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Nota bene: la traduzione in italiano di questo articolo è fornita solo per comodità. La traduzione viene creata automaticamente tramite un software di traduzione e potrebbe non essere stata revisionata. Pertanto, la versione inglese di questo articolo deve essere considerata come la versione di governo contenente le informazioni più recenti. È possibile accedervi qui.

Impostare la sincronizzazione bidirezionale delle fatture con QuickBooks Online (BETA)

Ultimo aggiornamento: giugno 20, 2024

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Collegate il vostro account HubSpot a QuickBooks Online con la sincronizzazione dei dati e impostate una sincronizzazione bidirezionale delle fatture tra i due sistemi. Se si utilizza l'integrazione HubSpot-QuickBooks Online, consultare questo articolo.

Prima di iniziare

Limitazioni

  • Modifica delle fatture in QuickBooks Online: una fattura generata in HubSpot può essere modificata solo all'interno di HubSpot. Ad esempio, aggiungere o rimuovere voci, aggiornare i prezzi o rimuovere un pagamento. Se la modifica non viene effettuata all'interno di HubSpot, la fattura non verrà sincronizzata. Le fatture create in QuickBooks possono essere modificate senza problemi all'interno di QuickBooks.
  • Addebito di tasse: in HubSpot non è possibile addebitare tasse sulle fatture. Se è necessario applicare le imposte su una fattura, si consiglia di creare le fatture in QuickBooks e sincronizzarle con HubSpot.
  • Conti QuickBooks Online non statunitensi: la maggior parte delle versioni di QuickBooks Online non statunitensi richiede che le fatture sincronizzate includano le imposte (ad esempio, IVA, HST, GST, ecc.). Le fatture di HubSpot non possono essere create con le imposte, quindi gli utenti con account QuickBooks Online non statunitensi non potranno utilizzare questa funzione.
  • Riconoscimento dei ricavi: Le fatture di HubSpot non supportano l'aggiunta di una data di servizio alle voci di HubSpot, necessaria quando si utilizza la funzionalità di riconoscimento dei ricavi di QuickBooks.

Raccomandazioni prima di utilizzare l'integrazione

  • Disattivare ilnumero di transazione personalizzato in QuickBooks Online: verificare se l'impostazione Numero di transazione personalizzato in QuickBooks è attiva. Si raccomanda di disattivare questa impostazione. Se viene lasciata attiva, le fatture create in QuickBooks adotteranno automaticamente il prefisso delle fatture di HubSpot, il che potrebbe portare a numeri di fattura contrastanti.
  • Blocca periodi contabili chiusi: attivare l'impostazione che blocca automaticamente i periodi contabili chiusi in QuickBooks. In questo modo si assicura che i periodi contabili chiusi siano protetti da eventuali modifiche.
  • Sincronizzare i prodotti: si consiglia di sincronizzare i prodotti da QuickBooks a HubSpot e di utilizzare tali prodotti per la creazione di fatture, preventivi e link di pagamento. In questo modo si garantisce che quando le fatture e i pagamenti vengono sincronizzati con QuickBooks, siano correttamente collegati ai conti delle entrate e delle uscite impostati.

Nota bene:

  • La sincronizzazione dei prodotti utilizza la proprietà SKU per la corrispondenza. Per evitare la duplicazione dei prodotti, la sincronizzazione dei prodotti sincronizza solo i prodotti con SKU per impostazione predefinita. Si consiglia di aggiungere SKU ai prodotti di QuickBooks che si desidera sincronizzare.
  • Se una fattura ha voci che non possono essere abbinate a un prodotto in QuickBooks, in QuickBooks verrà creato un prodotto chiamato Voce personalizzata, a cui verranno abbinate le voci non abbinate. Nella fase di configurazione della sincronizzazione delle fatture si definisce a quale conto economico sarà collegato il prodotto Voce personalizzata.
  • Si consiglia di sincronizzare tutti i clienti da QuickBooks Online a HubSpot come contatti. Quando si crea una fattura per un cliente esistente, assicurarsi di utilizzare il contatto sincronizzato da QuickBooks. In questo modo, tutte le fatture create saranno collegate al cliente giusto in QuickBooks. Quando si fattura un nuovo cliente, assicurarsi che il contatto sulla fattura sia il contatto di fatturazione, il cui indirizzo e-mail deve essere collegato al cliente in QuickBooks.

Sincronizzazione delle informazioni

  • Quando si imposta la sincronizzazione bidirezionale delle fatture o la sincronizzazione delle fatture in uscita (da HubSpot a QuickBooks Online), la sincronizzazione dei pagamenti viene attivata automaticamente e sincronizza i pagamenti su una fattura tra HubSpot e QuickBooks. La sincronizzazione delle fatture in entrata (da QuickBooks Online a HubSpot) non sincronizza i pagamenti da QuickBooks a HubSpot.
  • La modifica di una fattura HubSpot (ad es. aggiunta/eliminazione di voci, aggiunta di imposte, modifica di commenti) all'interno di QuickBooks non è supportata.
  • Quando si imposta una sincronizzazione unidirezionale delle fatture da HubSpot a QuickBooks, o una sincronizzazione bidirezionale, alcuni filtri vengono aggiunti automaticamente alla sincronizzazione delle fatture in uscita. Questi filtri servono a prevenire in modo proattivo un'eccessiva sincronizzazione dei dati e non possono essere modificati. Questi filtri sono:
    • Solo le fatture HubSpot in cui la proprietà Invoice Source è HubSpot saranno sincronizzate da HubSpot a QuickBooks.
    • Lebozze di fattura non saranno sincronizzate. Le fatture devono essere finalizzate per essere sincronizzate con QuickBooks.
    • Solo le fatture create/modificate dopo l'avvio della sincronizzazione saranno sincronizzate con QuickBooks.
  • Se è necessario aggiungere a QuickBooks fatture storiche create in HubSpot, si consiglia di esportare tali fatture e importarle in QuickBooks.
  • Una volta sincronizzata con QuickBooks Online, la fattura viene aggiornata in QuickBooks se il suo stato viene modificato (ad esempio, se vengono registrati pagamenti o se la fattura viene annullata).
  • Se la fattura viene pagata, viene creato un record di pagamento sulla fattura e sincronizzato tra QuickBooks e HubSpot.

Impostazione della sincronizzazione delle fatture

Prima di impostare la sincronizzazione delle fatture, collegare l'applicazione QuickBooks Online a HubSpot e impostare la sincronizzazione dei prodotti e dei contatti. I filtri consigliati per la sincronizzazione dei prodotti e dei contatti sono disponibili qui.

Per impostare la sincronizzazione delle fatture tra HubSpot e QuickBooks Online:

  • Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
  • Fare clic su QuickBooks Online.
  • Scegliere il passo successivo in base alla configurazione attuale:
    • Fare clic su Imposta la sincronizzazione se non sono state aggiunte regole di sincronizzazione.
    • Se è stata impostata una sincronizzazione unidirezionale delle fatture e si desidera utilizzare una sincronizzazione bidirezionale delle fatture, passare il mouse su Sincronizzazione fatture e fare clic su Modifica.
    • Fare clic su Sincronizza altri dati se in precedenza sono state impostate altre regole di sincronizzazione non relative alle fatture.
    • Nella scheda Configura, fare clic sulle frecce di direzione della sincronizzazione e selezionare Sincronizzazione dati tra app.

QuickBooks-sync-direction

  • Fare clic sul menu a tendina Risoluzione dei conflitti di dati e selezionare se Utilizzare i dati di HubSpot o Utilizzare i dati di QuickBooks Online.
  • Nella sezione Campi mappati, disattivare i selettori per escluderli dalla sincronizzazione.
  • Gli utenti di un account Ops Hub Starter, Professional o Enterprise possono aggiungere altri campi facendo clic su Aggiungi una mappatura sotto i campi predefiniti.
    • Selezionare i campi dai menu a discesa e fare clic su Crea, oppure fare clic su delete eliminare per rimuovere la mappatura.
    • Per modificare o rimuovere una mappatura aggiunta, fare clic su Azioni, quindi su Modifica o Elimina.

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  • In alto a destra, fare clic su Avanti.
  • Per impostazione predefinita, tutte le fatture saranno sincronizzate tra QuickBooks Online e HubSpot. Si consiglia di aggiungere un filtro alla sincronizzazione delle fatture in entrata per sincronizzare solo le fatture create in Quickbooks dopo la data odierna. Per aggiungere un filtro:
    • In Filtri, fare clic su Modifica accanto a QuickBooks Online → HubSpot.
    • Selezionare un tipo di filtro primario o associato.
    • Selezionare una proprietà e i criteri del filtro.
    • Fare clic su Applica criteri, quindi su Fine.

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Modifica della sincronizzazione delle fatture

Per modificare una sincronizzazione di fattura esistente:

  • Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
  • Fare clic su QuickBooks Online.
  • Passare il mouse su Sincronizzazione fatture e fare clic su Modifica.
  • Apportare le modifiche seguendo i passaggi come se si stesse impostando la sincronizzazione per la prima volta.

Attivare o disattivare la sincronizzazione delle fatture

Per attivare o disattivare la sincronizzazione delle fatture:

  • Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
  • Fare clic su QuickBooks Online.
  • Passare il mouse su Sincronizzazione fatture, fare clic su Altro, quindi su Disattiva sincronizzazione o Attiva sincronizzazione.

Rivedere la sincronizzazione delle fatture

  • Per verificare se una singola fattura è sincronizzata:
    • Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
    • Fare clic sulla fattura per aprire il pannello di destra.
    • Scorrere fino alla sezione Sincronizzazione delle integrazioni per visualizzarne lo stato.

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Per esaminare un elenco di record di fatture e il loro stato di sincronizzazione:
  • Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti e dati > Integrazioni.
  • Fare clic su QuickBooks Online.
    • Nella scheda Panoramica della sincronizzazione, fare clic su Visualizzazione oggetto per visualizzare il numero di record sincronizzati, non riusciti o esclusi. Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, in alto a destra fare clic su Altro, quindi su Modifica colonne.
      • Fare clic su Tutti gli oggetti accanto a Filtra per: per filtrare per oggetto.
      • Facendo clic su un numero accanto a un record si apre un pannello laterale per esaminare i record.
        • Per i record che non riescono a sincronizzarsi, passare il mouse sull'icona delle informazioni sotto la voce Categoria di errore per visualizzare una spiegazione del motivo della mancata sincronizzazione della fattura.
quickbooks-sync-status-information
    • Fare clic su Visualizzazione record per visualizzare l'elenco dei record.
      • Per modificare le colonne visualizzate nella tabella, cliccare in alto a destra su Altro e poi su Modifica colonne.
      • Utilizzare i filtri sopra la tabella per filtrare i record.
      • Utilizzare la navigazione della pagina in fondo alla tabella per spostarsi tra i record.
      • In Attività di sincronizzazione, fare clic sulla freccia per visualizzare ulteriori informazioni sull'attività di un record.

quickbooks-sync-status-information-records

Utilizzo della sincronizzazione delle fatture

Una volta impostata la sincronizzazione, seguite questi passaggi per sincronizzare la vostra prima fattura da HubSpot a QuickBooks Online:

  • Creare la fattura.
  • Fare clic su Finalizza.
  • L'integrazione rileverà la nuova fattura, controllerà i dettagli della fattura in base ai filtri impostati e, se idonea, sincronizzerà la fattura con QuickBooks Online.
  • È possibile verificare se la sincronizzazione è andata a buon fine esaminando i dati di sincronizzazione.

Domande comuni

Come faccio a sincronizzare il numero d'ordine o altri campi della fattura con QuickBooks?

Il numero PO non è un campo predefinito nelle fatture di QuickBooks e deve essere aggiunto come campo personalizzato. Per questo motivo, l'integrazione HubSpot QuickBooks Online non è in grado di definire una mappatura del campo "out of the box". Gli utenti di un account Ops Hub Starter, Professional o Enterprise possono definire mappature personalizzate. Utilizzando le mappature di campo personalizzate, è possibile identificare i campi delle fatture QuickBooks (ad esempio, numero di tracking, numero di ordine di acquisto, metodo di spedizione) e sincronizzare tali valori da e verso HubSpot e Quickbooks.

Come posso rappresentare sconti, imposte e tasse nelle mie fatture?

Quando si utilizza l'integrazione con Quickbooks Online, non è possibile aggiungere sconti, imposte e tasse a livello di ordine alle fatture, perché QuickBooks Online non ha lo stesso concetto di imposte e tasse a livello di fattura, anche se supporta un singolo sconto a livello di fattura.

Invece di utilizzare le imposte, gli sconti e le tariffe a livello di fattura, si consiglia quanto segue:

  • Sconti: aggiungere gli sconti a livello di voce e utilizzare il campoCommenti per spiegare lo sconto.
  • Tasse (ad esempio, spese di spedizione, spese per carte di credito, spese di mora): possono essere aggiunte come voce a sé stante nella fattura, preferibilmente utilizzando un prodotto sincronizzato con QuickBooks.
  • Imposte: possono essere aggiunte come voce alla fattura, possibilmente utilizzando un prodotto sincronizzato con QuickBooks, e sono collegate al conto entrate/uscite di QuickBooks che tiene traccia dell'importo delle imposte riscosse. Queste voci fiscali non saranno collegate al Centro imposte di QuickBooks Online per la rendicontazione fiscale.

Devo disattivare l'azione del flusso di lavoro "Crea fattura pagata" se utilizzo la sincronizzazione delle fatture?

Come minimo, si consiglia di aggiornare il flusso di lavoro per filtrare i pagamenti provenienti da fatture (ad esempio, i pagamenti in cui l'origine è una fattura). Se il flusso di lavoro non viene aggiornato, si verificherà una duplicazione, perché i pagamenti delle fatture attiveranno anche la creazione di fatture pagate. Si verificherà un solo pagamento, ma ci saranno due fatture per il pagamento.

Errori comuni

Se la fattura non viene sincronizzata con QuickBooks Online entro pochi minuti, la sincronizzazione può fallire per diversi motivi. Tutti gli errori di sincronizzazione, compresa la sincronizzazione delle fatture, si trovano nella pagina delle impostazioni di QuickBooks online.

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Di seguito sono riportati alcuni errori comuni che si possono incontrare e come risolverli.

Una fattura deve avere un cliente associato. Assicuratevi che il cliente associato sia presente sia in HubSpot che in QuickBooks Online per sincronizzare la fattura.

Questo errore di sincronizzazione della fattura si verifica perché il contatto della fattura non è stato trovato in QuickBooks quando la fattura ha cercato di sincronizzarsi. Il più delle volte ciò è dovuto al fatto che il contatto della fattura non condivide l'indirizzo e-mail del cliente in QuickBooks. Se si modifica il contatto della fattura in HubSpot con un contatto che corrisponde all'e-mail del cliente in QuickBooks, la fattura verrà sincronizzata.

Il nome visualizzato è un duplicato

I campi delnome visualizzato devono essere unici in Quickbooks Online. Il primo contatto di un'azienda avrà il suo Nome visualizzato impostato sul nome dell'azienda, ma tutti i contatti di quell'azienda che tenteranno di sincronizzarsi con QuickBooks Online dopo il primo contatto non riusciranno a sincronizzarsi, perché il loro Nome visualizzato è già in uso. Fate riferimento a questo articolo.

Errore di convalida aziendale: Inserire una data di servizio per la voce di riconoscimento dei ricavi

Questo errore può verificarsi se si utilizza la funzionalità di riconoscimento dei ricavi di QuickBooks Online. Il riconoscimento dei ricavi richiede che tutte le voci di una fattura abbiano una data di servizio. Non è possibile aggiungere una data di servizio alle voci di HubSpot, pertanto si consiglia di disattivare l'impostazione di riconoscimento dei ricavi in QuickBooks e di effettuare la rendicontazione del riconoscimento dei ricavi separatamente.

Le modifiche alle voci o agli importi delle fatture native di HubSpot non possono essere effettuate tramite applicazioni esterne. Si prega di apportare le modifiche necessarie direttamente in HubSpot.

Questo errore si verifica perché una fattura creata in HubSpot è stata modificata in QuickBooks. Invertire le modifiche alla fattura in QuickBooks e apportare le modifiche alla fattura in HubSpot per continuare la sincronizzazione.

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