Ver, completar, editar o eliminar tareas

Una vez creadas las tareas, puedes verlas, editarlas, completarlas o eliminarlas desde diferentes lugares de tu cuenta de HubSpot. En la página de índice, puedes filtrar tus tareas en función de las propiedades, guardar filtros como vistas para volver a visitarlas y completar tareas de atrás para adelante desde cualquiera de las vistas. Los usuarios con permisos Superadministrador pueden gestionar qué usuarios tienen permiso para ver y editar tareas.

También puede optar por recibir un resumen de las tareas pendientes cada día de la semana por correo electrónico. Si utilizas un dispositivo móvil, aprende a utilizar tareas en la aplicación móvil de HubSpot.

Ver y filtrar tareas

Filtrar tareas y guardar vistas

Puede filtrar las tareas en función de criterios específicos y guardar los filtros que vuelva a consultar a menudo como vistas. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.
• Por defecto, la primera vez que se navega a las tareas, se muestran las tareas asignadas. Puedes editar tu vista por defecto. Para abrir otra vista:

  • Para acceder a una vista anclada, haz clic en la pestañade la vista.

  • Para abrir una vista que no se muestra como pestaña, haga clic en + Añadir vista y, a continuación, seleccione una vista en el menú desplegable.

  • Para crear una vista, haga clic en + Añadir vista y seleccione Crear nueva vista. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre de vista, selecciona una configuración de visibilidad y luego haz clic en Guardar.

• Haga clic en los menús desplegables predeterminados para filtrar rápidamente las tareas que desea ver: 

• • Asignado: seleccione las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios. También puedes seleccionar la casilla Sin asignado para ver las tareas que no han sido asignadas a ningún usuario de HubSpot. Dependiendo de tus permisos de usuario en  , es posible que no puedas ver las tareas de otros usuarios.
  • Tipo de tarea: seleccione entre Llamar, Correo electrónico o Por hacer.
  • Fecha de vencimiento: seleccione un plazo basado en la fecha actual (por ejemplo,mañana o el mes queviene).
  • Cola: seleccionar de las colas de tareasexistentes.
• Para añadir o editar filtros adicionales, haga clic en Más filtros. En el panel derecho:
  • Para editar un filtro existente, haga clic en el filtro.
  • Para añadir un nuevo filtro, haga clic en Y y, a continuación, seleccione una propiedad de la tarea.
  • Defina sus criterios y haga clic en Aplicar filtro.

• • Para eliminar un filtro existente, pase el ratón por encima del filtro y haga clic en delete Suprimir.
  • Cuando hayas terminado, haz clic en la X de la parte superior derecha del panel.

• Para guardar los filtros actuales, a la derecha, haga clic en Guardar vista. En el cuadro emergente:

• • Para actualizar los filtros y la configuración de la vista actual, haga clic en Guardar.

  • Para guardar estos filtros y configuraciones como una nueva vista, haz clic en Guardar como nuevo. En el cuadro de diálogo, introduzca un nombre para la vista, seleccione una configuración de visibilidad y, a continuación, haga clic en Guardar.

  • Para restablecer la vista actual a los filtros originales guardados, seleccione Restablecer. Esto eliminará cualquier filtro nuevo que le hayas aplicado.

Una vez organizadas las tareas en una vista, puedes completar esas tareas espalda con espalda o exportar las tareas.

Gestionar vistas guardadas de tareas

Puedes anclar tus vistas como pestañas, reordenar las pestañas y editar o eliminar vistas.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.

• Para crear una nueva vista sin filtros establecidos, haga clic en + Añadir vista a la derecha de sus fichas y, a continuación, haga clic en Crear nuevavista.

• Para abrir una vista guardada existente, haga clic en + Añadir vista a la derecha de las pestañas y, a continuación, seleccione una vista en el menú desplegable.
• Para editar o eliminar una vista:
  • Para las vistas mostradas como fichas, haga clic en la ficha y, a continuación, en el botón downCarat quilate hacia abajo. Selecciona una de las siguientes opciones:

• • • Anclar/Desanclar: ancla la vista para que aparezca siempre como una pestaña en la página de índice de tareas o, si ya está anclada, elimina la vista como pestaña anclada.

• • • Establecer vista por defecto: establece la vista por defecto para que se abra cada vez que navegues a la página de índice de tareas. La pestaña de la vista se desplazará a la posición más a la izquierda.
    • Renombrar: cambia el nombre de la vista. En el cuadro de diálogo, actualice el nombre y haga clic en Guardar.
    • Eliminar: elimina la vista. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar.
    • Clonar: hacer una copia de la vista con los mismos filtros. En el cuadro de diálogo, introduzca un nombre para la nueva vista y haga clic en Guardar.
    • Reordenar vistas: cambia el orden de las pestañas de tus vistas. En el panel derecho, arrastre una vista para cambiar su posición y, a continuación, haga clic en Guardar para confirmar.
    • Gestionar la compartición: actualizar los ajustes de visibilidad de la vista. En el cuadro de diálogo, seleccione una opción y haga clic en Guardar.

• • Para las vistas que no se muestran como fichas, haga clic en Gestionar vistas. En la pantalla Vistas guardadas de todas las tareas: 

• • • Para cambiar el nombre, eliminar, clonar o gestionar las opciones de compartición de una vista, pasa el ratón por encima de la vista y haz clic en el menú desplegable Opciones; a continuación, selecciona una opción.

• • • Si una vista está anclada como pestaña, el icono pin junto al nombre de la vista. Para desanclar una vista, haga clic en el icono pin icono de anclaje. Para anclar una vista, sitúese sobre ella y haga clic en el icono gris pin gris.

Nota: no puede cambiar el nombre, compartir o eliminar las vistas de tareas predeterminadas(Todas, Completadas, Vencen hoy, Más comprometidas, Atrasadas y Próximas).

Personalizar las propiedades mostradas en una vista

Puede editar las columnas de la página de índice de tareas para mostrar determinadas propiedades para todas las tareas y dentro de cada vista individual. Para editar las columnas:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.
• Navegue hasta la vista que desea personalizar.

• A la derecha, haga clic en Editar columnas.

• En el cuadro de diálogo, seleccione las propiedades que desea ver como columnas. El Título y el Estado de la tarea se incluyen por defecto.
  • Título: el nombre de la tarea.
  • Estado: el estado actual de la tarea, Completada o No iniciada.
  • Fecha de finalización: fecha de finalización de la tarea.
  • Fecha de vencimiento: la fecha de vencimiento de la tarea. Esto mostrará una fecha en el pasado si la tarea está atrasada.
  • Prioridad: el nivel de prioridad de la tarea, incluyendo Bajo, Medio o Alto.
  • Tipo de tarea: el tipo de tarea, incluyendo Llamada, Correo electrónico o Tareas pendientes.
  • Cola: la cola en la que está incluida la tarea.
  • Asignado a: el usuario de HubSpot al que se asigna a la tarea.
  • Notas: cualquier nota que hayas incluido con la tarea.
  • Fecha de creación: la fecha en que se creó la tarea.
  • Fecha de la última modificación: la última fecha en que se editó la tarea.
  • Fecha de asignación del propietario: fecha de asignación del propietario de las tareas.
• En el panel derecho, haz clic y arrastra las columnas para cambiar su orden, o haz clic en X para eliminar las columnas que no quieras ver.
• Haz clic en Aplicar.

Editar, completar y eliminar tareas

Puedes editar, completar o eliminar tus tareas en la página de índice de tareas, en un registro asociado a la tarea o en tu bandeja de entrada de Gmail.

Nota: si editas tareas recurrentes desde la página de índice de tareas, tendrás la opción de aplicar las actualizaciones a esta tarea o a esta tarea y a todas las tareas futuras. Si editas tareas recurrentes en el registro de objetos o en Gmail, los cambios sólo se aplicarán a la tarea existente. 

Trabaja con tareas en la página del índice de tareas

• Seleccione una vista de tareas o filtre las tareas que desea ver.

• Para completar una tarea, haga clic en la marca de verificación a la izquierda de la tarea.

• Para editar o eliminar una tarea, sitúese sobre ella y haga clic en Editar. En el panel derecho:

• Para editar, realice cambios en los detalles de la tarea y haga clic en Guardar.
• Para eliminar, en la parte inferior del panel, haga clic en Eliminar. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar.
• Para completar, editar, eliminar o mover tareas a diferentes colas de forma masiva:
• Seleccione las casillas de verificación situadas junto a las tareas. Para seleccionar todas las tareas de la página actual, marque la casilla Seleccionar todo en la parte superior izquierda de la tabla. Para seleccionar todos los registros del filtro, marque la casilla Seleccionar todo y, a continuación, haga clic en el enlace Seleccionar todas las tareas [número].

• • En la parte superior de la tabla, selecciona la acción que deseas elegir:
    • Inicio [x] tareas: completa las tareas seleccionadas consecutivamente (requiere una asignada Sales Hub licencia).
    • Marcar como completada: las tareas seleccionadas se marcarán como completadas.
    • Editar: en el cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable Propiedad a actualizar y seleccione la propiedad que desea editar. Introduzca o seleccione el valor actualizado y haga clic en Guardar. 
    • Borrar: en el cuadro de diálogo, haga clic en Borrar. Las tareas seleccionadas se eliminarán.
    • Cambiar cola: en el cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable Cola y seleccione la cola a la que desea añadir estas tareas. Haz clic en Guardar.

Completa las tareas consecutivamente en una vista (Sales Hub Licencia obligatoria)

Los usuarios con un asignado Sales Hub asiento pueden completar las tareas espalda con espalda dentro de cada vista.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.
• Navegue hasta la vista que incluye las tareas en las que desea trabajar.