Muotoile tietosi työnkulkujen avulla

Korjaa, muotoile ja ylläpidä CRM-tietojasi tietojen muotoilun työnkulun toiminnon avulla. Voit esimerkiksi tehdä yhteystietojen tai yritysten nimistä isoja kirjaimia tai laskea arvoja ominaisuuksien perusteella.

Voit myös muuntaa tietoja yksirivisiksi tai monirivisiksi tekstiominaisuuksiksi tai muotoilla ja lisätä tietoja Google-taulukkolaskentataulukkoon.

Tietojen muotoilu työnkulkujen avulla on kaksivaiheinen prosessi. Ensin valmistelet tiedot määrittämällä tietojen muotoilutoiminnon. Sen jälkeen määrität toisen työnkulun toiminnon tietojen käyttämistä varten.

Muotoile tiedot oletusmuotoiluvaihtoehdoilla

Voit muotoilla tiedot oletusmuotoiluvaihtoehdoilla:

• Napsauta olemassa olevan työnkulun nimeä tai luo uusi työnkulku.
• Lisää työnkulun toiminto työnkulkueditorissa napsauttamalla + plus-kuvaketta .
• Valitse Toiminnot-paneelissa Data ops -osiosta Format data (Muotoile tiedot ).
• Varmista oikeassa paneelissa, että Custom mode -kytkin on pois päältä.
• Valitse vasemmassa paneelissa muotoiltava ominaisuus tai arvo:
  • Jos haluat muotoilla kirjattujen tietueiden ominaisuuksien arvoja, napsauta Näytä ominaisuudet tai toimintolähdöt pudotusvalikosta ja valitse Kirjattu tietue. Valitse sitten ominaisuus.
  • Jos haluat muotoilla aiempien toimintojen tulokset, napsauta Näytä ominaisuudet tai Toimintatulokset -pudotusvalikosta ja valitse Toimintatulokset. Laajenna sitten Edellisen toiminnon nimi napsauttamalla ja valitse sitten toiminnon tuotos.

• Napsauta Format (Muotoile ) -pudotusvalikkoa ja valitse muotoiluvaihtoehto.

• Napsauta pudotusvalikkoa Output type (Lähtötyyppi ) ja valitse sitten lähtötyyppi. Valitusta muotoiluvaihtoehdosta riippuen tiedot voidaan muotoilla tekstiksi, numeroksi, päivämääräksi tai päiväysarvoksi.
  
  

• Voit tallentaa muotoillut tiedot automaattisesti olemassa olevaan ominaisuuteen:
  • Valitse Kyllä, tallenna arvo ominaisuuteen -valintaruutu.
  • Valitse ylhäällä Tallenna ja jatka. Tämä luo automaattisesti uuden Muokkaa tietuetta -toiminnon. Toiminnon kentät täytetään oletusarvoisesti automaattisesti ja asetetaan päivittämään sama tietue ja ominaisuus. Voit mukauttaa tätä toimintoa lisää, lisätietoja Muokkaa tietuetta -toiminnon käytöstä.

• • Napsauta sitten Tallenna.

• Kun olet määrittänyt toimintosi, valitse Tallenna.
  
  

Oletusmuotoiluvaihtoehdot

Kun käytät Muotoile tiedot -toimintoa, seuraavat oletusmuotoiluvaihtoehdot ovat käytettävissä:

• Lisää numero: Lisää tietty numero ominaisuuteen tai arvoon. Kirjoita haluamasi arvo lisättävä numero -kenttään.
• Lisää aikamäärä: Lisää aikamäärä (esim. tunnit, päivät) datetime-arvoon. Kirjoita aikamäärä lisättävä määrä -kenttään ja valitse aikayksikkö aikayksikön avulla pudotusvalikosta.
• Luvun n:nnen juuren laskeminen: luvun juuren arvon laskeminen. Kirjoita juuriluku N:nnen juuren numero -kenttään.
• Iso alkukirjain: Kirjoita arvon ensimmäinen kirjain isolla alkukirjaimella. Kaikki muut arvon merkit muutetaan pieniksi. Toimii vain latinalaisissa aakkosissa oleville merkeille.
• Vaihda kaikki merkit pieniksi: vaihda kaikki arvon merkit pieniksi. Toimii vain latinalaisissa aakkosissa oleville merkeille.
• Vaihda kaikki merkit isoihin kirjaimiin: vaihda kaikki arvon merkit isoihin kirjaimiin. Toimii vain latinalaisissa aakkosissa oleville merkeille.
• Vaihda otsikkokirjaimiin: vaihda arvo otsikkokirjaimiin. Arvon jokaisen sanan ensimmäinen kirjain kirjoitetaan isolla alkukirjaimella, kaikki muut merkit muutetaan pieniksi. Toimii vain latinalaisissa aakkosissa oleville merkeille.
• Convert to Unix timestamp: muuntaa arvon Unixin aikaleimaksi.
• Leikkaa merkki tai useita merkkejä: poista tietyt merkit arvosta. Kirjoita poistettavat merkit Leikattavat merkit -kenttään. Esimerkiksi postinumeron 02145 kohdalla voit kirjoittaa kenttään 02, jolloin arvoksi tulee 145.
• Jaa luku: jaa arvo tietyllä luvulla. Kirjoita luku, jolla haluat jakaa, Number to divide by -kenttään.
• Escape ja URL-koodaus: palauttaa arvon URL-koodatussa muodossa. Esimerkiksi hello worldista hello%20world.
• Muotoile päivämäärä ja kellonaika: muuttaa arvon päivämäärämuodon.
  • Päivämäärämuoto: arvon uusi päivämäärämuoto.
  • Aikavyöhyke: aikavyöhyke, johon arvo on muotoiltava IANA TZDB -muodossa. Palauttaa oletusarvoisesti UTC-ajan.
  • Locale: arvolle käytettävä lokaliteetti, kuten en-US tai hi-IN.
• Hae luvun absoluuttinen arvo: Palauttaa luvun absoluuttisen arvon. Voit käyttää tätä vaihtoehtoa varmistaaksesi, että luku on positiivinen.
• Kerrotaan luvulla: kerro arvo tietyllä luvulla. Kirjoita luku, jolla haluat kertoa, Number to multiply by -kenttään.
• Poista HTML-tunnisteet: Poista kaikki HTML-tunnisteet arvosta.
• Merkkien korvaaminen: Etsi ja korvaa tietyt merkit arvossa.
  • Korvattavat merkit: korvattavan arvon merkkijono.
  • Korvattavat merkit: korvattava arvo määritetyille korvattaville merkeille.
  • Korvattavien tapausten määrä: korvattavien merkkien arvojen korvauskertojen lukumäärä. Oletusarvoisesti kaikki merkin esiintymät korvataan.
• Luvun pyöristäminen: suurenna tai pienennä arvoa lähimpään määriteltyyn desimaaliin.
  • Pyöristettävä desimaaliluku: Valitse, pyöristetäänkö kokonaislukuun vai valitaanko pyöristettävä desimaaliarvo.
  • Pyöristysmenetelmä: Valitse seuraavista vaihtoehdoista: Pyöristä aina ylöspäin, Pyöristä aina alaspäin tai Pyöristä lähimpään numeroon.
• Vähennä aikamäärä: Voit vähentää aikamäärän päivämääräominaisuudesta. Kirjoita arvo vähennettävä määrä -kenttään ja valitse aikayksikkö aikayksikkö -kentästä.
• Testaa, onko luku jaollinen: Tarkista, onko arvo jaollinen määritetyllä luvulla. Kirjoita tarkistettava luku Number to divide by -kenttään.
• Trim leading and trailing whitespace: poista kaikki johtavat ja perässä olevat välilyönnit arvosta.

Muotoile tietosi mukautetulla kaavalla

Tietojen muotoileminen mukautetulla kaavalla:

• Napsauta olemassa olevan työnkulun nimeä tai luo uusi työnkulku.
• Lisää työnkulun toiminto työnkulkueditorissa napsauttamalla + plus-kuvaketta .
• Valitse Toiminnot-paneelissa Data ops -osiosta Format data (Muotoile tiedot ).
• Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa, kun haluat kytkeä Mukautettu-tilan päälle.
• Kirjoita kaava-alueelle mukautettu kaava.
• Lisää jokin seuraavista elementeistä kaavaasi valitsemalla Lisää:
  • Toiminnon lähtö: saman työnkulun aikaisemman toiminnon lähtöarvo.
  • HubSpot-ominaisuus: kirjattuun tietueeseen kuuluva ominaisuusarvo.
  • Toiminto: kaavan määrittämiseen käytetty operaattori, kuten ensimmäisen kirjaimen isolla alkukirjaimella kirjoittaminen tai numeron lisääminen.
• Esikatselukuvassa näkyy automaattisesti esimerkkitulos:
  • Jos kaava käyttää muuttujaa, kuten ominaisuuden arvoa, esikatselu näyttää automaattisesti tuloksen, jossa käytetään oletusarvoja.
  • Jos haluat nähdä esikatselun, jossa on muita esimerkkejä, valitse Muokkaa esimerkkitietoja ja anna eri testiarvo kullekin kentälle.

• Voit tallentaa muotoillut tiedot automaattisesti olemassa olevaan ominaisuuteen:
  • Valitse Kyllä, tallenna arvo ominaisuuteen -valintaruutu.
  • Valitse ylhäällä Tallenna ja jatka. Tämä luo automaattisesti uuden Muokkaa tietuetta -toiminnon. Toiminnon kentät täytetään oletusarvoisesti automaattisesti ja asetetaan päivittämään sama tietue ja ominaisuus. Voit muokata tätä toimintoa lisää, lisätietoja Edit record -toiminnon käytöstä.

• Kun olet määrittänyt toimintosi, valitse Tallenna.

Esimerkkejä mukautetuista kaavoista

Mukautettujen kaavojen avulla voit mukauttaa monimutkaisia muotoiluvaihtoehtoja tulosteisiin. Lue lisää toiminnoista, joita voit käyttää mukautettujen kaavojen kanssa. Voit laskea esimerkiksi seuraavat:

• Erikoismerkkien poistaminen puhelinnumeroista: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Myyntiedustajan provision määrän laskeminen: ([Amount] * [commission_rate])

• Eri ominaisuuksien merkkijonojen arvojen yhdistäminen: concat([company_name], [month_and_year])

Huomaa: vaikka toiminnot on mahdollista kopioida ja liittää Kaava-osioon, kaikki käytetyt merkit, kuten Toimintolähdöt tai HubSpot-ominaisuudet , on lisättävä manuaalisesti.

Käytä muotoiltuja tietoja

Kun olet lisännyt Muotoile tiedot -toiminnon, sinun on määritettävä lisätoimintoja muotoiltujen tietojen käyttämiseksi. Format data -toiminnossa voit päivittää automaattisesti olemassa olevan ominaisuuden muotoilluilla tiedoilla.

Voit myös lisätä muotoillut tiedot Google Sheet -taulukkoon, jos olet asentanut Google Sheets -integraation.

Päivitä olemassa olevat ominaisuudet muotoilluilla tiedoilla

Määritä Kopioi ominaisuuden arvo -toiminto päivittääksesi ominaisuudet uusilla muotoilluilla tiedoilla. Toiminto voi käyttää minkä tahansa aikaisemman Muotoile tiedot -toiminnon muotoiltuja tietoja.

• Napsauta olemassa olevan työnkulun nimeä tai luo uusi työnkulku.
• Lisää työnkulun toiminto työnkulkueditorissa napsauttamalla plus-kuvaketta + .
• Valitse Toiminnot-paneelista Kopioi ominaisuuden arvo.
• Napsauta vasemmassa paneelissa Ominaisuus tai arvo, joka kopioidaan pudotusvalikosta, ja laajenna sitten Muotoile data -toiminto napsauttamalla sitä. Jos haluat käyttää aiemmin muotoiltua arvoa, valitse [tulostyyppi] arvo.
• Napsauta Kohdeominaisuuden tyyppi -pudotusvalikkoa ja valitse sitten ominaisuustyyppi, johon haluat kopioida tiedot.
• Napsauta Ominaisuus kopioi "[tulostyyppi] arvo" -pudotusvalikkoon valitaksesi ominaisuuden, jonka haluat päivittää. Voit luoda uuden ominaisuuden valitsemalla Luo uusi [objekti]-ominaisuus.
• Napsauta Tallenna.

Kun Kopioi ominaisuuden arvo -toiminto on määritetty, työnkulku voi nyt käyttää aiemmin muotoiltuja arvoja CRM-ominaisuuksien päivittämiseen.

Muotoiltujen tietojen lisääminen Google Sheets -taulukkoon

Jos olet asentanut Google Sheets -integraation, voit lisätä muotoiltuja tietoja suoraan laskentataulukkoon päivittämättä mitään ominaisuuksia HubSpotissa. Jos esimerkiksi arkissa olevien yhteystietojen nimet on muotoiltava pienellä, mutta haluat silti, että niiden nimet pysyvät isolla HubSpotissa.

Voit liittää Google Sheets -sovelluksen App Marketplace -sovelluskaupasta tai työnkulusta.

• Napsauta olemassa olevan työnkulun nimeä tai luo uusi työnkulku.
• Napsauta työnkulkueditorissa plus-kuvaketta + lisätäksesi työnkulun toiminnon.
• Valitse Toiminnot-paneelista Luo Google Sheet -rivi.
• Napsauta pudotusvalikkoa Taulukkolaskenta. Valitse sitten laskentataulukko, johon haluat lähettää tiedot. Voit valita laskentataulukoista, jotka ovat sen käyttäjän omistuksessa tai jotka on jaettu sen käyttäjän kanssa, joka on yhdistänyt Google Sheetsin HubSpotiin.
• Napsauta avattavaa Arkki-valikkoa. Valitse sitten arkki, johon haluat lähettää tiedot. Sheet-kenttä viittaa taulukkolaskentataulukon alareunassa oleviin välilehtiin.
• Määritä Google-arkkisi rivit käyttämään muotoiltuja tietoja:
  • Napsauta Header (Otsikko ) -pudotusvalikkoa. Valitse sitten vastaavat sarakkeet Google-arkistossasi.
  • Napsauta Ominaisuus-kenttää .
  • Napsauta tietopaneelissa Näytä ominaisuudet tai toimintojen tulosteet -pudotusvalikkoa ja valitse toimintojen tulosteet.
  • Laajenna Muotoile tiedot -toiminto napsauttamalla sitä. Jos haluat käyttää aiemmin muotoiltua arvoa, valitse [tulostyyppi] arvo. Tämä toiminto voi käyttää minkä tahansa aikaisemman Muotoile data -toiminnon muotoiltuja tietoja.
  • Toista, kunnes olet saanut uuden rivin valmiiksi.
• Napsauta Tallenna.
  

Kun Luo Google Sheet -rivi -toiminto on määritetty, työnkulku voi nyt käyttää aiemmin muotoiltuja arvoja uusien rivien lisäämiseen Google Sheet -arkkiin vaikuttamatta olemassa oleviin ominaisuuksiin. Lue lisää tietojen lisäämisestä Google Sheet -taulukkoon työnkulkujen avulla.