Käytä sähköisiä allekirjoituksia tarjouksissa

Käytä sähköisiä allekirjoituksia saadaksesi ostajalta hyväksynnäntarjoukselle tai aiemmalle tarjoukselle. Sähköinen allekirjoitus, eli e-allekirjoitus, on henkilön sähköinen ilmaisu siitä, että hän hyväksyy tietyn asiakirjan ehdot. 

Sähköiset allekirjoitukset ovat päteviä ja laillisia Yhdysvalloissa, Kanadassa, Euroopan unionissa, Isossa-Britanniassa ja monissa muissa maissa. Niillä on sama oikeudellinen painoarvo kuin käsinkirjoitetuilla allekirjoituksilla. HubSpotin sähköisen allekirjoituksen ominaisuus perustuu Dropbox Signiin (aiemmin HelloSign). Ota yhteyttä omaan lakitiimiisi selvittääksesi, onko sähköisten allekirjoitusten käyttö asiakkaiden kanssa pätevää.

Ennen kuin aloitat

Tutustu vaatimuksiin

• Sinun ei tarvitse luoda tiliä Dropbox Signiin voidaksesi käyttää sähköistä allekirjoitusta osana HubSpotin tavanomaista tarjousten luontiprosessia.
• Tarjousten osalta käyttäjä, jolle on osoitettuRevenue Hub-käyttöoikeus, voi määrittää tarjoukseen sähköisen allekirjoituksen vaihtoehdon. Käyttäjät, joille on osoitettu Core-käyttöoikeus, eivät voi määrittää tarjousta, mutta toinen käyttäjä voi asettaa heidät tarjouksen lähettäjäksi tai vastallekirjoittajaksi.
• Vanhojen tarjousten osalta käyttäjä, jolla on osoitettu Sales Hub -käyttöoikeuden omaava käyttäjä voi määrittää vanhan tarjouksen sisältämään sähköisen allekirjoituksen vaihtoehdon. Core-käyttöoikeuden omaavat käyttäjät eivät voi määrittää tarjousta, mutta toinen käyttäjä voi asettaa heidät tarjouksen lähettäjäksi tai vastallekirjoittajaksi.

Tutustu rajoituksiin ja huomioitaviin seikkoihin

Tutustu sähköisen allekirjoituksen rajoituksiin

HubSpot-tililläsi on yhteinen kuukausittainen sähköisen allekirjoituksen kiintiö, joka perustuu tilaukseesi sekä niiden käyttäjien määrään, joille on osoitettu Revenue Hub-käyttöoikeus (tarjouksia varten) tai Sales Hub -käyttöoikeus (vanhoja tarjouksia varten). Lue lisää käyttöoikeuksien osoittamisesta ja hallinnasta.

Tutustu alla olevasta taulukosta esimerkkeihin sähköisen allekirjoituksen kiintiöistä:

• Jos yksi käyttäjä käytti 30 sähköistä allekirjoitusta kuukaudessa Liikevaihto Hub Professional -tilillä, jäljellä olisi 20 sähköistä allekirjoitusta, joita kumpi tahansa tilin käyttäjä voisi käyttää loppukuun aikana.
• Jos yksi käyttäjä käyttäisi kuukaudessa 50 sähköistä allekirjoitusta Revenue Hub -tilillä, jäljellä olisi 200 sähköistä allekirjoitusta, joita kuka tahansa tilin muista käyttäjistä voisi käyttää loppukuun ajan. Raja nollautuisi seuraavan kuun alussa.
• Jos yksi käyttäjä käyttäisi 10 allekirjoitusta kuukaudessa Sales Hub Professional -tilillä, jäljellä olisi 20 sähköistä allekirjoitusta, joita kuka tahansa tilin muu käyttäjä voisi käyttää loppukuun aikana. Raja nollautuisi seuraavan kuun alussa.

Sähköisten allekirjoitusten rajoitusta koskevia huomioita

Kun allekirjoituskrediittejä käytetään

Yksi sähköisen allekirjoituksen krediitti kuluu joka kerta, kun tarjoukselle luodaan uusi allekirjoituskansio. Julkaistun tarjouksen osalta uusi allekirjoituskansio luodaan automaattisesti, kunsähköisen allekirjoituksen vaihtoehto on kytketty päälle ja:

• tarjous julkaistaan, tai

• tarjousta muokataanjulkaisun jälkeen.

Tarjousta ei tarvitse allekirjoittaa, jotta krediitti lasketaan käytetyksi. Vanhentuneet, poistetut, arkistoidut tai peruutetut tarjoukset, joissa sähköisen allekirjoituksen vaihtoehto on kytketty päälle, sisältyvät edelleen kokonaismäärään. Lue lisää lopullisten tarjousten hallinnasta.

Useita allekirjoittajia

Tarjous, joka vaatii useita allekirjoituksia, lasketaan yhdeksi sähköiseksi allekirjoitukseksi käyttörajaasi. Esimerkiksi jos julkaistu tarjous, jossa sähköiset allekirjoitukset on otettu käyttöön, vaatii kolme allekirjoitusta, se lasketaan yhdeksi käyttökerraksi riippumatta siitä, kuinka monta allekirjoittajaa on allekirjoittanut tarjouksen.

Tarjousten uudelleenlähetys

Jos tarjous, johon on liitetty sähköisen allekirjoituksen pyyntö, vanhenee tai peruutetaan, tarjouksen uudelleenlähettäminen lasketaan ylimääräiseksi sähköiseksi allekirjoitukseksi kiintiötäsi vastaan. Esimerkiksi tarjouksen ensimmäinen lähetys kuluttaa yhden kiintiön, ja sen uudelleenlähettäminen kuluttaa toisen.

Sähköisen allekirjoituksen tai sähköpostivahvistuksen toistaminen

Kaksi sähköisen allekirjoituksen käyttökertaa kuluu, kun ostaja suorittaa jommankumman seuraavista toimista:

• Ostajanapsauttaa tarjousta sähköisesti allekirjoittaakseen, keskeyttää prosessin, muokkaa tilausnumeroa, yritystietoja tai laskutustietoja ja napsauttaa allekirjoittaakseen tarjouksen uudelleen.
• Ostaja muokkaa tilausnumeroa, yritystietoja tai laskutustietoja, napsauttaa tarjouksen sähköistä allekirjoittamista, keskeyttää prosessin, muokkaa tietoja uudelleen ja napsauttaa sähköistä allekirjoittamista uudelleen.
• Kun sähköpostivahvistus on käytössä, ostaja vahvistaa sähköpostiosoitteensa, ei allekirjoita tarjousta sähköisesti, muokkaa tilausnumeroa, yritystietoja tai laskutustietoja ja vahvistaa sähköpostiosoitteensa uudelleen.
• Kun sähköpostivahvistus on käytössä, ostaja muokkaa tilausnumeroa, yritystietoja tai laskutustietoja, napsauttaa vahvistaakseen sähköpostiosoitteensa, keskeyttää prosessin, muokkaa tietoja uudelleen ja napsauttaa vahvistaakseen sähköpostiosoitteensa uudelleen.

Tarkista tilauksesi sähköisten allekirjoitusten rajoitukset HubSpotin Tuotteet ja palvelut -luettelosta sekä tarkistamalla tilisi sähköisten allekirjoitusten käyttö.

Seuraa sähköisten allekirjoitusten käyttöä

Tarkastele tarjousasetuksissasi, kuinka monta sähköistä allekirjoitusta olet käyttänyt tähän mennessä tässä kuussa ja kuinka lähellä kuukausirajaasi olet. Kuukausiraja nollautuu kunkin kuukauden ensimmäisenä päivänä.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmassa sivupalkissa kohtaanObjektit >Tarjoukset.
3. Napsauta yläreunassa Sähköinen allekirjoitus-välilehteä.
4. Sähköisten allekirjoitusten käyttö näkyy kohdassaSähköisten allekirjoitusten käyttö tässä kuussa.

Sähköisten allekirjoitusten rajan lisääminen

Jos haluat lisätä tililläsi käytettävissä olevien sähköisten allekirjoitusten määrää, ota yhteyttäasiakaspalvelupäällikköön.

Sähköisten allekirjoitusten käyttöönotto

Vastuuvapauslauseke: HubSpotin Dropbox Sign -sovelluksen käyttöönoton tulisi olla eIDAS-yhteensopiva, sillä Dropbox Sign on eIDAS-yhteensopiva. Tätä ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvonnaksi, eikä se korvaa ammattimaista oikeudellista neuvontaa, jota varten sinun tulee kääntyä laillistetun asianajajan puoleen.

Dropbox Sign käyttää luotettavaa kumppania sähköisten allekirjoitusten vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi EU:ssa, eikä se näy nimenomaisestieIDAS-verkkosivustolla luotettavien kumppaneiden joukossa.

Ota sähköiset allekirjoitukset käyttöön tarjouksissa

Jos haluat lisätä tarjoukseen sähköisen allekirjoituskentän, valitse hyväksymisvaihtoehdoksi sähköinen allekirjoitus.

Sähköisten allekirjoitusten käyttöönotto vanhoissa tarjouksissa

Jos haluat lisätä sähköisen allekirjoituskentän vanhaan tarjoukseen, valitseallekirjoitusvaihtoehdoksi sähköinen allekirjoitus.

Määritä uusi sähköinen allekirjoittaja

Tarjouksen sähköinen allekirjoittaja voi siirtää allekirjoitusvelvollisuuden jollekin toiselle organisaationsa jäsenelle. Lue lisää sähköisen allekirjoituksen uudelleenmäärittämisen ottamisesta käyttöön.

Tarkista tarjousten uudelleenmäärittämistoiminnot

Kun tarjous määritetään uudelleen uudelle allekirjoittajalle, muutos kirjataan tarjoukseen toimintana.

• HubSpot-tililläsi:

  • Uudelleenmäärittäminen näkyy tarjouksen esikatselupaneelissa kohdassa Tarjouksen toiminnot-kohdassa.

  • Vain käyttäjät, joilla on pääsy tarjoukseen, voivat tarkastella tätä tapahtumaa.

  • Toiminto ei näy siihen liittyvissä tietueissa (esim. yhteyshenkilö ja yritys).

• API-käyttöoikeudet: tarjouksen uudelleenmäärittämistoiminto voi olla käytettävissä API:n kautta riippuen siitä, miten tapahtuma on määritetty, sekä API-pyynnön käyttöoikeuksista.

Tarjouksen sähköinen allekirjoittaminen

Kun tarjoukselle on otettu käyttöön sähköinen allekirjoitus, ostajat ja vastallekirjoittajat voivat lisätä allekirjoituksensa tarjoukseen.

• Turvallisuuden lisäämiseksi ota käyttöön henkilöllisyyden vahvistus. Kun henkilöllisyyden vahvistus on käytössä, HubSpot lisää alustavan sähköpostivahvistusvaiheen allekirjoittajan henkilöllisyyden vahvistamiseksi ennen kuin tämä saa allekirjoittaa tarjouksen.

• Vastallekirjoittajatvoivat halutessaan aloittaa allekirjoitusprosessin HubSpot-tilinsä kautta, jolloin vahvistusta ei tarvita.

Sekä ostajat että vastallekirjoittajat voivat aloittaa sähköisen allekirjoitusprosessin jaetusta tarjouksesta. Vastallekirjoittajille lähetetään sähköpostiviesti, jos ostaja allekirjoittaa tarjouksen sähköisesti ensin:

1. Avaa tarjous sähköistä allekirjoittamista varten:
   • Ostajien tulee klikata heille jaetun tarjouksen tai vanhan tarjouksen linkkiä.
   • Vahvistajat voivat tarkastella ja vahvistaa julkaistun tarjouksen tarjousten hakemistosivulta.
2. Jos tarjoukseen on asetettu salasana (koskee vain tarjouksia, ei vanhoja tarjouksia), ostajan on syötettävä sähköpostiosoitteensa ja tarjouksen salasana.
3. Jos tarjouksessa sallitaan sähköisen allekirjoittajan uudelleenmäärittäminen (koskee vain tarjouksia, ei vanhoja tarjouksia), ostaja voi napsauttaa kohtaaMääritä tämän tarjouksen allekirjoittaja uudelleen (Reassign this quote signer) ja määrittää tarjouksen toiselle allekirjoittajalle.
   
   
   • Ostaja voi täyttää uuden allekirjoittajan tiedot ja napsauttaaoikeassa yläkulmassa olevaa ” ” (Määritä uusi allekirjoittaja).
     
     
   • Sekä edellinen että uusi tarjouksen allekirjoittaja saavat ilmoituksen sähköpostitse. Uusi allekirjoittaja voi napsauttaa sähköpostiviestissä olevaa ”View the quote” (Tarkastele tarjousta ) -linkkiä avatakseen tarjouksen allekirjoitettavaksi.
     
     
4. Jos henkilöllisyyden vahvistus on pois käytöstä, napsauta tarjouksen alaosassa olevaa ”Allekirjoita nyt ” -painiketta.
   
   
5. Jos henkilöllisyyden vahvistus on käytössä, vahvista henkilöllisyytesi sähköpostitse:
   • Vieritä jaetussa tarjouksessa Hyväksyntä-osioon ja napsauta nimesi ja sähköpostiosoitteesi yläpuolella olevaa Vahvista sähköposti -painiketta. Näkyviin tulee viesti ”Vahvistus lähetetty”, joka vahvistaa, että vahvistussähköposti on lähetetty. Sinulla on yksi tunti aikaa suorittaa allekirjoitusprosessi loppuun Vahvista sähköposti -painiketta napsautettuasi. Jos et allekirjoita tarjousta tunnin kuluessa Vahvista sähköposti-painikkeen napsauttamisesta, palaa jaettuun tarjoukseen ja napsauta Vahvista sähköposti -painiketta uudelleen, jolloin järjestelmä luo uuden vahvistussähköpostin.
     
     
   • Avaa sähköpostilaatikkosi ja etsi viesti, jonka otsikkona on ”Vahvista henkilöllisyytesi tarjouksen allekirjoittamista varten ”. Napsauta ”Vahvista henkilöllisyytesi ja allekirjoita tarjous” aloittaaksesi allekirjoitusprosessin.

Huomaa: jos vahvistussähköpostia ei saavu, tarkista vastaanottajan sähköpostiosoite, tarkista sähköpostin toimitustila tai lokit (jos saatavilla) ja pyydä vastaanottajaa etsimään viestiä kaikista sähköpostikansioista. Vahvistussähköpostit lähetetään osoitteesta success@hubspot.com tai tarjouksen asetuksissa määritetystä sähköpostiosoitteesta. Jos vastaanottaja ei vieläkään löydä sähköpostia, tutustu vianmääritysohjeisiin, joissa selitetään, miksi vastaanottajat eivät välttämättä saa HubSpot-järjestelmän tai ilmoitusten sähköposteja.

• • Uusi selainvälilehti avautuu, ja siinä näkyy valintaikkuna, jossa vahvistetaan henkilöllisyytesi. Napsauta Aloita allekirjoittaminen. Jos saat virheilmoituksen napsauttaessasiAloita allekirjoittaminen, napsautaVahvista sähköposti sähköpostiviestissä tunnin kuluttua sen vastaanottamisesta, jotta vahvistusprosessi käynnistyy uudelleen.

6. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Aloita-painiketta.
   
   
7. Napsauta Hyväksyntä-kohdassa nimesi yläpuolella olevaa Napsauta allekirjoittaaksesi -painiketta.
   
   
8. Napsauta valintaikkunassa Piirrä-, Kirjoita- tai Lataa -välilehteä ja lisää allekirjoituksesi. Lisää allekirjoitus napsauttamalla Lisää.
9. Napsauta oikeassa yläkulmassa Jatka.
10. Napsauta oikeassa yläkulmassa Muokkaa, jos haluat muokata allekirjoitustasi. Napsauta Hyväksyn, jos haluat tallentaa allekirjoituksesi tarjoukseen.
11. Napsauta Sulje.
12. Allekirjoittajat saavat sähköpostiviestin, jossa heille ilmoitetaan, että tarjous on allekirjoitettu. Jos he eivät ole vielä allekirjoittaneet tarjousta, he voivat napsauttaa Tarkista ja allekirjoita tarjous aloittaakseen allekirjoitusprosessin. 
13. Tarjous on allekirjoitettu, mutta sitä ei ole vielä maksettu. Jos laskutus on pois päältä ja  asetus ”Luo sopimukset automaattisesti hyväksytyistä tarjouksista” -asetus on käytössä, sopimustietue luodaan automaattisesti, kun ostaja hyväksyy tarjouksen. Lue lisää sopimusten käytöstä HubSpotissa.
14. Jos tarjouksessa on otettu käyttöön verkkomaksut:
    • Jos laskutus ja asetus Luo sopimukset automaattisesti hyväksytyistä tarjouksista -asetus on käytössä, tarjoukselle luodaan automaattisesti sopimus ja laskut, ja maksu suoritetaan laskun kautta.Sopimuksia käytetään sitten jatkuvan laskutuksen, laskujen luomisen ja maksujen perinnän hallintaan. 
    • Jos laskutus on pois käytöstä, ostaja napsauttaa tarjouksen yläosassa Määritä maksu. Ostaja voi myös sulkea tarjouksen ja palata siihen myöhemmin maksun määrittämiseksi. 

Tarjouksen allekirjoittaminen

tarjousten

hakemistosivulta

Allekirjoittajat voivat allekirjoittaa tarjouksen myös tarjousten hakemistosivulta:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Tarjoukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Tarjoukset.
2. Allekirjoitusta vaativien tarjousten tilana on ”Odottaa allekirjoitusta”. Vie hiiri tarjouksen päälle ja napsauta ”Esikatselu”.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sittenAllekirjoita.
   
   
4. Jatkalainauksen allekirjoittamista.

Tarkista lainauksen allekirjoitustila

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Tarjoukset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Tarjoukset.
2. Vie hiiri allekirjoitusta odottavan tarjouksen päälle ja napsauta Esikatselu. 
3. Tarkastele oikeanpuoleisessa paneelissa allekirjoitustoimintaa kohdassa Allekirjoittajat.
   
   
4. Kun tarjous on allekirjoitettu, voitladata sähköisesti allekirjoitetun tarjouksen PDF-tiedostona.

Huomaa: jos lataat allekirjoitetun tarjouksen, Dropbox Sign poistaa linkit kaikesta hyperlinkitetystä tekstistä, joka sisältyy tarjouksen PDF-version osioihin Saatekirje, Tiivistelmä tai Ehdot. On suositeltavaa lisätä linkitetyn tekstin täydellinen URL-osoite tarjouksen osioihin, jotta linkki on edelleen klikattavissa tarjouksen lataamisen jälkeen.

Asiakas saa kopion allekirjoittamastaan asiakirjasta, kun kaikki vaaditut allekirjoitukset ja vastallekirjoitukset on tehty. Asiakkaan saamaan ilmoitukseen sisältyy linkki allekirjoitettuun asiakirjaan, joka vanhenee tarjouksen voimassaolon päättyessä, sekä PDF-kopio allekirjoitetusta asiakirjasta asiakkaan arkistointia varten.

Seuraavat vaiheet

• Lue lisää tarjousten luomisesta.
• Lue lisää vanhojen tarjousten luomisesta.
• Lue lisää tarjousten hallinnasta.