Leattività nella timeline di un record possono essere associate ad altri record, automaticamente o manualmente. Le attività comprendono chiamate, e-mail individuali, riunioni, note, attività, posta, LinkedIn, SMS e messaggi WhatsApp. Quando un'attività è associata a un contatto, a un'azienda, a un affare, a un ticket o a un oggetto personalizzato, l'attività appare nella timeline delle attività di quel record.
È anche possibile visualizzare la cronologia delle attività associate a un record o associare i record tra loro.
Nota bene: il numero di associazioni che un'attività può avere dipende dall 'oggetto, dal tipo di attività e dall'abbonamento a HubSpot.
Associazioni automatiche di attività
Le attività di un record sono associate automaticamente a determinati record associati. L'associazione automatica di un'attività dipende dal tipo di attività, dal luogo in cui l'attività è stata registrata per la prima volta e dagli oggetti associati.
Nelle impostazioni dell'attività, è possibile visualizzare le impostazioni di associazione predefinite per capire come vengono associate le attività o personalizzare la logica di associazione automatica per adattarla meglio alle proprie esigenze aziendali.
Associazioni predefinite delle attività
Le seguenti sono le associazioni automatiche predefinite se non sono state personalizzate le impostazioni delle associazioni di attività. Se avete personalizzato le associazioni automatiche delle attività, fate riferimento alle vostre impostazioni per il comportamento previsto nel vostro account.
- Attività dell'azienda: se un'attività viene registrata per la prima volta su un record dell'azienda, verrà associata automaticamente alle cinque più recenti operazioni aperte associate all'azienda (ossia, le operazioni che non sono in fase di chiusura o di perdita). Anche le e-mail inviate e le chiamate in uscita effettuate da un'azienda saranno associate ai contatti a cui sono state inviate o chiamate.
- Attività dei contatti: se un'attività viene registrata per la prima volta su un record di contatto, verrà automaticamente associata all'azienda principale del contatto e alle cinque più recenti offerte aperte associate (ossia le offerte che non sono in fase di chiusura o di perdita).
Nota bene: ci sono alcune eccezioni per le attività registrate sui record dei contatti:
- Le risposte alle e-mail inviate da un record su desktop saranno associate agli stessi record della prima e-mail del thread (ad esempio, se a un contatto è stata inviata la prima e-mail, ma non le risposte del thread, il contatto sarà comunque associato alle e-mail di risposta).
- Se si invia una nuova e-mail o una risposta nell'app mobile di HubSpot, l'e-mail sarà associata solo ai contatti a cui è stata inviata. Non verrà associata automaticamente ad altri record associati, anche se erano associati alla prima email del thread.
- Se un'e-mail o un messaggio WhatsApp (nuovo o di risposta) viene creato tramite la casella di posta delle conversazioni, sarà associato ai contatti a cui è stato inviato l'e-mail/messaggio e a tutti i record associati alla conversazione. Non verrà associato automaticamente ad altri record associati, anche se questi sono stati associati alla prima e-mail/messaggio della conversazione.
- Se un contatto era precedentemente associato a un'altra azienda, le attività passate del contatto non saranno automaticamente associate alla nuova azienda associata. Le attività passate rimarranno associate al record dell'azienda precedente.
- Le attività create dall'estensione HubSpot Sales Chrome per Gmail non saranno associate automaticamente all'azienda associata al contatto o alle ultime cinque trattative aperte.
- Le attività create dalle sequenze sui contatti non saranno associate automaticamente a nessuno dei record associati al contatto. Le chiamate, le e-mail e le riunioni create come risultato di una sequenza saranno associate automaticamente all'azienda principale associata al contatto e ai cinque record di trattativa aperti più recenti.
- Attività di trattativa: se un'attività viene registrata per la prima volta su un record di trattativa, verrà automaticamente associata all'azienda principale della trattativa e alle cinque trattative aperte più recenti associate (ossia, le trattative che non sono in fase di trattativa conclusa, vinta o persa). Anche le e-mail inviate e le chiamate in uscita effettuate da un accordo saranno associate ai contatti che hanno ricevuto l'e-mail o la chiamata.
- Attività dei ticket: se un'attività viene registrata per la prima volta in un record di ticket, verrà automaticamente associata all'azienda principale del ticket. Anche i messaggi di posta elettronica inviati e le chiamate in uscita effettuate da un ticket saranno associati ai contatti a cui sono stati inviati o chiamati.
- Attività dei record di oggetti personalizzati: le attività registrate sui record di oggetti personalizzati non vengono associate automaticamente a nessun record associato. Tuttavia, le e-mail inviate e le chiamate in uscita effettuate da un record di oggetto personalizzato saranno associate ai contatti a cui sono state inviate o chiamate.
Personalizzare le associazioni automatiche per i record e le attività
Nelle impostazioni delle attività, gli utenti con permessi di Super Admin possono personalizzare i record a cui le attività vengono associate automaticamente. Ad esempio, è possibile associare le riunioni create sui contatti solo all'affare più recente associato, anziché ai cinque affari più recenti.
Per sapere come impostare le associazioni automatiche personalizzate delle attività, consultare questo articolo.
Associare un'attività esistente a un altro record
Se le attività non sono associate automaticamente a determinati record, è possibile associare manualmente le attività ad altri record di contatti, aziende, transazioni, ticket o oggetti personalizzati.
- Spostarsi sui record:
- Contatti:
- Aziende:
- Offerte:
- Biglietti:
- Oggetti personalizzati: Nel vostro account HubSpot, andate su Contatti > [Oggetto personalizzato]. Se l'account ha più di un oggetto personalizzato, passare il mouse su Oggetti personalizzati e selezionare l'oggetto personalizzato che si desidera visualizzare.
- Fare clic sul nome del record con l'attività da associare.
- Individuare l'attività che si desidera associare a un record. Se i dettagli dell'attività sono chiusi, fare clic sulla freccia destra right in alto a sinistra dell'attività per espanderla.
- In basso a destra dell'attività, fare clic su [x] associazioni.
- Nella finestra a comparsa, è possibile visualizzare tutti i record associati all'attività nella scheda Associazioni, oppure fare clic sulle schede degli oggetti per visualizzare solo i record di quell'oggetto associati all'attività.
- Per associare altri record, fare clic sulla scheda dell'oggetto che si desidera associare, quindi inserire il nome del record nel campo Cerca [oggetto] . Selezionare la casella di controllo accanto al record. L'attività apparirà ora nella timeline di quel record.
- Per rimuovere un'associazione da un'attività, deselezionare la casella di controllo accanto al nome del record.
Per sapere come creare manualmente una nuova attività e aggiungere associazioni.
Associare le attività passate a una nuova trattativa o a un nuovo ticket
Quando si crea un nuovo accordo o ticket, è possibile associare il nuovo accordo/biglietto a un altro record e aggiungere automaticamente le attività passate di quel record alla timeline del nuovo accordo/biglietto.
Nota bene: solo le chiamate, le e-mail, le note, le riunioni e le attività passate saranno aggiunte automaticamente alla cronologia del nuovo accordo/ticket. Tutti gli altri tipi di attività (ad esempio, i clic sulle e-mail di marketing, l'invio di moduli, le visualizzazioni di pagine) non verranno aggiunti.
- Navigare verso i deal o i ticket:
- In alto a destra, fare clic su Crea [deal/ticket].
- Nel pannello di destra, nella sezione Associa affare/biglietto a, fare clic suimenu a discesa [Azienda/Contatto], quindi cercare e selezionare l'azienda/il contatto da associare al nuovo record.
- Per associare le attività di questi record al nuovo record, selezionare la casella di controllo Aggiungi attività della linea temporale da [record esistente] a questo [affare/biglietto]. Fare clic sul menu a discesa Ultimi 30 giorni e selezionare l'intervallo di tempo entro il quale le attività passate del record saranno associate al nuovo record.
- Inserire gli altri campi e fare clic su Crea. L'oggetto risultante includerà le attività dei record associati in base all'intervallo di tempo selezionato.
Per saperne di più sulla creazione di offerte, sulla creazione di ticket e sulla personalizzazione del modulo di creazione di record.