Toimintojen yhdistäminen tietueisiin

Tietueen aikajana olevattoiminnot voidaan liittää muihin tietueisiin joko automaattisesti tai manuaalisesti. Aktiviteetteihin kuuluvat puhelut, kahdenkeskiset sähköpostiviestit, kokoukset, muistiinpanot, tehtävät, postiviestit, LinkedIn-, SMS- ja WhatsApp-viestit. Kun aktiviteetti on liitetty yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueeseen, aktiviteetti näkyy kyseisen tietueen aktiviteettien aikajana.

Voit myös tarkastella tiet ueeseen liittyvien toimintojen historiaa tai yhdistää tietueita toisiinsa.

Automaattiset toimintojen yhdistelmät

Tietueen toiminnot liittyvät automaattisesti tiettyihin tietueisiin. Se, liittyykö aktiviteetti automaattisesti, riippuu aktiviteetin tyypistä, siitä, missä aktiviteetti kirjattiin ensimmäisen kerran, ja siihen liittyvistä objekteista.

Toimintoasetuksissa voit tarkastella oletusasetuksia ja ymmärtää, miten toiminnot liitetään toisiinsa, tai mukauttaa automaattista liitäntälogiikkaa vastaamaan paremmin yrityksesi tarpeita.

Oletusarvoiset toimintoyhdistelmät

Seuraavat ovat oletusarvoisia automaattisia yhdistyksiä, jos et ole mukauttanut toimintojen yhdistysasetuksia. Jos olet mukauttanut automaattisia aktiviteettien yhdistämisiä, katso asetuksista, miten tilisi käyttäytyy odotetusti.

• Yrityksen aktiviteetit: jos aktiviteetti kirjataan ensimmäisen kerran yritystietueeseen, se liitetään automaattisesti yrityksen viiteen viimeisimpään avoimeen kauppaan (eli kauppaan, joka ei ole päättynyt, voitettu tai hävinnyt). Yrityksen lähettämät sähköpostiviestit ja soitetut puhelut yhdistetään myös sähköpostitse lähetettyihin tai soitettuihin yhteystietoihin.
• Yhteyshenkilön aktiviteetit: Jos aktiviteetti kirjataan ensimmäisen kerran yhteystietueeseen, se yhdistetään automaattisesti yhteystiedon ensisijaiseen yritykseen ja viiteen viimeisimpään siihen liittyvään avoimeen sopimukseen (eli sopimukseen, joka ei ole päättynyt tai hävinnyt).

• Kaupan aktiviteetit: Jos kauppa-tietueeseen kirjataan ensimmäisen kerran aktiviteetti, se liitetään automaattisesti kaupan ensisijaiseen yritykseen ja viiteen viimeisimpään siihen liittyvään avoimeen kauppaan (eli kauppaan, joka ei ole suljettu-voittanut- tai suljettu-hävinnyt-kauppavaiheessa). Kaupan perusteella lähetetyt sähköpostiviestit ja soitetut puhelut yhdistetään myös sähköpostitse lähetettyihin tai soitettuihin yhteystietoihin.
• Lipputoiminnot: Jos jokin toiminto kirjataan ensimmäisen kerran tikettitietueeseen, se liitetään automaattisesti tiketin ensisijaiseen yritykseen. Tiketistä lähetetyt sähköpostiviestit ja soitetut puhelut liitetään myös yhteystietoihin, joille lähetettiin sähköpostia tai joille soitettiin.
• Mukautetun kohteen tietueiden toiminnot: Mukautetun kohteen tietueisiin kirjatut toiminnot eivät automaattisesti liity mihinkään niihin liittyvään tietueeseen. Mukautetun objektin tietueesta lähetetyt sähköpostiviestit ja lähtevät puhelut liitetään kuitenkin sähköpostitse lähetettyihin tai soitettuihin yhteystietoihin.

Mukauta tietueiden ja toimintojen automaattisia yhdistelmiä

Käyttäjät, joilla on Super Admin -oikeudet, voivat muokata aktiviteettiasetuksissa tietueita, joihin aktiviteetit liitetään automaattisesti. Voit esimerkiksi yhdistää yhteystietoihin luodut tapaamiset vain viimeisimpään asiaan liittyvään sopimukseen viiden viimeisimmän sopimuksen sijasta.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit määrittää mukautettuja automaattisia toimintojen yhdistelmiä.

Olemassa olevan aktiviteetin yhdistäminen toiseen tietueeseen

Jos toimintoja ei liitetä automaattisesti tiettyihin tietueisiin, voit liittää toimintoja manuaalisesti muihin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautettujen kohteiden tietueisiin.

Toiminnolla voi olla useita assosiaatioita, jotka riippuvat kohteesta, toiminnon tyypistä ja HubSpot-tilauksestasi.

• Siirry tietueisiisi:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
  • Mukautetut kohteet: HubSpot-tililläsi siirry kohtaan Yhteystiedot > [Mukautettu objekti]. Jos tililläsi on useampi kuin yksi mukautettu objekti, siirrä hiiren kursori mukautettujen objektien kohdalle ja valitse sitten mukautettu objekti, jota haluat tarkastella.
• Napsauta sen tietueen nimeä, johon haluat liittää aktiviteetin.
• Etsi aktiviteetti, jonka haluat yhdistää tietueeseen. Jos aktiviteetin tiedot ovat kokoonpainettuina, voit laajentaa niitä napsauttamalla aktiviteetin vasemmassa yläkulmassa olevaa right oikeaa nuolta.
• Napsauta aktiviteetin oikeassa alareunassa [x] yhdistämistä.

• Ponnahdusikkunassa voit tarkastella kaikkia toimintoon liittyviä tietueita Assosiaatioita-välilehdellä tai napsauttaa kohteiden välilehtiä nähdäksesi vain kyseisen kohteen tietueet, jotka liittyvät toimintoon.

• Jos haluat liittää muita tietueita, napsauta sen kohteen välilehteä, jonka haluat liittää, ja kirjoita sitten tietueen nimi Etsi [kohde] -kenttään. Valitse tietueen vieressä oleva valintaruutu. Toiminto näkyy nyt kyseisen tietueen aikajana.

• Jos haluat poistaa assosiaation aktiviteetista, poista tietueen nimen vieressä olevan valintaruudun valinta.

Opi luomaan uusi aktiviteetti manuaalisesti ja lisäämään assosiaatioita.

Yhdistä aiemmat toiminnot uuteen sopimukseen tai lippuun

Kun luot uutta sopimusta tai lippua, voit liittää uuden sopimuksen tai lipun toiseen tietueeseen ja lisätä automaattisesti kyseisen tietueen aiemmat toiminnot uuden sopimuksen tai lipun aikajana.

Huomaa: vain aiemmat puhelut, sähköpostit, muistiinpanot, kokoukset ja tehtävät lisätään automaattisesti uuden sopimuksen/lipun aikajana. Minkäänlaista muuta toimintaa (esim. markkinointisähköpostin napsautukset, lomakkeiden lähettäminen, sivunäkymät) ei lisätä.

• Siirry tarjouksiin tai lippuihin:
  
  • Tarjoukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
  • Liput: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Create [deal/ticket].
• Napsauta oikeassa paneelissa Associate deal/ticket with ( Yhdistä sopimus/lippu ) -osiossa [Company/Contact] (yritys/yhteyshenkilö) -pudotusvalikoita, etsi ja valitse sitten yritys/yhteyshenkilö, joka yhdistetään uuteen tietueeseen.

• Jos haluat liittää näissä tietueissa olevat toiminnot uuteen tietueeseen, valitse Lisää aikajana toiminto [olemassa olevasta tietueesta] tähän [kauppa/lippu ] -valintaruutu. Napsauta Viimeiset 30 päivää -pudotusvalikkoa ja valitse aikaväli, jonka sisällä tietueen aiemmat toiminnot liitetään uuteen tietueeseen.

• Syötä muut kentät ja napsauta Luo. Tuloksena syntyvä objekti sisältää valitun aikajakson perusteella liitettyjen tietueiden aktiviteetit.

Lue lisää kauppojen luomisesta, lippujen luomisesta ja tietueen luomislomakkeen mukauttamisesta.