HubSpotとSalesforce間でレコードを同期する

Salesforce連携では、同期対象セグメントを作成して使用することにより、HubSpotとSalesforceの間で同期するレコードを制御できます。

インクルージョンセグメントは、特定の条件に基づいてHubSpotからSalesforceに同期する適格なレコードを定義します。セグメントにないレコードはHubSpotとSalesforce間で同期されません。

例えば、特定のライフサイクルステージの会社のみ、またはステータスが定義されているチケットのみを同期する同期対象セグメントを作成できます。

始める前に

インクルージョンセグメントを使用する前に、それらがSalesforce同期動作にどのように影響するかを理解しておく必要があります。

• インクルージョンセグメントは、コンタクト、会社( 新しい会社同期にアップグレードした後)、チケット、およびカスタムオブジェクトを同期する際に使用できます。 
• 有効なセグメント のみを Salesforce 同期対象セグメントとして設定できます。これは、レコードがセグメント条件を満たすかどうかにかかわらず、動的に更新されるためです。
• セグメントを同期対象セグメントとして選択しても、そのセグメントが自動的にSalesforceと同期されることはありません。セグメントのメンバーは 同期がトリガーされたときにのみSalesforceと同期されます。セグメントをSalesforceと手動で再同期する方法をご確認ください。
• 連携設定で新規または既存のSalesforceリードまたはコンタクトによって自動的にHubSpotコンタクトが作成されるように設定されている場合、HubSpotコンタクトが同期対象セグメントに含まれていないとしても、Salesforceリードまたはコンタクトが作成されると、HubSpotで新しいコンタクトが作成されるか既存のコンタクトが同期されます。以降、HubSpotまたはSalesforceのいずれかからコンタクトまたはリードを更新しても、セグメント条件を満たすまで、もう一方のプラットフォームには同期されません。
• まれに、プロパティーの更新によってレコードのインクルージョン セグメント メンバーシップが変更されると、インクルージョン セグメントが再評価される前にレコードの更新が同期されることがあります。その結果、レコードはスキップされずに同期される場合があります。同期の処理が同期対象セグメントの評価よりも速く処理される可能性があるため、プロパティーの更新によって同期対象セグメントからレコードが削除される場合にのみ、この操作が発生する可能性があります。 

同期対象セグメントを設定する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
2. ［Salesforce］をクリックします。
3. [ データ同期 ]タブに移動します。 
4. [オブジェクト]( コンタクト、会社など)をクリックします> 同期ルール。
5. ［同期するデータの限定］セクションでドロップダウンメニューをクリックし、既存の動的リストを選択します。新しい動的セグメントを作成するには、［+同期対象リストを作成］をクリックします。

• • 既存の動的セグメントを選択した場合、設定は自動的に更新されます。
  • ［+同期対象リストを作成］をクリックすると、セグメントツールで新しいセグメントを作成する画面にリダイレクトされます。
    
    • 左上の鉛筆アイコンedit をクリックし、作成するセグメントの名前を入力してから、条件を選択します。セグメント条件の決定について詳細をご確認ください。
    • 右上の［確認と保存］をクリックします。セグメントの処理には時間がかかる場合があります。
    • Salesforce連携設定に戻ります。［同期対象リスト］設定で、ドロップダウンメニューをクリックし、新しく作成した動的セグメントを選択します。設定が自動的に更新されます。

Salesforceのインポートと同期対象セグメントについて

SalesforceレコードをHubSpotにインポートすると、Salesforceインスタンスの既存のデータをHubSpotアカウントに直接取り込むことができます。

リードまたはコンタクトをSalesforceからインポートする場合、インポート時に、リードまたはコンタクトのEメールアドレスだけがSalesforceから同期されます。同期対象セグメントがないHubSpotアカウント、または同期対象セグメントに含まれるコンタクトについては、インポート後に自動的に同期がトリガーされ、残りのSalesforceフィールドの値が同期されます。同期対象セグメントに含まれないコンタクトについては、最初のインポート後、他の全てのコンタクトプロパティーは空白のままになります。

インクルージョンセグメントが最初の同期時および重複したときの動作 

HubSpotで同期対象セグメントを使用する場合、最初の同期時と重複の管理における役割を理解することが重要です。 

最初の同期の動作について 

レコードがHubSpotとSalesforceの間で最初に同期されるとき、レコードがまだHubSpotの同期対象セグメントに含まれていない場合でも、マッピングされたフィールドによってSalesforceレコードが更新されることがあります。これは、HubSpotがSalesforceレコードIDを認識しているが、対応するHubSpotレコードがまだ存在しない場合に発生します。インクルージョンセグメントはHubSpotデータに依存するため、HubSpotレコードが作成されて同期されるまで、HubSpotではインクルージョン基準を評価できません。その結果、最初の同期時に、マッピングされたフィールドからデータがSalesforceに同期され戻される場合があります。 

重複レコードについて 

HubSpotレコードが別のSalesforceレコードにマッピングされている場合、連携では新しい同期ペアとして扱われます。新しいHubSpotとSalesforceのペアが作成されるたびに、連携ではそのペアが初期同期と見なされるため、フィールドマッピングでデータがSalesforceに同期されることがあります。