Usar colas de tareas

Las colas de tareas organizan las tareas en grupos que pueden utilizarse al filtrar tareas en .

Cada usuario puede crear hasta 20 colas de tareas en cada cuenta. Una vez creada, puedes editar, eliminar o guardar una cola como vista. 

Nota: las colas de tareas son una etiqueta utilizada para agrupar, filtrar y compartir tareas. Para completar las tareas en orden, puedes completarlas una detrás de otra en cualquier vista de tarea.

Crear y administrar colas de tareas

Para crear, editar o eliminar colas de tareas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Administrar colas.
3. Para crear una cola, haz clic en Crear cola de tareas en el panel derecho. Introduce un nombre para la cola, selecciona el tipo de acceso y haz clic en Guardar.
   
   
4. Para editar, eliminar o crear una vista para una cola existente, pasa el cursor por encima de la cola y selecciona una opción:

• • Editar: selecciona esta opción para editar el nombre de la cola y los usuarios que tienen acceso a ella. Puedes eliminar un usuario invitado haciendo clic en X junto a sus nombres en el menú desplegable. Haz clic en Guardar para confirmar.
  • Eliminar: selecciona esta opción para eliminar la cola. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar. Las tareas de la cola no se eliminarán.
  • Crear vista: selecciona esta opción para crear una vista guardada que incluya las tareas de la cola. En el cuadro de diálogo, introduce un nombre para la vista clonada y selecciona Guardar. Accederás a la pestaña de la vista.

Nota: las colas de tareas compartidas solo pueden ser editadas o eliminadas por el usuario que creó la cola, o por superadministradores agregados a la cola. Las acciones de edición incluyen cambiar el nombre de la cola y/o el tipo de acceso.

Agregar tareas a colas

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.
2. Para agregar una nueva tarea a una cola, haz clic en Crear tarea en la parte superior derecha. Introduce los detalles de tu tarea y selecciona una cola en el menú desplegable.
3. Para agregar tareas existentes a una cola:
   • Selecciona las casillas de comprobación junto a las tareas que deseas incluir en tu cola y luego haz clic en + Cambiar cola en la parte superior de la tabla.
   • En el cuadro de diálogo, selecciona la cola en el menú desplegable.
   • Haz clic en Guardar.

Tú y los usuarios que compartan la cola ahora tendrán acceso a las tareas y pueden ayudar a completarlas.

Filtrar tareas por pertenencia a una cola

Si quieres ver las tareas en función de si están o no en cola, puedes utilizar el filtro Cola en la página de índice de tareas.

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tareas.
2. Haz clic en el filtro Cola situado encima de la tabla de tareas y selecciona las casillas de verificación de las colas que quieras ver.
3. Para filtrar aún más en función de la membresía de cola, haz clic en Filtros avanzados y luego en el panel derecho, busca y selecciona Cola. Si los filtros existentes están establecidos, primero tendrás que hacer clic en Y.
   • Para filtrar tareas en varias colas, selecciona es cualquiera de, y selecciona las casillas de verificación junto a las colas.
   • Para filtrar las tareas que no están incluidas en determinadas colas, selecciona no es ninguna de, y selecciona las casillas de verificación junto a las colas.
   • Para filtrar las tareas incluidas en cualquier cola, selecciona es conocido.
   • Para filtrar las tareas que no están incluidas en ninguna cola, selecciona es desconocido.
   • Haz clic en Aplicar filtro y, a continuación, en X para salir del panel.
4. Para guardar los filtros como una vista, a la derecha, haz clic en Guardar vista.

Más información sobre cómo filtrar tareas y guardar vistas.

Agregar tareas automáticamente a una cola de tareas

En las cuentas con acceso a workflows o secuencias, puedes crear tareas automáticamente y agregarlas a una cola de tareas compartida, permitiendo a otros usuarios ver y completar las tareas.

En un workflow

Cuando crees tu workflow y agregues una acción Crear tarea, en el panel derecho, puedes agregar las tareas a una cola de tareas.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Crear o editar un workflow.
3. Al agregar la sección Crear tarea, haz clic en el menú desplegable Agregar a la cola de tareas y selecciona la cola de tareas para agregar la tarea.
4. Introduce los detalles de la tarea y haz clic en Guardar.

Si seleccionas una cola de tareas compartida a varios usuarios, todos esos usuarios pueden ver y completar estas tareas.

En una secuencia

Cuando creas una secuencia y agregas un paso de tarea, puedes seleccionar la cola de tareas a la que deseas agregar la tarea.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Secuencias.
2. Crear o editar una secuencia.
3. Al agregar el paso de tarea, haz clic en el menú desplegable Cola y selecciona la cola de tareas a la que deseas agregar la tarea.
4. Haz clic en Agregar, luego continuar editando tu secuencia.

Si seleccionas una cola de tareas compartida a varios usuarios, todos esos usuarios pueden ver y completar estas tareas.