Lisää ja hallitse liitetiedostoja tietueisiin ja toimintoihin

Voit ladata tiedostoja ja liittää niitä yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- ja mukautettujen kohteiden tietueisiin sekä niihin liittyviin toimintoihin, jos haluat sisällyttää niihin asiaankuuluvia resursseja ja tarjota hyödyllistä kontekstia. Voit myös nimetä uudelleen, suodattaa tai poistaa olemassa olevia liitetiedostoja.

Liitetiedostojen tarkasteluun tarvittavat oikeudet riippuvat siitä, miten liitetiedostot on lisätty:

• Kun liitetiedostoja lisätään tietueeseen, käyttäjillä on oltava Notes-näkymäoikeudet, jotta he voivat tarkastella niitä. Käyttäjät, joiden Muistiinpanot-näkymäoikeudet on asetettu kohtaan Kaikki , voivat tarkastella kaikkia liitetiedostoja, käyttäjät, jotka on asetettu kohtaan Vain tiimi, voivat tarkastella tiiminsä käyttäjien lataamia liitetiedostoja, ja käyttäjät, jotka on asetettu kohtaan Vain omat, voivat tarkastella vain itse lataamiaan liitetiedostoja.

• Kun liität tiedostoja kirjattuihin toimintoihin, ne näkyvät liitetiedostojen oikeassa paneelissa olevassa Liitteet-osiossa. Liitetiedostojen tarkasteluun vaadittavat oikeudet riippuvat siitä, mihin aktiviteettiin liitetiedosto on lisätty:

  • Kun liitetiedostoja lisätään kirjautuneen muistion kautta, käyttäjillä on oltava Muistiinpanojen katseluoikeudet, jotta he voivat tarkastella näitä liitetiedostoja. Käyttäjät, joiden Muistiinpanot-näkymäoikeudet on asetettu kohtaan Kaikki, voivat tarkastella kaikkia liitetiedostoja, käyttäjät, joiden Vain tiimi -asetus on asetettu, voivat tarkastella oman tiiminsä käyttäjien luomien muistiinpanojen liitetiedostoja, ja käyttäjät, joiden Vain omat -asetus on asetettu, voivat tarkastella vain luomiensa muistiinpanojen liitetiedostoja.
  • Kun liitetiedostot liitetään tehtävien kautta, käyttäjillä on oltava Tehtävät-näkymäoikeudet, jotta he voivat tarkastella näitä liitetiedostoja. Käyttäjät, joiden Tehtävät-näkymäoikeudet on asetettu arvoon Kaikki, voivat tarkastella kaikkia liitetiedostoja, käyttäjät, joiden Vain tiimi -asetuksena on Vain tiimiinsä kuuluvien käyttäjien luomien tehtävien liitetiedostoja, ja käyttäjät, joiden Omistusoikeus on Vain, voivat tarkastella vain luomiensa tehtävien liitetiedostoja.
  • Kun liitetiedostoja lisätään kahdenkeskisten sähköpostiviestien, puhelujen, kokousten tai muiden toimintojen kautta, kaikki käyttäjät, joilla on pääsy kyseisiin tietueisiin, voivat tarkastella liitetiedostoja.

Liitteen lisääminen tietueeseen

Voit lisätä liitetiedoston tietueeseen:

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Tickets: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM ja valitse Mukautettu objekti.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Selaa oikeassa paneelissa alaspäin kohtaan Liitteet.
• Voit lisätä liitteen valitsemalla Lisää ja valitsemalla sitten:
  • Tietokoneesi: lataa uusi tiedosto tietokoneeltasi.
  • Olemassa oleva tiedosto HubSpotissa: valitse olemassa oleva tiedosto HubSpot-tililläsi. Napsauta oikeassa paneelissa sen tiedoston nimeä, jonka haluat liittää.

• Jos haluat poistaa liitetiedoston, napsauta liitetiedoston oikealla puolella olevaa X-kirjainta. Valitse valintaikkunassa Poista tai Irrota. Tietueeseen tai aktiviteettiin ladatut liitteet poistetaan pysyvästi. Tiedostotyökalusta tietueeseen lisätyt liitteet poistetaan tietueesta, mutta niitä voi edelleen käyttää tiedostotyökalussa.

Liitetiedoston lisääminen aktiviteettiin

Voit lisätä liitetiedoston aktiviteettiin:

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Tickets: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM ja valitse Mukautettu objekti.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Uuden aktiviteetin luominen ja liitteen lisääminen:
  • Napsauta vasemmassa paneelissa aktiviteetin kuvaketta.
  • Napsauta aktiviteettieditorissa attach liitetiedoston kuvaketta ja valitse sitten Upload new (lataa uusi ) lisätäksesi tiedoston tietokoneeltasi tai Choose existing (valitse olemassa oleva ) valitaksesi HubSpotiin jo lisätyn tiedoston.
  • Valitse tiedosto, viimeistele aktiviteetin yksityiskohtien lisääminen ja napsauta sitten Kirjaudu aktiviteettiin tai Tallenna huomautus.

• Liitteen lisääminen olemassa olevaan aktiviteettiin:
  • Siirrä hiiren kursori aktiviteetin kohdalle ja napsauta tekstiruutua.
  • Napsauta tekstieditorissa attach liitetiedoston kuvaketta ja valitse sitten Lataa uusi lisätäksesi tiedoston tietokoneeltasi tai Valitse olemassa oleva valitaksesi HubSpotiin jo lisätyn tiedoston.
  • Valitse tiedosto ja napsauta sitten Tallenna.

Huomaa: kun lähetät yksi yhteen -sähköpostiviestejä HubSpotissa tai kirjaat sähköpostiviestin HubSpot Sales-palvelun avulla, muut kuin riviin liitetyt tiedostot lisätään automaattisesti tietueen Liitteet-osioon. Riviin liitettyjä liitetiedostoja ei lisätä.

Liitteiden hallinta

Kun olet lisännyt liitetiedostoja, voit tarkastella kaikkia liitetiedostoja kussakin tietueessa, suodattaa niitä löytääksesi tarvitsemasi liitetiedostot ja nimetä ne uudelleen tai poistaa ne.

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Tickets: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM ja valitse Mukautettu objekti.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Selaa oikeassa paneelissa alaspäin kohtaan Liitteet.
• Jos sinulla on yli 5 liitetiedostoa, napsauta Näytä lisää näyttääksesi 5 ylimääräistä tiedostoa.
• Voit tarkastella ja hallita koko liitetiedostoluetteloa valitsemalla Näytä kaikki liitetiedostot.

• Voit etsiä tiedostoa nimen tai tyypin perusteella kirjoittamalla tekstiä hakupalkkiin.
• Jos haluat suodattaa liitetiedoston tyypin mukaan, valitse Tiedostotyyppi ja valitse sitten niiden tiedostotyyppien valintaruudut, joita haluat tarkastella.
• Jos haluat suodattaa liitetiedoston lähteen mukaan, valitse Lähde ja valitse sitten haluamasi lähteet valintaruuduista. Valitse esimerkiksi Puhelut, jos haluat tarkastella puhelutoiminnon kautta lisättyjä liitetiedostoja, tai Manuaalinen lataus, jos haluat tarkastella Liitetiedostot-osiosta lisättyjä tiedostoja.

• Voit muuttaa liitetiedostojen lajittelujärjestystä napsauttamalla sarakeotsikkoa. Voit esimerkiksi lajitella vanhimman tai uusimman liitetiedoston mukaan napsauttamalla Uploaded date -saraketta.
• Voit esikatsella liitetiedostoa napsauttamalla sen nimeä. Esikatselussa voit tehdä seuraavaa:
  • Lataa tiedosto napsauttamalla Lataa. Tiedosto ladataan tietokoneellesi.
  • Jos haluat jakaa linkin tiedoston esikatseluun HubSpotissa, valitse Jaa sisäinen linkki. Linkki kopioidaan leikepöydällesi, ja sen voi jakaa tilisi muiden käyttäjien kanssa.

• • Jos haluat jakaa linkin, jonka voimassaolo päättyy 24 tunnin kuluttua, valitse Jaa 24 tunnin linkki. Kopioi linkki osoiteriville. Tämä linkki tiedostoon voidaan jakaa ulkoisesti, ja se on käytettävissä enintään 24 tuntia.
• Jos haluat nimetä yksittäisen liitetiedoston uudelleen, ladata, tarkastella tai poistaa sen, siirrä hiiren kursori tiedoston päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten jokin vaihtoehto:
  • Nimeä uudelleen: Kirjoita valintaikkunaan uusi nimi ja vahvista se napsauttamalla Nimeä uudelleen.
  • Lataa: tiedosto ladataan tietokoneellesi.
  • Näytä: tiedoston esikatselu avataan uuteen välilehteen.
  • Poista: Vahvista valintaikkunassa, että haluat poistaa tai poistaa liitetiedoston.
    • Jos liitetiedosto on ladattu tietueeseen tai toimintoon, voit poistaa tiedoston pysyvästi valitsemalla Poista.
    • Jos tietueeseen on lisätty liitetiedostoja tiedostotyökalusta, valitse Poista. Tiedosto poistetaan tietueesta, mutta sitä voi edelleen käyttää tiedostotyökalussa.

• Jos haluat ladata useita liitetiedostoja, valitse liitetiedostojen vieressä olevat valintaruudut ja napsauta sitten Lataa. Tiedostot ladataan tietokoneellesi.
• Jos haluat poistaa useita liitetiedostoja, valitse liitetiedostojen vieressä olevat valintaruudut ja napsauta sitten Poista. Vahvista valintaikkunassa, että haluat poistaa tai poistaa liitetiedostot:
  • Jos liitetiedostot on ladattu tietueeseen tai toimintoon, voit poistaa tiedostot pysyvästi valitsemalla Poista.
  • Jos tietueeseen on lisätty liitetiedostoja tiedostotyökalulla, valitse Poista. Tiedostot poistetaan tietueesta, mutta niitä voi edelleen käyttää tiedostotyökalussa.
  • Jos mukana on molempia tiedostotyyppejä, valitse Poista kaikki. Tiedostot joko poistetaan tai poistetaan sen mukaan, miten ne on lisätty.