Programmare una riunione su un record

Una voltaintegrato il calendario di Google Calendar o di Office 365, è possibile pianificare le riunioni con i contatti dai record di contatti, aziende, transazioni o biglietti o dall'area di lavoro delle vendite (BETA). Una volta creata la riunione, gli inviti di calendario vengono inviati ai partecipanti alla riunione. Anche gli utenti del vostro account possono essere aggiunti come partecipanti alle riunioni.

Gli utenti di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise con un posto assegnato possono pianificare riunioni per conto di altri utenti dell'account che hanno anch'essi un posto assegnato.

Questo articolo si applica agli utenti che hanno collegato Google Calendar o l'integrazione di Office 365 con HubSpot. Se avete collegato il vostro calendario allo strumento per le riunioni, scoprite di più sulla creazione e la modifica delle pagine di pianificazione.

Utilizzare le riunioni su desktop

Pianificare una riunione per se stessi sul desktop

Pianificate una riunione dai record o dall'area di lavoro delle vendite (BETA).

1. Per programmare una riunione da un record:
   • Accedere ai propri record:
     • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
     • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
     • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
   • Fare clic sul nome del record.
   • Nel pannello di sinistra, fare clic su meetings Meeting.
     
     
   • Si aprirà una finestra di dialogo con il calendario collegato.
2. Per programmare una riunione dall'area di lavoro vendite (BETA):
   • Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Area di lavoro delle vendite.
   • Fare clic sulla scheda Pianifica.
   • In alto a destra, fare clic su Pianifica una riunione.
   • Fare clic sul menu a discesa Scegliere un contatto.
   • Iniziare a digitare il nome del contatto per cercarlo.
   • Fare clic sul nome del contatto.
   
3. Per impostare la riunione:

• • Nel campo del titolo, inserire un titolo per la riunione.

1. • Inserire una data di inizio.
   • Inserire un'ora di inizio e poi un'ora di fine. In alternativa, fare clic su una data del calendario visualizzato.

• • Fare clic sul menu a discesa Tipo di riunione per selezionare il tipo di riunione. Questa impostazione è disponibile solo se si sono attivati i tipi di chiamata e di riunione personalizzati.

• • Fare clic sul menu a discesa Partecipanti per cercare e selezionare altri contatti e utenti da includere nella riunione.

• • Fare clic sul menu a discesa Luogo e selezionare una delle seguenti opzioni per il luogo della riunione.
    • Telefonata: digitare il numero di telefono nel campo di testo.
    • Di persona: digitare l'indirizzo nel campo di testo.
    • Personalizzato: digitare il luogo personalizzato nel campo di testo.
    • Google Meet: se avete collegato l'integrazione Google Meet e avete mappato un utente all'integrazione, fate clic su Google Meet per utilizzarlo per la riunione.
    • Zoom: se si è collegata l'integrazione Zoom e si è mappato un utente all'integrazione, fare clic su Zoom per utilizzarla per la riunione.
  • Per inviare e-mail di promemoria prima di una riunione, fare clic su + Aggiungi promemoria.
    • Nella sezione E-mail di promemoria pianificate, inserire un numero nel campo di testo, quindi fare clic sul menu a discesa E-mail di promemoria pianificate e selezionare una misura temporale (ad esempio, giorni, settimane, mesi). Se l'interruttore Attiva promemoria riunione per impostazione predefinita è attivo per il vostro account, le nuove riunioni erediteranno i promemoria predefiniti. Scoprite come viene determinato il fuso orario del promemoria della riunione.
    • È possibile aggiungere fino a tre e-mail di promemoria in totale. Per aggiungere un'altra e-mail di promemoria, fare clic su + Aggiungi promemoria. Per eliminare un promemoria, fare clic su deleteTo deltoTElimina.
    • Per includere la descrizione dell'invitato nel corpo dell'e-mail di promemoria, selezionare la casella di controllo Includi la descrizione del partecipante nel corpo dell'e-mail di promemoria.

• • Nel campo Descrizione del partecipante , inserire i dettagli della riunione. I partecipanti alla riunione vedranno queste informazioni nell'invito del calendario. Utilizzare le opzioni di formattazione in fondo al campo Descrizione partecipante per modificare il testo, inserire un link o utilizzare uno snippet.

Nota bene: per aggiungere un link Zoom, Google Meet o UberConference alla riunione, l'indirizzo e-mail dell'utente HubSpot deve corrispondere all'indirizzo e-mail dell'utente Zoom, Google Meet o UberConference.

• • Fare clic su + Aggiungi note interne per inserire eventuali note interne da sottoporre ai membri del team. I partecipanti alla riunione non vedranno queste informazioni sul loro invito al calendario. Utilizzare le opzioni di formattazione in basso per modificare il testo, inserire un link o utilizzare uno snippet.
  • Fare clic sul menu a discesa Associati con e deselezionare le caselle di controllo accanto ai record che si desidera dissociare dall'attività della riunione. Usare la barra di ricerca per trovare altri record da associare e selezionare le caselle di controllo accanto al record per associarli.
  • Fare clic sull' icona di chiusura per pianificare la riunione senza visualizzare il calendario.
    
    
  • Fare clic su Salva.

Dopo il salvataggio, notare quanto segue:

• Per ricevere un invito, il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido nella proprietà Email.
• Una volta programmata la riunione, il contatto riceverà un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al suo calendario.
• Verrà automaticamente creata una riunione nel calendario dell'utente.
• La riunione verrà salvata come impegno nella timeline del record. Il vostro nome sarà indicato come ospite e organizzatore.

Modificare una riunione per se stessi sul desktop

Per modificare una riunione esistente sul desktop:

1. Accedere alle proprie registrazioni:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Nella timeline dell'attività, in alto a destra della riunione, fare clic su Azioni, quindi selezionare Modifica.
   
   
3. Dopo aver apportato le modifiche, in fondo all'attività della riunione, fare clic su Salva.

Nota bene: le modifiche alle descrizioni delle riunioni nel record del contatto saranno inviate ai partecipanti solo se si utilizza Google Calendar e si è collegata l'integrazione bidirezionale di Google Calendar con HubSpot . Se si utilizza un calendario di Office 365 o non si è attivata l'integrazione, aggiornare la descrizione della riunione nell'evento del calendario per inviare le modifiche ai partecipanti, non nel record del contatto.

Assegnare un esito di riunione sul desktop

Dopo lo svolgimento della riunione, l'host può assegnare un esito della riunione per monitorare meglio le riunioni con i contatti. Le opzioni predefinite per l'esito della riunione sono Programmata, Completata, Riprogrammata, Non presentata eAnnullata. È anche possibile creare esiti di riunione personalizzati.

1. Accedere ai propri record:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Nella timeline dell'attività, in alto a destra della riunione, fare clic su Azioni, quindi selezionare Modifica.
   
   
3. Fare clic sul menu a discesa Esito e selezionare un esito della riunione.
4. Fare clic su Salva.

Programmare una riunione per un altro utente sul desktop(Sales Hub o Service Hub Professional ed Enterprise)

Se siete un utente di un account Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise con una sede assegnata, potete pianificare riunioni per conto di altri utenti dell'account che hanno anch'essi una sede assegnata, hanno il calendario collegato e la sincronizzazione del calendario attivata. Questo può essere utile se siete un rappresentante commerciale o di sviluppo delle vendite e dovete programmare una riunione per un dirigente dell'azienda.

Per programmare una riunione per un altro utente:

1. Accedere alle proprie registrazioni:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.
2. Fare clic sul nome del record.
3. Nel pannello di sinistra, fare clic su meetingsPianificare una riunione. Verrà visualizzata una finestra a comparsa del calendario collegato. Per impostare la riunione:
   • Fare clic sul menu a discesa Host per selezionare l'utente per cui si sta pianificando la riunione.
   • Oppure, fare clic su Rotazione riunioni per utilizzare una rotazione delle riunioni. Fare clic sul menu a discesaCerca rotazione riunioni per selezionare una rotazione riunioni.
     • Il campo Utente rotazione riunioni sarà popolato dal membro della rotazione che ha il minor numero di riunioni assegnate. Verrà visualizzato anche il calendario di quel membro. Se più membri hanno lo stesso numero di riunioni assegnate, verrà selezionato il membro la cui ultima assegnazione risale al periodo più lontano.
     • Se il calendario dell'utente proposto è pieno o se si desidera scegliere un altro utente, fare clic sul menu a discesa Utenti della rotazione delle riunioni per selezionare un altro membro.
   • Il calendario verrà aggiornato per mostrare la disponibilità dell'ospite e la posizione verrà aggiornata per riflettere le opzioni di videoconferenza dell'ospite. Le riunioni esistenti nel calendario verranno visualizzate come Occupato, anziché come titolo della riunione.
   • Per impostazione predefinita, l'utente non verrà aggiunto alla riunione come partecipante. Se si desidera partecipare alla riunione, fare clic sul menu a discesa Partecipanti e selezionarsi come partecipante.
4. Continuare a programmare la riunione.
5. Fare clic su Salva.
   

Nota: quando una riunione viene prenotata per un utente utilizzando la rotazione delle riunioni, il conteggio delle riunioni prenotate di quell'utente aumenterà di uno. Se la riunione viene eliminata, il conteggio delle riunioni prenotate diminuisce di uno.

Dopo il salvataggio, notare quanto segue:

• Il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido nella proprietà Email per ricevere un invito.
• Una volta programmata la riunione, il contatto e l'ospitante riceveranno un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al loro calendario.
• Gli utenti possono vedere chi ha organizzato e ospitato una riunione esaminando la cronologia del record.

• Utilizzare l'Attività creata dalla proprietà (organizzatore) e l'Attività assegnata alla proprietà (ospitante) per creare un report.

Utilizzare le riunioni nell'app mobile di HubSpot

Pianificate una riunione per voi stessi nell'app mobile di HubSpot.

1. Aprire l'app HubSpot sul dispositivo iOS o Android.
2. In alto a sinistra, toccare Menu, quindi toccare Contatti nella barra laterale di sinistra.
3. Toccare il nome del record associato alla riunione.
4. Toccare verticalMenu More. Quindi toccare Riunione. Per impostare la riunione:
   • Inserire un titolo e una descrizione per la riunione.
   • Toccare Data inizio, Ora inizio, Data fine e Ora fine per impostare la data e la durata della riunione.
   • Toccare Verifica disponibilità per visualizzare il calendario. Toccare l'ora per la quale si desidera programmare la riunione, quindi toccare Fatto in alto a destra. In alternativa, toccare Annulla in alto a sinistra per tornare alla schermata precedente.
   • Toccare Tipo di riunione e selezionare un tipo di riunione. Questa impostazione è disponibile solo se si sono attivati i tipi di chiamata e di riunione personalizzati.
   • Toccare esito riunione e selezionare l'esito della riunione (ad esempio, se la riunione è già avvenuta, è possibile selezionare Completata).
   • Toccare luogo e selezionare una delle seguenti opzioni per il luogo della riunione.
     • Indirizzo: inserire l'indirizzo nel campo di testo.
     • Numero di telefono: inserire il numero di telefono nel campo di testo.
     • Luogo personalizzato: inserire i dettagli del luogo personalizzato nel campo di testo.

     Nota bene: la videoconferenza non è disponibile quando si pianifica una riunione dall'app mobile di HubSpot.

   • Toccare Note interne e inserire le note interne che i membri del team potranno consultare. I partecipanti alla riunione non vedranno queste informazioni sul loro invito al calendario. Usare la @ per taggare altri utenti.
   • Toccare Associati con per cercare i record da associare. Selezionare o deselezionare la X accanto ai record da associare all'attività della riunione.
   
5. Toccare Salva. Nel riquadro a comparsa, toccare Continua e invia.

• Per ricevere un invito, il contatto deve avere un indirizzo e-mail valido nella proprietà Email.
• Una volta programmata la riunione, il contatto riceverà un invito con un file .ics che potrà essere aggiunto al suo calendario.
• Verrà automaticamente creata una riunione nel calendario dell'utente.
• La riunione verrà salvata come impegno nella timeline del record. Il vostro nome sarà indicato come ospite e organizzatore.

Modificare una riunione per se stessi nell'app mobile di HubSpot

Dopo che la riunione è stata programmata, è possibile modificarla nell'app mobile di HubSpot. Per modificare una riunione:

1. Aprire l'app HubSpot sul dispositivo iOS o Android.
2. In alto a sinistra, toccare Menu, quindi toccare Contatti nella barra laterale di sinistra.
3. Toccare il nome del record associato alla riunione.
4. Toccare l'icona del menu verticalMenu in alto a destra della riunione sulla timeline, quindi toccare Modifica.
5. Dopo aver apportato le modifiche, toccare Salva in alto a destra.

Assegnare un esito alla riunione nell'app mobile di HubSpot

Nota bene: questa funzione è attualmente disponibile solo per gli utenti iOS.

1. Aprire l'app HubSpot sul dispositivo iOS o Android.
2. In alto a sinistra, toccare Menu, quindi toccare Contatti nella barra laterale di sinistra.
3. Toccare il nome del record associato alla riunione.
4. Toccare l'icona del menu verticalMenu in alto a destra della riunione sulla timeline, quindi toccare Modifica.
5. Toccare il campo dell'esito della riunione e selezionare un esito della riunione.
   
   
6. Toccare Salva.