Programmare una riunione su un record

Dopo aver integrato il tuo calendario Google o Office 365, pianifica riunioni con i contatti dai record di contatti, aziende, trattative o ticket, oppure dall'area di lavoro vendite (BETA). Una volta creata la riunione, gli inviti al calendario vengono inviati ai partecipanti. Anche gli utenti del tuo account possono essere aggiunti come partecipanti alla riunione.

Gli utenti con un posto assegnato in Sales Hub o Service Hub possono pianificare riunioni per conto di altri utenti dell'account che hanno anch'essi un posto assegnato.

Se hai collegato il tuo calendario allo strumento riunioni, scopri di più sulla creazione e la modifica delle pagine di pianificazione. Se utilizzi un account sandbox, è possibile prenotare riunioni solo con altri utenti dell'account sandbox.

Utilizza le riunioni su desktop

Pianifica una riunione per te stesso su desktop

Pianifica una riunione dai record o dall'area di lavoro delle vendite (BETA).

Per pianificare una riunione da un record:

1. Accedi ai tuoi record:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Clicca sul nome del record.
3. Nel pannello di sinistra, clicca su riunioni Riunione.

4. Si aprirà una finestra di dialogo con il calendario collegato.

Per pianificare una riunione dall'area di lavoro vendite (BETA):

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Area di lavoro delle vendite.
2. Fare clic sulla scheda Pianificazione.
3. In alto a destra, clicca su Pianifica una riunione.
4. Fai clic sul menu a discesa Scegli un contatto.
5. Inizia a digitare il nome di un contatto per cercarlo.
6. Fai clic sul nome del contatto.

Per impostare la riunione nell'editor delle riunioni:

1. Nel campo del titolo, inserisci un titolo per la tua riunione.
2. Inserisci una data di inizio.
3. Inserisci un'ora di inizio, quindi inserisci un'ora di fine. In alternativa, fai clic su una data nel calendario visualizzato.
4. Fai clic sul menu a discesa Tipo di riunione per selezionare il tipo di riunione. Questa impostazione è disponibile solo se hai abilitato i tipi di chiamata e riunione personalizzati.
5. Fai clic sul menu a discesa Partecipanti per cercare e selezionare altri contatti e utenti che devono essere inclusi nella riunione.
6. Fai clic sul menu a discesa Posizione e seleziona una delle seguenti opzioni per la posizione della riunione:
   • Telefonata: digita il numero di telefono nel campo di testo.
   • Di persona: digita l'indirizzo nel campo di testo.
   • Personalizzata: digitala posizione personalizzata nel campo di testo.
   • Google Meet: se hai collegato l'integrazione Google Meet e mappato un utente all'integrazione, clicca su Google Meet per utilizzarlo per la tua riunione.
   • Zoom: se hai collegato l'integrazione Zoom e mappato un utente all'integrazione, clicca su Zoom per utilizzarlo per la tua riunione.
7. Per inviare e-mail di promemoria prima di una riunione, clicca su + Aggiungi promemoria.
   • Nella sezione Email di promemoria programmate, inserisci un numero nel campo di testo, quindi fai clic sul menu a discesa Email di promemoria programmate e seleziona un'unità di misura del tempo (ad esempio giorni, settimane, mesi). Se l' attiva il promemoria della riunione per impostazione predefinita è attivo per il tuo account, le nuove riunioni erediteranno i promemoria predefiniti. Scopri come viene determinato il fuso orario del promemoria della riunione.
   • È possibile aggiungere fino a tre e-mail di promemoria in totale. Per aggiungere un'altra e-mail di promemoria, clicca su + Aggiungi promemoria. Per eliminare un promemoria, clicca su Elimina.
   • Per includere la descrizione dell'invito nel corpo dell'e-mail di promemoria, seleziona la casella di controllo Includi la descrizione dei partecipanti nel corpo dell'e-mail di promemoria.
8. Nel campo Descrizione dei partecipanti, inserisci i dettagli relativi alla riunione. I partecipanti alla riunione vedranno queste informazioni nell'invito del calendario. Utilizza le opzioni di formattazione nella parte inferiore del campo Descrizione dei partecipanti per modificare il testo, inserire un link o utilizzare uno snippet.

Nota: peraggiungere un link Zoom, Google Meet o UberConference alla tua riunione, l'indirizzo email utente HubSpot deve corrispondere all'indirizzo email utente Zoom, Google Meet o UberConference.

9. Fai clic su + Aggiungi note interne per inserire eventuali note interne che i membri del tuo team potranno consultare. I partecipanti alla riunione non vedranno queste informazioni nell'invito del calendario. Utilizza le opzioni di formattazione nella parte inferiore per modificare il testo, inserire un link o utilizzare uno snippet.
10. Fai clic sul menu a discesa Associato a e deseleziona le caselle di controllo accanto ai record che desideri dissociare dall'attività della riunione. Utilizza la barra di ricerca per trovare altri record da associare e seleziona le caselle di controllo accanto ai record per associarli.
11. Fai clic sull'icona di chiusura per pianificare la riunione senza visualizzare il calendario.
12. Fai clic su Salva.

Dopo aver salvato, tieni presente quanto segue:

• Il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido inserito nella proprietà E-mail per ricevere un invito.
• Una volta pianificata la riunione, il contatto riceverà un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al proprio calendario.
• Verrà automaticamente creata una riunione nel tuo calendario.
• La riunione verrà salvata come impegno nella cronologia del record. Il tuo nome verrà indicato come ospite e organizzatore.

Modifica una riunione per te stesso su desktop

Per modificare una riunione esistente sul desktop:

1. Accedi ai tuoi record:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Nella cronologia delle attività, in alto a destra della riunione, fai clic su Azioni, quindi seleziona Modifica.

3. Dopo aver apportato le modifiche, nella parte inferiore dell'attività della riunione, fai clic suSalva.

Nota: le modifiche alle descrizioni delle riunioni nel record del contatto verranno inviate ai partecipanti solo se utilizzi Google Calendar e hai collegato l'integrazione bidirezionale di Google Calendar con HubSpot. Se utilizzi un calendario Office 365 o non hai attivato l'integrazione, aggiorna la descrizione della riunione nell'evento del calendario, non nel record del contatto, per inviare le modifiche ai partecipanti.

Assegna un risultato della riunione sul desktop

Dopo lo svolgimento della riunione, l'organizzatore può assegnare un esito alla riunione per monitorare meglio le riunioni con i contatti. Le opzioni predefinite per l'esito della riunione sono Pianificata, Completata, Riprogrammata, Mancata presentazione e Annullata. È anche possibile creare esiti personalizzati per le riunioni.

1. Passa ai tuoi record:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Nella cronologia delle attività, in alto a destra della riunione, clicca su Azioni, quindi seleziona Modifica.

3. Fai clic sul menu a discesa Risultato e seleziona un risultato della riunione.
4. Fai clic su Salva.

Pianificare una riunione per un altro utente sul desktop (Sales Hub o Service Hub Professional ed Enterprise)

Se sei un utente di un Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprisecon unposto assegnato, puoi pianificare riunioni per conto di altri utenti dell'account che hanno anch'essi un posto assegnato, il calendario collegato e la sincronizzazione del calendario attivata. Ciò può essere utile se sei un rappresentante commerciale o di sviluppo aziendale e devi pianificare una riunione per un account executive.

Per pianificare una riunione per un altro utente:

1. Passa ai tuoi record:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Clicca sul nome del record.
3. Nel pannello di sinistra, clicca su riunioni Pianifica una riunione. Apparirà una finestra pop-up del tuo calendario collegato. Per impostare la riunione:
   • Fai clic sul menu a discesa Host per selezionare l'utente per cui stai pianificando la riunione.
   • Oppure, clicca su Rotazione riunioni per utilizzare una rotazione delle riunioni. Clicca sul menu a tendina Cerca rotazione riunioni per selezionare una rotazione delle riunioni.
     • Il campo Utente rotazione riunioni verrà compilato dal membro della rotazione a cui sono state assegnate meno riunioni. Verrà visualizzato anche il calendario di quel membro. Se più membri hanno lo stesso numero di riunioni assegnate, verrà selezionato il membro la cui ultima assegnazione risale a più tempo fa.
     • Se il calendario dell'utente proposto è pieno o se desideri scegliere un altro utente, fai clic sul menu a discesa Utenti della rotazione delle riunioni per selezionare un altro membro.
   • Il calendario verrà aggiornato per mostrare la disponibilità dell'organizzatore e la posizione verrà aggiornata per riflettere le opzioni di videoconferenza dell'organizzatore. Le riunioni esistenti sul loro calendario verranno visualizzate come Occupato, anziché con il titolo della riunione.
   • Per impostazione predefinita, non sarai aggiunto alla riunione come partecipante. Se desideri partecipare alla riunione, fai clic sul menu a discesa Partecipanti e seleziona te stesso come partecipante.
4. Continua a pianificare la riunione.
5. Fai clic su Salva.

Nota: quando si prenota una riunione per un utente utilizzando le rotazioni delle riunioni, il conteggio delle riunioni prenotate per quell'utente aumenterà di uno. Se la riunione viene eliminata, il conteggio delle riunioni prenotate diminuirà di uno.

Dopo aver salvato, tieni presente quanto segue:

• Il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido inserito nella proprietà E-mail per ricevere un invito.
• Una volta pianificata la riunione, il contatto e l'organizzatore riceveranno un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al loro calendario.
• Gli utenti possono visualizzare chi ha organizzato e ospitato una riunione esaminando la cronologia del record.
• Utilizza la proprietà Attività creata da (organizzatore) e la proprietà Attività assegnata a (ospite) per creare un report.

Utilizza le riunioni sull'app mobile HubSpot

Pianifica una riunione per te stesso nell'app mobile HubSpot

1. Apri l'app HubSpot sul tuo dispositivo iOS o Android.
2. In alto a sinistra, tocca Menu, quindi tocca Contatti nella barra laterale sinistra.
3. Tocca il nome del record associato alla riunione.
4. Tocca Menu verticale Altro. Quindi tocca Riunione. Per impostare la riunione:
   • Inserisci un titolo e una descrizione per la riunione.
   • Tocca Data di inizio, Ora di inizio, Data di fine e Ora di fine per impostare la data e la durata della riunione.
   • Tocca Verifica disponibilità per visualizzare il tuo calendario. Tocca l'ora in cui desideri pianificare la riunione, quindi toccaFine in alto a destra. Oppure tocca Annulla in alto a sinistra per tornare alla schermata precedente.
   • Tocca Tipo di riunione e seleziona un tipo di riunione. Questa impostazione è disponibile solo se hai abilitato i tipi di chiamata e riunione personalizzati.
   • Tocca Esito della riunione e seleziona un esito della riunione (ad esempio, se la riunione si è già svolta, puoi selezionare Completata).
   • Tocca Posizione e seleziona una delle seguenti opzioni per la posizione della riunione:
     • Indirizzo: inserisci l'indirizzo nel campo di testo.
     • Numero di telefono: inserisci il numero di telefono nel campo di testo.
     • Posizione personalizzata: inserisci i dettagli della posizione personalizzata nel campo di testo.

Nota: la videoconferenza non è disponibile quando si pianifica un incontro dall'app mobile HubSpot.

• Tocca Note interne e inserisci le note interne che i membri del tuo team dovranno esaminare. I partecipanti alla riunione non vedranno queste informazioni nell'invito del calendario. Usa il simbolo @ per taggare altri utenti.
• Tocca Associato a per cercare i record da associare. Seleziona o deseleziona la X accanto ai record da associare all'attività della riunione.

5. Tocca Salva. Nella finestra pop-up, tocca Continua e invia.

Dopo aver salvato, tenere presente quanto segue:

• Il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido inserito nella proprietà E-mail per ricevere un invito.
• Una volta pianificata la riunione, il contatto riceverà un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al proprio calendario.
• Verrà automaticamente creata una riunione nel tuo calendario.
• La riunione verrà salvata come interazione nella cronologia del record. Il tuo nome verrà indicato come ospite e organizzatore.

Modifica una riunione per te stesso nell'app mobile HubSpot

Dopo aver pianificato la riunione, puoi modificarla nell'app mobile HubSpot. Per modificare una riunione:

1. Apri l'app HubSpot sul tuo dispositivo iOS o Android.
2. In alto a sinistra, tocca Menu, quindi tocca Contatti nella barra laterale sinistra.
3. Tocca il nome del record associato alla riunione.
4. Tocca l'icona del menu verticale in alto a destra della riunione sulla cronologia, quindi tocca Modifica.
5. Dopo aver apportato le modifiche, tocca Salva in alto a destra.

Assegna un risultato alla riunione nell'app mobile HubSpot

Nota: questa funzione è attualmente disponibile solo per gli utenti iOS.

1. Apri l'app HubSpot sul tuo dispositivo iOS o Android.
2. In alto a sinistra, tocca Menu, quindi tocca Contatti nella barra laterale sinistra.
3. Tocca il nome del record associato alla riunione.
4. Tocca l'icona del menu verticale in alto a destra della riunione sulla timeline, quindi tocca Modifica.
5. Tocca il campo Risultato della riunione e seleziona un risultato della riunione.

6. Tocca Salva.