Utiliser l'automatisation avec des formulaires

Vous pouvez gérer ce qui se passe une fois qu’un formulaire est soumis en activant des fonctions d’automatisation simples. Cela peut inclure l’envoi d’un e-mail de suivi à un contact ou l’envoi automatique de notifications par e-mail en interne à d’autres utilisateurs de HubSpot lorsqu’un formulaire est soumis. 

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser l’automatisation avec des formulaires, prenez note des étapes à suivre à l’avance, ainsi que des limites de la fonctionnalité.

Compréhension des exigences

• Pour créer ou modifier un workflow simple dans l’outil Formulaires, les utilisateurs doivent disposer de l’accès Modifier pour les workflows .  
• Pour afficher les workflows simples sur la page index des workflows, les utilisateurs d’un compte Marketing Hub Pro ou Entreprise doivent disposer d’un accès Afficher sur les workflows . Vous pouvez filtrer ces workflows simples sur la page index des workflows en appliquant le filtre Créé dans et en sélectionnant Formulaires.

Comprendre le comportement d’un workflow simple

Configurez un workflow simple directement depuis l'éditeur de formulaires pour automatiser les actions de suivi, telles que l'envoi d'un e-mail ou la création d'une tâche. Lors de la création d'un workflow simple :

• Par défaut, le critère d'inscription du workflow simple sera défini sur la soumission du formulaire. Ce critère d'inscription ne peut pas être modifié.
• Les contacts sont inscrits dans le workflow simple à chaque fois que le formulaire est soumis, même s’ils ont déjà été inscrits.
• Les contacts doivent être définis comme des contacts marketing pour recevoir des e-mails envoyés depuis les workflows. Découvrez-en davantage sur la définition de contacts comme des contacts marketing.

Lorsqu'un contact soumet un formulaire, les actions que vous avez configurées sont déclenchées. Par exemple, vous pouvez configurer un workflow pour envoyer automatiquement une notification interne par e-mail à un membre de l'équipe.

Comprendre les limites de workflow simples

Le nombre de workflows simples que vous pouvez créer, le nombre d’actions et le type d’actions que vous pouvez ajouter dépendent de votre abonnement :

• Les comptes qui n'ont pas d'abonnement Marketing Hub ne pourront créer qu'un workflow simple Envoyer un e-mail après la soumission de formulaire.
• Dans un compte Marketing Hub Starter, vous pouvez ajouter jusqu’à 10 actions dans un workflow simple et créer un workflow simple pour chaque formulaire.
• Dans un compte Marketing Hub Pro ou Entreprise, vous pouvez ajouter autant d’actions que nécessaire à votre workflow simple. Vous pouvez également ajouter plusieurs workflows simples pour chaque formulaire.

Si vous avez besoin de créer plus de workflows ou d’ajouter plus d’actions et que vous disposez d’un abonnement Marketing Hub Pro ou Entreprise, créez des workflows personnalisés dans l’outil Workflows.

Sélectionnez vos actions de workflow simples

• Communications : envoyez un e-mail marketing, une notification par e-mail interne ou un e-mail marketing interne.
• CRM : créez une nouvelle fiche d'informations, une nouvelle tâche ou attribuez le contact inscrit au sein d'une équipe ou entre des utilisateurs spécifiques. Cette action n’est compatible qu’avec les utilisateurs payants.
• Marketing : ajoutez ou supprimez d’une audience publicitaire ou d’une liste statique.
• Opérations de données : envoyez un webhook vers une application externe. Par exemple, les webhooks peuvent envoyer les informations d'une entreprise HubSpot (format JSON) à un CRM externe. Découvrez-en davantage sur le déclenchement des webhooks.

Si vous disposez d'un abonnement Marketing Hub Pro ou Entreprise, vous pouvez accéder à davantage d'actions en créant un workflow à l'aide de l'outil Workflows. Découvrez-en davantage sur les actions de workflow disponibles.

Créer un workflow simple dans l'éditeur de formulaires

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Formulaires.
2. Passez le curseur de la souris sur le nom d’un formulaire existant et cliquez sur Modifier. Vous pouvez également créer un formulaire.
3. Dans l'éditeur de formulaire, cliquez sur l'icône Automatisation workflows dans le panneau de gauche. Si vous modifiez un formulaire hérité, accédez à l'onglet Automatisation.
4. Créez un workflow pour envoyer un e-mail après la soumission de formulaire ou créez un workflow personnalisé et sélectionnez les actions à entreprendre après la soumission de formulaire. 

• • Pour déclencher automatiquement un e-mail de suivi après chaque soumission de formulaire, sous Envoyer un e-mail après la soumission de formulaire, cliquez sur Créer ce workflow.
  • Pour créer votre propre workflow à partir d'un modèle vide, sous Créer votre propre workflow simple, cliquez sur Créer un workflow. Dans le panneau coulissant de droite, sous Déclencher la ou les actions quand, sélectionnez l'option Un contact a soumis un formulaire.

5. Pour ajouter d'autres actions de workflow, cliquez sur l'icône Plus (+).
• Pour modifier une action, cliquez sur l'action de workflow, puis apportez des modifications dans le panneau de gauche.

• Pour supprimer des actions de workflow, sur l'action de workflow, cliquez sur l'icône Supprimer delete. Sélectionnez Cette action pour supprimer uniquement l’action sélectionnée, ou sélectionnez Cette action et toutes les après pour supprimer l’action sélectionnée et toutes les actions suivantes.

• Pour laisser une note sur une action du Workflow pour vous ou votre équipe, survolez l'action et cliquez sur l'icône Commentaires comments. Découvrez comment ajouter des commentaires aux actions de workflow.

6. Pour modifier le nom du workflow, cliquez sur l’icône Modifier dans l’en-tête edit du workflow.
7. Pour supprimer un workflow, cliquez sur Actions en haut. Sélectionnez ensuite Supprimer le workflow.
8. Pour activer un workflow, à côté du nom du workflow, activez le bouton. Cliquez ensuite sur J'ai compris. Après avoir publié votre workflow simple, toutes les modifications apportées au workflow s'appliqueront automatiquement aux contacts actuellement inscrits.

Ajouter un autre workflow simple

Pour ajouter un autre workflow simple à votre formulaire :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Marketing > Formulaires.
2. Cliquez sur le nom d'un formulaire existant, puis sur Modifier. Si vous ne possédez pas de formulaire existant, découvrez comment en créer un.
3. Dans l'éditeur de formulaire, cliquez sur l'icône Automatisation workflows dans le panneau de gauche. Si vous modifiez un formulaire hérité, accédez à l'onglet Automatisation.
4. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur + Ajouter un nouveau workflow simple.
5. Dans le panneau de droite, sous Déclencher la ou les actions quand, sélectionnez l'option Un contact a soumis un formulaire.
6. Cliquez sur Créer, puis configurez votre workflow.

Vous pouvez également utiliser des workflows simples avec des campagnes publicitaires Facebook, Google ou LinkedIn. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de l'automatisation avec l'outil Publicités de HubSpot.