Associer des fiches d'informations

Dans HubSpot, il existe des objets CRM standard : contacts, entreprises, transactions, tickets et objets personnalisés. Pour suivre les relations entre ces objets, vous pouvez associer leurs fiches d'informations. Les associations sont toujours bidirectionnelles (la fiche d'informations A est associée à la fiche d'informations B et vice versa) et peuvent être consultées dans chaque fiche d'informations dans le panneau de droite.

Remarque : À partir du 18 avril 2022, tous les comptes HubSpot auront accès aux améliorations apportées aux associations, notamment la possibilité d'associer plusieurs entreprises à une fiche d'informations et de créer des libellés d'association (Pro et Entreprise uniquement). Découvrez-en davantage sur la nouvelle fonctionnalité et l'impact sur votre compte.

Exemples de situations où des fiches d'informations peuvent être associées :

• Lors d'une vente, vous communiquez par e-mail avec trois personnes de la même entreprise. Dans HubSpot, vous associez la transaction aux trois fiches d'informations de contact et à la fiche d'informations d'entreprise.
• Lorsque vous traitez une plainte d'un client, vous communiquez par e-mail avec deux personnes. Ces personnes sont également impliquées dans une vente avec votre entreprise. Dans HubSpot, vous pouvez associer la fiche d'informations du ticket aux deux fiches d'informations de contact et à la fiche d'informations de la transaction.
• Un contact est un conseiller d'une entreprise et un employé d'une autre entreprise. Dans HubSpot, vous pouvez associer le contact aux deux entreprises. Vous pouvez définir l'employeur comme son entreprise principale et, si vous disposez d'un compte Pro ou Entreprise, vous pouvez le désigner comme conseiller pour l'autre entreprise.

Vous pouvez également associer les activités dans la chronologie d'une fiche d'informations afin qu'elles apparaissent dans une autre fiche d'informations. Si les fiches d'informations sont déjà associées, certaines activités seront automatiquement associées aux fiches d'informations associées.

Ajouter, modifier ou supprimer des associations sur des fiches d'informations individuelles

Pour gérer les associations d'une fiche d'informations sur votre bureau :

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts, puis cliquez sur le menu déroulant dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez le nom de l'objet personnalisé que vous souhaitez modifier.

• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations pour laquelle vous souhaitez modifier les associations.
• Pour ajouter une association, dans le panneau de droite, recherchez la section d'objet concernée et cliquez sur Ajouter. Par exemple, si vous souhaitez associer une transaction à la fiche d'informations que vous consultez, recherchez la section Transactions et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez créer une nouvelle fiche d'informations pour l'associer ou associer une fiche d'informations existante à la fiche d'informations.

• • Pour créer une nouvelle fiche d'informations à associer, dans l'onglet Associer un nouveau, renseignez les champs et cliquez sur Créer. Vous pouvez cliquer sur Créer et en ajouter un autre pour créer et associer cette fiche d'informations, et commencer à en créer une autre et l'associer.
    
  • Pour associer une fiche d'informations existante, cliquez sur l'onglet Associer un existant, recherchez la fiche d'informations que vous souhaitez associer et sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations dans les résultats de recherche. Vous disposerez également de recommandations basées sur des associations et des propriétés communes telles que le nom, l'adresse e-mail et le domaine de l'entreprise.

• • Si vous associez plusieurs ou d'autres entreprises à une fiche d'informations, vous pouvez procéder de l'une des manières suivantes :
    • Pour définir l'entreprise principale, sélectionnez Définir comme entreprise principale de [fiche d'informations] pour l'entreprise que vous souhaitez définir comme principale. Si vous associez la première entreprise d'une fiche d'informations, elle sera définie comme principale par défaut.
    • Pour remplacer l'entreprise principale existante par une entreprise que vous associez, sélectionnez la case à cocher Remplacer [entreprise] comme entreprise principale de [fiche d'informations].

• • Si vous souhaitez libeller cette association (Pro et Entreprise uniquement), cliquez sur Ajouter un libellé d'association. Dans le menu déroulant, sélectionnez un libellé approprié. Si aucun libellé existant ne décrit précisément la relation entre la fiche d'informations et l'entreprise, cliquez sur Gérer les libellés d'association pour créer un nouveau libellé.

• • Cliquez sur Enregistrer.

• Pour mettre à jour une association, passez la souris sur la carte d'association, puis cliquez sur Plus :
  • Définir comme association principale (entreprises uniquement) : pour les entreprises associées, sélectionnez cette option pour définir l'association d'entreprise comme principale. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez la case à cocher et cliquez sur Mettre à jour. Cette association principale sera l'entreprise associée affichée dans les pages index des fiches d'informations et sera référencée par les listes, les workflows, les rapports d'objets croisés et les jetons de personnalisation.
  • Supprimer comme association principale (entreprises uniquement) : pour les entreprises associées, sélectionnez cette option pour supprimer cette association d'entreprise principale. Dans la boîte de dialogue, utilisez le menu déroulant pour sélectionner une nouvelle entreprise principale, puis cliquez sur Mettre à jour.
  • Modifier l'association (Pro et Entreprise uniquement) : sélectionnez cette option pour mettre à jour le libellé d'association. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un nouveau libellé ou cliquez sur X pour supprimer un libellé. Cliquez sur Mettre à jour. Vous pouvez également définir des étiquettes d'association en masse via un import.
  • Supprimer l'association : sélectionnez cette option pour supprimer l'association. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'association. Si l'association que vous supprimez est une entreprise principale, utilisez le menu déroulant pour choisir une nouvelle entreprise principale.

Vous pouvez également mettre à jour les associations de fiche d'informations dans l'application mobile HubSpot.

Associer des fiches d'informations en masse

Il existe plusieurs façons d'associer des fiches d'informations en masse :

• Associer des fiches d'informations via un import, qui inclut la possibilité d'importer des étiquettes d'association. Les fiches d'informations de votre import peuvent être nouvelles ou existantes. Découvrez comment HubSpot identifie et déduplique les fiches d'informations existantes.
• Associer des fiches d'informations via une API. 
• Activez le paramètre pour associer automatiquement les fiches d'informations de contact et d'entreprise en fonction du domaine de l'entreprise.

Afficher les associations de fiches d'informations sur une page index

Vous pouvez afficher les fiches d'informations associées en masse sur la page index de chaque objet dans les colonnes [Objets] associés. Si une fiche d'informations comprend plusieurs entreprises associées, toutes les entreprises sont affichées dans la colonne Entreprises associées des pages index de la fiche d'informations. L'entreprise principale sera également affichée comme Entreprise principale dans la page index des contacts.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.

• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts, puis cliquez sur le menu déroulant dans l'angle supérieur gauche et sélectionnez le nom de l'objet personnalisé que vous souhaitez modifier.

• Pour afficher toutes les fiches d'informations d'un objet spécifique associé à vos fiches d'informations, accédez à la colonne [Objets] associés. Pour afficher l'association de l'entreprise principale de vos contacts, sur la page index des contacts, accédez à la colonne Entreprise principale. Si vous ne voyez pas ces colonnes :
  • Au-dessus du tableau, cliquez sur Actions du tableau, puis sélectionnez Modifier les colonnes. 
  • Dans la boîte de dialogue, sur la gauche, sélectionnez la case à cocher à côté de [Objets] associés. Si vous êtes sur la page index des contacts, vous pouvez également sélectionner la case à cocher à côté de Entreprise principale.
  • Cliquez sur Appliquer. Découvrez-en davantage sur la personnalisation du tableau.
• Dans les colonnes :
  
  • [Objets] associés : cliquez sur le bouton [x] fiches d'informations pour afficher toutes les associations de la fiche d'informations pour cet objet. Dans la boîte contextuelle, cliquez sur le nom pour afficher la fiche d'informations.
  • Entreprise principale : sur la page index des contacts, cliquez sur le nom de l'entreprise principale pour afficher la fiche d'informations d'entreprise.

Afficher l'historique des associations d'une fiche d'informations

Vous pouvez consulter l'historique des associations de vos fiches d'informations de contact, d'entreprise, de ticket et de transaction, y compris les fiches d'informations et engagements associés. Vous pouvez également consulter la date d'association initiale des fiches d'informations et la source de l'association.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Transactions.
• Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Afficher l'historique des associations.

• Dans le menu déroulant Sélectionner un objet, sélectionnez un objet ou un engagement pour consulter les fiches d'informations ou activités de ce type associées à la fiche d'informations.
• Dans le tableau, vous pouvez voir le nom de chaque fiche d'informations ou activité associée, son ID d'objet, le mode de mise à jour (Créé ou Supprimé) ainsi que la date et l'heure de la mise à jour. Vous pouvez également afficher la source de la mise à jour, qui sera l'une des suivantes : 
  • Utilisateur : l'association a été mise à jour manuellement par un utilisateur. La source comprendra le nom de l'utilisateur ou, s'il est inconnu, l'ID de l'utilisateur.
  • Suppression de l'objet : l'association a été mise à jour car la fiche d'informations ou l'activité a été supprimée.
  • Fusion de l'objet : l'association a été mise à jour à la suite de la fusion de fiches d'informations.
  • Restauration de l'objet : l'association a été mise à jour suite à une restauration de la fiche d'informations.
  • Import : l'association a été mise à jour via un import.
  • Association automatique par domaine : pour les contacts et les entreprises, l'association a été mise à jour automatiquement par HubSpot sur la base du domaine de l'entreprise. 
  • API : l'association a été mise à jour via l'API.
  • Travail : l'association a été mise à jour via une automatisation interne.
  • Migration : l'association a été mise à jour via une migration de données.
  • Inconnue : la source de l'association n'a pas pu être déterminée.

• Pour copier un lien vers une fiche d'informations ou un engagement dans le tableau, passer le curseur sur l'association, puis cliquez sur l'icône Copier duplicate.
• Pour afficher l'historique complet d'une association spécifique, passez le curseur sur la fiche d'informations ou l'engagement, puis cliquez sur Afficher l'historique. Dans le panneau de droite, affichez les détails de chaque mise à jour de l'association avec votre fiche d'informations, triés du plus récent au plus ancien.