Filtrar tareas y gestionar vistas de tareas

Una vez hayas creado tareas, puedes filtrarlas en función de sus propiedades y guardar los filtros como vistas para volver a visitarlas.

Más información sobre cómo:

• Crear tareas
• Realizar tareas
• Editar o eliminar tareas

Si estás usando un dispositivo móvil, descubre cómo usar tareas en la app móvil de HubSpot. 

Vistas de tareas estándar

La primera vez que navegas a la página de índice de tareas, hay un conjunto de vistas predeterminadas basadas en filtros comunes. Todas las vistas de tus tareas incluirán automáticamente los criterios Asignado: Yo, lo que significa que solo se mostrarán tus tareas asignadas.

• Todas: la lista completa de tus tareas asignadas y no completadas. Esta es la vista que se abre de forma predeterminada cuando navegas a la página de índice de tareas, pero puedes editar tu vista predeterminada.
• Completadas: la lista completa de tus tareas asignadas y completadas.
• Pendientes para hoy: tus tareas asignadas y no completadas con fecha de entrega en la fecha actual.
• Atrasadas: tus tareas asignadas y no completadas con una fecha de entrega anterior a la fecha actual.
• Próximas: tus tareas asignadas y no completadas con fecha de entrega posterior a la fecha actual.
• Más interactuadas: tus tareas asignadas y no completadas para las que un contacto asociado tiene un valor para la propiedad Última interacción.

Puedes editar los filtros de las vistas estándar o crear tus propias vistas con criterios personalizados. 

Filtrar tareas y guardar vistas de tareas

Puedes filtrar tareas basándote en criterios específicos y guardar filtros que vuelvas a visitar a menudo como vistas. Por ejemplo, crea una vista de las tareas asociadas a los contactos que han interactuado recientemente.

Crear una vista de tarea

Para crear una nueva vista de tarea guardada:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.
2. Haz clic en + Agregar vista. 
3. Haz clic en Crear nueva vista.
   
   
4. En la ventana emergente, introduce un nombre para la vista y selecciona la audiencia para ella. 
5. Haz clic en Confirmar. 

Agregar filtros a una vista de tarea

Para agregar o cambiar filtros en la vista, utiliza los menús desplegables de propiedades en la parte superior de la tabla, o configura filtros avanzados basados en otras propiedades de la tarea.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.
2. Haz clic en la pestaña de la vista. Para abrir una vista que no se muestra como pestaña, haz clic en + Agregar vista y, a continuación, selecciona una vista en el menú desplegable.
3. Puedes filtrar por los siguientes menús predeterminados: 
   • Asignado: filtro basado en el usuario asignado a la tarea.
   • Tipo de tarea: filtro basado en el tipo de tarea, una de Llamada, Correo electrónico o Por hacer.
   • Fecha de entrega: filtrar en función de su fecha de entrega. Selecciona un tiempo relativo basado en el día de hoy (por ejemplo, mañana, el mes que viene).
   • Cola: filtro basado en si la tarea está incluida en una cola específica.
4. Para filtrar por otras propiedades, haz clic en Más filtros. En el panel derecho:
   • Selecciona la propiedad por la que deseas filtrar. Si existen filtros, haz clic en Y y selecciona una propiedad.
   • Establece los criterios para la propiedad seleccionada y, a continuación, haz clic en Aplicar filtro. Más información sobre cómo configurar criterios.
   • Para agregar otra propiedad al mismo grupo de filtros, haz clic en Y. Cuando se configurar varios filtros, las tareas deben cumplir todos los criterios para ser incluidas en la vista. 
   • Para eliminar un filtro existente, pasa el cursor por encima del filtro y haz clic en delete Eliminar.
     
     
5. Para guardar los filtros actuales, haz clic en Guardar vista. En el cuadro emergente:
   • Para guardar los filtros en la vista existente, haz clic en Guardar. Solo el usuario que creó la vista y los superadministradores pueden actualizar los filtros de una vista existente.
   • Para guardar los filtros como una nueva vista, haz clic en Guardar como nueva. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre para la vista, selecciona la audiencia y haz clic en Guardar.
     
   • Para restablecer la vista actual a sus filtros originales guardados, selecciona Restablecer. Esto eliminará cualquier filtro nuevo que hayas aplicado.

Una vez organizadas las tareas en una vista, puedes completarlas una tras otra o exportarlas.

Gestionar vistas de tareas guardadas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.
2. Para reordenar tus vistas, haz clic y arrastra una pestaña a una nueva posición.
3. Para establecer una vista por defecto, haz clic y arrastra la pestaña de la vista a la posición más a la izquierda. Esta vista será la primera pestaña que aparecerá cada vez que navegues por tus tareas. 
4. Para cerrar una vista, haz clic en la X de la pestaña de la vista. Puedes volver a abrir la vista desde el menú desplegable Agregar vista o desde la página Todas las vistas .
   
   
5. Para cambiar las propiedades mostradas como columnas en una vista de tarea, en la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Editar columnas. Edita las columnas y haz clic en Aplicar. Más información sobre cómo personalizar las columnas de la vista.
6. Para gestionar todas las vistas de tareas guardadas, haz clic en Todas las vistas. En la página Todas las vistas, se muestran tus vistas de tareas personalizadas.
   
7. En la página Todas las vistas, puedes clonar, editar, exportar o eliminar todas las vistas de tareas personalizadas. Para ello, pasa el cursor por encima de una vista de tarea, haz clic en Más y selecciona una opción:
   
   • Renombrar: actualiza el nombre de la vista. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre y luego haz clic en Guardar.
   • Eliminar: elimina la vista. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar. Se eliminará la vista, pero no las tareas incluidas en ella.
   • Gestionar el uso compartido: actualiza qué usuarios tienen acceso a la vista. En el cuadro de diálogo, selecciona si deseas que la vista sea privada, compartirla con tu equipo o compartirla con todos los usuarios de la cuenta. Haz clic en Guardar para confirmar.
   • Clonar: clona la vista. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre para la vista clonada y selecciona Guardar. Se creará una nueva vista con los mismos filtros.
   • Exportar: exporta las tareas de la vista. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre para la exportación, selecciona el tipo de archivo y los datos a exportar, y haz clic en Exportar.

Nota: no es posible renombrar, compartir o eliminar las vistas de tareas estándar.