Toimittamattomien sähköpostien tyypit

Hylkäysviestiä kutsutaan myös nimellä Non-Delivery Report/Receipt (NDR). Se on vastaanottajan sähköpostipalvelimelta tuleva automaattinen viesti, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti sähköpostin toimituksessa ilmenneestä ongelmasta. Täydelliset tiedot hylkäystyypistä ja palvelimen vastauksesta ovat saatavilla lähetettyjen markkinointisähköpostien the Vastaanottajat -välilehdellä.

Markkinointisähköpostit

Kun yhteystiedot kokevat kovan hylkäyksen markkinointisähköpostista, HubSpot poistaa heidät tulevien markkinointisähköpostien vastaanottajista. Tämä suojaa sähköpostin lähetysmaineesi estämällä tulevat hylkäykset. Jos markkinointisähköpostiviestejä lähetetään kelvollisille yhteystiedoille, saapuva viesti on todennäköisesti estetty turvasuodattimella.

Ongelman ratkaisuun:

• Pyydä yhteystietoa työskentelemään heidän IT-tiiminsä kanssa lisäämään lähettävät IP-osoitteesi heidän sallimisluetteloonsa.
• Kun IT-tiimi on lisännyt lähettävän IP-osoitteesi sallimisluetteloonsa, vapauta yhteystieto HubSpot-tililläsi.

Kahdenkeskiset sähköpostit

Jos sähköpostiviestit on lähetetty liitetyn saapuneet-kansion kautta, hylkäystiedot ovat saatavilla sähköpostisitoumuksen yhteydessä yhteystiedon aikajanalla. HubSpot CRM:stä lähetetyn kahdenkeskisen myyntisähköpostin palautus näyttää vähemmän tietoa kuin markkinointisähköpostin, koska se on lähetetty yhdistetyn saapuneet-kansion kautta. Saat palautussähköpostin, jossa on täydellinen vastaus omaan saapuneet-kansioosi.

Toimittamattomien sähköpostien tyypit

• Kova hylkäys: tarkoittaa yleensä pysyvää virhettä, mutta se voi johtua myös tiukasta sähköpostin turvasuodattimesta. Suojellakseen sähköpostin lähettäjän mainettasi, HubSpot sulkee nämä yhteystiedot pois tulevista sähköposteista.
• Pehmeä hylkäys: tarkoittaa väliaikaista ongelmaa vastaanottajan palvelimen kanssa tai muuta väliaikaista teknistä ongelmaa. Yhteystiedot, jotka kokevat pehmeän hylkäyksen, ovat oikeutettuja saamaan sinulta tulevia sähköpostiviestejä.
• Odottava hylkäys: johtuu tilapäisestä teknisestä ongelmasta joko lähettävän tai vastaanottavan sähköpostipalvelimen kanssa. HubSpot jatkaa sähköpostin lähettämistä jopa 72 tunnin ajan. Jos viestiä ei toimiteta tuona aikana, siitä tulee pehmeä hylkäys.
• Globaali hylkäys: kova hylkäys pysyvästä syystä kolmella tai useammalla HubSpot-tilillä. Pysyvät hylkäykset sisältävät tuntemattoman käyttäjän ja täyden saapuneet-kansion. Globaalit hylkäykset jätetään pois tulevista sähköposteista kaikilla HubSpot-tileillä.
  

Kovan hylkäyksen virheet ja suositukset

Voit tarkastella, miksi yhteystieto on hylätty lähetetyn sähköpostin Vastaanottajat-välilehdellä.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Sähköposti.
• Napsauta sen sähköpostiviestin nimeä, joka sisälsi yhteystietoja, jotka kokivat hylkäyksen.
• Napsauta Vastaanottajat -välilehteä.
• Napsauta vasemmasta sivupalkista kohtaa Toimittamattomat sähköpostit.
• Napsauta vastaanottajaa nähdäksesi lisätietoja siitä, miksi he kokivat hylkäyksen. Sarakkeessa Syy voit tarkastella ongelmaa, jonka HubSpot havaitsi yrittäessään toimittaa sähköpostia vastaanottajalle:

• Tuntematon käyttäjä: Tämä osoittaa pysyvää virhettä, joka johtuu virheellisestä sähköpostiosoitteesta. HubSpot automaattisesti jättää pois yhteystietoja tulevista sähköposteista, jos ne kokevat hylkäyksen tästä syystä. Jos yhteystieto kokee hylkäyksen tästä syystä kolmella HubSpot-tilillä, sähköpostiosoite kokee hylkäyksen globaalisti.
• Täysi saapuneet-kansio: Tämä osoittaa pysyvää virhettä, joka johtuu hylätystä sähköpostin saapuneet-kansiosta. HubSpot automaattisesti jättää pois yhteystietoja tulevista sähköposteista, jos ne kokevat hylkäyksen tästä syystä. Jos yhteystieto kokee hylkäyksen tästä syystä kolmella HubSpot-tilillä, sähköpostiosoite kokee hylkäyksen globaalisti.

• Sisältö: jokin sähköpostin rungossa tai aiheessa laukaisi roskapostisuodattimet. Ongelman ratkaisemiseksi pyydä yhteystietoa lisäämään lähettämiseen käyttämäsi IP-osoitteet heidän sallimisluetteloonsa ja sitten vapauta yhteystieto HubSpotissa. Lisätietoja roskapostin laukaisinsanoista.
  

• Roskaposti: sähköpostin leipätekstissä, aiheessa tai lähettäjäosoitteessa on jotain, jonka vastaanottajan sähköpostipalvelin on luokitellut roskapostiksi. Ongelman ratkaisemiseksi pyydä yhteystietoa lisäämään lähettämiseen käyttämäsi IP-osoitteet heidän sallimisluetteloonsa ja sitten vapauta yhteystieto HubSpotissa.

• Käytäntö: sähköposti ei läpäissyt jotakin vastaanottajan palvelimen tietoturvakäytäntöä, mutta ei ole selvää, mitä niistä. Tämä sisältää DMARC-, DKIM- ja SPF-todennusvirheet. Ongelman ratkaisemiseksi pyydä yhteystietoa lisäämään lähettämiseen käyttämäsi IP-osoitteet heidän sallimisluetteloonsa ja sitten vapauta yhteystieto HubSpotissa.

• Muu: vastaanottajan sähköpostipalvelimen vastaus ei ollut tarpeeksi tarkka, jotta hylkäys voitaisiin luokitella. Ongelman ratkaisemiseksi pyydä yhteystietoa lisäämään lähettämiseen käyttämäsi IP-osoitteet heidän sallimisluetteloonsa ja sitten vapauta yhteystieto HubSpotissa.

Voit myös tarkastella yhteystiedon arvoa Sähköpostin kovan hylkäyksen syy -ominaisuudessa. 

Huomaa: jos sähköpostiviesti yhteystiedolle hylättiin globaalisti, mutta yksikään HubSpot-tililtäsi kyseiselle yhteystiedolle lähettämistäsi sähköpostiviesteistä ei ole kokenut kovaa hylkäystä, ominaisuudella Sähköpostin kovan hylkäyksen syy ei ole siihen liittyvää arvoa.

Pehmeän hylkäyksen virheet ja suositukset

• Tilapäinen tekninen ongelma vastaanottajan sähköpostissa: Vastaanottajan palvelin voi olla ylikuormittunut, aikakatkaistu tai siinä on tehty joitakin konfiguraatiomuutoksia, jotka estävät sitä hyväksymästä viestiä. Luo klooni alkuperäisestä sähköpostista ja lähetä se asianomaisille yhteystiedoille myöhemmin. Kahdenkeskistä myyntisähköpostia varten yritä lähettää viestisi uudelleen myöhempänä ajankohtana.

• Vastaanottajan sähköpostin turvasuodatin hylkäsi: vastaanottajan palvelimessa tai HubSpotin lähettävissä IP-osoitteissa on väliaikainen ongelma. Ongelman ratkaisemiseksi pyydä yhteystietoa lisäämään lähettämiseen käyttämäsi IP-osoitteet heidän sallimisluetteloonsa. Luo sitten kloonialkuperäisestä sähköpostista ja lähetä se asianomaisille yhteystiedoille myöhemmin. Kahdenkeskistä myyntisähköpostia varten yritä lähettää viestisi uudelleen myöhempänä ajankohtana.

• IT-tiimisi ei ole valtuuttanut HubSpotia lähettämään sähköposteja puolestasi: IT-tiimisi asetti mukautetun DMARC-käytännön, joka on päivitettävä siten, että se sisältää HubSpotin. Ota yhteyttä IT-tiimiisi ja lähetä heille dokumentaatio DMARC-käytännön käyttämisestä HubSpotin kanssa.

• Tilapäinen tekninen ongelma: vastaanottajan sähköpostipalvelimessa tai HubSpotin sähköpostipalvelimessa on saattanut olla tilapäinen tekninen ongelma. Luo klooni alkuperäisestä sähköpostista ja lähetä se asianomaisille yhteystiedoille myöhemmin. Kahdenkeskistä myyntisähköpostia varten yritä lähettää viestisi uudelleen myöhempänä ajankohtana.