Configurer et personnaliser les pipelines et les phases de transactions

Les pipelines de transactions vous permettent de visualiser votre processus de vente, de prédire le chiffre d'affaires et d'identifier les obstacles de vente. Les phases de transaction correspondent aux étapes qui indiquent à votre équipe commerciale qu'une opportunité évolue vers la finalisation de la vente.

Si vous disposez d'un accès Modifier les paramètres de propriété, vous pouvez créer et modifier les pipelines et les phases de transaction afin de mieux répondre aux besoins de votre équipe.

Créer un pipeline de transactions

Si votre compte a plusieurs processus de vente uniques, vous pouvez créer des pipelines supplémentaires. Des pipelines distincts ne sont recommandés que si vos processus de vente comportent des phases uniques qui nécessitent des pipelines différents. Autrement, vous pouvez utiliser le même pipeline pour plusieurs utilisateurs et équipes, et gérer l'accès par le biais d'autorisations utilisateur. Par exemple :

• Votre entreprise a mis en place un processus de vente directe en ligne avec quelques phases, telles que Dans le panier, Fermé gagné et Fermé perdu. Vous avez également un processus de vente en gros qui nécessite davantage de phases, telles que la prise de rendez-vous et la négociation du contrat. Dans ce cas, vous devez créer des pipelines distincts.
• Votre entreprise vend plusieurs marques et votre compte HubSpot a des équipes pour chaque marque. Le processus de vente de produits pour chaque marque est le même et vous pouvez utiliser les mêmes phases pour toutes les ventes. Dans ce cas, il n'est pas recommandé de créer des pipelines distincts. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser le même pipeline et définir des autorisations utilisateur Équipe uniquement afin que chaque équipe ne puisse accéder qu'aux transactions de sa marque (Pro et Entreprise uniquement).

Remarque : Seuls les utilisateurs Sales Hub Starter, Pro ou Entreprise peuvent créer des pipelines supplémentaires. Découvrez-en davantage sur le nombre maximum de pipelines que vous pouvez créer dans votre compte HubSpot en fonction de votre abonnement.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
• Cliquez sur l'onglet Pipelines.
• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez Créer un pipeline.

• Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom de pipeline et cliquez sur Créer.

Une fois que vous avez ajouté des transactions à votre pipeline, découvrez comment modifier les transactions dans un pipeline.

Modifier ou supprimer des pipelines de transactions

Vous pouvez également renommer, réorganiser, gérer ou supprimer des pipelines de transactions.

Remarque : Si vous connectez une intégration de e-commerce à HubSpot, un autre pipeline sera automatiquement ajouté à votre compte et ne pourra pas être modifié. 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
• Cliquez sur l'onglet Pipelines.
• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline et sélectionnez un pipeline.
• Cliquez sur l'icône Code code pour afficher le nom interne du pipeline. Le nom interne est utilisé par les intégrations et l'API.
• Sur la droite, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez l'un des éléments suivants :

• • Renommer ce pipeline : modifiez le nom du pipeline. Dans la boîte de dialogue, saisissez le nouveau nom et cliquez sur Renommer.
  • Réorganiser les pipelines : modifiez l'ordre de vos pipelines. Dans la fenêtre contextuelle, faites glisser les pipelines pour les déplacer vers une nouvelle position, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Gérer l'accès : gérez les utilisateurs autorisés à consulter et à modifier le pipeline.
  • Supprimer ce pipeline : supprimez le pipeline. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer le pipeline pour confirmer. Vous ne pouvez pas supprimer un pipeline s'il contient des transactions. Vous devrez supprimer ou déplacer les transactions vers un autre pipeline avant de supprimer le pipeline.
• Cliquez sur Personnaliser le tableau de bord et la vue de carte pour sélectionner les propriétés affichées sur le tableau de bord et les cartes du pipeline.
• Cliquez sur Personnaliser les balises de transaction pour créer et gérer des libellés de couleur qui catégorisent les transactions (Sales Hub Starter, Pro et Entreprise uniquement). 
• Pour personnaliser les paramètres d'automatisation pour le pipeline, cliquez sur l'onglet Automatiser.
• Pour configurer des règles pour le pipeline, cliquez sur l'onglet Règles de pipeline (Sales Hub Pro et Entreprise uniquement).

Ajouter, modifier ou supprimer des phases de transaction dans un pipeline

Vous pouvez utiliser les phases de transaction pour catégoriser et suivre la progression de vos transactions en cours dans HubSpot. Chaque phase comporte une probabilité indiquant les chances de conclure les transactions durant cette phase de transaction. La probabilité de la phase est utilisée pour déterminer le montant pondéré affiché en vue de tableau, qui est calculé en multipliant le montant total de chaque phase par la probabilité de la phase.

Par défaut, HubSpot inclut un pipeline de vente avec sept phases de transaction : Rendez-vous planifié (20 %), Qualifié pour l'achat (40 %), Présentation planifiée (60 %), Décisionnaire introduit (80 %), Contrat envoyé (90 %), Fermé gagné (100 % gagné) et Fermé perdu (0 % perdu). Si vous avez un compte de fournisseur sur le marketplace des ressources, votre compte aura également un pipeline de transactions Transactions du marketplace avec des phases Transactions et Remboursé. 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
• Cliquez sur l'onglet Pipelines.
• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez un pipeline à modifier.

• Pour ajouter une nouvelle phase de transaction :

  • Sous les phases de transaction existantes, cliquez sur + Ajouter une phase.

  • Saisissez un nom de phase de transaction, puis cliquez sur le menu déroulant dans la colonne Probabilité de la transaction et sélectionnez ou saisissez une probabilité.

Remarque : Pour garantir que tous les rapports de vente, rapports de transaction ou de revenus personnalisés et outils d'analytics de ventes traitent correctement vos transactions, vérifiez que vous avez au moins les phases de transaction pour Gagné et Perdu dans Probabilité de la transaction.

• Pour modifier le nom d'une phase existante, cliquez sur le nom de la phase, puis saisissez un nouveau nom dans la zone de texte. 

• Pour réorganiser les phases, cliquez sur la phase et faites-la glisser vers une nouvelle position.

• Pour afficher le nom interne d'une phase de transaction, passez la souris sur la phase et cliquez sur l'icône Code code. Le nom interne est utilisé par les intégrations et l'API.

• Pour supprimer une phase, passez le curseur de la souris sur la phase et cliquez sur Supprimer. Si vous supprimez une phase de transaction qui contient des transactions, vous devrez transférer les transactions existantes vers une autre phase. Pour effectuer cette opération en bloc, accédez à la page index des transactions et, dans la vue de liste, modifiez en bloc la propriété Phase de transaction.

• Pour définir qui peut modifier les transactions dans une phase spécifique, dans la colonne Accès à la modification, cliquez sur le menu déroulant, puis choisissez d'accorder les droits de modification à tous les utilisateurs ayant accès aux transactions ou seulement aux super administrateurs (Pro et Entreprise uniquement).
• Pour modifier les propriétés affichées lorsqu'une transaction passe à une certaine phase, survolez la colonne Mettre à jour les propriétés de phase et cliquez sur Modifier les propriétés.
• Puis, dans l'angle inférieur gauche, cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également automatiser des tâches à chaque phase d'une transaction lors de la modification ou de la création d'un pipeline de vente.

Personnaliser les propriétés affichées dans chaque phase de transaction

Vous pouvez également personnaliser les propriétés de transaction qui sont présentées aux utilisateurs lorsque vous passez manuellement une transaction à une phase spécifique. Les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation Modifier les paramètres de propriété pour personnaliser les propriétés de phase des transactions.

• Accédez au pipeline que vous voulez modifier.

• Dans la ligne de la phase, passez le curseur de la souris sur la colonne Propriétés de phase conditionnelles et cliquez sur Modifier les propriétés.

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez les cases à cocher à côté de toutes les nouvelles propriétés que vous souhaitez afficher.

Remarque : Les propriétés dont les valeurs sont en lecture seule (c'est-à-dire qui ne sont pas définies par les utilisateurs, telles que les propriétés de score ou de calcul) ne peuvent pas être utilisées comme propriétés de phase des transactions et n'apparaîtront pas en tant qu'options à sélectionner. Découvrez comment inclure ces propriétés dans la section À propos de cette transaction d'une fiche d'informations à la place.

• Pour demander une valeur pour une propriété, sélectionnez la case à cocher dans la colonne Obligatoire (Starter Pro ou Entreprise uniquement). Lorsqu'une propriété est requise, les utilisateurs ne pourront pas créer de transaction dans cette phase s'ils ne saisissent pas une valeur pour cette propriété.

• Pour réorganiser les propriétés, cliquez dessus et déposez-les vers une nouvelle position.

• Pour supprimer une propriété sélectionnée, cliquez sur le X à côté de cette propriété dans la colonne Propriétés sélectionnées.

• Une fois vos propriétés sélectionnées, cliquez sur Suivant. Les propriétés que vous avez sélectionnées apparaîtront automatiquement lors de la création manuelle d'une nouvelle transaction dans cette phase ou lorsque vous déplacez une transaction existante jusqu'à cette phase.

• Puis, dans l'angle inférieur gauche, cliquez sur Enregistrer.

Gérer l'accès aux transactions selon l'équipe ou la phase (Pro et Entreprise uniquement)

Quel que soit votre abonnement à HubSpot, vous pouvez mettre à jour l'accès d'un utilisateur individuel aux transactions. Toutefois, si votre compte dispose d'un abonnement Sales Hub Pro ou Entreprise, vous pouvez également modifier l'accès aux transactions en fonction de l'équipe d'un utilisateur et restreindre l'accès à la modification pour certaines phases de transaction.

Accorder l'accès aux transactions en fonction de l'appartenance à une équipe

Si votre pipeline comprend des transactions attribuées à plusieurs équipes, vous pouvez configurer l'accès aux transactions de sorte que les utilisateurs d'une équipe ne puissent accéder qu'aux transactions qui leur sont attribuées ou qui sont attribuées à d'autres membres de l'équipe. Autrement dit, plusieurs équipes peuvent partager un pipeline sans affecter les transactions attribuées à d'autres équipes. 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le panneau de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Pour modifier les autorisations d'un utilisateur individuel, cliquez sur le nom d'un utilisateur de l'équipe souhaitée. Pour modifier les autorisations de plusieurs utilisateurs, cochez les cases à côté des noms des utilisateurs. Si les utilisateurs ne font pas encore partie d'une équipe, découvrez comment créer et ajouter des utilisateurs à une équipe.
• Cliquez sur Modifier les autorisations.
• Dans le panneau de droite, accédez à l'onglet CRM.
• Dans la ligne Transactions, définissez les autorisations d'affichage de l'utilisateur sur Équipe uniquement, puis décochez la case Non attribué. Cela mettra automatiquement à jour les autorisations de modification et de suppression.

• Cliquez sur Enregistrer. Les utilisateurs doivent se déconnecter et se reconnecter pour que les autorisations prennent effet.

Avec ces autorisations, les utilisateurs peuvent désormais uniquement consulter, modifier ou supprimer les transactions dont eux-mêmes ou un autre utilisateur de leur équipe sont les propriétaires. Si un utilisateur fait partie de plusieurs équipes, il peut accéder aux transactions attribuées à toutes ses équipes.

Découvrez-en davantage sur la modification des autorisations utilisateur.

Restreindre l'accès à la modification pour des phases de transaction spécifiques

Les super administrateurs peuvent déterminer si les transactions dans des phases spécifiques sont modifiables par tous les utilisateurs ayant accès aux transactions, par des utilisateurs et équipes spécifiques ou seulement par les autres utilisateurs ayant des droits de super administrateur.

Si une phase est limitée aux super administrateurs ou utilisateurs et équipes spécifiques, une fois qu'une transaction entre dans cette phase, seuls ces utilisateurs pourront modifier la transaction ou la déplacer vers une autre phase. Les utilisateurs ayant accès aux transactions peuvent toujours voir les fiches d'informations de transaction dans cette phase, mais ne peuvent pas apporter de modifications jusqu'à ce qu'un administrateur les fasse passer à une phase modifiable.

En fonction des autorisations de transaction de l'utilisateur, c'est le paramètre le plus restrictif qui prévaut pour décider si l'utilisateur peut modifier les transactions à chaque phase. Par exemple :

• Si l'autorisation Modifier pour les transactions d'un utilisateur est définie sur toutes les transactions, mais qu'il n'est pas autorisé à modifier les transactions d'une phase, il ne pourra pas modifier les transactions de la phase.
• Si un utilisateur peut modifier les transactions d'une phase, mais que l'autorisationModifier pour les transactions est définie sur Aucun, il ne pourra pas modifier de transactions dans cette phase.
• Si un utilisateur peut modifier les transactions d'une phase et que son autorisation Modifier pour les transactions est définie sur Propriétaire uniquement ou Équipe uniquement, il peut modifier dans transactions dans la phase qu'il possède ou que possède son équipe, mais ne peut pas modifier d'autres transactions dans cette phase.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Transactions.
• Cliquez sur l'onglet Pipelines.
• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez un pipeline à modifier.
• Cliquez sur l'onglet Règles de pipeline.
• Dans la ligne Contrôler l'accès à la modification de transactions, cliquez sur le bouton afin d'appliquer la règle.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez les phases qui auront un accès limité à la modification, puis sélectionnez qui doit y avoir accès : Seulement les super administrateurs ou Utilisateurs et équipes spécifiques.
• Si vous avez sélectionné Utilisateurs et équipes spécifiques, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un utilisateur ou une équipe, puis sélectionnez les cases à cocher des utilisateurs et des équipes pour qui vous autoriserez la modification des transactions dans les phases sélectionnées.
• Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.