Crea direttamente i contratti in HubSpot

Nota bene:se sei un Super Admin, puoi attivare il tuo account per il versione beta "Creazione, modifica e rinnovo diretti dei contratti HubSpot" .

I contratti rappresentano la fonte centralizzata e attendibile dei ricavi confermati in HubSpot. Gestendo i contratti in HubSpot, puoi registrare e gestire gli accordi contrattuali esistenti, registrare manualmente i pagamenti o fatturare automaticamente gli acquirenti, apportare aggiornamenti durante la durata di un contratto, rinnovare i contratti e riportare con precisione i ricavi.

Dopo aver configurato i contratti, scopri come crearli e importarli direttamente. Se desideri utilizzare un processo basato sui preventivi per proporre e approvare modifiche a un contratto esistente, scopri di più sulla creazione di contratti a partire da preventivi accettati. Scopri come vengono utilizzati i contratti in HubSpot.

Quando creare direttamente i contratti

Potresti voler creare direttamente i contratti in HubSpot nei seguenti casi:

• Centralizzazione degli accordi con i clienti: utilizza i contratti per centralizzare gli accordi con gli acquirenti e le informazioni sui ricavi.
• Importa o migra i contratti esistenti: se disponi di contratti esistenti e desideri gestirli in HubSpot, puoi importarli o migrarli:
  • Importa contratti senza fatturazione: importa i contratti senza piani di fatturazione utilizzando lo strumento di importazione.
  • Migrazione dei contratti con continuità di fatturazione:per importare contratti con continuità di fatturazione, scopri di più sulla migrazione dei contratti su HubSpot (BETA).
• Quando gestisci il tuo CPQ in un altro sistema: se utilizzi un altro sistema per gestire il CPQ, puoi utilizzare i contratti in HubSpot come fonte di riferimento per la reportistica e l’automazione.

Creare contratti direttamente

Crea contratti direttamente dalla pagina dell’indice dei contratti o dai record relativi a contatti, aziende, opportunità e ticket. Se desideri importare o migrare contratti esistenti, scopri di più sull’importazione dei contratti e sulla migrazione dei contratti su HubSpot (BETA).

Creare contratti dalla pagina di indice

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. In alto a destra, clicca suAggiungi contratti, quindi selezionaCrea nuovo.
3. Configura il contratto.

Creazione di contratti da altri record

1. Accedi ai tuoi record:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Ticket. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Ticket.
2. Fai clic sul nome di un record.
3. Nella barra laterale destra, nella scheda Contratti, cliccasu Aggiungi, quindi seleziona Crea nuovo contratto. Se non vedi la schedaContratti, scopri come aggiungerla alla barra laterale destra.
   
   
4. Configura il contratto.

Il record di origine è associato al contratto. Le associazioni e le voci del record di origine vengono trasferite, ove applicabile. Ad esempio, se crei un contratto da un record di trattativa, 

Configura i contratti

Configura le informazioni del contratto utilizzando l’editor dei contratti. Per visualizzare in anteprima i dettagli del contratto e il calendario di fatturazione, clicca suAnteprima contratto in alto a destra. Per salvare il contratto come bozza, clicca suIndietro in alto a sinistra. Puoi modificare le bozze dei contratti in un secondo momento.

Modifica i dettagli del venditore nel contratto

La sezione “Parti” mostra i dettagli del venditore relativi al contratto.

• I dettagli del venditore si basano sul creatore del contratto.
• I dettagli del venditore, compreso il numero di telefono, vengono prelevati dal profilo dell'utente che crea il contratto. L'azienda del venditore viene prelevata dalle informazioni aziendali dell'account.
• È possibile aggiornare il nome del venditore, il numero di telefono e le informazioni aziendali. Se si aggiornano i dati del venditore, solo il contratto e le fatture ad esso associate utilizzeranno i nuovi dati. Il profilo utentee le informazioni aziendali non vengono aggiornati.
• Per poter creare un contratto, è necessario che questo contenga l'indirizzo e-mail e la ragione sociale del venditore.

Per modificare i dettagli del venditore, nella sezione “Parti” del contratto:

1. Per aggiornare i dati aziendali del venditore, passa il mouse sull'azienda e fai clicsull'icona di modifica.
2. Aggiornare i dati nel pannello a destra, quindi fare clic su Salva. Le modifiche apportate ai dati aziendali del venditore si applicano solo al contratto e alle fatture ad esso associate. Le impostazioni dell'account non vengono aggiornate.

Aggiungere una società di fatturazione e un contatto

La sezione "Parti" mostra anche la società di fatturazione e i contatti del contratto.

• Un contratto deve avere un unico contatto di fatturazione. È possibile aggiungere ulteriori contatti di fatturazione.
• A un contratto possono essere associate al massimo una società acquirente, un contatto di fatturazione e una società di fatturazione.
• Ai referenti di fatturazione vengono inviate le fatture e i dettagli di fatturazione, come le ricevute.

Per aggiungere la società di fatturazione e il contatto:

1. Per aggiungere un'azienda di fatturazione, accanto a "Azienda di fatturazione", clicca su"Aggiungi". Nel pannello di destra, cerca e seleziona l'azienda, quindi clicca su"Salva". Clicca sulla scheda "Crea nuovo " nel pannello di destra per creare un nuovo record aziendale. 
2. Per modificare i dettagli dell’azienda di fatturazione, passa il mouse sull’azienda e fai clicsull’icona di modifica. Le modifiche aggiorneranno anche il record CRM dell’azienda.
3. Per sostituire l’azienda di fatturazione, passa con il mouse sull’azienda e fai clic sull’icona “Sostituisci”.
4. Per eliminare l’azienda di fatturazione, passa con il mouse sull’azienda e fai clic sull’icona delete”.
5. Per utilizzare lo stesso indirizzo di fatturazione del record aziendale, in " Indirizzo di fatturazione", seleziona la casella di controllo"Uguale all’azienda di fatturazione".
6. Per utilizzare un indirizzo di fatturazione diverso, fare clic su + Aggiungi indirizzo di fatturazione.
7. Nel pannello di destra, inserisci l’ indirizzo di fatturazione e clicca su “Salva”. L’indirizzo di fatturazione viene aggiornato nel contratto e utilizzato nelle fatture associate. La scheda aziendale non viene aggiornata.

Nota: se l'imposta automatica sulle vendite è attivata, l'indirizzo di fatturazione viene utilizzato per determinare se l'imposta debba essere aggiunta al contratto.

6. Fare clic per espandere la sezione"Codici fiscali " per visualizzare eventuali codici fiscali aggiunti alla società di fatturazione. Modificare i codici fiscali esistenti facendo clicsull’icona di modifica accanto al nome della società di fatturazione, quindi, nel pannello di destra, fare clic sulla scheda "Codici fiscali" . Aggiungere i codici fiscali del venditore tramite lostrumento "Fatture".
7. Per aggiungere un contatto di fatturazione, accanto a "Contatto di fatturazione", fare clic su "Aggiungi". Nel pannello di destra, cercare e selezionare un contatto, quindi fare clic su"Salva". Fare clic sulla scheda "Crea nuovo" nel pannello di destra per creare un nuovo record di contatto.
8. Per modificare i dettagli del contatto di fatturazione, passa il mouse sul contatto e cliccasull’icona di modifica. Le modifiche aggiorneranno anche il record CRM del contatto.
9. Per sostituire il contatto di fatturazione, passa con il mouse sul contatto e fai clicsull’icona di sostituzione.
10. Per eliminare il contatto di fatturazione, passa con il mouse sul contatto e fai clicsull’icona di eliminazione.
11. Per aggiungere ulteriori contatti di fatturazione, fare clic su+ Aggiungi ulteriori contatti. Cercare i contatti e selezionare le caselle di controllo accanto a essi, quindi fare clic suSalva.

Configurare i dettagli del contratto

Imposta la data di entrata in vigore del contratto, il titolare, i termini di pagamento e il numero dell'ordine di acquisto. Puoi anche aggiungere proprietà personalizzate e associare il contratto a un'operazione esistente.

1. Per impostare la data di entrata in vigore del contratto, nella sezione " Data di entrata in vigore del contratto ", fare clic sul selettore di datee selezionare unadata.
2. Per impostare il titolare del contratto, clicca sul menu a tendina“Titolare del contratto” e seleziona untitolare.
3. Fare clic sul menu a discesa "Termini di pagamento " e selezionare un termine di pagamento. Ulteriori informazioni sui termini di pagamento.
4. Per includere un numero d'ordine nel contratto, nel campo " Numero d'ordine ", inserisci ilnumero d'ordine.
5. Per aggiungere una proprietà personalizzata, fare clic su + Aggiungi proprietà personalizzata. Selezionarele proprietà personalizzate del contratto esistenti dall’elenco, cercare unaproprietà personalizzata oppure fare clic suCrea nuova proprietà del contratto per configurare una nuova proprietà personalizzata del contratto.
6. Per rimuovere una proprietà personalizzata, clicca sull’icona di eliminazione accanto ad essa.
7. Per associare il contratto a un'operazione, fare clic sul menu a tendina"Associa a un'operazione " e selezionareun'operazione, oppure fare clic su "Crea una nuova operazione " per crearne una nuova.

Aggiungere voci

Aggiungi voci al contratto dalla tua libreria di prodottioppure aggiungi voci personalizzate. 

Nota: quando si utilizza Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti, l'importo totale dovuto deve essere superiore a 0,50 $ o all'equivalente minimo nella valuta di regolamento. Scopri di più sugli importi minimi di addebito di Stripe.

Per aggiungere voci di fatturazione:

1. In alto a destra, nella sezione delle voci di riga, clicca su “Aggiungi voce di riga”, quindi seleziona un’opzione:
   • Seleziona dalla libreria prodotti: aggiungi una voce di riga basata su un prodotto presente nella tua libreria prodotti, comprese le voci di riga create tramite l’integrazione HubSpot-Shopify.
     • Effettua una ricerca per nome del prodotto,descrizione del prodotto o SKU, oppure fai clic su " Filtri avanzati " per affinare la ricerca.
     • Seleziona le caselle di controllo nel pannello a destra accanto ai prodotti su cui desideri basare la tua voce d’ordine. Se selezioni voci d’ordine con prezzi a livelli, clicca su“Visualizza livelli” per visualizzare i diversi livelli del prodotto, prima di aggiungere la voce d’ordine.
       
       
   • Crea voce d’ordine personalizzata: crea una voce d’ordine personalizzata specifica per il contratto. Dopo aver selezionato questa opzione, utilizza il pannello di destra per inserire i dettagli della voce d’ordine. Seleziona la casella di controllo “Salva voce d’ordine nella libreria prodotti” per salvare la voce d’ordine nella tua libreria prodotti. Fai clic su “Salva” o su“Salva e aggiungi un’altra”.
2. Fare clic su " Anteprima contratto " per visualizzare in anteprima i dettagli del contratto e il calendario di fatturazione.
3. Le imposte possono essere aggiunte alle singole voci, oppure è possibile utilizzare dell’imposta automatica quando si utilizzano i pagamenti online. Per aggiungere le imposte alle singole voci, fare clic sul menu a tendina " Aliquota fiscale " e impostare le aliquote fiscali per le singole voci. La colonna " Importo dell'imposta " si aggiorna automaticamente.
4. Se si utilizza l’imposta sulle vendite automatica, attivare l’interruttore“Imposta sulle vendite automatica ”. L’imposta sulle vendite automatica verrà calcolata al momento della creazione del contratto.
   
   • Nella colonna " Categoria fiscale ", fare clic sul menu a tendina e selezionare la categoria fiscale per ciascuna voce. È possibile scegliere categorie fiscali diverse per le diverse voci. Ogni voce deve avere un nome univoco.
   • Se si spedisce un articolo come parte del contratto, è necessario aggiungere una voce di riga relativa alla spedizione affinché l’imposta automatica venga calcolata correttamente. Se non hai aggiunto la spedizione alla tua libreria prodotti, aggiungi una voce di riga personalizzata con la categoria fiscale “Spedizione”.
5. È possibile modificare le colonne visualizzate nella tabella delle voci. Se sei un Super Amministratore, puoi impostare quali colonne visualizzare per impostazione predefinita a tutti gli utenti. Scopri comemodificare le colonne.
6. Modifica le voci nell’editor regolando i valori di ciascuna colonna. 
   
   
7. Quando modifichi le voci di prezzo a livelli, il prezzo si aggiorna in base al livello man mano che modifichi la quantità. Fai clic su"Visualizza livelli " per modificare le quantità accanto alla tabella dei livelli e capire quale livello di prezzo si applica.
   
   
8. Per impostazione predefinita, la fatturazione per le voci una tantum e ricorrenti è impostata sulla data odierna. Per addebitare all’acquirente una voce in un secondo momento, fare clic sul menu a discesa Data di inizio fatturazione, quindi selezionare Data personalizzata. Nel pannello di destra, fare clic sulselettore di date e selezionare unadata di inizio, quindi fare clic su Salva.

9. Per applicare uno sconto a una voce, nella colonna " Sconto unitario " clicca sul menu a tendina e seleziona "percentuale" o "valuta". Inserisci l'importo dello sconto. Gli sconti possono essere applicati alle singole voci, non all'intero contratto.
10. Per modificare i dettagli della voce, oppure per clonarla o eliminarla, passa il mouse sulla voce, fai clic su "Azioni", quindi seleziona un'opzione:
    • Modifica: modifica la voce del contratto. La libreria dei prodotti non ne risentirà. 
    • Elimina: elimina la voce.

9. Per riordinare le voci, clicca e trascina una voce utilizzando la maniglia di trascinamentodragHandle.

10. La sezione Riepilogo mostra come verrà addebitato l’importo all’acquirente:

    • Il «Totale parziale» mostrerà solo gli articoli da pagare al momento del checkout. Eventuali articoli che verranno addebitati in un secondo momento appariranno nel «Totale pagamenti futuri ».
    • Tutte le voci, indipendentemente dalla data di scadenza del pagamento, saranno sommate nella voce“Totale”.
    • Disattiva l’opzione“Imposta sulle vendite automatica ” per disattivare l’applicazioneautomatica dell’imposta sulle vendite.

Configurare la fatturazione e i pagamenti

Imposta le modalità di fatturazione e di riscossione dei pagamenti dagli acquirenti. I pagamenti online sono disponibili solo se la fatturazione è attivata. 

Per configurare la fatturazione, nella sezione Fatturazione e pagamenti:

1. Attiva l'opzione "Fatturazione " per creare automaticamente le fatture e addebitare agli acquirenti le voci ricorrenti. Scopri di più sulle impostazioni di fatturazione.
2. Per impostare le modalità di riscossione dei pagamenti, nella sezione " Processo di riscossione":
   • Seleziona " Pagamenti automatici " per addebitare automaticamente le fatture a ogni data di fatturazione. Fai clic sul menu a tendina "Metodo di addebito " e seleziona un'opzione: 
     • Riscuotere il pagamento con il metodo utilizzato per la prima fattura pagata: addebita ogni fattura utilizzando il metodo di pagamento inserito per pagare la prima fattura.
     • Utilizza un metodo di pagamento salvato:addebita l’importo utilizzando un metodo di pagamento già salvato.
   • Seleziona "Pagamenti manuali " se desideri che l'acquirente paghi manualmente la fattura a ogni data di fatturazione. All'acquirente verrà inviata la fattura a ogni data di fatturazione per provvedere al pagamento.
3. Disattiva l’opzione"Fatturazione " se desideri emettere fatture e riscuotere i pagamenti tramite un metodo alternativo.

Per configurare i pagamenti online, nella sezione "Accetta pagamenti online":

1. Se nellasezione "Fatturazione" è selezionatal’opzione "Pagamenti automatici", i pagamenti online saranno attivi per impostazione predefinita. Se è selezionatal’opzione "Pagamenti manuali", attiva l’interruttore"Accetta pagamenti online" per consentire agli acquirenti di pagare le fatture online.
   • Le opzioni precompilate in questa schermata riflettono quanto impostato nelle impostazioni di pagamento. Seleziona o deseleziona le caselle di controllo " Forme di pagamento accettate " per scegliere i tipi di pagamento da accettare.
   • Se hai impostato delle commissioni, in "Commissioni applicate al momento del pagamento", seleziona lecaselle di controllo accanto alle commissioni che desideri applicare al pagamento del contratto.
   • Seleziona la casella di controllo "Raccogli l'indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito " per acquisire l'indirizzo di fatturazione dei tuoi acquirenti.
   • Selezionare la casella di controllo “Raccogli l’indirizzo di spedizione” per acquisire l’indirizzo di spedizione dei propri acquirenti.
2. Per accettare pagamenti tramite un metodo alternativo, disattiva l’interruttore "Accetta pagamenti online ".

Imposta la lingua, le impostazioni locali e la valuta del contratto

1. Fai clic su "Impostazioni" in alto a destra nell’editor del contratto.
2. Fai clic sul menu a tendina "Lingua " e seleziona unalingua.
3. Fai clic sul menu a tendina"Impostazioni locali " e seleziona un'impostazione locale. L'impostazione locale modificherà il formato di visualizzazione della data e dell'indirizzo nel contratto. La modifica delle impostazioni locali del contratto non aggiornerà la valuta.
4. Se nel tuo account sono configurate più valute, clicca sul menu a tendina "Valuta " e seleziona unavaluta.

Finalizza il contratto

1. Per finalizzare il contratto e inviare la prima fattura, in alto a destra, clicca suFinalizza.
2. Se richiesto, fare clic suFinalizza nella finestra di dialogo per confermare.

Emissione della fattura e pagamento

Le modalità di configurazione delle voci di fattura, della fatturazione e dei pagamenti determinano il prosieguo della procedura. Consulta la tabella sottostante per comprendere il processo in base alle impostazioni del tuo contratto.

Importa i contratti in HubSpot

Importa i contratti esistenti per gestirli insieme a quelli creati in HubSpot. Includi i collegamenti con le voci di contratto, i contatti e le trattative.

Differenze tra importazione e migrazione dei contratti

Puoi importare o migrare i contratti su HubSpot. I contratti importati non sono fatturabili. I contratti migrati vengono fatturati tramite HubSpot. Scopri di più sulle differenze nella tabella qui sotto.

Nota: la conversione diretta degli abbonamenti HubSpot in contratti non è attualmente supportata. Se stai migrando abbonamenti Stripe, scopri di più sulla migrazione degli abbonamenti Stripe.

Esempio di importazione di più oggetti

Scarica il file di esempio qui sotto per vedere un singolo contratto con due voci, un'associazione a un affare, un'azienda e due contatti strutturati in un unico file di importazione. Il campo " contract_import_id si ripete in ogni riga per raggrupparle nello stesso contratto. Ogni riga compila solo le colonne relative a quell'oggetto: lascia vuote tutte le altre celle.

La prima colonna (Tipo di riga) è un’etichetta solo a scopo di riferimento. Eliminarla prima dell’importazione.

Nota: i fileCSV hanno solo scopo illustrativo. Sostituisci gli identificatori di esempio, i contatti, le aziende, gli indirizzi e-mail, gli importi, le valute e qualsiasi voce import_unique_id nel CSV. Verifica le proprietà mappate e le bozze prima di procedere con la migrazione.

Importazione dei contratti

1. Crea una proprietà personalizzata del contratto da utilizzare come identificatore univoco per i contratti che stai importando. Ad esempio, potresti creare una proprietà personalizzata denominata contract_import_id.
2. Quando si crea la proprietà personalizzata:
   • Imposta ilTipo di campo suTesto su una riga.
   • Selezionare la casella di controllo "Richiedi valori univoci per questa proprietà ".
     
     
3. Preparare il file di importazione:
   • Prima di iniziare, consulta la panoramica sull'importazione.
   • Aggiungi la proprietà personalizzata che hai creato come colonna nel file di importazione. Utilizza la proprietà personalizzata come identificatore univoco per i campi del contratto, le voci di riga e le trattative.
   • Per i contratti con più di una voce, aggiungi le voci aggiuntive come righe separate accanto all’identificatore univoco.
   • Assicurati che l’affare sia in una riga separata rispetto ai dettagli del contratto. Aggiungi l’ID del record dell’affare in una colonna per associare l’affare al contratto durante l’importazione.
     
     
4. Importa il file.

Passi successivi

• Scopri di più sulla gestione delle fatture, comprese le operazioni di modifica, monitoraggio ed esportazione.
• Scopri di più sulla gestione dei pagamenti, tra cui la verifica delle commissioni di transazione, la gestione delle autorizzazioni di addebito bancario, il riprovare i pagamenti non andati a buon fine e la richiesta di un nuovo metodo di pagamento a un contatto.
• Scopri di più sulla rendicontazione dei ricavi in HubSpot.