Toimintojen yhdistäminen tietueisiin

Tietueen aikajanalla olevattoiminnot voidaan liittää muihin tietueisiin joko automaattisesti tai manuaalisesti. Aktiviteetteihin kuuluvat puhelut, kahdenkeskiset sähköpostiviestit, kokoukset, muistiinpanot, tehtävät, postiviestit, LinkedIn-, SMS- ja WhatsApp-viestit. Kun aktiviteetti on liitetty kontakti-, yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueeseen, aktiviteetti näkyy kyseisen tietueen aktiviteettien aikajanalla.

Voit myös tarkastella tietueeseen liittyvien aktiviteettien historiaa tai yhdistää tietueita toisiinsa.

Huomaa: se, kuinka monta assosiaatioita aktiviteetilla voi olla, riippuu kohteesta, aktiviteetin tyypistä ja HubSpot-tilauksestasi.

Automaattiset aktiviteettien yhdistämiset

Tietueen aktiviteetit yhdistetään automaattisesti tiettyihin liitettyihin tietueisiin. Se, assosioidaanko aktiviteetti automaattisesti, riippuu aktiviteetin tyypistä, siitä, mihin aktiviteetti kirjattiin ensimmäisen kerran, ja assosioituneista objekteista.

Voit tarkastella aktiviteettiasetuksissa oletusarvoisia yhdistämisasetuksia ymmärtääksesi, miten aktiviteetit yhdistetään, tai mukauttaa automaattisen yhdistämisen logiikkaa vastaamaan paremmin liiketoimintasi tarpeita.

Oletusarvoiset aktiviteettien yhdistämiset

Seuraavat ovat oletusarvoisia automaattisia yhdistämisiä, jos et ole mukauttanut aktiviteettien yhdistämisasetuksia. Jos olet mukauttanut automaattisia aktiviteettien yhdistämisiä, katso asetuksista, miten tilisi käyttäytyy odotetusti.

• Yrityksen aktiviteetit: Jos aktiviteetti kirjataan ensimmäisen kerran yritystietueeseen, se yhdistetään automaattisesti yrityksen viiteen viimeisimpään siihen liittyvään avoimeen kauppaan (eli kauppaan, joka ei ole suljettu-voittanut- tai suljettu-hävinnyt-kauppavaiheessa). Yrityksen lähettämät sähköpostiviestit ja soitetut puhelut yhdistetään myös sähköpostitse lähetettyihin tai soitettuihin yhteystietoihin.
• Yhteyshenkilön aktiviteetit: Jos aktiviteetti kirjataan ensimmäisen kerran yhteystietueeseen, se yhdistetään automaattisesti yhteystiedon ensisijaiseen yritykseen ja viiteen viimeisimpään siihen liittyvään avoimeen sopimukseen (eli sopimukseen, joka ei ole päättynyt tai hävinnyt).

• Sopimustoiminnot: Jos jokin toiminto kirjataan ensimmäisen kerran sopimustietueeseen, se liitetään automaattisesti sopimuksen ensisijaiseen yritykseen ja viiteen viimeisimpään siihen liittyvään avoimeen sopimukseen (eli sopimukseen, joka ei ole päättynyt, voitettu tai hävinnyt). Kaupan perusteella lähetetyt sähköpostiviestit ja soitetut puhelut yhdistetään myös sähköpostitse lähetettyihin tai soitettuihin yhteystietoihin.
• Lipputoiminnot: Jos jokin toiminto kirjataan ensimmäisen kerran tikettitietueeseen, se liitetään automaattisesti tiketin ensisijaiseen yritykseen. Tiketistä lähetetyt sähköpostiviestit ja soitetut puhelut liitetään myös yhteystietoihin, joille lähetettiin sähköpostia tai joille soitettiin.
• Mukautetun kohteen tietueiden toiminnot: Mukautetun kohteen tietueisiin kirjatut toiminnot eivät automaattisesti liity mihinkään niihin liittyvään tietueeseen. Mukautetun objektin tietueesta lähetetyt sähköpostiviestit ja lähtevät puhelut liitetään kuitenkin sähköpostitse lähetettyihin tai soitettuihin yhteystietoihin.

Tietueiden ja aktiviteettien automaattisten assosiaatioiden mukauttaminen

Käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat mukauttaa aktiviteettiasetuksissa tietueet, joihin aktiviteetit liitetään automaattisesti. Voit esimerkiksi yhdistää yhteystietoihin luodut kokoukset vain viimeisimpään liitettyyn sopimukseen viiden viimeisimmän sopimuksen sijaan.

Lue tässä artikkelissa, miten voit määrittää mukautettuja automaattisia aktiviteettien assosiaatioita.

Olemassa olevan aktiviteetin yhdistäminen toiseen tietueeseen

Jos aktiviteetteja ei yhdistetä automaattisesti tiettyihin tietueisiin, voit yhdistää aktiviteetit manuaalisesti muihin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueisiin.

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Tickets: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: Kohteet: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirry hiiren kakkospainikkeella kohtaan Mukautetut objektit ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.
• Napsauta sen tietueen nimeä, johon haluat liittää aktiviteetin.
• Etsi aktiviteetti, jonka haluat yhdistää tietueeseen. Jos aktiviteetin tiedot ovat kokoonpainettuina, voit laajentaa niitä napsauttamalla aktiviteetin vasemmassa yläkulmassa olevaa right oikeaa nuolta.
• Napsauta aktiviteetin oikeassa alareunassa [x] yhdistämistä.

• Voit tarkastella ponnahdusikkunassa kaikkia aktiviteettiin liitettyjä tietueita Yhdistykset-välilehdellä tai napsauttaa kohteiden välilehtiä nähdäksesi vain kyseisen kohteen tietueet, jotka on liitetty aktiviteettiin.

• Jos haluat liittää lisää tietueita, napsauta sen kohteen välilehteä, jonka haluat liittää, ja kirjoita sitten tietueen nimi Etsi [kohde] -kenttään. Valitse tietueen vieressä oleva valintaruutu. Aktiviteetti näkyy nyt kyseisen tietueen aikajanalla.

• Jos haluat poistaa yhdistämisen aktiviteetista, poista tietueen nimen vieressä olevan valintaruudun valinta.

Lue, miten luodaan manuaalisesti uusi aktiviteetti ja lisätään assosiaatioita.

Aiempien aktiviteettien yhdistäminen uuteen sopimukseen tai lippuun

Kun luot uuden sopimuksen tai lipun, voit yhdistää uuden sopimuksen/lipun toiseen tietueeseen ja lisätä automaattisesti kyseisen tietueen aiemmat aktiviteetit uuden sopimuksen/lipun aikajanalle.

Huomaa: vain aiemmat puhelut, sähköpostit, muistiinpanot, kokoukset ja tehtävät lisätään automaattisesti uuden sopimuksen tai lipun aikajanalle. Minkäänlaisia muita toimintoja (esim. markkinointisähköpostin napsautukset, lomakkeiden lähettäminen, sivunäkymät) ei lisätä.

• Siirry sopimuksiin tai lippuihin:
  
  • Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Create [deal/ticket].
• Napsauta oikeassa paneelissa Associate deal/ticket with ( Yhdistä diili/lippu ) -osiossa [Company/Contact] (Yritys/yhteyshenkilö) -pudotusvalikoita, etsi ja valitse sitten yritys/yhteyshenkilö, joka yhdistetään uuteen tietueeseen.

• Jos haluat yhdistää näiden tietueiden aktiviteetit uuteen tietueeseen, valitse Lisää aikajanan aktiviteetti [olemassa olevasta tietueesta] tähän [kauppa/lippu]-valintaruutu. Napsauta Viimeiset 30 päivää -pudotusvalikkoa ja valitse aikaväli, jonka sisällä tietueen aiemmat toiminnot liitetään uuteen tietueeseen.

• Syötä muut kentät ja napsauta Luo. Tuloksena syntyvä objekti sisältää valittuun aikaväliin perustuvien liitettyjen tietueiden aktiviteetit.

Lisätietoja kauppojen luomisesta, lippujen luomisesta ja tietueen luomislomakkeen mukauttamisesta.