Toimintojen yhdistäminen tietueisiin

Tietueen aikajanalla olevattoiminnot voidaan liittää muihin tietueisiin joko automaattisesti tai manuaalisesti. Aktiviteetteihin kuuluvat puhelut, kahdenkeskiset sähköpostiviestit, kokoukset, muistiinpanot, tehtävät, postiviestit, LinkedIn-, SMS- ja WhatsApp-viestit. Kun aktiviteetti on liitetty kontakti-, yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueeseen, aktiviteetti näkyy kyseisen tietueen aktiviteettien aikajanalla.

Voit myös tarkastella tietueeseen liittyvien aktiviteettien historiaa tai yhdistää tietueita toisiinsa.

Huomaa: se, kuinka monta yhdistystä aktiviteetilla voi olla, riippuu kohteesta, aktiviteetin tyypistä ja HubSpot-tilauksestasi.

Automaattisen aktiviteettien yhdistämisen ymmärtäminen

Tietueen aktiviteetit yhdistetään automaattisesti tiettyihin liitettyihin tietueisiin. Se, assosioidaanko aktiviteetti automaattisesti, riippuu aktiviteetin tyypistä, siitä, missä aktiviteetti kirjattiin ensimmäisen kerran, ja assosioituneista objekteista. Alla kerrotaan, mitkä toiminnot yhdistetään automaattisesti sen kohteen perusteella, johon toiminto alun perin kirjattiin.

Yrityksen toiminnot

Jos puhelu, kahdenkeskinen sähköpostiviesti, kokous, muistio, tehtävä, posti, LinkedIn, tekstiviesti tai WhatsApp-viesti kirjataan ensimmäisen kerran yritystietueeseen, se liitetään automaattisesti yrityksen viiteen viimeisimpään liitettyyn avoimeen kauppaan (eli kauppoihin, jotka eivät ole suljettu-voittanut- tai suljettu-hävinnyt-kauppavaiheessa). Yrityksen lähettämät sähköpostiviestit ja soitetut puhelut yhdistetään myös niihin yhteystietoihin, joille sähköpostia lähetettiin tai joihin soitettiin.

Yhteyshenkilöiden toiminta

Jos puhelu, sähköpostiviesti, kokous, muistio, tehtävä, posti, LinkedIn, tekstiviesti tai WhatsApp-viesti kirjataan ensimmäisen kerran yhteystietueeseen, se yhdistetään automaattisesti yhteystiedon ensisijaiseen yritykseen ja viiteen viimeisimpään siihen liittyvään avoimeen sopimukseen (eli sopimukseen, joka ei ole suljettu-voittanut- tai suljettu-hävinnyt-sopimusvaiheessa).

Tiettyihin kontaktitietueisiin kirjattuihin toimintoihin on joitakin poikkeuksia:

• Työpöytäsovelluksen tietueesta lähetetytsähköpostivastaukset liitetään samoihin tietueisiin kuin viestiketjun ensimmäinen sähköposti (jos esimerkiksi yhteyshenkilölle lähetettiin viestiketjun ensimmäinen sähköposti, mutta hänelle ei lähetetty viestiketjun vastauksia, kyseinen yhteyshenkilö liitetään silti vastaussähköposteihin).
• Jos uusi sähköposti tai vastaus lähetetään HubSpotin mobiilisovelluksen yhteystietueesta, sähköposti yhdistetään vain niihin yhteystietoihin, joille lähetettiin sähköpostia. Sitä ei liitetä automaattisesti muihin liitettyihin tietueisiin, vaikka tietueet olisi liitetty säikeen ensimmäiseen sähköpostiviestiin. Lue, miten voit muokata sähköpostin assosiaatioita työpöydällä.
• Jos sähköpostiviesti tai WhatsApp-viesti (uusi tai vastaus) luodaan keskustelujen saapuneiden viestien kautta, se yhdistetään sähköpostiviestin/viestiviestin lähettäneisiin yhteystietoihin ja kaikkiin tietueisiin, jotka on yhdistetty keskusteluun. Sitä ei liitetä automaattisesti muihin liitettyihin tietueisiin, vaikka tietueet olisi liitetty viestiketjun ensimmäiseen sähköpostiin/viestiin. Opi muokkaamaan olemassa olevan aktiviteetin assosiaatioita.
• Jos yhteystietue oli aiemmin yhdistetty toiseen yritykseen, yhteystiedon aiempia aktiviteetteja ei yhdistetä automaattisesti uuteen yhdistettyyn yritykseen. Aiemmat aktiviteetit pysyvät edelleen yhdistettyinä edelliseen yritystietueeseen.
• Gmailin HubSpot Sales Chrome -laajennuksen HubSpot Sales Chrome - laajennuksesta luotuja tehtäviä ei yhdistetä automaattisesti yhteyshenkilön yhdistettyyn yritykseen tai viiteen viimeisimpään avoimeen kauppaan.
• Yhteystietueiden sarjoista luotuja tehtäviä ei liitetä automaattisesti yhteystietueeseen liittyviin tietueisiin. Jakson tuloksena luodut puhelut, sähköpostit ja kokoukset yhdistetään automaattisesti yhteystiedon ensisijaiseen yritykseen ja viiteen viimeisimpään avoimeen kauppatietueeseen.

Sopimustoiminnot

Jos puhelu, sähköpostiviesti, kokous, muistio, tehtävä, posti, LinkedIn, tekstiviesti tai WhatsApp-viesti kirjataan ensimmäisen kerran kauppatietueeseen, se liitetään automaattisesti kauppaan liittyvään ensisijaiseen yritykseen ja viiteen viimeisimpään siihen liittyvään avoimeen kauppaan (eli kauppaan, joka ei ole suljettu-voittanut- tai suljettu-hävinnyt-kauppavaiheessa). Kaupan yhteydessä lähetetyt sähköpostiviestit ja soitetut puhelut yhdistetään myös sähköpostitse lähetettyihin tai soitettuihin yhteystietoihin.

Lipputoiminnot

Jos puhelu, henkilökohtainen sähköpostiviesti, kokous, muistio, tehtävä, posti, LinkedIn, tekstiviesti tai WhatsApp-viesti kirjataan ensimmäisen kerran tikettitietueeseen, se liitetään automaattisesti tiketin ensisijaiseen yritykseen. Tiketistä lähetetyt henkilökohtaiset sähköpostiviestit ja soitetut puhelut liitetään myös yhteystietoihin, joille lähetettiin sähköpostia tai soitettiin.

Mukautetun objektitietueen toiminnot

Mukautettuihin objektitietueisiin kirjatut toiminnot eivät automaattisesti liity mihinkään niihin liittyviin tietueisiin. Kun esimerkiksi laaditaan luonnosta, mukautetun objektin tietueesta lähetetyt sähköpostiviestit ja soitetut puhelut liitetään kuitenkin sähköpostitse lähetettyihin tai soitettuihin yhteystietoihin.

Olemassa olevan aktiviteetin yhdistäminen toiseen tietueeseen

Jos aktiviteetteja ei liitetä automaattisesti tiettyihin tietueisiin, voit liittää aktiviteetteja manuaalisesti muihin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueisiin.

• Siirry tietueisiin:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Tickets: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: Kohteet: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirry hiiren kakkospainikkeella kohtaan Mukautetut objektit ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.
• Napsauta sen tietueen nimeä, johon haluat liittää aktiviteetin.
• Etsi aktiviteetti, jonka haluat yhdistää tietueeseen. Jos aktiviteetin tiedot ovat kokoonpainettuina, voit laajentaa niitä napsauttamalla aktiviteetin vasemmassa yläkulmassa olevaa right oikeaa nuolta.
• Napsauta aktiviteetin oikeassa alareunassa [x] yhdistämistä.

• Voit tarkastella ponnahdusikkunassa kaikkia aktiviteettiin liitettyjä tietueita Yhdistykset-välilehdellä tai napsauttaa kohteiden välilehtiä nähdäksesi vain kyseisen kohteen tietueet, jotka on liitetty aktiviteettiin.

• Jos haluat liittää lisää tietueita, napsauta sen kohteen välilehteä, jonka haluat liittää, ja kirjoita sitten tietueen nimi Etsi [kohde] -kenttään. Valitse tietueen vieressä oleva valintaruutu. Aktiviteetti näkyy nyt kyseisen tietueen aikajanalla.

• Jos haluat poistaa yhdistämisen aktiviteetista, poista tietueen nimen vieressä olevan valintaruudun valinta.

Lue, miten luodaan manuaalisesti uusi aktiviteetti ja lisätään assosiaatioita.

Aiempien aktiviteettien yhdistäminen uuteen sopimukseen tai lippuun

Kun luot uuden sopimuksen tai lipun, voit yhdistää uuden sopimuksen/lipun toiseen tietueeseen ja lisätä automaattisesti kyseisen tietueen aiemmat aktiviteetit uuden sopimuksen/lipun aikajanalle.

Huomaa: vain aiemmat puhelut, sähköpostit, muistiinpanot, kokoukset ja tehtävät lisätään automaattisesti uuden sopimuksen tai lipun aikajanalle. Minkäänlaisia muita toimintoja (esim. markkinointisähköpostin napsautukset, lomakkeiden lähettäminen, sivunäkymät) ei lisätä.

• Siirry sopimuksiin tai lippuihin:
  
  • Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Create [deal/ticket].
• Napsauta oikeassa paneelissa Associate deal/ticket with ( Yhdistä diili/lippu ) -osiossa [Company/Contact] (Yritys/yhteyshenkilö)-pudotusvalikoita, etsi ja valitse sitten yritys/yhteyshenkilö, joka yhdistetään uuteen tietueeseen.

• Jos haluat yhdistää näiden tietueiden aktiviteetit uuteen tietueeseen, valitse Lisää aikajanan aktiviteetti [olemassa olevasta tietueesta] tähän [kauppa/lippu]-valintaruutu. Napsauta Viimeiset 30 päivää -pudotusvalikkoa ja valitse aikaväli, jonka sisällä tietueen aiemmat toiminnot liitetään uuteen tietueeseen.

• Syötä muut kentät ja napsauta Luo. Tuloksena syntyvä objekti sisältää valittuun aikaväliin perustuvien liitettyjen tietueiden aktiviteetit.

Lisätietoja kauppojen luomisesta, lippujen luomisesta ja tietueen luomislomakkeen mukauttamisesta.