Tietueiden muokkaaminen työnkulkujen avulla

Kun olet luonut työnkulun ja määrittänyt rekisteröitymisen laukaisijat, voit päivittää tai tyhjentää tietueen ominaisuusarvot ”Muokkaa tietueita” -toiminnolla . Voit käyttää tätä toimintoa myös arvojen kopioimiseen ominaisuudesta toiseen sekä saman tietueen sisällä että siihen liittyvien tietueiden välillä.

Ennen kuin aloitat

• Jos olet ottanut tililläsi käyttöön arkaluonteiset tiedot, voit muokata tietueita käyttämällä arkaluonteisten tietojen ominaisuuksista peräisin olevia personointitunnuksia, mutta et erittäin arkaluonteisia tietoja. Lue lisää siitä, miten arkaluonteisia tietoja käytetään työnkuluissa.
• Kun muokkaat liitettyä tietuetta, kuten kauppaa kontaktipohjaisesta työnkulusta, liitoksen on oltava olemassa ennen Tietueen muokkaus -toimintoa.
• Kun päivität kontaktin oletusarvoista Elinkaarivaihe-ominaisuutta, voit asettaa arvon vain myöhemmälle vaiheelle myyntiputkessa. Jos haluat siirtää kontaktin elinkaarivaihetta taaksepäin, lisää toinen Muokkaa tietuetta -toiminto ja tyhjennä ensin Elinkaarivaihe-arvo.
• Jos käytät Muokkaa tietuetta -toimintoa ominaisuusarvon kopioimiseen toiseen ominaisuuteen samassa tietueessa tai liitetyllä tietueella:
  
  • Lähde- ja kohdeominaisuuksien on oltava yhteensopivia. Lue lisää yhteensopivista ominaisuustyypeistä.

• • Lähdeominaisuuden arvon tulee olla täytetty. Jos lähdeominaisuudella ei ole arvoa, kohdeominaisuus saattaa jäädä tyhjäksi tai saada tyhjän arvon, ja toiminto saattaa aiheuttaa virheen. On suositeltavaa käyttää haaraa, joka tarkistaa, että ominaisuusarvot on täytetty, ennen ”Muokkaa tietuetta” -toimintoa.
  • Jos haluat kopioida arvoja liitetystä tietueesta siihen liittyviin tietueisiin, liitä tietueet, kun lähdeominaisuus on tiedossa. Jos haluat päivittää ominaisuuden arvoa jatkuvasti, ota uudelleenliittämisasetukset käyttöön.
  • Kun kopioidaan liitetyltä tietueelta, työnkulun liitosten valinta määrittää, mitä liitettyä tietuetta käytetään. Esimerkiksi jos useat liitetyt tietueet täyttävät ehdot, arvo voi tulla viimeksi päivitetystä liitetystä tietueesta, ei ensisijaisesta liitetystä tietueesta.

Tietueen muokkaus -toiminnon määrittäminen

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Automaatio > Työnkulut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Automaatio > Työnkulut.
2. Napsauta olemassa olevan työnkulun nimeä tai luo uusi työnkulku.
3. Määritä rekisteröitymisen laukaisijat.
4. Napsauta +-kuvaketta lisätäksesi toiminnon.
5. Laajenna vasemmassa paneelissa CRM-osio napsauttamalla sitä. Napsautasitten Muokkaa tietuetta.
6. Napsauta Kohdeobjekti -pudotusvalik -kohdassa ja valitse objektityyppi.
7. Jos olet valinnut liitetyn objektin, napsauta Association to object -pudotusvalikkoa ja valitse liitetunniste. Lue lisää liitetunnisteista.
   
   

8. Napsauta ” ” -valikkoa ”Property to Edit” ja valitse ominaisuus, jota haluat päivittää. Seuraavat vaiheet vaihtelevat valitun ominaisuustyypin mukaan.

Tietueen muokkaustoiminnon käyttäminen yksittäisen valintaruudun ja muiden valintatyyppisten ominaisuuksien kanssa

• Napsauta Muokattava ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse arvo.
• Napsauta Tyypin muutos -pudotusvalikkoa ja valitse jokin seuraavista:
  
  • Korvaa: poista kaikki aiemmat ominaisuusarvot ja lisää vain valitut ominaisuusarvot.

• • Tyhjennä: tyhjennä kaikki tietueen ominaisuusarvot
• Jos olet valinnut vaihtoehdon, jolla korvataan ominaisuusarvo, napsauta Valitse arvo -pudotusvalikkoa ja valitse korvaava arvo. Tai jos haluat käyttää arvoa toisesta ominaisuudesta, napsauta Valitse datatunnus.
  

Kuinka käyttää Muokkaa tietuetta -toimintoa useiden valintaruutuominaisuuksien kanssa

Jos päivität useita valintaruutuominaisuuksia, voit valita useita vaihtoehtoja:

• Napsauta Muokattava ominaisuus -pudotusvalikkoa ja valitse arvo.
• Napsauta Tyypin muutos -pudotusvalikkoa ja valitse jokin seuraavista:
  
  • Liitä: lisää uudet ominaisuusarvot olemassa oleviin ominaisuusarvoihin. Esimerkiksi toiminto on määritetty asettamaan ominaisuusarvoksi vaihtoehto B. Jos kontaktin ominaisuusarvo oli vaihtoehto A, toiminnon suorittamisen jälkeen kontaktilla on sekä vaihtoehto A että vaihtoehto B.
    • Tämä vaihtoehto näkyy vain, kun muokkaat tietueita, jotka ovat samaa tyyppiä kuin rekisteröity tietue. Esimerkiksi, jos päivität rekisteröidyn yhteyshenkilötietueen liitettyjä yhteyshenkilöitä yhteyshenkilöpohjaisessa työnkulussa.
    • Jos päivität muita liitettyjä tietuetyyppejä, kuten liitettyä yritystietuetta kontaktipohjaisessa työnkulussa, lisää-vaihtoehto ei tule näkyviin. Sen sijaan Muuta-tyypiksi asetetaan oletuksena Korvaa.
  • Korvaa: poista kaikki aiemmat ominaisuusarvot ja lisää vain valitut ominaisuusarvot. Esimerkiksi toiminto on määritetty asettamaan ominaisuusarvoksi vaihtoehto B. Jos kontaktin ominaisuusarvo oli vaihtoehto A, toiminnon suorittamisen jälkeen kontaktilla on vain vaihtoehto B.
  • Poista: poistaa tietyt ominaisuusarvot. Esimerkiksi toiminto on määritetty poistamaan ominaisuusarvo vaihtoehto B. Jos kontaktin monivalintaruudun ominaisuusarvot olivat vaihtoehto A ja vaihtoehto B, toiminnon suorittamisen jälkeen kontaktilla on vain vaihtoehto A.
  • Tyhjennä: tyhjentää kaikki ominaisuusarvot tietueen ominaisuudesta
• Jos olet valinnut vaihtoehdon Lisää, Korvaa tai Poista, napsauta Valitse arvo -pudotusvalikkoa ja valitse ne ominaisuusarvot, joihin haluat kohdistaa toiminnon.
  
  

Tietueen muokkaustoiminnon käyttö tekstisyöttöominaisuuksien kanssa

• Kirjoita [ominaisuuden nimi] -kenttään ominaisuuden arvo.
• Jos haluat kopioida ja käyttää arvoja toisesta ominaisuudesta, etsi ja valitse ominaisuus Lisää tiedot -paneelista. Voit yhdistää sekä mukautettua tekstiä että arvoja muista ominaisuuksista.
  

Kuinka käyttää ”Muokkaa tietuetta” -toimintoa päivämääränvalitsinominaisuuksien kanssa

• Käytä toiminnon suorittamispäivää: aseta ominaisuuden arvoksi päivämäärä, jolloin tietue saavuttaa tämän vaiheen työnkulussa.
• Valitse päivämäärä tai päivämääräominaisuus: aseta ominaisuuden arvoksi määritetty päivämäärä. Tätä vaihtoehtoa käytettäessä voit myös kopioida muita päivämääränvalitsimen ominaisuuksia. Napsauta vasemmassa paneelissa päivämääränvalitsinta. Valitse sitten ominaisuus. Et voi valita muita kuin päivämääränvalitsimen ominaisuuksia.
  

Kuinka käyttää aikaisempien toimintojen tulosteita tietueiden päivittämiseen

• Napsauta Toimintotiedot -osiossa Lisää toimintotietoja.
• Napsauta toiminnon nimeä ja valitse sitten tulos.
• Voit tyhjentää ominaisuusarvon valitsemalla Tyhjennä olemassa oleva ominaisuusarvo -valintaruudun .

Ominaisuusarvojen tyhjentäminen Muokkaa tietuetta -toiminnolla

• Tyhjennä kaikki tietueen ominaisuuden arvot valitsemalla Poista olemassa oleva ominaisuusarvo -valintaruutu .
  
  

Millä eri tavoilla ”Muokkaa tietuetta ” -toimintoa voidaan käyttää?

Seuraavissa esimerkeissä kuvataan erilaisia tapoja, joilla voit käyttää ”Muokkaa tietuetta” -toimintoa työnkuluissa monimutkaisempien prosessien automatisointiin:

• Päivitä ominaisuusarvoja toimintojen perusteella: päivitä tietueen ominaisuusarvoja sisällön kanssa tapahtuvien vuorovaikutusten perusteella. Voit esimerkiksi asettaa kontaktin toimialaksi esimerkiksi ”Rakentaminen”, kun hän lähettää tietyn lomakkeen.
• Peilaa ominaisuusarvoja liitettyjen tietueiden välillä: käytä tätä toimintoa liitettyjen tietueiden ominaisuusarvojen täsmäyttämiseen, jotta tiedot pysyvät ajan tasalla. Voit esimerkiksi kopioida yrityksen ”Toimiala”-ominaisuuden arvon liitetyn kontaktin ”Toimiala”-ominaisuuteen. Työnkulustasi riippuen voit lisätä rekisteröintikriteerin ja ottaa käyttöön uudelleenrekisteröinnin, kun lähdeominaisuus on tiedossa, jolloin ominaisuusarvojen muutokset päivitetään jatkuvasti.