Yhteyshenkilön sähköpostin kirjautumissääntöjen hallinta

Määritä tilisi oletusarvoiset yhteystietosähköpostien kirjaussäännöt ja määritä, mitkä saapuvat sähköpostit kirjataan CRM:ään. Hallitsemalla kaikkien käyttäjien kirjaamissääntöjä voit varmistaa, että tiimisi kaikki olennaiset viestit kirjataan olemassa olevien tai uusien yhteystietojen osalta.

Hallitse sähköpostin kirjaamisen poissulkemista lisäämällä sähköpostiosoitteita ja verkkotunnuksia ei koskaan kirjaa -luetteloon. Sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, jotka ovat never log -luettelossa, suljetaan sähköpostin kirjaamisen ja yhteystietojen luomisen ulkopuolelle.

Huomaa: jos haluat luoda uusia yhteystietoja lokitetuista sähköposteista, pääkäyttäjä voi valita tilisi yhteystietojen sähköpostin lokitussääntöihin: Uusi vaihtoehto "Luo uusia yhteystietoja kirjatuista sähköposteista" -betaan.

Yhteydenottosähköpostin kirjaamissääntöjen määrittäminen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemman sivupalkin valikossa Tietojen hallinta-kohdassa kohtaa Objektit.
3. Napsauta Objects-sivulla Select an object -pudotusvalikkoa ja valitse Activities (Toiminnot).
4. Valitse Yhteyshenkilöiden sähköpostien kirjaamissäännöt -osiossa kirjaamisvaihtoehto:
   • Loggaa vain vastaukset: Vastaukset lokitetaan vain, jos ne ovat osa olemassa olevaa CRM:ään kirjattua viestiketjua. Saapuvia viestejä, jotka eivät liity kirjattuun viestiketjuun, ei lokiteta.
   • Loggaa kaikki sähköpostiviestit (tunnetuilta yhteystiedoilta):kirjaa kaikki sähköpostiviestit olemassa oleville yhteystiedoille ja olemassa olevilta yhteystiedoilta niille käyttäjille, joilla on liitetyt henkilökohtaiset postilaatikot.Tämä on kaikkien tilien oletusarvoinen kirjausvaihtoehto.
     
     • CRM:n ulkopuolelta (esim. sähköpostiohjelmasta tai mobiilisovelluksesta) olemassa oleviin yhteystietueisiin lähetetyt sähköpostit kirjautuvat CRM:ään.
     • Kaikki sähköpostiviestit olemassa olevista yhteystiedoista käyttäjille kirjautuvat CRM:ään.
     • HubSpotin ulkopuolelta vastaanottajille, jotka eivät ole yhteystietoja, lähetetyt sähköpostit eivät kirjaudu.
   • Luo uusia yhteystietoja kirjatuista sähköpostiviesteistä (BETA): Tunnettujen yhteystietojen kaikkien sähköpostiviestien kirjaamisen lisäksi tämä vaihtoehto luo uusia yhteystietoja yhdistettyihin henkilökohtaisiin postilaatikoihin saapuvista sähköpostiviesteistä, jos niitä ei ole CRM:ssä.
5. Napsauta Tallenna.

Sähköpostin määrittäminen

Seuraavat säännöt määrittävät, kuka käyttäjä katsotaan CRM:ään kirjatun sähköpostin lähettäjäksi. Nämä säännöt määrittävät myös, mitkä sähköpostit lasketaan mukaan käyttäjän kokonaisaktiivisuuteen myyntiraporteissa.

Yhteyshenkilöistä, jotka luovat uusia sähköpostisäikeitä, kirjatut sähköpostit liitetään HubSpot-käyttäjiin seuraavasti:

• Jos sähköpostilla on vain yksi vastaanottaja, se liitetään kyseiseen käyttäjään.
• Jos sähköpostilla on useita vastaanottajia, mutta vain yksi niistä liittyy käyttäjään, se liitetään kyseiseen käyttäjään. Sähköpostiosoite liittyy käyttäjään, jos se on yhdistetty hänen henkilökohtaiseksi sähköpostiosoitteekseen, HubSpot-käyttäjätilin sähköpostiosoitteeksi tai sähköpostialiakseksi.
• Jos sähköpostilla on useita vastaanottajia, ja useampi kuin yksi on liitetty käyttäjään, määritä se yhteystiedon omistajaksi.