Ver y gestionar las suscripciones facturadas en HubSpot

Una vez configuradas y creadas las suscripciones en HubSpot, podrás ver, gestionar y actualizar los registros de suscripción desde tu cuenta. Más información sobre cómo funcionan las suscripciones en HubSpot.

Puede actualizar los contactos asociados, las direcciones de facturación, los elementos de pedido, las fechas de vencimiento, los métodos de pago y los estados. Además, puede pausar, reanudar, cancelar, borrar o exportar suscripciones.

Antes de empezar

Ten en cuenta lo siguiente cuando edites una suscripción:

• No se puede editar una suscripción que no crea facturas.
• Sólo puede editar las suscripciones con estado Activo o Programado.
• No se puede editar una suscripción dentro de los dos días siguientes a la fecha de vencimiento de su próximo pago. Esto garantiza que los clientes reciban una notificación adecuada antes de la siguiente fecha de pago.
• Si no está prorrateando sus cambios, puede realizar tantos cambios como necesite antes del siguiente ciclo de facturación. El siguiente pago de la suscripción se cobrará en función del último cambio guardado.
• Cambiar una suscripción de pago por PAD puede tener implicaciones de cumplimiento. Por favor, consulta a tu equipo jurídico para más información.

Ver suscripciones

Visualice las suscripciones en la página de índice o en los registros CRM asociados. Cada suscripción tendrá uno de los siguientes estados:

• Activo: se han procesado todos los pagos programados y la suscripción seguirá facturando según su calendario.
• Sin pagar: ha fallado el pago programado para el ciclo de facturación actual. Se enviará un correo electrónico al cliente solicitándole que actualice su información de pago. Obtenga más información sobre cómo hacer frente a los pagos fallidos.
• Cancelado: la suscripción se ha cancelado antes del plazo. No se cobrará a los clientes por las suscripciones canceladas.
• Caducado: se ha cobrado al cliente según el plazo de facturación inicial y no se esperan más cargos. No se cobrará a los clientes por las suscripciones caducadas.
• Programada: la facturación de la suscripción se ha retrasado para comenzar en el futuro, como se muestra en la propiedad Fecha de inicio .
• Pausada: la suscripción se ha pausado. Las suscripciones interrumpidas pueden reanudarse.

Visualización de suscripciones en la página de índice

Utilice la página de índice de suscripciones para ver todas las suscripciones. Cree y utilice vistas guardadas para filtrar las suscripciones por criterios específicos.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Aparecerán todas las suscripciones. La página de índice de suscripciones también incluye dos vistas predeterminadas, a las que puede acceder haciendo clic en las pestañas No pagadas y Programadas de la parte superior. Estas vistas filtran las suscripciones en función de la propiedad Estado. Más información sobre los estados de la suscripción.
3. Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haga clic en Editar columnas en la parte superior derecha de la tabla.
4. Para filtrar la página de índice, haga clic en los menús desplegables Estado y Próxima fecha de facturación , o haga clic en advancedFilters Filtros avanzados en la parte superior de la tabla.
   • En el panel derecho, busque y seleccione la propiedad por la que desea filtrar y, a continuación, ajuste los criterios de filtrado.
   • Para seleccionar otra propiedad y añadirla al filtro, haga clic en + Añadir filtro.
   • Para filtrar por la propiedad que ha seleccionado, o por otro filtro, en O, haga clic en + Añadir grupo de filtros.
   • Haz clic en la X de la parte superior derecha del panel cuando hayas ajustado los filtros.
5. Para guardar una vista para utilizarla en el futuro, haz clic en el icono Guardar situado en la parte superior derecha de la tabla.
6. Para obtener una vista previa de los detalles de la suscripción, pase el ratón por encima de la suscripción y haga clic en Vista previa. Vea los detalles en el panel derecho.
7. Para ver el registro de suscripción, haga clic en el nombre de la suscripción. Se abrirá el registro de suscripción. Más información sobre el diseño de las páginas de registro.

Ver suscripciones en registros de CRM asociados

Para ver una suscripción desde uno de sus registros asociados (por ejemplo, un contacto, una empresa o una factura):

1. Navegue hasta sus registros. Por ejemplo:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haga clic en el nombre del registro asociado a la suscripción.
3. En la barra lateral derecha, vaya a la tarjeta Suscripciones para ver el estado de la suscripción y la fecha de inicio. Si la tarjeta Suscripciones no aparece por defecto en tu registro, puedes añadirla manualmente a tu registro de HubSpot. 
4. Para más información, pase el ratón por encima de la suscripción y haga clic en el icono Vista previa.

5. En el panel derecho, revise los detalles de la suscripción. Más información sobre la gestión de suscripciones (por ejemplo, edición, cancelación o eliminación de suscripciones).

Actualizar los datos de contacto y facturación

Cambiar el contacto asociado a una suscripción

Una suscripción sólo puede asociarse a un contacto a la vez. Si necesita cambiar el contacto asociado a una suscripción, puede hacerlo desde el panel de suscripciones. Por ejemplo, durante la vigencia de una suscripción, puede que necesite cambiar el punto de contacto principal si el comprador original se ha trasladado a otra empresa.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Haz clic en el nombre  de la suscripción. 
3. En la barra lateral derecha, desplázate hasta la tarjeta Contactos y haz clic en Reemplazar.
4. En el panel derecho, seleccione un contacto existente o haga clic en la pestaña Crear nuevo para crear un nuevo registro de contacto.
5. Haz clic en Guardar.

Se enviarán las siguientes notificaciones al nuevo contacto:

• Recibos de pago de suscripción correctos.
• Correos electrónicos de actualización de métodos de pago para pagos fallidos y solicitudes de actualización.
• Próximos recordatorios de pago de suscripciones, si la opción está activada.
• Avisos de cambios en la suscripción, incluyendo subidas, bajadas y actualizaciones de las próximas fechas de pago.
• Cancelación de la suscripción.

Actualizar la dirección de facturación de una suscripción

Actualizar la dirección de facturación de una suscripción. Al actualizar la dirección de facturación:

• La dirección se asociará a la suscripción y a cualquier factura futura de la suscripción.
• La dirección se utilizará para calcular los impuestos automáticos.

Para editar la dirección de facturación de una suscripción:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Pase el ratón por encima de una suscripción y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Editar suscripción.
4. En Dirección de facturación pulse edit Editar dirección.
5. En el panel derecho, actualice los datos de la dirección y haga clic en Guardar.
6. En la parte inferior izquierda, haga clic en Guardar para guardar la suscripción. Introducir notas internas en el cuadro de diálogo Actualizar suscripción . Estas notas se añadirán a las cronologías asociadas del negocio, el contacto y la empresa. También puede acceder a estas notas en otras herramientas como segmentos, workflows e informes a través de la propiedad Motivo de la última modificación . Cuando hayas terminado, haz clic en Actualizar suscripción.

Editando los elementos de pedido de una suscripción

Es posible que tenga que cambiar los datos de una suscripción sin cancelarla, por ejemplo, cuando un cliente desea ampliar o reducir su suscripción. 

A continuación hay algunos ejemplos de lo que puedes hacer:

• Modificar el precio de los elementos de pedido existentes.
• Añade un nuevo elemento de pedido al que el cliente ha aceptado suscribirse.
• Eliminar un elemento de pedido existente al que el cliente ya no desea suscribirse.
• Aumentar o disminuir las cantidades de elementos de pedido a los que se suscribió originalmente un cliente.
• Añadir o eliminar descuentos por elemento de pedido.

Al actualizar los elementos de pedido de una suscripción, active el prorrateo para cobrar o reembolsar automáticamente la cantidad prorrateada. De este modo, tanto usted como el cliente verán reflejados inmediatamente los cambios en su facturación, en lugar de tener que esperar al siguiente ciclo de facturación. Para las suscripciones mensuales, el importe prorrateado se calcula sobre la base de un ciclo de facturación de 30 días. Para las suscripciones anuales, HubSpot multiplica el total del ciclo de facturación de 30 días por 12.

Tenga en cuenta lo siguiente al prorratear:

• Sólo pueden prorratearse las suscripciones con un proceso de cobro automatizado. Por ejemplo, si se configura una suscripción para facturar automáticamente a un cliente, pero el pago no se cobra automáticamente como parte de la suscripción de facturación, no será posible prorratear esta suscripción.
• Al guardar cambios prorrateados en una suscripción, se enviará un correo electrónico al contacto asociado a la suscripción.
• Las suscripciones programadas no pueden prorratearse, ya que el periodo de facturación aún no ha comenzado. En cambio, puedes cambiar la suscripción programada sin prorrateo.

Al aplicar el prorrateo a los cambios que has realizado en los elementos de pedido de una suscripción:

• Si vas a actualizar la suscripción añadiendo más artículos o aumentando los precios, HubSpot cargará automáticamente el importe prorrateado a la forma de pago registrada en el archivo.
• Si estás rebajando una suscripción eliminando Elementos de pedido o disminuyendo los precios, HubSpot reembolsará automáticamente el método de pago anterior por la cantidad prorrateada.

Para editar los elementos de pedido de una suscripción:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Pase el ratón por encima de una suscripción y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Editar suscripción.
4. Para añadir nuevos elementos de pedido, haga clic en Añadir elemento de pedido en la parte superior derecha y, a continuación, seleccione Seleccionar de la biblioteca de productos o Crear elemento de pedido personalizado. En la barra lateral derecha, seleccione o ajuste los detalles del elemento de pedido y, a continuación, haga clic en Guardar. Más información sobre cómo añadir elementos de pedido a las suscripciones.

Nota: los nuevos elementos de pedido agregados se facturarán en función de la frecuencia ya establecida en la suscripción. Por ejemplo, si una suscripción se repite mensualmente, cualquier elemento de pedido que agregues se facturará mensualmente. Esto también se aplica a la adición de productos de tu biblioteca de productos que se establecen en una frecuencia diferente. Los nuevos elementos de pedido también se facturarán por la duración restante de la suscripción.

5. Para eliminar una partida, pase el ratón por encima de la partida , haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Eliminar.
6. Edite un elemento de pedido utilizando las columnas del editor de elementos de pedido o haciendo clic en el nombre del elemento de pedido y utilizando el panel derecho; a continuación, haga clic en Guardar.
7. De forma predeterminada, sus cambios se aplicarán durante el siguiente ciclo de facturación. Para aplicar los cambios inmediatamente y cobrar o reembolsar la cantidad prorrateada automáticamente al guardar, active el interruptor Prorratear cambios . El prorrateo no es posible si no se añade una opción de pago online a la suscripción. Más información sobre prorrateo de cambios de suscripción.
8. Haga clic en Guardar en la parte inferior izquierda para guardar los cambios.
9. Introducir notas internas en el cuadro de diálogo Actualizar suscripción . Estas notas se añadirán a los calendarios asociados de negocios, contactos y empresas. También puede acceder a estas notas en otras herramientas como segmentos, workflows e informes a través de la propiedad Motivo de la última modificación . Cuando hayas terminado, haz clic en Actualizar suscripción.

Una vez que se guarden tus cambios, ocurrirá lo siguiente:

• Se enviará un correo electrónico al contacto asociado a la suscripción para notificarle los cambios. El correo electrónico tendrá un aspecto similar al ejemplo siguiente:

• El registro de suscripción se actualizará para mostrar los cambios:
  • La propiedad Última modificación mostrará la fecha de modificación. El registro también mostrará que hay modificaciones en la suscripción que se aplicarán después del próximo pago. Más información sobre propiedades de suscripción.

• • Una vez que los cambios surtan efecto, las propiedades Ingresos recurrentes mensuales e Ingresos recurrentes anuales se actualizarán para ajustarse a los cambios. Más información sobre propiedades de suscripción.

Editar la próxima fecha de vencimiento de pago de una suscripción

Puede actualizar la fecha de vencimiento del próximo pago de una suscripción desde el registro de suscripción, lo que le ofrece a usted y a su cliente más flexibilidad para los próximos pagos. 

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Pase el ratón por encima de una suscripción y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Editar próxima fecha de facturación.

4. Haga clic en el campo Nueva fecha de facturación y seleccione una fecha. Por defecto, no se cobrará ni reembolsará al cliente por la fecha de facturación actualizada. Para cobrar o reembolsar al cliente el ciclo de facturación actualizado, edite la suscripción y active el interruptor Prorratear cambios . Haga clic en Actualizar.

   Nota: sólo pueden prorratearse las suscripciones con un proceso de cobro automatizado. Por ejemplo, si se ajusta una suscripción para facturar automáticamente a un cliente, pero el pago no se cobra automáticamente como parte de la suscripción de facturación, no será posible prorratear esta suscripción.

Con la próxima fecha de vencimiento de facturación actualizada, HubSpot enviará al cliente un correo electrónico confirmando la nueva próxima fecha de facturación.

El registro de suscripción también reflejará el nuevo ciclo de facturación en las propiedades Próxima fecha de facturación y Fecha de finalización . La propiedad Última modificación se actualizará para indicar la fecha en la que se actualizó la fecha de pago. Más información sobre propiedades de suscripción.

Eliminar una tasa de pago

Si se ha añadido una cuota al pago, puede eliminarla de la suscripción. La eliminación de una tarifa de pago la eliminará para todos los pagos futuros, pero no prorrateará ni reembolsará los pagos anteriores.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Pase el ratón por encima de una suscripción y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Eliminar tasa de pago.
4. En el cuadro de diálogo, haga clic en Eliminar tasa de pago.

Actualizar el método de pago utilizado para una suscripción

El método de pago de una suscripción puede actualizarse enviando al cliente un correo electrónico con un enlace para actualizar su método de pago. Más información sobre la actualización de los métodos de pago en caso de impago de la suscripción.

Cuando se actualiza un método de pago, todos los saldos de suscripciones vencidas se cargarán automáticamente al método de pago. El método de pago sólo puede actualizarse para las suscripciones en las que el cobro está automatizado. Por ejemplo, si se ajusta una suscripción para facturar automáticamente a un cliente, pero el pago no se cobra automáticamente como parte de la suscripción de facturación, no será posible actualizar el método de pago de la suscripción.

Enviar al cliente un enlace para actualizar su método de pago

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Pase el ratón por encima de una suscripción y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Actualizar método de pago.
4. En el cuadro de diálogo, revise el contenido y haga clic en Enviar enlace. El enlace se enviará a la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la suscripción. El cliente recibirá el enlace en un correo electrónico:
5. Cuando el cliente haga clic en Actualizar método de pago en el correo electrónico, accederá a la página de pago para revisar su suscripción e introducir un nuevo método de pago.
6. Una página de confirmación confirmará la actualización. El nuevo método de pago se utilizará para todos los futuros pagos automáticos de la suscripción.

Actualizar método de pago para pagos fallidos

Si el método de pago de un cliente falla al completar el pago de una suscripción, se intentarán reintentos automáticamente en función de un calendario establecido. También puede volver a intentar realizar el pago manualmente . HubSpot también enviará al cliente un correo electrónico con un enlace para actualizar su método de pago.

La solicitud de actualización del método de pago utiliza métodos de pago definidos por la herramienta desde la cotización asociada (por ejemplo, factura, enlace de pago o cotización). Por ejemplo, si la factura sólo permite débito bancario ACH, el cliente sólo podrá pagar con débito bancario ACH.

En el correo electrónico que se envía al cliente después de que falle un pago, puede hacer clic en Actualizar método de pago.

Accederá a la página de pago para revisar su suscripción y actualizar sus datos de pago. Cualquier pago de suscripción impagado se cargará al método de pago actualizado. Si no desea que este correo electrónico se envíe automáticamente cuando se produce un error en el pago, puede desactivarlo en la configuración.

Pausar o reanudar una suscripción

En lugar de cancelar una suscripción, un cliente puede querer pausarla para reanudarla más tarde.

Pausar una suscripción

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Pase el ratón por encima de una suscripción y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Pausar suscripción.
4. En el cuadro de diálogo, en el campo Notas internas , introduzca cualquier nota. Las notas se añadirán a las cronologías asociadas de negocios, contactos y empresas. También puede acceder a estas notas en otras herramientas como segmentos, workflows e informes a través de la propiedad Motivo de la última modificación . Más información sobre propiedades de suscripción.
5. Cuando hayas terminado, haz clic en Actualizar suscripción.
6. El estado de la suscripción se mostrará como Pausada, con la fecha en que se pausó. 

Se enviará una notificación al cliente, y toda la facturación y el cobro de pagos se pausarán hasta que se reanude la suscripción.

Reanudar una suscripción

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Pase el ratón por encima de una suscripción y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Reanudar suscripción.
4. En el cuadro de diálogo, haga clic en el campo Cambiar próxima fecha de facturación y seleccione una fecha.
5. Haz clic en Reanudar.
6. El estado de la suscripción se actualizará a Activo y se mostrará la nueva fecha de facturación.

Si la suscripción se reanuda inmediatamente, se enviará un recibo o factura al cliente. Si la suscripción se reanuda para una fecha futura, se enviará una notificación al cliente con su nueva fecha de facturación.

Cancelar o eliminar una suscripción

Cancelar las suscripciones

Tras cancelar una suscripción, ésta se anulará inmediatamente y ya no se cobrará al cliente. Puedes esperar a que finalice el plazo de facturación para dar la baja, o cancelar la suscripción y hacer un reembolso por los días en los que no se utilizó el servicio.

Si cancela una suscripción que tiene un pago de débito bancario pendiente, como ACH, el pago pendiente no se cancelará ni reembolsará automáticamente. Debe emitir un reembolso por el pago pendiente.

También puede crear un workflow basado en suscripciones para enviar una notificación a su equipo cuando venza el próximo pago de un cliente, con el fin de recordarle que debe cancelar la suscripción.

Atención: si no tiene política de reembolsos, considere la posibilidad de cancelarlo antes de la fecha de facturación.

Para cancelar una suscripción:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.

2. Pase el ratón por encima de una suscripción y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Cancelar suscripción.
4. En el cuadro de diálogo, haga clic en Cancelar suscripción.
5. El cliente recibirá un correo electrónico de cancelación de la suscripción.

Eliminar una suscripción

Las suscripciones canceladas o caducadas pueden eliminarse. Una vez borrada una suscripción, no se puede restaurar. Para conservar una copia de sus suscripciones, se recomienda exportarlas antes de eliminarlas.

Para eliminar una suscripción:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Pase el ratón por encima de una suscripción y haga clic en Vista previa.
3. En el panel derecho, en la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Eliminar suscripción.
4. En el cuadro de diálogo, haga clic en Eliminar suscripción.

Exportar suscripciones

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Suscripciones.
2. Para exportar un archivo CSV, XLS o XLSX de sus suscripciones, haga clic en Exportar en la parte superior derecha de la tabla.
3. En el cuadro de diálogo:

• • Introducir un nombre de exportación en el campo Nombre de exportación .
  • Haga clic en el menú desplegable Formato de archivo y seleccione un formato.
  • Haga clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de columna y seleccione un idioma.
  • Haga clic para ampliar la sección Personalizar y personalizar aún más la exportación:
    • En Propiedades incluidas en la exportación , seleccione las propiedades que desea incluir en la exportación.
    • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione la casilla de verificación Incluir nombre de registro asociado para incluir los nombres de registro asociados (por ejemplo, el nombre de la factura).
    • En Asociaciones incluidas en la exportación, seleccione si desea incluir hasta 1.000 registros asociados o todos los registros asociados.
  • Haz clic en Exportar.

Más información sobre cómo exportar registros.

Utiliza los datos de suscripción en HubSpot

Utiliza las propiedades de suscripción en otras herramientas, como workflows y segmentos, para automatizar y organizar los datos de suscripción en todo HubSpot.

Volver a interactuar con suscriptores cancelados

Crea un segmento para las suscripciones canceladas. Utilice el segmento en una campaña de renutrición.

1. Cree un segmento y seleccione el objeto Suscripciones al crear el segmento.
2. Agrega los siguientes filtros:
   • El estado es cualquiera de Cancelado, Expirado.
   • La fecha de pérdida de clientes es de hace menos de 60 días.
3. Utiliza el segmento en un workflow para volver a nutrir al antiguo suscriptor, utilizando tus canales de marketing preferidos (por ejemplo, correo electrónico, redes sociales, SMS).

Ventas upsell basadas en el nivel de suscripción

Crea un segmento para ventas upsell clientes existentes en un nivel de suscripción.

1. Crea una propiedad personalizada para almacenar información de nivel de suscripción. Por ejemplo, si tus niveles de suscripción fueran Básico, Pro y Enterprise, crea un propiedad con un tipo de campo de selección desplegable con cada opción nivel.
2. Cree un segmento y seleccione el objeto Suscripciones al crear el segmento.
3. Agrega los siguientes filtros:
   • El nivel de suscripción es Básico.
   • El estado es cualquiera de Activo.
4. Utilice el segmento en un workflow para inscribir suscriptores en una secuencia de ventas upsell.

Pasos siguientes

• Aprenda a gestionar las facturas (por ejemplo, las facturas asociadas a una suscripción.
• Aprenda a gestionar los pagos (por ejemplo, los pagos realizados con cargo a una suscripción).