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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Configurer la synchronisation bidirectionnelle des factures avec QuickBooks Online (BETA)

Dernière mise à jour: juin 20, 2024

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Connectez votre compte HubSpot à QuickBooks Online avec la synchronisation des données et mettez en place une synchronisation bidirectionnelle des factures entre les deux systèmes. Reportez-vous à cet article si vous utilisez l'ancienne intégration HubSpot-QuickBooks Online.

Avant de commencer

Limites

  • Editer des factures dans QuickBooks Online : une facture qui a été générée dans HubSpot ne peut être éditée que dans HubSpot. Par exemple, l'ajout ou la suppression de postes, la mise à jour de la tarification ou la suppression d'un paiement. Si la modification n'est pas effectuée dans HubSpot, la facture ne sera pas synchronisée. Les factures créées dans QuickBooks peuvent être éditées sans problème dans QuickBooks.
  • Imputation des taxes : il n'est pas possible d'imputer des taxes sur les factures dans HubSpot. Si une taxe est nécessaire sur une facture, il est recommandé de créer les factures dans QuickBooks et de les synchroniser avec HubSpot.
  • Comptes QuickBooks Online non américains : La plupart des versions de QuickBooks Online non américaines exigent que les factures synchronisées incluent les taxes (par exemple, la TVA, la TVH, la TPS, etc.). Les factures HubSpot ne peuvent pas être créées avec les taxes, donc les utilisateurs avec des comptes QuickBooks Online non-américains ne pourront pas utiliser cette fonctionnalité.
  • Reconnaissance des revenus : Les factures HubSpot ne prennent pas en charge l'ajout d'une date de service aux éléments de ligne dans HubSpot, ce qui est nécessaire lors de l'utilisation de la fonctionnalité de reconnaissance des revenus de QuickBooks

Recommandations avant d'utiliser l'intégration

  • Désactivez Custom transaction number dans QuickBooks Online : vérifiez si votre Custom transaction number dans QuickBooks est activé. Il est recommandé de basculer ce paramètre sur off. Si cette option n'est pas activée, les factures créées dans QuickBooks adopteront automatiquement le préfixe des factures HubSpot, ce qui pourrait conduire à des numéros de factures contradictoires.
  • Verrouiller les périodes comptables clôturées : active le paramètre qui verrouille automatiquement les périodes comptables clôturées dans QuickBooks. Cela permet de s'assurer que les périodes comptables clôturées ne peuvent pas être modifiées.
  • Sychroniser les produits : Il est recommandé de synchroniser vos produits de QuickBooks à HubSpot, et d'utiliser ces produits pour créer des factures, des devis et des liens de paiement. Cela garantira que lorsque les factures et les paiements sont synchronisés avec QuickBooks, ils sont correctement liés aux comptes de revenus et de dépenses que vous avez configurés.

Remarque :

  • La synchronisation des produits utilise la propriété SKU pour la mise en correspondance. Pour éviter la duplication des produits, la synchronisation des produits ne synchronise par défaut que les produits avec UGS. Il est recommandé d'ajouter des UGS aux produits de QuickBooks que vous souhaitez synchroniser. 
  • Si une facture comporte des postes qui ne peuvent pas être associés à un produit dans QuickBooks, un produit appelé Custom Line Item sera créé dans QuickBooks, et les postes non associés seront associés à ce produit. Vous définissez le compte de revenu auquel ce produit personnalisé sera lié dans l'étape Configure de la synchronisation des factures.
  • Il est recommandé de synchroniser tous les clients de QuickBooks Online dans HubSpot en tant que contacts. Lorsque vous créez une facture pour un client existant, veillez à utiliser le contact qui a été synchronisé à partir de QuickBooks. Cela permet de s'assurer que toutes les factures que vous créez sont liées au bon client dans QuickBooks. Lorsque vous facturez un nouveau client, assurez-vous que le contact figurant sur la facture est bien le contact de facturation, dont vous souhaitez que l'adresse e-mail soit liée au client dans QuickBooks. 

Informations sur la synchronisation

  • Lorsque la synchronisation bidirectionnelle des factures ou la synchronisation des factures sortantes (HubSpot vers QuickBooks Online) est mise en place, la synchronisation des paiements sera automatiquement activée et synchronisera les paiements sur une facture dans les deux sens entre HubSpot et QuickBooks. La synchronisation des factures entrantes (QuickBooks Online vers HubSpot) ne synchronise pas les paiements de QuickBooks vers HubSpot.
  • La modification d'une facture HubSpot (par exemple, l'ajout ou la suppression de lignes, l'ajout de taxes, la modification de commentaires) à l'intérieur de QuickBooks n'est pas prise en charge.
  • Lorsque vous mettez en place une synchronisation unidirectionnelle des factures de HubSpot vers QuickBooks, ou une synchronisation bidirectionnelle, certains filtres sont automatiquement ajoutés à la synchronisation des factures sortantes. Ces filtres sont mis en place pour empêcher de manière proactive une synchronisation excessive des données et ne peuvent pas être modifiés. Ces filtres sont les suivants 
    • Seules les factures HubSpot dont la propriété Invoice Source est HubSpot seront synchronisées de HubSpot vers QuickBooks.
    • Les factures provisoires ne seront pas synchronisées. Les factures doivent être finalisées pour être synchronisées avec QuickBooks.
    • Seules les factures créées/modifiées après le moment où la synchronisation a été lancée seront synchronisées avec QuickBooks.
  • Si vous avez besoin d'ajouter des factures historiques créées dans HubSpot à QuickBooks, il est recommandé de exporter ces factures et de les importer dans QuickBooks.
  • Une fois qu'une facture est synchronisée avec QuickBooks Online, elle sera mise à jour dans QuickBooks si son statut est modifié (par exemple, si des paiements sont enregistrés ou si la facture est annulée).
  • Si la facture est payée, un enregistrement de paiement sera créé sur la facture et synchronisé entre QuickBooks et HubSpot.

Configurer la synchronisation des factures

Avant de configurer la synchronisation des factures, connecte l'application QuickBooks Online à HubSpot et configure la synchronisation des produits et la synchronisation des contacts. Vous trouverez nos filtres recommandés par pour la synchronisation des produits et des contacts à l'adresse suivante :

Pour configurer la synchronisation des factures entre HubSpot et QuickBooks Online :

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
  • Cliquez sur QuickBooks Online.
  • Choisissez l'étape suivante en fonction de votre configuration actuelle :
    • Cliquez sur Configurer votre synchronisation si vous n'avez pas ajouté de règles de synchronisation.
    • Si vous avez mis en place une synchronisation unidirectionnelle des factures et que vous souhaitez utiliser la synchronisation bidirectionnelle des factures, passez la souris sur Invoice sync et cliquez sur Edit.
    • Cliquez sur Sync more data si vous avez déjà configuré d'autres règles de synchronisation non liées à la facture.
    • Dans l'onglet Configure, cliquez sur les flèches sync direction arrows et sélectionnez Data syncs between apps.

QuickBooks-sync-direction

  • Cliquez sur le menu déroulant Résolution des conflits de données et sélectionnez Utiliser les données HubSpot ou Utiliser les données QuickBooks Online.
  • Dans la section Mapped fields, basculez les interrupteurs et pour les exclure de la synchronisation.
  • Les utilisateurs d'un compte Ops Hub Starter, Professional, ou Entreprise peuvent ajouter des champs supplémentaires en cliquant sur Add a mapping sous les champs prédéfinis.
    • Sélectionnez les champs dans les menus déroulants et cliquez sur Create, ou cliquez sur delete delete pour supprimer le mappage.
    • Pour modifier ou supprimer un mappage que vous avez ajouté, cliquez sur Actions, puis sur Modifier ou Supprimer.

QuickBooks-add-mapping

  • Cliquez sur Suivant dans l'angle supérieur droit.
  • Par défaut, toutes les factures seront synchronisées entre QuickBooks Online et HubSpot. Il est recommandé d'ajouter un filtre à la synchronisation des factures entrantes afin de ne synchroniser que les factures créées dans Quickbooks après la date du jour. Pour ajouter un filtre :
    • Sous Filtres, cliquez sur Modifier à côté de QuickBooks Online → HubSpot.
    • Sélectionnez un type de filtre primaire ou associé à.
    • Sélectionnez une propriété et critères de filtrage.
    • Cliquez sur Appliquer les critères, puis cliquez sur Terminé.

quickbooks-limite-après-jour-1

Modifier la synchronisation des factures

Pour modifier une facture existante, synchronisez-la :

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
  • Cliquez sur QuickBooks Online.
  • Passez sur Invoice sync et cliquez sur Edit.
  • Effectuez vos modifications en suivant les étapes comme si vous configuriez la synchronisation pour la première fois.

Activer ou désactiver la synchronisation des factures

Pour activer ou désactiver la synchronisation des factures :

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
  • Cliquez sur QuickBooks Online.
  • Survolez Synchronisation des factures, cliquez sur Plus, puis cliquez sur Désactiver la synchronisation ou Activer la synchronisation.

Consulter la synchronisation de votre facture

  • Pour vérifier si une facture individuelle est synchronisée :
    • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
    • Cliquez sur la facture  pour ouvrir le panneau de droite.
    • Faites défiler jusqu'à la section Integrations sync pour voir le statut.

statut de la facture-sync-individu-1

Pour consulter la liste des enregistrements de factures et leur état de synchronisation :
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Reporting et données > Intégrations.
  • Cliquez sur QuickBooks Online.
    • Dans l'onglet Sync overview, cliquez sur Object view pour voir le nombre d'enregistrements qui sont synchronisés, qui échouent ou qui sont exclus. Pour modifier les colonnes affichées dans le tableau, en haut à droite du tableau, cliquez sur Plus, puis sur Modifier les colonnes.
      • Cliquez sur All objects à côté de Filter by : pour filtrer par objet.
      • En cliquant sur un numéro à côté d'un enregistrement, vous ouvrirez un panneau latéral qui vous permettra d'examiner les enregistrements.
        • En cas d'échec de la synchronisation, survolez l'icône d'information sous Catégorie d'erreur pour obtenir une explication sur la raison de l'échec de la synchronisation de la facture.
quickbooks-sync-status-information 
    • Cliquez sur Record view pour afficher une liste d'enregistrements. 
      • Pour modifier les colonnes affichées dans le tableau, en haut à droite du tableau, cliquez sur Plus, puis sur Modifier les colonnes.
      • Utilisez les filtres au-dessus du tableau pour filtrer les enregistrements.
      • Utilisez la page de navigation au bas du tableau pour naviguer dans les enregistrements.
      • Sous Sync activity, cliquez sur la flèche  pour obtenir plus d'informations sur l'activité d'un enregistrement.

quickbooks-sync-status-information-records

Utilisation de la synchronisation des factures

Une fois la synchronisation mise en place, suivez les étapes suivantes pour synchroniser votre première facture de HubSpot vers QuickBooks Online :

Questions courantes

Comment synchroniser le numéro de commande ou d'autres champs de la facture vers/depuis Quickbooks ? 

Le numéro de commande n'est pas un champ par défaut sur les factures QuickBooks et doit être ajouté en tant que champ personnalisé. Pour cette raison, l'intégration HubSpot QuickBooks Online ne peut pas définir une correspondance de champ prête à l'emploi. Les utilisateurs d'un compte Ops Hub Starter, Professional ou Entreprise peuvent définir des mappings personnalisés. En utilisant custom field mappings, vous pouvez identifier les champs de la facture QuickBooks (par exemple, le numéro de suivi, le numéro de commande, le mode d'expédition) et synchroniser ces valeurs entre HubSpot et Quickbooks. 

Comment représenter les remises, les taxes et les frais sur mes factures ?

Lorsque vous utilisez l'intégration Quickbooks Online, vous ne pouvez pas ajouter de remises, de taxes et de frais au niveau de la commande à vos factures, car QuickBooks Online n'a pas le même concept de taxes et de frais au niveau de la facture, bien qu'il prenne en charge une seule remise au niveau de la facture.
 
Au lieu d'utiliser les taxes, remises et frais au niveau de la facture, il est recommandé de procéder comme suit :

  • Remises : ajoutez vos remises au niveau du poste , et utilisez le champ Comments pour expliquer la remise.
  • Frais (par exemple, frais d'expédition, frais de carte de crédit, frais de retard) : peut être ajouté en tant que ligne distincte sur la facture, idéalement en utilisant un produit synchronisé avec QuickBooks.
  • Taxes : peut être ajouté comme ligne à la facture, idéalement en utilisant un produit synchronisé avec QuickBooks et lié à votre compte de revenus/dépenses QuickBooks pour suivre le montant des taxes collectées. Ces lignes fiscales ne seront pas connectées au Centre fiscal de QuickBooks Online pour les déclarations fiscales.

Dois-je désactiver mon action de workflow de paiement "Créer une facture payée" si j'utilise la synchronisation des factures ? 

Au minimum, il est recommandé de mettre à jour votre workflow pour filtrer les paiements provenant de factures (par exemple, les paiements dont la source = invoice). Si le workflow n'est pas mis à jour, il y aura duplication, car les paiements de factures déclencheront également la création de factures payées. Il n'y aura qu'un seul paiement, mais il y aura deux factures pour le paiement. 

Erreurs courantes

Si vous ne voyez pas votre facture se synchroniser dans QuickBooks Online au bout de quelques minutes, il y a plusieurs raisons pour lesquelles la synchronisation peut échouer. Tous les échecs de synchronisation, y compris la synchronisation des factures, peuvent être trouvés sur votre page de paramètres en ligne de QuickBooks.

quickbooks-example-sync-error

Vous trouverez ci-dessous quelques erreurs courantes que vous pouvez rencontrer, ainsi que la manière de les résoudre.

Une facture doit être associée à un client. Assurez-vous que le client associé est présent à la fois dans HubSpot et dans QuickBooks Online pour synchroniser cette facture

Cette erreur de synchronisation de facture se produit parce que le contact sur la facture n'a pas été trouvé dans QuickBooks lorsque la facture a essayé de se synchroniser. Le plus souvent, cela est dû au fait que le contact figurant sur la facture ne partage pas l'adresse e-mail du client dans QuickBooks. Si vous changez le contact sur la facture dans HubSpot pour le contact qui correspond à l'e-mail du client dans QuickBooks, la facture sera synchronisée.

Le nom d'affichage est un doublon

Nom d'affichage Les champs doivent être uniques dans Quickbooks Online. Le premier contact d'une entreprise aura son nom d'affichage défini sur le nom de l'entreprise, mais tous les contacts de cette entreprise qui tenteront de se synchroniser avec QuickBooks Online après le premier contact échoueront, car leur nom d'affichage est déjà utilisé. Veuillez vous référer à cet article.

Erreur de validation commerciale : Saisissez une date de service pour le poste de reconnaissance des produits

Cette erreur peut se produire si vous utilisez la fonctionnalité de comptabilisation des produits de QuickBooks Online . La comptabilisation des recettes exige que tous les postes d'une facture aient une date de service. Il n'est pas possible d'ajouter une date de service aux postes HubSpot, il est donc recommandé de désactiver le paramètre de reconnaissance des revenus dans QuickBooks, et de faire le rapport de reconnaissance des revenus séparément. 

Les modifications de poste ou de montant de facture dans les factures natives HubSpot ne peuvent pas être effectuées par des applications externes. Veuillez effectuer les changements nécessaires directement dans HubSpot

Cette erreur se produit parce qu'une facture créée dans HubSpot a été modifiée dans QuickBooks. Annulez les modifications apportées à la facture dans QuickBooks, et apportez ces modifications à la facture dans HubSpot pour continuer la synchronisation.

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