Associer des fiches d'informations

Dans HubSpot, il existe des objets CRM standard : les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets. Si votre compte dispose d'un abonnement Enterprise, vous pouvez également créer des objets personnalisés. Pour suivre les relations entre ces objets, vous pouvez associer leurs fiches d'informations. Les associations sont toujours bidirectionnelles (c'est-à-dire que si l'enregistrement A est associé à l'enregistrement B, l'enregistrement B est également associé à l'enregistrement A) et peuvent être visualisées dans chaque enregistrement dans la barre latérale droite.

Exemples de situations où des fiches d'informations peuvent être associées :

• Lors d'une vente, vous communiquez par e-mail avec trois personnes de la même entreprise. Dans HubSpot, vous associez la transaction aux trois fiches d'informations de contact et à la fiche d'informations d'entreprise.
• Lorsque vous traitez une plainte d'un client, vous communiquez par e-mail avec deux personnes. Ces personnes sont également impliquées dans une vente avec votre entreprise. Dans HubSpot, vous pouvez associer la fiche d'informations du ticket aux deux fiches d'informations de contact et à la fiche d'informations de la transaction.
• Un contact est un conseiller d'une entreprise et un employé d'une autre entreprise. Dans HubSpot, vous pouvez associer le contact aux deux entreprises. Vous pouvez définir l'employeur comme son entreprise principale et, si vous disposez d'un compte Pro ou Entreprise, vous pouvez le désigner comme conseiller pour l'autre entreprise.

Vous pouvez également associer les activités dans la chronologie d'une fiche d'informations afin qu'elles apparaissent dans une autre fiche d'informations. Si les fiches d'informations sont déjà associées, certaines activités seront automatiquement associées aux fiches d'informations associées. Si vous utilisez un appareil mobile, découvrez comment gérer les associations dans l'application mobile HubSpot.

A noter : le nombre d'associations par enregistrement dépend de l' objet et de votre abonnement HubSpot.

Ajouter des associations sur un enregistrement individuel

Pour ajouter des associations à un enregistrement :

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom de l'enregistrement pour lequel vous voulez ajouter des associations.
• Dans le panneau de droite, recherchez la section d'objet concernée et cliquez sur Ajouter. Par exemple, si vous souhaitez associer une transaction à la fiche d'informations que vous consultez, recherchez la section Transactions et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez créer une nouvelle fiche d'informations pour l'associer ou associer une fiche d'informations existante à la fiche d'informations.

• Pour créer un nouvel enregistrement à associer, dans l'onglet Créer un nouvel enregistrement, saisissez les informations dans les champs, puis cliquez sur Créer. Vous pouvez cliquer sur Créer et ajouter un autre pour créer et associer cet enregistrement, et commencer à en créer et à en associer un autre.

• Pour associer un enregistrement existant, dans l'onglet Ajouter existant, recherchez l'enregistrement que vous souhaitez associer, puis cochez les cases situées à côté des enregistrements dans les résultats de la recherche. Vous disposerez également de recommandations basées sur des associations et des propriétés communes telles que le nom, l'adresse e-mail et le domaine de l'entreprise.
  

• • Si vous associez plusieurs entreprises existantes à un enregistrement, vous pouvez procéder de l'une des manières suivantes :

• • • Pour définir l'entreprise principale, sélectionnez Définir comme entreprise principale de [fiche d'informations] pour l'entreprise que vous souhaitez définir comme principale. Apprenez-en davantage sur la manière dont la société principale est définie et utilisée.
    • Pour remplacer l'entreprise principale existante par une entreprise que vous associez, sélectionnez la case à cocher Remplacer [entreprise] comme entreprise principale de [fiche d'informations]. L'entreprise primaire précédente sera toujours associée à l'enregistrement, mais ne sera plus étiquetée comme primaire.

• • Si vous souhaitez étiqueter cette association(Professional et Enterprise uniquement), cliquez sur +Addassociation label. Dans le menu déroulant, sélectionnez un libellé approprié. Si aucun libellé existant ne décrit précisément la relation entre la fiche d'informations et l'entreprise, cliquez sur Gérer les libellés d'association pour créer un nouveau libellé.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Modifier ou supprimer des associations sur un enregistrement

Pour mettre à jour ou supprimer une association :

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations pour laquelle vous souhaitez modifier les associations.
• Dans le panneau droit de l'enregistrement, survolez la carte d'association, puis cliquez sur Plus:

• • Définir comme primaire (entreprises uniquement) : pour les entreprises associées, sélectionnez cette option pour rendre l' association d'entreprises primaire. Dans la boîte de dialogue, cochez la case si vous remplacez une autre société, puis cliquez sur Mettre à jour.
  • Supprimer comme primaire (Sociétés uniquement) : sélectionnez cette option pour supprimer l'association de la société comme primaire. Pour sélectionner une nouvelle société primaire, dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez la société, puis cliquez surMettre à jour. L'entreprise primaire d'origine sera toujours associée à l'enregistrement, mais ne sera plus libellée comme primaire.

Remarque : pour les enregistrements de contact, une association primaire de l'entreprise est requise. Si un contact a plusieurs entreprises associées et que vous supprimez une entreprise comme principale, vous devez sélectionner une autre entreprise principale. Si un contact n'a qu'une seule société associée, cette société est primaire par défaut et vous ne pouvez pas supprimer le libellé primaire.

• • Modifier les libellés d'association(Professional et Enterprise uniquement) : sélectionnez cette option pour mettre à jour le libellé d'association. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un nouveau libellé ou cliquez sur X pour supprimer un libellé. Cliquez sur Mettre à jour. Vous pouvez également définir des étiquettes d'association en masse via un import.
  • Supprimer l'association : sélectionnez cette option pour supprimer l'association. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'association. Si l'association que vous supprimez est une entreprise principale, utilisez le menu déroulant pour choisir une nouvelle entreprise principale.

Associer des fiches d'informations en masse

Il existe plusieurs façons d'associer des fiches d'informations en masse :

• Associer des fiches d'informations via un import, qui inclut la possibilité d'importer des étiquettes d'association. Les fiches d'informations de votre import peuvent être nouvelles ou existantes. Découvrez comment HubSpot identifie et déduplique les fiches d'informations existantes.
• Associer des fiches d'informations via une API. 
• Activez le paramètre pour associer automatiquement les fiches d'informations de contact et d'entreprise en fonction du domaine de l'entreprise.

Afficher les associations de fiches d'informations sur une page index

Vous pouvez afficher les fiches d'informations associées en masse sur la page index de chaque objet dans les colonnes [Objets] associés. Si une fiche d'informations comprend plusieurs entreprises associées, toutes les entreprises sont affichées dans la colonne Entreprises associées des pages index de la fiche d'informations. L'entreprise principale sera également affichée comme Entreprise principale dans la page index des contacts.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.

• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Pour afficher toutes les fiches d'informations d'un objet spécifique associé à vos fiches d'informations, accédez à la colonne [Objets] associés. Pour afficher l'association de l'entreprise principale de vos contacts, sur la page index des contacts, accédez à la colonne Entreprise principale. Si vous ne voyez pas ces colonnes :
  • Au-dessus du tableau, cliquez sur Actions du tableau, puis sélectionnez Modifier les colonnes. 
  • Dans la boîte de dialogue, sur la gauche, sélectionnez la case à cocher à côté de [Objets] associés. Si vous êtes sur la page index des contacts, vous pouvez également sélectionner la case à cocher à côté de Entreprise principale.
  • Cliquez sur Appliquer. Découvrez-en davantage sur la personnalisation du tableau.
• Dans les colonnes :
  
  • [Objets] associés : cliquez sur le bouton [x] fiches d'informations pour afficher toutes les associations de la fiche d'informations pour cet objet. Dans la boîte contextuelle, cliquez sur le nom pour afficher la fiche d'informations.
  • Entreprise principale : sur la page index des contacts, cliquez sur le nom de l'entreprise principale pour afficher la fiche d'informations d'entreprise.

Afficher l'historique des associations d'une fiche d'informations

Vous pouvez consulter l'historique des associations de vos fiches d'informations de contact, d'entreprise, de ticket et de transaction, y compris les fiches d'informations et engagements associés. Vous pouvez également consulter la date d'association initiale des fiches d'informations et la source de l'association.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Afficher l'historique des associations.

• Dans le menu déroulant Sélectionner un objet, sélectionnez un objet ou un engagement pour consulter les fiches d'informations ou activités de ce type associées à la fiche d'informations.
• Dans le tableau, vous pouvez voir le nom de chaque fiche d'informations ou activité associée, son ID d'objet, le mode de mise à jour (Créé ou Supprimé) ainsi que la date et l'heure de la mise à jour. Vous pouvez également afficher la source de la mise à jour, qui sera l'une des suivantes : 
  • Utilisateur : l'association a été mise à jour manuellement par un utilisateur. La source comprendra le nom de l'utilisateur ou, s'il est inconnu, l'ID de l'utilisateur.
  • Suppression de l'objet : l'association a été mise à jour car la fiche d'informations ou l'activité a été supprimée.
  • Fusion de l'objet : l'association a été mise à jour à la suite de la fusion de fiches d'informations.
  • Restauration de l'objet : l'association a été mise à jour suite à une restauration de la fiche d'informations.
  • Import : l'association a été mise à jour via un import.
  • Association automatique par domaine : pour les contacts et les entreprises, l'association a été mise à jour automatiquement par HubSpot sur la base du domaine de l'entreprise. 
  • API : l'association a été mise à jour via l'API.
  • Travail : l'association a été mise à jour via une automatisation interne.
  • Migration : l'association a été mise à jour via une migration de données.
  • Inconnue : la source de l'association n'a pas pu être déterminée.

• Pour copier un lien vers une fiche d'informations ou un engagement dans le tableau, passer le curseur sur l'association, puis cliquez sur l'icône Copier duplicate.
• Pour afficher l'historique complet d'une association spécifique, passez le curseur sur la fiche d'informations ou l'engagement, puis cliquez sur Afficher l'historique. Dans le panneau de droite, affichez les détails de chaque mise à jour de l'association avec votre fiche d'informations, triés du plus récent au plus ancien.