コミュニケーションの受信トレイでメッセージを作成する/返信する

で会話の受信トレイを設定し、チームのメールアドレスを連携させると、受信トレイから直接連絡先にメッセージを送信できるようになります。

HubSpotモバイルアプリをご利用の場合は、モバイルでEメールに返信する方法をご覧くださいコミュニケーションを使用する。

注：スレッドに返信できない場合は、受信トレイのアクセス設定でチームメンバーとして追加されていることを確認してください。受信トレイが特定のユーザーとチームのみに表示される場合、選択したユーザーとチームのみが受信コミュニケーションに表示および返信できます。「アカウントアクセス」または「スーパー管理者」権限を持つ ユーザーは、アカウント内の全ての コミュニケーションの受信トレイ を表示できますが、チームメンバーとして追加されない限り、スレッドへの返信など受信トレイでのアクションを行うことはできません。ただし、 レコードから直接受信トレイのEメールに返信することは可能です。

ヘルプデスクでメッセージに返信するには、 ヘルプデスクでのチケットの作成と対応について詳細をご確認ください。 

メッセージを作成する

受信トレイでメッセージを作成して、コンタクトとのコミュニケーションを開始します。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［受信トレイ］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［受信トレイ］に直接移動します。
2. 左下の［作成］をクリックします。

3. ポップアップボックスでメッセージの下書きを作成します。
   
   • 返信の入力中に返信エディターを展開するには、  enlarge展開]をクリックしてポップアップウィンドウで開きます。  

• • ［宛先］ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトの名前を検索して選択します。コミュニケーションの受信トレイにWhatsAppビジネス アカウントを接続 している場合は、コンタクトのEメールまたはWhatsAppアカウントにメッセージを送信できます。

• • 送信先ドロップダウンメニューをクリックして、別の接続チームEメールアドレスから送信します。
  • ［件名］フィールドに件名を入力します。

• • Eメールエディター下部のアイコンを使って、テキストスタイルの変更、リンクの挿入、画像の追加、ファイルのアップロードができます。
  • 未送信のメッセージの入力を開始すると、自動的に下書きとして保存されます。これにより、コミュニケーションを終了して後で戻ることができます。下書きは、作成したユーザーにのみ表示されます。

4. ［送信］をクリックします。送信メッセージは受信者のコンタクトレコードに記録されます。

送信メッセージは、コミュニケーションの受信トレイの 送信済みビューで確認できます。送信Eメールに添付ファイルが含まれている場合は、添付ファイルもレコードのタイムラインに記録されます。

注： Eメールサーバーでメール受信時に添付ファイルをスキャンするセキュリティーソフトウェアを使用している場合、HubSpotはEメールの返信やチームのメールアドレスに送信された受信メールに含まれる添付ファイルをログに記録できないことがあります。例えば、Office 365 サーバーで Dynamic Delivery が有効になっている Advanced Threat Protection を実行している場合、添付ファイルがログに記録されない可能性があります。

Eメールコミュニケーションに返信する

受信トレイのチーム メール アドレスに送信されたメッセージに返信します。そのEメールアドレスを使用しているコンタクトレコードがまだ存在しない場合、受信メッセージの新しいコンタクトレコードが作成されます。

注：受信メールがコミュニケーショントレイに表示されない場合は、Office 365メールアカウントのSPAMまたはJUNKフォルダーをご確認ください。Office 365受信トレイのSPAMまたはJUNKフォルダーに送信されたEメールは、コミュニケーション受信トレイには表示されません。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［CRM］＞［受信トレイ］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［CRM］＞［受信トレイ］に直接移動します。
2. 左側のパネルで、Eメールコミュニケーションをクリックして開きます。
3. Eメールの返信を確認します。Eメールが100KBより大きい場合は、スレッドの下部までスクロールし、［メッセージ全体を表示］をクリックします。これにより、ブラウザーの別のタブでEメール全体が開きます。
4. デフォルトでは、返信はスレッド内の最新メッセージへの応答になります。特定のメッセージに返信するには、メッセージの右上にある返信アイコンをクリックします。

5. CCまたはBCCに受信者を追加する場合、［宛先］フィールドに受信者を追加する場合、または［送信者］のEメールアドレスを編集する場合は、右上のメニューアイコンverticalMenuをクリックして編集オプションを展開します。送信者名の横にあるdownをクリックすると、接続先のチームEメールチャネルの［送信者］のアドレスを切り替えることができます。

6. 返信エディターで、応答を作成します。
   • Eメールエディターの下部に並ぶアイコンを使用して、テキストスタイルの変更、リンクの挿入、画像の追加、絵文字の挿入、ファイルのアップロードを行います。また、コンピューターから返信エディターにファイル をドラッグ& ドロップしたり、ハイパーリンクされたテキストをコピーしてメッセージに貼り付けたりすることもできます。
   • 返信の入力中に返信エディターを展開するには、返信エディターをクリックしてドラッグするか、［enlarge展開］をクリックしてポップアップウィンドウで開きます。
   • ドキュメント、 スニペット、 ミーティングリンク、 ナレッジベース記事、 見積もり、 または動画 を返信に追加するには、[ 挿入]をクリックします。
7. メッセージが完了したら、［送信］をクリックします。
8. コミュニケーションが終わったら、右上のsu［コミュニケーションを閉じる］をクリックします。コミュニケーションに関連付けされたチケットがある場合、ユーザーはチケットとコミュニケーションを同時にクローズするか、詳細ドロップダウンメニューをクリックし、コミュニケーションをクローズを選択してコミュニケーションのみをクローズすることができます。

コミュニケーションの再割り当て、スレッドに対するコメントの追加、別の受信トレイへのコミュニケーションの移動、別のチームへのEメールの転送、 返信エディターからのコールの発信なども可能です。受信トレイでのチームとのコラボレーションについて詳細をご確認ください。

注：Eメールをコミュニケーション受信トレイに転送する場合は、件名に「FW」または「FWD」を含むEメールが元の送信者のレコードに記録されることに注意してください。これらのプレフィックスが件名に含まれている場合は、HubSpotが元のEメールでコンタクト情報を検索します。HubSpotは、Eメールのプレーン テキスト バージョンでこの情報を確認します。転送設定の管理について詳しくはこちら。

Slackとの連携を使用してメッセージに返信する

HubSpotアカウントにSlackとの連携に接続しており、コミュニケーションの受信トレイの通知を設定している場合、WhatsApp、Facebook Messenger、ウェブチャットのメッセージにSlackから直接返信できます。

関連付けられているSlackスレッドで返信すると、受信トレイの対応するコミュニケーションと自動的に同期されます。

注：Slackからの返信は、現在、接続先のEメールおよびフォームチャネルには対応していません。

メールのスレッド機能の仕組みを理解する 

HubSpotは、関連するメールを自動的に1つの会話スレッドにまとめます。受信メールが既存の会話に属するものか、それとも新しい会話を作成すべきかを判断するために、HubSpotはメールヘッダー内の情報を照合します。

HubSpotは、受信メールが既存の会話に属するかどうかを判断する際、以下のメールヘッダーフィールドを比較します：

• 件名
• 差出人および宛先の住所
• In-Reply-To メッセージ ID
• 参考文献ヘッダー

件名が変更された場合、たとえそのメールが以前のメッセージを参照しているとしても、HubSpotは新しい会話を作成することがあります。

たとえば、件名を「Welcome」としたメールを送信します。ある顧客が、同じメールスレッド内で「Re: Welcome」という件名で返信してきました。件名とメールヘッダーが一致するため、HubSpotはその返信を既存の会話に追加します。顧客が別の件名でまったく新しいメールを送信した場合、HubSpotは新しい会話を作成します。

の詳細や、メールヘッダーの取得方法については、をご覧ください。