HubSpot offre diversi strumenti per inviare e-mail ai vostri contatti, in base alla natura del loro rapporto con l'azienda e alla portata delle vostre e-mail. Ad esempio, è possibile inviare un'email one-to-one a un nuovo lead interessato a saperne di più su uno specifico prodotto offerto, oppure inviare un'email di marketing per promuovere una newsletter ai clienti esistenti che vogliono essere informati sulle ultime offerte della vostra organizzazione.
Questo articolo serve come guida al funzionamento dell'invio di e-mail in HubSpot. Fornisce inoltre un elenco di importanti requisiti e best practice da tenere a mente per garantire che le e-mail vengano consegnate con successo e per aiutare a mantenere una sana reputazione di invio per il vostro marchio.
Quando si invia un'e-mail utilizzando lo strumento di marketing e-mail, questa viene inviata attraverso la rete di invio e-mail di HubSpot, aprendo una connessione SMTP con il fornitore di servizi di posta in arrivo (ISP) del destinatario, come Google o Outlook. L'ISP esamina l'e-mail e decide se rinviarla, rifiutarla o consegnarla al destinatario.
La decisione di un ISP di accettare, rifiutare o rinviare un'e-mail si basa su molti fattori, come la reputazione del mittente, la corretta autenticazione dell'e-mail e l'eventuale violazione delle linee guida e delle politiche dell'ISP. I destinatari possono adottare ulteriori misure di sicurezza che influiscono sull'accettazione o sul rifiuto di un'e-mail.
Poiché lo strumento di email marketing invia tramite la rete di invio email di HubSpot, i requisiti vengono applicati a ogni tentativo di invio di un'email. Se non siete in grado di soddisfare questi requisiti, potreste valutare se un'email one-to-one o l'invio tramite sequenza siano più adatti al vostro caso d'uso.
Tutti i contatti a cui si invia un'e-mail tramite lo strumento di marketing e-mail devono soddisfare i seguenti criteri:
È inoltre importante assicurarsi che l'intento e il contenuto dell'e-mail non siano fuorvianti. Se si camuffano le e-mail nello strumento di marketing per farle sembrare di natura one-to-one, è più probabile che vengano segnalate come spam dall'ISP del destinatario o che violino la Politica d'uso accettabile di HubSpot se si utilizza un nome o un oggetto falso.
Quando iniziate a inviare e-mail utilizzando lo strumento di marketing e-mail, tenete presente che non dovreste pianificare l'invio di e-mail dallo stesso sottodominio utilizzato per ospitare contenuti come il vostro blog, le pagine del sito web o le landing page. Dovreste prendere in considerazione l'utilizzo di un sottodominio specifico per l'invio di e-mail per proteggere la reputazione del vostro dominio principale.
Se si tenta di utilizzare lo stesso dominio sia per l'hosting dei contenuti che per l'invio delle e-mail, si verificherà l'errore mostrato di seguito durante l'impostazione dell'autenticazione delle e-mail in HubSpot e verrà richiesto di scegliere un dominio diverso.
Di seguito sono elencati alcuni esempi di combinazioni di domini e sottodomini. Se non conoscete alcuni termini di dominio, consultate il glossario in fondo a questo articolo.
Se non avete acquistato i componenti aggiuntivi IP dedicato o email transazionali, le email di marketing vengono inviate attraverso gli indirizzi IP condivisi di HubSpot. La tabella seguente vi aiuterà a decidere il dominio di invio delle e-mail più adatto alla vostra organizzazione:
| Dominio di hosting dei contenuti | Dominio di invio e-mail | Risultati |
| www.example.com | @esempio.com | La maggior parte dei mittenti condivisi segue questo schema. Sebbene non vi siano conflitti DNS con questa combinazione, si consiglia di utilizzare un sottodominio per il dominio di invio delle e-mail per proteggere la deliverability. Si noti che il sottodominio |
| www.example.com | @news.example.com | Questo è il percorso consigliato da HubSpot per i mittenti condivisi. L'utilizzo di un sottodominio unico per ogni dominio principale impedisce i conflitti DNS e protegge il dominio principale dall'impatto di qualsiasi attività di marketing via e-mail. |
| news.example.com | @news.example.com | Il provider DNS potrebbe segnalare un conflitto e non consentire di procedere con l'autenticazione. Di conseguenza, è possibile che si verifichino errori di autenticazione e rimbalzi. |
Se avete acquistato il componente aggiuntivo per indirizzi IP dedicati o il componente aggiuntivo per e-mail transazionali, esaminate i seguenti esempi di combinazione di domini:
| Dominio di hosting dei contenuti | Dominio di invio e-mail | Dominio del percorso di ritorno (dominio IP dedicato) | Risultati |
| www.example.com | @esempio.com | 12345m.example.com | La maggior parte dei mittenti IP dedicati segue questo schema. Sebbene non vi siano conflitti DNS con questa combinazione, si consiglia di utilizzare un sottodominio per il dominio di invio delle e-mail per proteggere la deliverability. |
| www.example.com | @news.example.com | 12345m.example.com | Questo è il percorso consigliato da HubSpot per i mittenti IP dedicati. L'utilizzo di un sottodominio unico per ogni dominio principale impedisce i conflitti DNS e protegge il dominio principale dall'impatto di qualsiasi attività di marketing via e-mail. |
| www.example.com | @email.example.com | email.example.com | Il vostro provider DNS potrebbe segnalare un conflitto e non permettervi di procedere con l'autenticazione. Potrebbe anche segnalare un record MX in conflitto. Di conseguenza, è possibile che si verifichino errori di autenticazione, rimbalzi e difficoltà nell'invio e nella ricezione di e-mail dalla rete di posta elettronica aziendale. Si tratta di un rischio elevato che dovrebbe essere evitato dai mittenti IP dedicati. |
Se non si imposta un'autenticazione adeguata nel proprio account HubSpot, quest'ultimo utilizzerà un dominio variabile come indirizzo Da per completare l'invio, il che potrebbe apparire sospetto all'ISP del destinatario. L'impostazione di una corretta autenticazione consente a HubSpot di aggiungere informazioni alle intestazioni delle e-mail per dimostrare che il vostro dominio ha dato a HubSpot il permesso di inviare per vostro conto.
L'autenticazione comporta l'impostazione di DKIM, SPF e DMARC nelle impostazioni del dominio del vostro account HubSpot. Per saperne di più su ciascuno di questi metodi di autenticazione, consultate questo articolo.
Dopo aver inviato un'e-mail di marketing, è possibile analizzare i risultati e se l'e-mail è stata consegnata con successo nella pagina delle prestazioni dell'e-mail. Oltre alle metriche aggregate fornite, è possibile esaminare i risultati di consegna per ciascun destinatario nella scheda Destinatari, cliccando poi su uno dei diversi tipi di risultato.
Se un ISP non risponde alla richiesta di connessione di HubSpot, l'email non sarà considerata rimbalzata. Al contrario, apparirà nella sezione Non inviata della pagina delle prestazioni delle e-mail. Questi contatti rimangono idonei per i futuri invii.
Quando un ISP rifiuta l'e-mail, questa viene considerata un bounce. L'ISP fornirà un codice di bounce e il motivo corrispondente. Alcuni codici di bounce indicano un bounce permanente, detto hard bounce, mentre altri indicano un bounce temporaneo, detto soft bounce. Il codice di bounce viene assegnato a una categoria associata in HubSpot, come Utente sconosciuto, Policy o Spam. Per ulteriori informazioni sui bounce, consultare questo articolo.
Quando un ISP rifiuta un'e-mail, non è in grado di accettarla nel momento in cui arriva. In questo caso, fornisce a HubSpot un motivo di rinvio. A seconda del motivo, HubSpot continuerà a ritentare l'invio finché l'ISP non accetterà o rifiuterà l'e-mail, oppure finché non saranno trascorse 72 ore dal tentativo iniziale.
Una volta che un ISP accetta un'email da HubSpot, questa viene contrassegnata come consegnata, il che segna la fine della visibilità di HubSpot nel processo di invio. L'ISP prenderà in considerazione l'e-mail accettata e determinerà se deve essere filtrata nella casella di posta principale, nelle promozioni, nello spam, nella quarantena o in un'altra casella di posta. Gli ISP non sempre riportano ai mittenti il posizionamento nella casella di posta, quindi HubSpot non può fornire dati di reporting sulle informazioni di posizionamento.
Per saperne di più sul motivo per cui un contatto può essere contrassegnato come consegnato in HubSpot ma non riesce a trovare l'e-mail nella sua casella di posta.
Un'e-mail accettata ha maggiori probabilità di essere inclusa nella casella di posta primaria quando il mittente ha una buona reputazione di invio e i destinatari hanno dimostrato che le e-mail del vostro dominio sono prioritarie per la loro casella di posta. I destinatari dimostrano che le e-mail sono prioritarie aprendo, cliccando, dando il favore, rispondendo o inoltrando un'e-mail. È fondamentale inviare e-mail solo ai contatti con consenso verificabile e sopprimere i contatti non coinvolti.
Per saperne di più su come funziona la scheda Promozioni per gli utenti di Gmail.
È più probabile che un'e-mail venga classificata come spam o filtrata in un'altra casella di posta se il mittente non ha seguito le linee guida per il consenso opt-in, se ha inviato regolarmente e-mail a contatti non coinvolti o se ha incluso contenuti o link sospetti.
Se le vostre e-mail vengono accettate ma poi filtrate nello spam, potreste voler migliorare la vostra reputazione di invio di e-mail con un piano di riparazione.
Le email inviate tramite una casella di posta connessa, come la casella di posta delle conversazioni, lo strumento delle sequenze o le email one-to-one dal record del contatto, non utilizzano la rete di invio email di HubSpot. Vengono invece inviate tramite la rete della casella di posta collegata.
Collegando la propria casella di posta a HubSpot, si concede a quest'ultimo il permesso di inviare le e-mail utilizzando la rete di invio della propria azienda. Ad esempio, se il provider della casella di posta è Outlook, la rete di invio di Outlook completerà l'invio.
Quando si avvia un invio da una casella di posta connessa, HubSpot stabilisce una connessione con il provider della casella di posta. Una volta che il provider della casella di posta accetta l'e-mail, cercherà di consegnarla alla casella di posta del destinatario. Se l'e-mail viene rinviata, respinta o non può essere completata in altro modo, è possibile ricevere un'e-mail di rimbalzo all'indirizzo Da. A seconda del modo in cui il provider della casella di posta condivide queste informazioni, HubSpot potrebbe non essere in grado di segnalare il problema di consegna associato.
Se si desidera utilizzare la casella di posta elettronica delle conversazioni ma non si è in grado di connettere la propria casella di posta a HubSpot, è possibile configurare una casella di posta ospitata da HubSpot. Una volta configurata, tutti gli invii passeranno attraverso la rete di invio e-mail di HubSpot. Se avete acquistato il componente aggiuntivo IP dedicato o il componente aggiuntivo e-mail transazionale, le e-mail inviate da una casella di posta ospitata da HubSpot utilizzeranno anche il vostro indirizzo IP dedicato.
I seguenti termini comuni per l'invio di e-mail sono definiti di seguito. Per le definizioni di altri termini e concetti di HubSpot, consultate il Glossario di HubSpot.
BIMI: una specifica per le e-mail (Brand Indicators for Message Identification), che fornisce un modo opzionale ai mittenti di e-mail per aumentare il riconoscimento del marchio e la fiducia nelle e-mail inviate. Una volta configurato, il logo del vostro marchio apparirà accanto ai messaggi autenticati nei provider di posta elettronica supportati.
Consegnabilità: la capacità di raggiungere la casella di posta principale del destinatario invece di un'altra casella filtrata, come lo spam o la posta indesiderata.
DKIM: uno standard di autenticazione delle e-mail (DomainKeys Identified Mail) utilizzato per verificare che una rete di invio e-mail sia autorizzata a inviare e-mail per conto del vostro dominio. Il DKIM è tipicamente impostato per l'indirizzo Friendly From. Per saperne di più su DKIM, consultate questo articolo.
Allineamento DKIM: un aspetto aggiuntivo del DKIM in cui sia l'indirizzo Friendly From che il dominio del percorso di ritorno corrispondono.
DMARC: un protocollo di autenticazione delle e-mail (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) che specifica come i server dei destinatari devono gestire le e-mail non autenticate provenienti dal vostro dominio. Il DMARC è impostato per l'indirizzo Friendly From. Per saperne di più sul DMARC, consultate questo articolo.
Client di posta elettronica: il software che i destinatari utilizzano per visualizzare le loro e-mail. Molti destinatari utilizzano spesso lo stesso client di posta elettronica del loro provider di servizi di posta in arrivo, ma possono essere diversi. Ad esempio, un destinatario può utilizzare Apple Mail per visualizzare le e-mail dalla propria casella di posta Gmail.
Intestazioni e-mail: metadati nascosti in un'e-mail ricevuta. Questi metadati contengono informazioni tecniche su come è stata inviata l'e-mail e sulla sua autenticazione.
Dominio di invio e-mail: il dominio utilizzato nell'indirizzo Da delle vostre e-mail. È possibile seguire i passaggi di questo articolo per collegare il dominio di invio delle e-mail impostando l'autenticazione DKIM in HubSpot.
Indirizzo di posta elettronica amichevole: l'indirizzo e-mail scelto come indirizzo di posta elettronica nell'editor di posta elettronica.
Provider di servizi di posta elettronica: un servizio che fornisce una casella di posta per le e-mail dei destinatari. Gli ISP più diffusi sono Gmail, Yahoo e Outlook.
Dominio del percorso di ritorno: il dominio della rete di invio delle e-mail. Può essere diverso rispetto all'indirizzo Da quando si utilizza HubSpot. Non può essere personalizzato dai mittenti della rete condivisa di HubSpot, ma può essere personalizzato se si è acquistato il componente aggiuntivo IP dedicato o il componente aggiuntivo email transazionali.
Dominio principale: il nome di dominio del sito web o dell'indirizzo e-mail dell'organizzazione. Non include www davanti al nome. Ad esempio, l'URL www.hubspot.com ha hubspot.com come dominio principale. Questo può anche essere chiamato dominio dell'organizzazione o dominio principale.
SMTP: un linguaggio di rete (Simple Mail Transfer Protocol) utilizzato dai server di posta elettronica per trasmettere messaggi tra loro. Quando si invia un'e-mail in uno degli strumenti di posta elettronica di HubSpot, viene aperta una sessione con ciascuno dei server e-mail del destinatario. Queste connessioni sono chiamate transazioni SMTP.
SPF: uno standard di autenticazione delle e-mail (Sender Policy Framework) utilizzato per verificare che le e-mail del vostro dominio siano state inviate da una rete di invio e-mail esterna (ad esempio, HubSpot). L'SPF viene generalmente impostato per il dominio del percorso di ritorno. Per saperne di più sull'impostazione di SPF, consultare questo articolo.
Allineamento SPF: un aspetto aggiuntivo di SPF in cui sia l'indirizzo Friendly from che il dominio del percorso di ritorno corrispondono.
Sottodominio: il testo che precede il nome dell'organizzazione nell'URL del sito web. Per l'hosting di contenuti, il sottodominio più comune è www. I domini per l'invio di e-mail non richiedono un sottodominio, ma spesso possono trarne vantaggio. Ad esempio, help@emails.hubspot.com ha emails come sottodominio.