Jaa tietueet käyttäjien ja tiimien kanssa

Jos haluat antaa käyttäjille pääsyn omien tietueiden lisäksi myös muihin tietueisiin, voit jakaa yksittäisiä tietueita. Voit jakaa HubSpotin määrittelemiä ja mukautettuja objekteja, joilla on tietue-sivu (esim. yhteystiedot, tapaamiset, sopimukset). Kun jaat tietueen käyttäjän tai tiimin kanssa, se antaa käyttäjälle tai tiimin ensisijaisille jäsenille pääsyn tietueeseen kunkin käyttäjän objektioikeuksien mukaisesti. Jos esimerkiksi jaat tietueen sellaisen käyttäjän kanssa, jolla on oikeus tarkastella omia yhteystietojaan mutta ei oikeutta muokata tai poistaa yhteystietoja, hän voi tarkastella tietuetta mutta ei muokata tai poistaa sitä.

Huomaa: tilisi voi käyttää henkilökohtaisia nimiä kullekin objektille (esim. tili yrityksen sijaan). Tässä artikkelissa objekteihin viitataan niiden HubSpotin oletusnimillä.

Jaetut käyttäjät/tiimit -ominaisuuksien käyttöoikeuksien hallinta

Voit hallita, ketkä käyttäjät voivat muokata ominaisuuksia:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.
3. Napsauta Valitse objekti -pudotusvalikkoa ja valitse sitten objekti, jonka ominaisuuksia haluat muokata (esim. Valitse yhteyshenkilö-objekti, kun haluat hallita yhteyshenkilöiden jakamisoikeuksia).
4. Etsi Shared (Jaettu).
5. Valitse ominaisuuksien nimien vasemmalla puolella olevat valintaruudut ja napsauta sitten taulukon yläreunassa olevaa Manage access (Hallitse käyttöoikeuksia ) -painiketta.

6. Päivitä käyttöoikeudet oikeassa paneelissa:
   • Yksityinen vain pääkäyttäjille: Vain pääkäyttäjät voivat tarkastella ja muokata ominaisuutta. Tämä tarkoittaa, että vain ylläpitäjät voivat jakaa tietueita.
   • Allow everyone to view and edit: kaikki käyttäjät tililläsi voivat tarkastella ja muokata ominaisuutta. Tämä tarkoittaa, että kaikki käyttäjät voivat jakaa tietueita.
   • Salli kaikkien tarkastella: Kaikki käyttäjät voivat tarkastella ominaisuuden arvoja, mutta vain ylläpitäjät voivat muokata arvoa. Tämä tarkoittaa, että vain ylläpitäjät voivat jakaa tietueita.
   • Määritä käyttäjille ja tiimeille: Määritä kullekin tiimille tai tietyille käyttäjille sallittu käyttöoikeustaso. Voit antaa vain katseluoikeudet tai sekä katselu- että muokkausoikeudet. Kaikki käyttäjät tai tiimin jäsenet, joilla on katselu- ja muokkausoikeus, voivat jakaa tietueita.
7. Napsauta Tallenna.

Tietueiden jakaminen

Tietueiden jakaminen kohteen indeksisivulla

Voit jakaa tietueita objektin indeksisivulta:

1. Siirry tietueisiin (esim. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.).
2. Valitse jaettavien tietueiden vieressä olevat valintaruudut.
3. Valitse taulukon tai taulun yläreunassa Jaa.

4. Valitse valintaikkunassa käyttäjät ja/tai tiimit, joiden kanssa haluat jakaa tietueen.
5. Vahvista napsauttamalla Jaa.

Tietueiden jakaminen työnkulun kautta

Jos haluat jakaa tietueet automaattisesti käyttäjien ja tiimien kanssa kriteerien perusteella, luo työnkulku, jolla asetetaan Jaetut käyttäjät/tiimit -ominaisuus tietylle kohteelle:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Luo työnkulku, joka perustuu kohteeseen, jossa on jaettavia tietueita.
3. Aseta ilmoittautumiskriteerit.
4. Lisää Muokkaa tietueita -toiminto.
5. Napsauta Muokattava ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Jaetut käyttäjät tai Jaetut tiimit.
6. Napsauta Choose a value -pudotusvalikkoa ja valitse sitten käyttäjät tai tiimit, joiden kanssa tietueet jaetaan automaattisesti.
7. Valitse, lisätäänkö käyttäjät/tiimit nykyisiin valittuihin käyttäjiin/tiimeihin vai korvataanko ne:
   • Valitse Append to current value(s) (Liitä nykyiseen arvoon/nykyisiin arv oihin) lisätäksesi ominaisuuden nykyisiin arvoihin.
   • Valitse Korvaa nykyinen arvo (nykyiset arvot ), jos haluat korvata ominaisuuden nykyiset arvot.

8. Napsauta Tallenna.
9. Viimeistele työnkulun määrittäminen.

Kun työnkulku on julkaistu, jos tietue täyttää ilmoittautumiskriteerit, tietue jaetaan valittujen käyttäjien/tiimien kanssa.

Jaa tietue -toiminnot

Jaa puhelu, kokous, sähköposti, tehtävä tai muistio käyttäjien kanssa. Aktiviteetteja vastaanottavia käyttäjiä kohdellaan omistajina määritettäessä, onko heillä aktiviteetin katselu-, muokkaus- tai poisto-oikeudet. Esim:

• Jos jaat aktiviteetin käyttäjän kanssa, ja tällä käyttäjällä on vain Näytä heidän [aktiviteetti] -oikeudet, hän voi vain tarkastella aktiviteettia.

• Jos jaat tiimin kanssa ja tiimin käyttäjällä ei ole Näytä tiimi [Aktiviteetti]-oikeuksia, hän ei voi tarkastella aktiviteettia.

Tallenteiden aktiviteettien jakaminen:

1. Siirry tietueisiin (esim. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.).
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta keskimmäisessä sarakkeessa Aktiviteetit-välilehteä.
4. Napsauta Toiminnot ja valitse Jaa.
5. Avaa valintaikkuna:
   • Jos haluat jakaa yksittäisten käyttäjien kanssa, napsauta Jaetut käyttäjät -pudotusvalikkoa ja valitse vastaanottajien valintaruudut.
   • Jos haluat jakaa tiimien kanssa, napsauta Shared teams (Jaetut tiimit ) -pudotusvalikkoa ja valitse tiimien valintaruudut.
6. Napsauta Share (Jaa).

Näytä käyttäjät ja tiimit, joilla on tietueen käyttöoikeus

Voit tarkastella, millä käyttäjillä ja tiimeillä on pääsy tiettyyn tietueeseen, seuraavasti:

• tarkastella tietueen Jaetut käyttäjät- ja Jaetut tiimit -ominaisuuksien arvoja.
• Tarkastella tietueen käyttöoikeuspaneelia tietueessa.