios que tengan acceso a ella. 
       

• Una vez que hayas configurado la vista, en la parte superior derecha de la tabla de formularios, haz clic en Guardar vista.
  • Si creaste una nueva vista desde cero o si estás actualizando una vista existente, haz clic en Guardar.
  • Si estás creando una nueva a partir de una que ya tengas, haz clic en Guardar como nueva. 
• Después de crear y guardar la vista personalizada, haz clic en Todas las vistas para administrarlas. Consulta más información sobre cómo editar, clonar o eliminar tus vistas personalizadas.

Organizar formularios con carpetas

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
• En la parte superior derecha, haz clic en Carpetas.
• Para crear una carpeta nueva: 
  • En el panel izquierdo, haz clic en Crear carpeta.
  • En el cuadro de diálogo, escribe el nombre de la carpeta. 
  • Haz clic en Crear. La nueva carpeta aparecerá en el panel izquierdo de la página. 
• Para cambiar el nombre de una carpeta o borrarla, haz lo siguiente: 
  • En el panel de la izquierda, haz clic en el nombre de la carpeta. Todos los formularios añadidos a la carpeta se mostrarán en la tabla. 
  • Para cambiar el nombre de una carpeta, en la parte superior izquierda, haz clic en Acciones > Cambiar el nombre de la carpeta. 
  • Para eliminar una carpeta, en la parte superior izquierda, haz clic en Acciones > Eliminar carpeta. 
• Para mover formularios individuales a una carpeta:
  • Coloca el cursor sobre el formulario que vas a mover.
  • Después, arrastra el ícono dragHandle para mover el formulario a la carpeta que quieras. 
  • Otra forma de hacerlo es hacer clic en Acciones > Mover a carpeta. Luego, selecciona una carpeta y haz clic en Mover. 
• Para mover varios formularios a una carpeta: 
  • Selecciona las casillas de verificación junto a los formularios que vas a mover.
  • Haz clic y arrastra el icono dragHandle para mover los formularios a la carpeta que quieras. Todos los formularios seleccionados se moverán a la carpeta. 
    
    

Acciones que pueden realizarse con los formularios 

Desde el panel de formularios, puedes realizar distintas acciones: 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
• Pasa el cursor sobre un formulario y haz clic en el menú desplegable Acciones para hacer lo siguiente:
  • Ver: permite probar y ver el formulario como una página independiente.
  • Detalles: muestra la página de detalles del formulario.

• • Compartir: muestra y copia el código de incrustación del formulario y su enlace directo. Más información sobre cómo compartir un formulario en un sitio externo.

• • Ver envíos: muestra un resumen de los envíos de formularios.
  • Exportar envíos: exporte todos los envíos del formulario en un archivo CSV, XLS o XLSX.
  • Ver archivos cargados: acceda a todos los archivos enviados a través de un campo de carga de archivos en el formulario. Esta opción no aparecerá si no se cargó ningún archivo en los envíos de formularios.
  • Crear lista de contactos: (solo en Marketing Hub Starter, Pro o Enterprise): crea una lista de los contactos que enviaron el formulario.
  • Crear traducción: crea una versión traducida del formulario.

• • Comparar formularios: compara el formulario con otros formularios. 
  • Gestionar acceso (solo en Marketing Hub Enterprise): permite elegir qué usuarios y equipos tienen acceso a este contenido.

• • Mover a carpeta: permite transferir el formulario a una carpeta.
  • Eliminar: elimina el formulario seleccionado.

• Para editar un formulario, coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en Editar. Consulta más información sobre cómo eliminar un formulario. 
• Para clonar un formulario, coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en Clonar. Más información sobre la clonación de un formulario.
  
  

Eliminar un formulario

Si ya no necesitas un formulario, puedes eliminarlo. Si el formulario se está usando en alguna página de HubSpot, la opción Eliminar formulario se mostrará inactiva y no podrás borrarlo. Antes de eliminar un formulario, deberás quitarlo de todas las páginas de HubSpot en las que ese formulario esté en uso. Para ver en qué páginas se usa un determinado formulario, haz clic en el número que se muestra en la columna Aparece en.

Una vez eliminado un formulario de HubSpot, ten en cuenta lo siguiente:

• El formulario ya no se cargará en ninguna página externa publicada.
• El formulario no podrá usarse en listas, en workflows ni en informes.
• Los datos de envíos anteriores no se pueden exportar, pero permanecerán en los registros de los contactos pertinentes.
• No se aceptarán los nuevos envíos que se hagan a un formulario eliminado mediante la API de formularios de HubSpot.

Para eliminar un formulario:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
• Para eliminar un formulario individual: 
  • Pasa el cursor sobre el formulario que quieres eliminar y haz clic en Acciones > Eliminar.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar formulario.

• Para eliminar formularios en bloque:
  • Selecciona las casillas de verificación de los formularios quieres eliminar.
  • En la parte superior de la tabla, haz clic en Eliminar.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar.

Clonar un formulario

Puedes clonar un formulario de HubSpot y usarlo como punto de partida para un formulario nuevo, o bien utilizar el formulario clonado en una campaña diferente. Cuando clones un formulario, ten en cuenta lo siguiente: 

•  Si tienes el complemento de unidades de negocio: 
  • Si se selecciona una unidad de negocio diferente al clonar, las opciones de privacidad de datos y los correos electrónicos de seguimiento no se añadirán. Puedes agregar manualmente estas opciones al formulario clonado.
  • Si se selecciona la misma unidad de negocio, las opciones de privacidad de datos y los correos electrónicos de seguimiento se clonarán y coincidirán con el formulario original. 
• Si utilizas contactos de marketing y la opción Establecer contactos creados como contactos de marketing está activada, sólo los usuarios con Acceso a contactos de marketing podrán clonar el formulario. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
• Coloca el cursor sobre el formulario que quieres clonar.
• Haz clic en Clonar. 
• En el cuadro de diálogo, escribe el nombre del nuevo formulario. Si tienes el complemento de unidades de negocio, elige la unidad del formulario clonado. 
• Haz clic en Clonar. Serás dirigido al editor del formulario clonado. 
  
  

Exportar datos de formularios

Después de configurar tus formularios, si eres un superadministrador o tienes permisos de exportación, puedes exportar una hoja de cálculo de los datos de tus formularios con los filtros actuales de tu panel de control, para compartir información con partes interesadas externas.

Para exportar los datos de los formularios:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Formularios.
• En la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Acciones > Exportar formularios.
• Configura el archivo exportado: 
  • Nombre: introduce el nombre del archivo exportado. 
  • Formato: selecciona el formato de la exportación, que puede ser csv, xls o xlsx. 
  • Enviar a: por defecto, en este campo se mostrará tu correo de usuario de HubSpot. 

• Haz clic en Exportar para recibir un correo electrónico con un enlace de descarga al archivo de exportación. Este enlace de descarga será válido durante 90 días. También puedes revisar y acceder a la exportación de datos del formulario desde tu Configuración de importación y exportación .