Yhdistä ja käytä HubSpot-tietojen synkronointia

HubSpotin tietojen synkronoinnin avulla voit luoda yksisuuntaisen tai kaksisuuntaisen synkronoinnin HubSpotin ja muiden sovellustesi välille, jotta kaikki asiakastietosi yhdistyvät yhdelle alustalle. Tarkista, mitkä sovellukset käyttävät tietojen synkronointia.

Tutustu tietojen synkronoinnin toimintaan ja opi, miten yhdistät sovelluksen, otat synkronoinnin käyttöön, synkronoit tietueet uudelleen ja paljon muuta.

Miten tietojen synkronointi toimii

Kun synkronointi aktivoidaan, tietojen synkronointi luo sisäisen hakemiston kaikista objektin tietueista. Sitten se käyttää kyseistä hakemistoa tietueiden muutosten vertailuun ja seurantaan nähdäkseen, miten niiden tila (synkronoitu, epäonnistunut tai pois suljettu) tulisi muuttua tietueen ominaisuuksien päivittyessä. Tämä tarkoittaa, että sisäinen tietojen synkronointihakemisto vertaa jatkuvasti tietokantaansa (joko HubSpotia tai liitettyä sovellusta) ja voi palauttaa mahdolliset pudonneet tai virheelliset API-kutsut tai päätepisteet.

Kun tietue päivitetään, synkronointimoottori tarkistaa koko tietueen verrattuna omaan kopioonsa ja päivittää kopionsa vastaamaan todellista tietuetta. Näin se voi palauttaa puuttuvat tai epäonnistuneet päivitykset. Tietojen synkronointi saattaa viedä jonkin verran aikaa kaikkien tietueiden indeksointiin käynnistyessään, mutta se takaa sujuvamman ja toimivamman synkronointikokemuksen.

Tietojen synkronointi käyttää normalisointia tukea saavissa synkronointisovelluksissa, kun tietueita verrataan ei-yksilöllisiin nimikenttiin (esimerkiksi yritys- tai tuotenimiin). Tämä tarkoittaa, että isot kirjaimet, erikoismerkit ja välimerkit jätetään huomiotta, kun näitä nimiarvoja verrataan HubSpotin ja toisen sovelluksesi välillä.

Synkronoinnin periaatteet

Tietojen synkronointi tapahtuu aina kahden sovelluksen välillä, joista toinen on HubSpot. Jokaisella synkronoinnilla on kaksi päävaihetta, riippumatta synkronoitavasta objektista:

• Alkuperäinen synkronointi: alkaa , kun synkronointi aktivoidaan tai kun se tallennetaan. Kaikki molemmissa sovelluksissa olevat olemassa olevat tietueet kulkevat synkronointimoottorin läpi indeksoitaviksi ja tarvittaessa synkronoitaviksi.
• Inkrementaalinen synkronointi: kun kaikki tietueet on indeksoitu, ne skannataan päivitysten ja uusien tietueiden varalta. Indeksoidut tietueet, jotka ovat muuttuneet edellisen tarkistuksen jälkeen, käsitellään synkronointimoottorin kautta.

Alkuperäinen synkronointi

Kaksisuuntaisessa synkronoinnissa alkuperäinen synkronointi koostuu seuraavista vaiheista:

• HubSpotin indeksointi: HubSpot-tietueet skannataan, ja tietueen tunnus sekä sen vastaavat tunnisteet tallennetaan (oletusarvoisesti tämä on yhteystietojen sähköpostiosoite ja yritysten nimi tai verkkotunnus). Indeksi pidetään ajan tasalla koko tulevan synkronointiprosessin ajan. Lue lisää siitä, miten vastaavuuksien tunnistaminen toimii. 
• Toisen sovelluksen indeksointi ja synkronointi: toisen sovelluksen tietueet skannataan ja synkronoidaan. Jokaisesta haetusta resurssista tarkistetaan, onko HubSpotin indeksitaulukossa vastaavaa tunnistetta (esim. kontaktien sähköpostiosoite). Jos on, tietueet yhdistetään ja molemmat tietueet käsitellään synkronointimoottorissa yhdessä. Jos vastaavuutta ei löydy, tietue käsitellään synkronointimoottorissa yksinään. Kun synkronointimoottori yhdistää tietueet, se yhdistää kaikki käytettävissä olevat tiedot (tietueiden kenttäarvot, suodattimet, kenttien kartoitukset, synkronointihistoria jne.) ja rakentaa niiden perusteella seuraavan toiminnon (pyydä muutoksia resursseihin, älä tee mitään, kirjaa virhe jne.).

Huomaa: sovelluksen API:n palauttama ensimmäinen tietue on synkronoitavissa, seuraavaa pidetään kaksoiskappaleena.

• Synkronoi HubSpot: HubSpot-tietueet skannataan uudelleen sen tarkistamiseksi, tarvitsevatko ne synkronointia. Tämä vaihe johtaa olemassa olevien tietueiden synkronointiin HubSpotissa, ei toisessa sovelluksessa.

Inkrementaalinen synkronointi

Inkrementaalinen synkronointi etsii jatkuvasti päivityksiä HubSpotista ja toisesta sovelluksesta (synkronointisuunnan mukaan) ja odottaa käynnistystä. HubSpot tarkistaa muutokset viiden minuutin välein. Toinen sovellus tai sen API käyttää webhookeja ilmoittaakseen muutoksista.

Yhdistä sovellus

Sovelluksen etsimiseen ja yhdistämiseen on kaksi tapaa. Voit tehdä sen App Marketplacen kautta tai tuontisivun kautta. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin kauppakuvaketta marketplace ja valitse HubSpot-kauppa.
2. Kirjoita hakupalkkiinsovelluksen nimi ja napsautahakutulosta. 
3. Napsauta Asenna.
4. Napsauta valintaikkunassa Seuraava ja kirjaudu sitten sovellustiliisi.
5. Tarkista pyydetyt käyttöoikeudet ja napsauta Salli. Sinut ohjataan takaisin sovellussivulle HubSpot-asetuksissasi.

Jos määrität synkronoinnin tuontisivulta:

1. Napsauta Tuo minkä tahansaobjektin kotisivun oikeassa yläkulmassa tai avaa tuontiasetukset:

• • Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
  • Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanTuo ja vie.
  • NapsautaSiirry tuontiin.

2. NapsautaYhdistä sovellus. 

3. Kirjoita valintaikkunaan sovelluksen nimi ja napsauta sittenhakutulosta. 
4. NapsautaAsenna. 
5. Sinut ohjataan sovelluksen tietosivulle, jossa voit jatkaa yhdistämisvaiheita. 

HubSpot-palveluun on mahdollista yhdistää useampi kuin yksi sama kolmannen osapuolen sovelluksen instanssi. Jos hallinnoit esimerkiksi kahta Microsoft Dynamics -tiliä, voit yhdistää ja synkronoida molempien tilien tiedot yhteen HubSpot-tiliin. Lisätilin yhdistäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovelluksen nimeä. 
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Tilitoiminnot >Hallitse tilejä. 
4. Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa Yhdistä toinen tili. 
5. Jatka vaiheiden mukaisesti sovelluksen liittämiseksi HubSpot-palveluun. 

Ota tietojen synkronointi käyttöön

Sovelluksen yhdistämisen jälkeen sinun on määritettävä sovelluksen asetukset ja otettava synkronointi käyttöön, jotta tietojen synkronointi kahden integraation välillä voi alkaa. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Napsauta Määritä synkronointi.
4. Valitse Synkronoitavat tiedot -sivulla sovelluksessa se objekti, johon tai josta haluat synkronoida, sekä HubSpotissa se objekti, johon tai josta haluat synkronoida.
5. Napsauta nuolipainik etta ja valitse, onko synkronointi kaksisuuntaista vai yksisuuntaista sovelluksen ja HubSpotin välillä tai päinvastoin. 

Määritä synkronoinnin suunta

Valitse Määritä-näytössä synkronoinnin suunta ja määritä kolmannen osapuolen sovelluksen kenttien vastaavuudet HubSpot-ominaisuuksiin.

Valitse Valitse synkronoinnin suunta -osiossa, miten haluat tietojen synkronoitavan HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin. Vaihtoehtoja on kolme: 

• Tiedot synkronoidaan sovellusten välillä: kaikki uudet ja päivitetyt objektitiedot synkronoidaan kahden sovelluksen välillä. Ominaisuudet yhdistetään niille tietueille, jotka ovat jo olemassa molemmissa alustoissa. 
• Tiedot synkronoidaan vain HubSpotiin: tiedot synkronoidaan vain kolmannen osapuolen sovelluksesta HubSpotiin.
• Tiedot synkronoidaan vain kolmannen osapuolen sovellukseesi: tiedot synkronoidaan vain HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseesi. 

Jos yhdistämäsi kolmannen osapuolen sovellus tukee tapahtumien synkronointia, voit synkronoida tuetut tapahtumat, kuten sähköpostien avaamiset ja klikkaukset, kolmannen osapuolen sovelluksesta HubSpot-palveluun.

Ennen kuin otat tapahtumien synkronoinnin käyttöön, ota huomioon seuraavat seikat: 

• Tapahtumien synkronointi on yksisuuntaista, kolmannen osapuolen sovelluksesta HubSpot-palveluun.
• Tapahtumasynkronointi synkronoi vain kontaktitietueisiin liittyvät tapahtumat.
• Jos yhteystietotietueen synkronointi epäonnistuu, siihen liittyvät tapahtumat voidaan silti synkronoida HubSpotin kanssa.
• Tapahtumat synkronoidaan vain, jos ne liittyvät kontakteihin, jotka ovat jo HubSpotissa.

Ota tapahtumien synkronointi käyttöön valitsemalla valintaruutu Yksisuuntainen synkronointi [kolmannen osapuolen sovelluksesi] tapahtumista HubSpot-palveluun. 

Napsauta Tietoristiriitojen ratkaiseminen -osiossa avattavaa valikkoa ja valitse oletussovellus, joka korvaa toisen sovelluksen, kun tiedoissa on ristiriitoja. Jos oletussovelluksessa ei ole kentän arvoa, kolmannen osapuolen sovelluksessa ei muuteta mitään tietoja. Tämä asetus ei ohita Synkronointisuunnan valinta -osiossa valittua synkronointisuuntaa.

Tarkista kenttien määritykset

Tarkista Määritä kenttäsi -osiossa oletusominaisuusmääritykset ja miten tiedot synkronoidaan HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä. Jos sinulla on maksullinen Data Hub -tilaus, voit määrittää mukautettuja kartoituksia ominaisuuksille. Jos sinulla ei ole maksullista Data Hub -tilausta, napsautaKokeile mukautettuja kartoituksia testataksesi toimintoa. 

Pakolliset kentät näkyvät kenttien kartoitustaulukossa tähdellä (*). 

Voit poistaa kartoituksenkäytöstä napsauttamalla kytkintä. 

Määritä mukautettu kenttämääritys seuraavasti:

1. NapsautaLisää kartoitus. 
2. Valitse avattavista valikoista kolmannen osapuolen sovellus ja HubSpot-ominaisuus, jotka haluat liittää toisiinsa.
3. N apsauta Päivitä.

4. Voit poistaa mukautetut kartoituksetkäytöstänapsauttamallakytkintä. 

Lue lisää tietojen synkronoinnin kenttämääritysten erityissäännöistä ja huomioitavista seikoista.

Määritä synkronointisäännöt

Määritä Rajoitukset-näytössä, miten haluat synkronoida tietueita HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin.

Jos määrität kauppojen synkronointia, sinua pyydetään määrittämään kauppaputkistosi ja vaiheesi HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä. Vain määritettyjen kauppavaiheiden kaupat synkronoidaan. 

1. Napsauta Kaavioi kauppaputkistosi ja vaiheesi -osiossa Valitse HubSpot-putki -pudotusvalikkoa valitaksesi, minkä HubSpot-kauppaputken haluat synkronoida kolmannen osapuolen sovelluksen kanssa.
2. Napsauta Automaattinen kartoitus, jotta HubSpot-sopimusvaiheet kartoitetaan automaattisesti kolmannen osapuolen sovelluksen sopimusvaiheisiin. Synkronointi suorittaa yksinkertaisen tekstihaun ja yrittää kartoittaa samankaltaisesti kuulostavat vaiheet.
3. Voit kartoittaa toisen myyntiputken napsauttamalla Kartoita toinen myyntiputki.

Jos et pysty näkemään toisen sovelluksesi kauppavaiheita HubSpotissa, syynä voi olla jokin seuraavista:

• Yhdistetyllä käyttäjätilillä ei ole oikeita käyttöoikeuksia kaupan vaiheiden näkemiseen.
• Tietojen synkronointi yhdistää HubSpotin kaupan vaiheet toisen sovelluksesi myyntiputken vaiheisiin. Jos sinulla on epätyypillinen myyntiprosessi, joka ei perustu kaupan tai myyntimahdollisuuden vaiheisiin, et voi synkronoida tietoja HubSpotin tietojen synkronoinnin avulla.

Jos määrität yhteystietojen synkronointia, HubSpot synkronoi oletusarvoisesti vain yhteystiedot, joilla on voimassa oleva sähköpostiosoite. Jos haluat synkronoida myös yhteystiedot, joilla ei ole sähköpostiosoitetta, poista valinta Kohdista vain yhteystiedot, joilla on sähköpostiosoite -valintaruudusta Kohdista päällekkäisyyksiä-osiossa.

Lue lisää tietueiden kohdistamisesta.

Huomaa: kun sovelluksessa on sekä yrityksen nimi- että yrityksen verkkotunnuskenttä, HubSpot täsmää kaksi tietuetta, jos niillä on sama yrityksen nimi mutta eri verkkotunnus, ja päinvastoin.

Valitse Suodattimet-osiosta kriteerit, joilla rajoitat, mitkä tietueet synkronoidaan HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseesi ja päinvastoin:

1. NapsautaMuokkaa.
2. Valitse oikeanpuoleisesta paneelista ominaisuus, jolla rajoitat HubSpotista kolmannen osapuolen sovellukseen ja päinvastoin synkronoitavia tietueita.
3. NapsautaValmis. 

Huomaa: Suodattimet-osiorajoittaa vain sitä, mitkä tietueet synkronoidaan aluksi HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä. Kun tietueet on synkronoitu, ne jatkavat tietojen synkronointia edestakaisin määritetyn ominaisuusmäärityksen perusteella.

Tietueiden yhdistäminen

HubSpot pyrkii säilyttämään samat yhteydet tietueiden välillä (esim. kontakteihin liitetyt yritykset tai yrityksiin liitetyt kaupat) synkronoidessaan alkuperäisen sovelluksen kanssa, aina kun se on mahdollista. Lue lisää yhteyksien kartoituksesta tietojen synkronoinnin yhteydessä.

Huomaa: useimmissa tapauksissa tietojen synkronointi voi liittää laskut kontakteihin vain automaattisesti. Laskut on liitettävä manuaalisesti yritystietueisiin HubSpotissa.

Tarkista säännöt ja aloita synkronointi

Tarkista Tarkista-näytössä määrittämäsi säännöt ja napsauta sitten Tallenna ja synkronoi. Alkuperäinen synkronointi alkaa sitten.

Kun alkuperäinen synkronointi on valmis, tietueet synkronoidaan 10 minuutin kuluessa muutoksesta.

Synkronoi poistetut tietueet uudelleen

Jos olet poistanut tietueita joko HubSpotista tai kolmannen osapuolen sovelluksesta, voit synkronoida poistetut tietueet uudelleen luodaksesi ne uudelleen kumpaankin sovellukseen:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Siirry CRM-synkronoinnit -välilehteen. 
4. Napsauta Objektinäkymä- välilehden Epäonnistuneet -sarakkeessaniiden tietueiden lukumäärää, joiden synkronointi on epäonnistunut. 
5. Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissaToiminnot.
6. Valitse jokoSynkronoi poistetut tietueet uudelleen HubSpotissa taiSynkronoi poistetut tietueet uudelleen [kolmannen osapuolen sovelluksessa].
7. NapsautaSynkronoi kaikki uudelleen. 

Voit myös:

1. NapsautaTietue-näkymän välilehdessäLisää >Palauta kaikki poistetut tietueet. 
2. Napsauta sivupaneelissaTietuetyyppi- pudotusvalikkoa ja valitse tietuetyyppi sekäKohdesovellus -pudotusvalikostasovellus, johon kontaktit haluat luoda uudelleen. 
3. NapsautaTarkista ennen palautusta. 
4. Tarkista kaikki palautettavat tietueet ja napsauta Palauta kaikki [lukumäärä]. 

Poista tietojen synkronointi käytöstä

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Siirry CRM-synkronoinnit -välilehteen. 
4. Vie hiiri [objekti] -synkronoinnin päälle, napsauta Lisää -pudotusvalikkoa ja valitse Poista synkronointi käytöstä. 
5. Napsauta ponnahdusikkunassa Poista synkronointi käytöstä.

Kun synkronointi on poistettu käytöstä, voit ottaa sen uudelleen käyttöön napsauttamallaMuokkaa synkronointiasetuksia tai poistaa synkronoinnin.

Tarkista synkronoinnin tila

Kun olet liittänyt sovelluksen, voit tarkastella yleiskatsausta HubSpotin ja kolmannen osapuolen sovelluksen välillä synkronoitavista tietueista. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Siirry CRM-synkronoinnit -välilehteen. 
4. Napsauta Objektinäkymä nähdäksesi synkronoinnin tilan objektikohtaisesti.

• • Tietueiden vieressä, joita käsitellään osana alkuperäistä synkronointia, näkyy pyörivä ympyrä.
  • Tietueen tila on Jonossa, jos toinen synkronointi on käynnissä, jotta samojen tietojen päivitykset eivät tapahdu samanaikaisesti.
  • Vie hiiri kunkin objektin synkronointitilan päälle saadaksesi lisätietoja synkronoinnin etenemisestä. Synkronointitilan seuranta näyttää integraation nykyisen synkronointivaiheen, kuten skannaus, synkronointi, synkronoitu ja muutosten kuuntelu. 

5. Napsauta Synkronoitu-sarakkeessa tietueidenlukumäärää tarkastellaksesi kaikkia HubSpotin ja sovelluksen välillä synkronoitavia tietueita.
6. NapsautaFailing -sarakkeessatietueiden lukumäärää, jotta näet kaikki tietueet, joiden synkronointi HubSpotin ja sovelluksen välillä epäonnistui. 

• • Napsauta Synkronointitoiminta-sarakkeessavirheenvieressä olevaa oikealle osoittavaa nuolta ( RightIco), jotta saat lisätietoja synkronoinnin epäonnistumisen syystä.
  • NapsautaVianmääritys- kuvaketta avataksesi Breeze Assistantin ja saadaksesi ohjeita ja vianmääritysohjeita tietueen synkronointivirheen korjaamiseksi. 

7. NapsautaExcluded-sarakkeessa tietueiden lukumäärää nähdäksesi kaikki synkronoinnista pois jätetyt tietueet. Tämä voi johtua siitä, että ne eivät vastaa mitään synkronointiasetuksissasi olevia suodattimia tai että niille ei ole määritetty yksilöllistä tunnistetta, mikä voi johtua vastaavan avaimen määrittämisestä. 

Jos synkronointi epäonnistuu joidenkin tietueiden osalta, voit käynnistää synkronoinnin uudelleen vain kyseisille tietueille.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Siirry CRM-synkronoinnit -välilehteen. Napsauta sitten Tietueiden näkymä -välilehteä.
4. Napsauta valintaruutua niiden tietueiden vieressä, jotka haluat synkronoida uudelleen.
5. Napsauta sitten Suorita synkronointi uudelleen [määrä] tietueelle.

Tietueiden vieminen tietojen synkronointisovelluksesta Voit viedä tietueita tietojen synkronointisovelluksesta

:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
2. Napsauta sovellusta.
3. Siirry CRM-synkronoinnit -välilehteen. 
4. Napsauta Synkronoitu, Epäonnistunut tai Poissuljettu -sarakkeissa sen objektin vieressä olevaa numeroa , jonka tietueet haluat viedä.
5. Napsauta oikeassa yläkulmassa Lisää ja valitse sitten Vie.
6. Napsauta Tiedostomuoto -pudotusvalikkoa ja valitse muoto.
7. Napsauta Vie. Kun vienti on käsitelty, saat latauslinkin sähköpostitse ja ilmoituskeskuksessa.