Tietosuojapyyntöjen hallinta

Luo tietosuojapyyntösivu, jolla yhteyshenkilöt voivat lähettää henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä pyyntöjä. Anna esimerkiksi yhteyshenkilöille mahdollisuus pyytää kopioita tallentamistasi tiedoista tai pyytää tietojensa pysyvää poistamista. Jos pyyntöjä tehdään muualla kuin tällä sivulla, voit luoda yhteyshenkilöille tietosuojapyynnöt manuaalisesti.

Yhteyshenkilö voi myös pyytää, että hänen täydennetyt tietonsa poistetaan. Oletusarvoisesti kaikki pyynnöt, jotka tulevat yhteyshenkilöiltä, joilla on täydennettyjä tietoja, on otettava vastaan.

Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa tämän ominaisuuden, lakitiimisi on paras taho antamaan sinulle säännösten noudattamista koskevia neuvoja juuri sinun tilanteessasi.

Määritä tietosuojapyyntösivu

Määritä ja julkaise tietosuojapyyntösivu verkkosivustollasi vieraileville yhteyshenkilöille, jotta he voivat pyytää henkilötietoihinsa liittyviä toimenpiteitä. Jos hallinnoit useita brändejä, lue ohjeet tietosuojapyyntösivun määrittämisestä kullekin brändille.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta kohdasta Tilinhallinta vaihtoehto Tietosuoja ja suostumus.
3. Napsauta Tietosuojapyyntös ivu-osiossa Määritä.

4. Määritä tietosuojapyyntösivusi sivun muokkausnäkymässä:
   • Jotta yhteyshenkilöt voivat pyytää henkilötietojensa pysyvää poistamista, kytke Poista yhteyshenkilön tiedot -kytkin päälle.
   • Jotta yhteyshenkilöt voivat pyytää kopion tiedoistaan, kytke ”Vie yhteyshenkilön tiedot” -kytkin päälle.
   • Jos haluat lisätä kentän, jossa yhteyshenkilöt voivat valita sijaintinsa, kytke ”Maa ”-kytkin päälle.
   • Voit ottaa CAPTCHA-toiminnon käyttöön pyyntösivullasi kytkemällä ReCAPTCHA- kytkimen päälle. CAPTCHA lisää vaiheen, jossa varmistetaan, ettei kävijä ole robotti, ennen kuin hän voi lähettää pyynnön. HubSpot käyttää reCAPTCHA v2:ta roskapostin estämiseen.
   • Kirjoita sähköpostiosoite Yrityssähköposti-kenttään. Sähköpostiosoitetta käytetään käyttäjille lähetettävässä vahvistussähköpostissa, jossa kysytään tietosuojaa koskevia kysymyksiä.
   • Valitse Sähköpostin lähetysdomaiini -kentästä domain, joka näkyy vahvistussähköpostien Lähettäjä-kentässä.
   • Napsauta Julkaise sivu.

Tietosuojapyynnön sivun jakaminen, päivittäminen tai julkaisun poistaminen

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta kohdasta Tilinhallinta vaihtoehto Tietosuoja ja suostumus.
3. Voit päivittää olemassa olevan tietosuojapyynnön sivun napsauttamalla Muokkaa.
4. Voit jakaa tietosuojapyyntösivun napsauttamalla Kopioi-painiketta sivun URL-osoitteen vieressä.
5. Voit poistaa olemassa olevan tietosuojapyyntösivun julkaisusta napsauttamalla Poista sivu julkaisusta. Vahvista valinta napsauttamalla valintaikkunassa Poista julkaisusta.
   

Luo tietosuojapyynnöt manuaalisesti

Luo tietosuojapyynnöt manuaalisesti niille yhteyshenkilöille, jotka ovat esittäneet pyynnön ilman lomaketta, esimerkiksi kasvotusten tai puhelimitse.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta kohdasta Tilinhallinta vaihtoehto Tietosuoja ja suostumus.
3. Napsauta yläreunassa Tietopyyntöjen hallinta -välilehteä .
4. Napsauta Luo uusi pyyntö.

5. Määritä tietopyyntösi oikeanpuoleisessa paneelissa:

1. • Valitse kohdasta ” ” se yhteyshenkilö, jolle haluat luoda pyynnön.
   • Valitse tietopyyntötyyppi. Valittavissa ovat Tietojen poisto, Tietojen vienti ja Enriched -tietojen poisto.
   • Valitse pyynnön päivämäärä. Tämä on päivämäärä, johon mennessä tietopyyntö tulee käsitellä.
   • Valitse omistaja. Tämä on käyttäjä, jolle tietosuojapyyntö on osoitettu.
   • Napsauta Luo uusi pyyntö.

Tietosuojapyyntöjen osoittaminen ja käsittely

Kun olet julkaissut tietosuojapyynnön sivusi, tarkista ja hallinnoi tietosuojapyyntöjä tietopyyntöjen hallinta-alustalta. Käsittele pyynnöt viemällä yhteystiedot, poistamalla yhteystiedot pysyvästi, siirtämällä ne osoitteeseen tai poistamalla täydennetyt yhteystiedot. Täydennettyjen tietojen poistopyynnöt voit käsitellä manuaalisesti tai poistaa tiedot automaattisesti.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta kohdasta Tilinhallinta vaihtoehto Tietosuoja ja suostumus.
3. Napsauta yläreunassa Tietopyyntöjen hallinta -välilehteä .
4. Tietosuojapyynnön hallinta -sivulla voit siirtyä eri näkymiin tai luoda mukautetun näkymän. Lue, miten voit luoda ja hallita tallennettuja näkymiä.
5. Kussakin näkymässä voit suodattaa tietopyyntöjäsi yläreunassa olevien pudotusvalikoiden avulla.
6. Voit määrittää tai vaihtaa pyynnön omistajan seuraavasti:
   • Vie hiiri pyynnön omistaja-sarakkeen päälle. Napsauta sitten Määritä tai Määritä uudelleen.
   • Napsauta valintaikkunassa Omistaja-pudotusvalikkoa ja valitse HubSpot-käyttäjä. Napsauta sitten Määritä tai Määritä uudelleen. Tietosuojapyynnöt voidaan määrittää vain pääkäyttäjille.
7. Voit käsitellä pyyntöä napsauttamalla sitä. Noudata oikeanpuoleisessa paneelissa ohjeita pyynnön käsittelemiseksi ja vahvista toiminto sitten valintaikkunassa.
   
8. Voit käsitellä useita samanlaisia pyyntöjä valitsemalla pyyntöjen valintaruudut. Napsauta taulukon yläosassa olevaa toimintoa ja noudata sitten valintaikkunassa olevia ohjeita. Tämä toiminto on käytettävissä vain, jos kaikille valituille pyynnöille on suositeltu sama toiminto. Valitse esimerkiksi kaikki tietojen poistopyynnöt ja napsauta sitten taulukon yläosassa olevaa Poista yhteystiedot -painiketta.
9. Voit merkitä useita pyyntöjä valmiiksi valitsemalla pyyntöjen valintaruudut ja napsauttamalla sitten taulukon yläosassa olevaa Merkitse valmiiksi -painiketta. Vahvista valinta valintaikkunassa napsauttamalla Merkitse valmiiksi.

Suorita automaattisesti rikastettujen tietojen poistopyynnöt

Jos haluat poistaa rikastetut tiedot automaattisesti aina, kun yhteyshenkilö pyytää sinua poistamaan rikastetut tietonsa, asetus Poista rikastetut tiedot pyynnön saapuessa tulee olla käytössä. Kunasetus on käytössä, nämä pyynnöt käsitellään automaattisesti rikastettujen tietojen poistamiseksi, ja saat sähköpostiviestin, kun pyyntö on käsitelty.

Asetuksen ottaminen käyttöön:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta kohdasta Tilinhallinta vaihtoehto Tietosuoja ja suostumus.
3. Kytke Poista rikastetut tiedot pyynnön saapuessa -kytkin päälle.

Asetuksen poistaminen käytöstä:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemman sivupalkin valikosta kohdasta Tilinhallinta vaihtoehto Tietosuoja ja suostumus.
3. Kytke Poista rikastetut tiedot pyynnön saapuessa -kytkin pois päältä.