Tietueiden muokkaaminen työnkulkujen avulla

Kun olet luonut työnkulun ja määrittänyt rekisteröitymisen laukaisijat, voit päivittää tai tyhjentää tietueen ominaisuusarvot Muokkaa tietueita -toiminnolla . Voit käyttää tätä toimintoa myös arvojen kopioimiseen yhdestä ominaisuudesta toiseen sekä saman tietueen sisällä että siihen liittyvien tietueiden välillä.

Ennen kuin aloitat

• Jos olet ottanut tililläsi käyttöön arkaluonteiset tiedot, voit muokata tietueita käyttämällä arkaluonteisten tietojen ominaisuuksista peräisin olevia personointitunnuksia, mutta et erittäin arkaluonteisia tietoja. Lue lisää siitä, miten arkaluonteisia tietoja käytetään työnkuluissa.
• Kun muokkaat liitettyä tietuetta, kuten kauppaa kontaktipohjaisesta työnkulusta, liitoksen on oltava olemassa ennen Tietueen muokkaus -toimintoa.
• Kun päivität kontaktin oletusarvoista elinkaarivaiheen ominaisuutta, voit asettaa arvon vain myöhemmälle vaiheelle elinkaariputkessa. Jos haluat siirtää kontaktin elinkaarivaihetta taaksepäin, lisää toinen Muokkaa tietuetta -toiminto ja tyhjennä ensin elinkaarivaiheen arvo.
• Jos käytät Muokkaa tietuetta -toimintoa ominaisuusarvon kopioimiseen toiseen ominaisuuteen samassa tietueessa tai liitetyllä tietueella:
  
  • Lähde- ja kohdeominaisuuksien on oltava yhteensopivia. Lue lisää yhteensopivista ominaisuustyypeistä.

• • Lähdeominaisuuden arvon tulee olla täytetty. Jos lähdeominaisuudella ei ole arvoa, kohdeominaisuus voi jäädä tyhjäksi tai saada tyhjän arvon, ja toiminto voi aiheuttaa virheen. On suositeltavaa käyttää haarautumista, jolla tarkistetaan, että ominaisuusarvot on täytetty, ennen ”Muokkaa tietuetta” -toimintoa.

• • Jos haluat kopioida arvoja liitetystä tietueesta siihen liittyviin tietueisiin, liitä tietueet, kun lähdeominaisuus on tiedossa. Ominaisuusarvoja ei päivitetä automaattisesti, kun tietueen ominaisuusarvoa muokataan. Jos haluat päivittää ominaisuusarvon jatkuvasti, ota uudelleenliittämisasetukset käyttöön.
  • Kun kopioidaan liitetyltä tietueelta, työnkulun liitosten valinta määrittää, mitä liitettyä tietuetta käytetään. Esimerkiksi jos useat liitetyt tietueet täyttävät ehdot, arvo voi tulla viimeksi päivitetystä liitetystä tietueesta, ei ensisijaisesta liitetystä tietueesta.

Määritä Muokkaa tietuetta -toiminto

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta olemassa olevan työnkulun nimeä tai luo uusi työnkulku.
3. Määritä rekisteröinnin laukaisijat.
4. Napsauta +-kuvaketta lisätäksesi toiminnon.
5. Laajenna vasemmassa paneelissa CRM-osio napsauttamalla sitä. Napsautasitten Muokkaa tietuetta.
6. Napsauta Kohdeobjekti -pudotusvalik issa ja valitse objektityyppi.
7. Jos olet valinnut liitetyn objektin, napsauta Yhdistys objektiin -pudotusvalikkoa ja valitse yhdistysmerkki. Jos haluat esimerkiksi kohdistaa kaikki liitetyt kaupat yrityskohtaisessa työnkulussa, valitse Kaikki liitetyt kaupat. Lue lisää yhdistysmerkeistä.
   
   

8. Napsauta ” ” -valikkoa ”Property to Edit” ja valitse ominaisuus, jota haluat päivittää. Seuraavat vaiheet vaihtelevat valitun ominaisuustyypin mukaan.

Käytä Muokkaa tietuetta -toimintoa yksittäisen valintaruudun ja muiden valintatyyppisten ominaisuuksien kanssa

• Napsauta Muokattava ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse arvo.
• Napsauta Tyypin muutos -pudotusvalikkoa ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
  
  • Korvaa: poista kaikki aiemmat ominaisuusarvot ja lisää vain valitut ominaisuusarvot.

• • Tyhjennä: tyhjennä kaikki tietueen ominaisuusarvot
• Jos olet valinnut vaihtoehdon, jolla korvataan ominaisuusarvo, napsauta Valitse arvo -pudotusvalikkoa ja valitse korvaava arvo. Tai jos haluat käyttää arvoa toisesta ominaisuudesta, napsauta Valitse datatunnus.
  

Käytä Muokkaa tietuetta -toimintoa, kun valintaruutuominaisuuksia on useita

Jos päivität useita valintaruutuominaisuuksia, voit valita useita vaihtoehtoja:

• Napsauta Muokattava ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse arvo.
• Napsauta Tyypin muutos -pudotusvalikkoa ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
  
  • Liitä: lisää uudet ominaisuusarvot olemassa oleviin ominaisuusarvoihin. Esimerkiksi toiminto on määritetty asettamaan ominaisuusarvoksi vaihtoehto B. Jos kontaktin ominaisuusarvo oli vaihtoehto A, toiminnon suorittamisen jälkeen kontaktilla on sekä vaihtoehto A että vaihtoehto B.
    • Tämä vaihtoehto näkyy vain, kun muokkaat tietueita, jotka ovat samaa tyyppiä kuin rekisteröity tietue. Esimerkiksi, jos päivität rekisteröidyn yhteyshenkilötietueen liitettyjä yhteyshenkilöitä yhteyshenkilöpohjaisessa työnkulussa.
    • Jos päivität muita liitettyjä tietuetyyppejä, kuten liitettyä yritystietuetta kontaktipohjaisessa työnkulussa, lisäysvaihtoehto ei tule näkyviin. Sen sijaan Muuta-tyypiksi asetetaan oletuksena Korvaa.
  • Korvaa: poista kaikki aiemmat ominaisuusarvot ja lisää vain valitut ominaisuusarvot. Esimerkiksi toiminto on määritetty asettamaan ominaisuusarvoksi vaihtoehto B. Jos kontaktin ominaisuusarvo oli vaihtoehto A, toiminnon suorittamisen jälkeen kontaktilla on vain vaihtoehto B.
  • Poista: poistaa tietyt ominaisuusarvot. Esimerkiksi toiminto on määritetty poistamaan ominaisuusarvo vaihtoehto B. Jos kontaktin monivalintaruudun ominaisuusarvot olivat vaihtoehto A ja vaihtoehto B, toiminnon suorittamisen jälkeen kontaktilla on vain vaihtoehto A.
  • Tyhjennä: tyhjentää kaikki ominaisuusarvot tietueen ominaisuudesta
• Jos olet valinnut vaihtoehdon Lisää, Korvaa tai Poista, napsauta Valitse arvo -pudotusvalikkoa ja valitse ne ominaisuusarvot, joihin haluat kohdistaa toiminnon.
  
  

Käytä Muokkaa tietuetta -toimintoa tekstisyöttöominaisuuksien kanssa

• Kirjoita [ominaisuuden nimi] -kenttään ominaisuuden arvo.
• Jos haluat kopioida ja käyttää arvoja toisesta ominaisuudesta, etsi ja valitse ominaisuus Lisää tiedot -paneelista. Voit yhdistää sekä mukautettua tekstiä että arvoja muista ominaisuuksista.
  

Käytä Muokkaa tietuetta -toimintoa päivämääränvalitsinominaisuuksien kanssa

• Käytä toiminnon suorittamispäivää: aseta ominaisuuden arvoksi päivämäärä, jolloin tietue saavuttaa tämän vaiheen työnkulussa.
• Valitse päivämäärä tai päivämääräominaisuus: aseta ominaisuuden arvoksi määritetty päivämäärä. Tätä vaihtoehtoa käytettäessä voit myös kopioida muita päivämääränvalitsimen ominaisuuksia. Napsauta vasemmassa paneelissa päivämääränvalitsinta. Valitse sitten ominaisuus. Et voi valita muita kuin päivämääränvalitsimen ominaisuuksia.
  

Käytä aikaisempien toimintojen tulosteita tietueiden päivittämiseen

• Napsauta Toimintojen tiedot -osiossa Lisää toimintojen tietoja.
• Napsauta toiminnon nimeä ja valitse sitten tulos.
• Voit tyhjentää ominaisuusarvon valitsemalla Tyhjennä olemassa oleva ominaisuusarvo -valintaruudun .

Tyhjennä ominaisuusarvot Muokkaa tietuetta -toiminnolla

• Jos haluat tyhjentää kaikki tietueen ominaisuuden arvot, valitse Tyhjennä olemassa oleva ominaisuusarvo -valintaruutu .
  
  

Esimerkkejä käyttötapauksista

Seuraavissa esimerkeissä kuvataan erilaisia tapoja, joilla voit käyttää Muokkaa tietuetta -toimintoa työnkuluissa monimutkaisempien prosessien automatisointiin:

• Ominaisuusarvojen päivittäminen toimintojen perusteella: päivitä tietueen ominaisuusarvot sisällön kanssa tapahtuvien vuorovaikutusten perusteella. Voit esimerkiksi asettaa yhteyshenkilön toimialaksi arvon ”Rakentaminen”, kun hän lähettää tietyn lomakkeen.
• Ominaisuusarvojen peilaus liitettyjen tietueiden välillä: käytä tätä toimintoa liitettyjen tietueiden ominaisuusarvojen täsmäyttämiseen, jotta tiedot pysyvät ajan tasalla. Voit esimerkiksi kopioida yrityksen ”Toimiala”-ominaisuuden arvon liitetyn kontaktin ”Toimiala”-ominaisuuteen. Työnkulustasi riippuen voit lisätä rekisteröintikriteerin ja ottaa käyttöön uudelleenrekisteröinnin, joka perustuu siihen, että lähdeominaisuus on tiedossa, jolloin ominaisuusarvon muutokset päivitetään jatkuvasti.