Typen niet-bezorgbare e-mails

Een niet-bezorgd bericht wordt ook wel een NDR genoemd (Non-Delivery Report/Receipt). Het is een geautomatiseerd bericht van de e-mailserver van de ontvanger, met daarin details over het specifieke probleem dat is opgetreden bij de bezorging van de e-mail. Volledige details over het type niet-bezorgbare bericht en de serverreactie zijn beschikbaar op het tabblad Ontvangers van verzonden marketing-e-mails.

Marketing-e-mails

Wanneer een marketing-e-mail niet bezorgbaar is bij contactpersonen, verwijdert HubSpot deze contactpersonen als ontvangers van toekomstige marketing-e-mails. Dit beschermt de reputatie van je e-mailverzending door toekomstige niet-bezorgbare berichten te voorkomen. Als marketing-e-mails niet kunnen worden bezorgd bij geldige contactpersonen, is er waarschijnlijk een beveiligingsfilter die het inkomende bericht blokkeert.

Los dit probleem als volgt op:

• Vraag de contactpersoon om samen te werken met het IT-team, om jouw IP-adressen voor verzending toe te voegen aan de lijst met goedgekeurde afzenders van de contactpersoon.
• Zodra het IT-team jouw IP-adressen voor verzending heeft toegevoegd aan deze lijst, maak je de status 'niet bezorgbaar' weer ongedaan voor deze contactpersoon in je HubSpot-account.

Een-op-een e-mails

Voor e-mails die via een gekoppelde inbox zijn verzonden, zijn de gegevens over niet-bezorgbaarheid beschikbaar in de e-mailbetrokkenheid op de tijdlijn van de contactpersoon. Een niet-bezorgbaar bericht voor een één-op-één verkoop-e-mail die is verzonden vanuit HubSpot CRM, geeft minder informatie weer dan een marketing-e-mail, omdat deze is verzonden via een gekoppelde inbox. Je ontvangt een bounceback-e-mail met de volledige reactie over niet-bezorgbaarheid in je eigen inbox.

Typen niet-bezorgbare berichten

• Niet bezorgbaar: wijst meestal op een permanente fout, maar kan ook worden veroorzaakt door een streng e-mailbeveiligingsfilter. Om de reputatie van jouw e-mailafzender te beschermen, sluit HubSpot deze contactpersonen uit voor toekomstige e-mails.
• Tijdelijk niet bezorgbaar: wijst op een tijdelijk probleem met de server van de ontvanger, of een ander tijdelijk technisch probleem. Contactpersonen bij wie berichten tijdelijk niet kunnen worden bezorgd, komen in aanmerking om in de toekomst weer e-mails van jou te ontvangen.
• In behandeling: wordt veroorzaakt door een tijdelijk technisch probleem met de verzendende of met de ontvangende e-mailserver. HubSpot blijft maximaal 72 uur proberen de e-mail te versturen. Als het bericht niet binnen deze tijd is bezorgd, wordt het aangemerkt als tijdelijk niet bezorgbaar.
• Algemeen niet bezorgd: een e-mail die niet bezorgbaar is om een permanente reden, en bij drie of meer HubSpot-accounts. Redenen voor permanent niet-bezorgbare berichten zijn onder andere: Onbekende gebruiker en Postvak is vol. Ontvangers van algemeen niet bezorgde berichten worden verwijdert voor toekomstige e-mails in alle HubSpot-accounts.
  

Fouten en aanbevelingen over niet-bezorgbare e-mails

Je kunt zien waarom een bericht niet is bezorgd bij een contactpersoon op het tabblad Ontvangers van een van jouw verzonden e-mails.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Marketing > E-mail.
• Klik op de naam van je e-mail waarin alle contactpersonen zijn opgenomen bij wie het bericht niet is bezorgd.
• Klik op het tabblad Ontvangers.
• Klik in het zijbalkmenu aan de linkerkant op Niet-bezorgd.
• Klik op een ontvanger om meer details te zien over de reden hiervan. In de kolom Reden kun je het probleem bekijken dat HubSpot ondervond bij een poging om je e-mail te bezorgen bij de ontvanger:

• Onbekende gebruiker: dit wijst op een permanente fout veroorzaakt door een ongeldig e-mailadres. HubSpot verwijdert automatisch contactpersonen voor toekomstige e-mails wanneer berichten om deze reden niet bij hen zijn bezorgd. Als een bericht om deze reden niet kan worden bezorgd bij drie HubSpot-accounts van een contactpersoon, wordt het e-mailadres aangemerkt als Algemeen niet bezorgd.
• Postvak is vol: dit wijst op een permanente fout veroorzaakt doordat een e-mailinbox niet langer in gebruik is. HubSpot verwijdert automatisch contactpersonen voor toekomstige e-mails wanneer berichten om deze reden niet bij hen zijn bezorgd. Als een bericht om deze reden niet kan worden bezorgd bij drie HubSpot-accounts van een contactpersoon, wordt het e-mailadres aangemerkt als Algemeen niet bezorgd.

• Inhoud: iets in de hoofdtekst van de e-mail of het onderwerp heeft de spamfilters geactiveerd. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw IP adressen voor verzenden toe te voegen aan hun lijst met goedgekeurde afzenders, en maak je de status 'niet-bezorgbaar' weer ongedaan voor deze contactpersoon in HubSpot. Meer informatie over triggerwoorden voor spam.
  

• Spam: iets in de hoofdtekst, het onderwerp, of het afzenderadres van de e-mail die door de e-mailserver van de ontvanger is geclassificeerd als spam. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw IP adressen voor verzenden toe te voegen aan hun lijst met goedgekeurde afzenders, en maak je de status 'niet-bezorgbaar' weer ongedaan voor deze contactpersoon in HubSpot.

• Beleid: de e-mail is tegengehouden op basis van een van de beveiligingsbeleidsregels van de server van de ontvanger, maar er wordt niet expliciet vermeld welke. Dit omvat DMARC-, DKIM- en SPF authenticatiefouten. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw IP adressen voor verzenden toe te voegen aan hun lijst met goedgekeurde afzenders, en maak je de status 'niet-bezorgbaar' weer ongedaan voor deze contactpersoon in HubSpot.

• Anders: het antwoord van de e-mailserver van de ontvanger is niet specifiek genoeg om het niet-bezorgbare bericht te categoriseren. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw IP adressen voor verzenden toe te voegen aan hun lijst met goedgekeurde afzenders, en maak je de status 'niet-bezorgbaar' weer ongedaan voor deze contactpersoon in HubSpot.

Je kunt ook de waarde van een contactpersoon bekijken in de eigenschapReden voor niet bezorgbare e-mails. 

Let op: als een e-mail aan een contactpersoon de status Algemeen niet bezorgd heeft, maar geen van de e-mails die je hebt verzonden naar de contactpersoon vanuit jouw HubSpot-account, niet-bezorgbaar was, dan heeft de eigenschap eden voor niet bezorgbare e-mails geen gekoppelde waarde.

Fouten en aanbevelingen over tijdelijk niet-bezorgbare e-mails

• Tijdelijk technisch probleem met de e-mail van de ontvanger: de server van de ontvanger is mogelijk overbelast, er is een time-out opgetreden voor de server, of er worden configuratiewijzigingen doorgevoerd op de server waardoor het bericht niet wordt geaccepteerd. Maak een kloon van de oorspronkelijke e-mail en stuur deze op een later tijdstip naar de betrokken contactpersonen. In het geval van een een-op-een verkoop-e-mail kun je proberen deze op een latere datumopnieuw te verzenden.

• Afgewezen door e-mailbeveiligingsfilter van ontvanger: er is een tijdelijk probleem met de server van de ontvanger of met de IP-adressen voor verzenden van HubSpot. Om het probleem op te lossen, vraag je de contactpersoon om jouw IP adressen voor verzenden toe te voegen aan hun lijst met goedgekeurde afzenders. Maak vervolgens een kloon van de oorspronkelijke e-mail en stuur deze op een later tijdstip naar de betrokken contactpersonen. In het geval van een een-op-een verkoop-e-mail kun je proberen deze op een latere datumopnieuw te verzenden.

• Je IT-team heeft HubSpot niet gemachtigd om namens jou e-mails te verzenden: je IT team heeft aangepast DMARC-beleid ingesteld dat moet worden bijgewerkt zodat het HubSpot omvat. Neem contact op met je IT-team om hun documentatie te sturen over het gebruik van DMARC-beleid met HubSpot.

• Tijdelijk technisch probleem: er kan een tijdelijk technisch probleem zijn opgetreden met de e-mailserver van de ontvanger, of met de e-mailserver van HubSpot. Maak een kloon van de oorspronkelijke e-mail en stuur die op een later tijdstip naar de betrokken contactpersonen. Voor een één-op-één verkoop e-mail, probeer uw bericht op een latere datumnogmaals te verzenden.