HubSpotのユーザーを削除する

HubSpotユーザーがHubSpotアカウントを使用しなくなった場合は、アカウントからHubSpotユーザーを無効化または削除することをお勧めします。この措置が特に重要となるのは、会社での従業員の雇用が終了した場合や、従業員がHubSpotにアクセスする必要のない新しい役職に異動した場合です。また、ユーザーが無効化されて、再び有効化する必要が見込まれない場合は、そのユーザーを削除することをお勧めします。 

ユーザーの無効化と削除の違いについて

ユーザーをHubSpotアカウントから削除するには、まず、ユーザーを無効化する必要があります。ユーザーを無効化した後、そのユーザーをHubSpotアカウントから完全に削除することができます。以下に、ユーザーの無効化と削除の違いについて説明します。

• ユーザーの無効化：
  • ユーザーはアカウントにログインしたりアクセスしたりできなくなりますが、そのユーザーのユーザープロファイルおよび関連データは、レポート作成やフォーキャストを目的に維持されます。
  • 後で、現在のアセットとともにユーザーを再び有効化できます。例えば、ユーザーは自分のレコードに割り当てられたままになります。
  • ユーザーに通知が届かなくなります。
  • ユーザーは有料シートを保持しますが、そのシートはアカウントの合計シート数に計上されません。

• ユーザーの削除：
  • アカウントからユーザーを完全に削除するには、その前に、ユーザーを無効化する必要があります。
  • ユーザーはアカウントにログインしたりアクセスしたりできなくなり、ユーザーのユーザープロファイルはアカウントから削除されます。
  • ユーザーはコミュニケーション機能とアセットから割り当て解除され、レポートからも削除されます。ユーザーを削除するとアカウントから削除されるものについて詳細をご確認ください。

ユーザーを無効化または削除できるユーザー

スーパー管理者権限を持つユーザーは 他のユーザーを無効にしたり削除したりできます。さらに、ユーザーはHubSpotアカウントから自分自身を削除したり、全てのHubSpotアカウントから削除された後に自分のユーザーアカウントを完全に削除することもできます。ユーザーアカウントを削除すると、そのアカウントはHubSpotシステムから完全に削除されます。

ユーザーを無効化する方法

ユーザーを無効化する場合、そのユーザーの過去のアクティビティーデータを保持できるため、重要なデータへのアクセスを失わずに済みます。無効化されたユーザーが再び有効化されると、プロパティーの変更やコンテンツの更新など、そのユーザーの過去のアクティビティーデータが引き続き使用可能になります。

ユーザーを無効化する前に前提条件を理解する

ユーザーを無効化する前に、以下の点にご注意ください。

• 無効化は、HubSpotのシステム全体で有効になるまで最大5分かかる場合があります。
• ユーザーを無効化する前に、そのユーザーが所有しているアセットを再割り当てすることをお勧めします。
• そのユーザーがアセットを所有している場合や、フィルターの条件（ワークフローなど）に含まれている場合は、それらのツールからそのユーザーを手動で削除してください。
• そのユーザーがスケジュール設定ページを所有している場合、グループまたは持ち回りのスケジュール設定ページに含まれている場合、またはミーティングローテーションに組み込まれている場合は、ミーティングの予約が入らないように、削除または再割り当てする必要があります。

注：ユーザーのデフォルトのミーティングリンクを削除したり、その所有権を移譲したりすることはできません。このような場合は、ユーザーを無効化する前に、そのユーザーにユーザー設定でスケジュール設定ページをオフにするように依頼するか、ユーザーを無効化した後にユーザーを削除します。Enterpriseアカウントのユーザーは、別のユーザーとしてログインして、スケジュール設定ページをオフにすることができます。

• • ユーザーのスケジュール設定ページが再割り当てまたは削除されていない場合、ユーザーがグループまたは持ち回りのスケジュール設定ページのメンバーのままになっている場合、またはユーザーがローテーションに組み込まれている場合は、そのユーザーに対して引き続きミーティングがスケジュールされます。その結果、コンタクトに、無効化されたユーザーとのミーティングの招待状が届く場合があります。

• • 無効化されたユーザーが所有するスケジュール設定ページ、グループまたは持ち回りのスケジュール設定ページ、またはローテーションを通じてコンタクトのミーティングが予約された場合、そのミーティングはコンタクトのアクティビティーフィードに表示されません。コンタクトがスケジュール設定ページを通じて予約した場合、ユーザー アクティビティー フィードにページビューが表示されます。
  • ユーザーを無効化すると、ワークフローの自動化がミーティングの予約で機能しなくなります。例えば、あるユーザーとのミーティングが予約された時点でトリガーされるようにワークフローが設定されている場合、そのユーザーが無効化された後は、そのユーザーとのミーティングが予約されてもワークフローはトリガーされません。
    
    

• ユーザーが「アカウントと請求」設定で連絡先として設定されている場合は、そのユーザーを連絡先の役割から削除する必要があります。
• 無効化されたユーザーは、[ レコードを担当者にローテーション ]ワークフローアクションの使用時にスキップされ、 レコードの担当者を設定する際にオプションから除外されます。
• ユーザーが無効化されると、 そのユーザーの個人用Eメール は接続解除されます。スケジュールされたシーケンスEメールを含め、新しいEメールをCRMに記録できなくなります。
• ユーザーがコミュニケーションの受信トレイに接続したチームの共有アドレスは、接続されたままになります。

ユーザーの無効化手順 

ユーザーを無効化するには、次の手順に従います。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーの名前にカーソルを合わせて［アクション］をクリックし、［ユーザーを無効化］を選択します。
4. 表示されるダイアログボックスで、勧告を確認してから、［ユーザーを無効化］をクリックします。そのユーザーには、プロファイルが無効化されたことを通知するEメールが届きます。

無効化されたユーザーを再有効化する方法

以前に無効化されたユーザーを再有効化するには、次の手順に従います。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーの名前をクリックします。ユーザーのステータスとして、左上に「無効」と表示されます。
4. 右上の［アクション］をクリックし、［ユーザーを再有効化］を選択します。無効化される前にユーザーに割り当てられていて、未割り当てではなかったシートは、再有効化されます。ユーザーに割り当てられているシートがあるかどうかを確認するには、［アクセス］タブをクリックします。
5. ダイアログボックスで、［ユーザーを再有効化］をクリックします。ユーザーには、プロファイルが再有効化されたことを示すEメールが届きます。

ユーザーを削除する方法

HubSpotアカウントからユーザーを完全に削除する前に、そのユーザーを 無効化する必要があります。ユーザーを完全に削除すると、そのユーザーのユーザープロファイルおよび関連する全ての情報がHubSpotアカウントから完全に削除されます。 

ユーザーを削除する前に前提条件を理解する

ユーザーを削除する前に、次の点にご注意ください。

• ユーザーを削除する前に、そのユーザーが担当者になっている全てのレコードを再割り当てしてください。HubSpotのレコードの担当者を設定する方法について詳しくご確認ください。
• ユーザーが［アカウントと請求］設定で連絡先として設定されている場合、そのユーザーを連絡先の役割から削除するまでは、ユーザーを削除できません。
• ユーザーを削除した後、そのユーザーを復元することはできません。代わりに、 ユーザー作成手順 を再度行う必要があります。ユーザーを再び追加した後に、削除されたユーザーに割り当てられていたレコードを再度割り当てする必要があります。

• ユーザーがアカウントから削除される際に、そのユーザーが作成したアセットやアクティビティーはHubSpotによって削除されません。これには、ブログ記事、ページ、リスト、ワークフロー、フォーム、レポート、およびEメールやメモなどのセールスアクティビティーも含まれます。アセットでは「無効化／削除された（ユーザーのEメールアドレス）」が作成者として表示されます。

• ユーザーが削除されると、そのユーザーが作成した全てのスケジュール設定ページが削除されます。

• 削除されたユーザーが公開したソーシャルメッセージは、公開されたままになります。一方、削除されたユーザーがソーシャル メディア アカウントの管理者であった場合は、該当するアカウントの再接続が必要になります。

• ユーザーはブログ執筆者として残ります。ブログ執筆者プロファイルを手動で削除する方法をご確認ください。
• 削除されたユーザーが作成したマーケティングEメールは残されますが、マーケティングEメールに関連付けられていたユーザー情報は全て消えてなくなります。例えば、マーケティングEメールが誰によって作成されたかを調べたくても、該当する名前は表示されません。

• アカウント内で作成されたシーケンス、テンプレート、ドキュメントは、ユーザーの削除後も残ります。ただし、そのユーザーのセールステンプレートに他のユーザーがアクセスするためには、ユーザーを削除する前に共有を設定しておく必要があります。

• 削除されたユーザーに割り当てられていたコミュニケーションは、割り当て解除されます。
• アカウントからユーザーを削除した場合、そのユーザーが担当していたコンタクト、会社、取引、チケットの担当者プロパティーには、「無効化／削除された（ユーザーのEメールアドレス）」が表示されます。お使いのHubSpotアカウントがSalesforceと連携されていて、削除されたユーザーが引き続きSalesforceユーザーである場合、そのユーザーの名前は、HubSpotへのアクセス権が付与されたことのないSFDCユーザーと同じく「ユーザー名（Salesforce）」と表示されます。
• 非公開アプリを作成したユーザーを削除した場合、またはそのユーザーのスーパー管理者権限を削除した場合、非公開アプリでの関連付け呼び出しは「USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS」というエラーで失敗します。このような場合は、次のいずれかを行うことをお勧めします。
  • 新しい非公開アプリを再作成する
  • アクセストークンをローテーションします。
  • ユーザーを再び追加して、アプリを作成するために使用したのと同じ権限を付与する 
• アカウントから削除されたユーザーは、リストやダッシュボードなどでフィルターの選択肢として表示されなくなります。削除されたユーザーをフィルターに表示するには、絞り込む際に［無効化された担当者と削除された担当者を表示］チェックボックスをオンにします。
  
  

アカウントと請求の連絡先としてのユーザーを削除する

ユーザーが［アカウントと請求］設定で連絡先として設定されている場合、そのユーザーを連絡先の役割から削除するまでは、ユーザーを削除できません。

1. HubSpotアカウントにて、右上に表示されるアカウント名をクリックし、［アカウントと請求］をクリックします。
2. 上部にある［会社情報］タブをクリックします。
3. [ コンタクト]セクションで、ユーザーに設定されている役割それぞれの横にある[ 役割から削除]をクリックします。

4. ダイアログボックスで［はい、役割から削除します］をクリックします。
5. ユーザーが「プライマリー アカウント コンタクト」として設定されている場合、別のユーザーに置き換える必要があります。

• • ［プライマリーコンタクト］の横にあるドロップダウンメニューをクリックし、別のユーザーを選択します。
  • ダイアログボックスで［はい、ユーザーを役割に追加します］をクリックします。

上記の手順を完了すると、アカウントからユーザーを削除できるようになります。

アカウントからユーザーを削除する手順

アカウントからユーザーを削除するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］に移動します。
3. ユーザーの名前をクリックします。ユーザーのステータスとして、左上に「無効」と表示されます。ユーザーを無効化する方法をご確認ください。
4. 右上の［アクション］をクリックし、［アカウントから削除］を選択します。

5. 表示されるダイアログボックスで、勧告を確認し、シートとアセットを再割り当てするために必要なアクションがあれば、それを行います。［続行］をクリックし、［確認］をクリックします。

HubSpotアカウントから自分自身を削除する

特定のHubSpotアカウントから自分のユーザーアカウントを削除することもできます。

特定のHubSpotアカウントから自分のユーザーアカウントを削除する前に、メインのナビゲーションバーの右上にあるアカウント名をクリックして、正しいHubSpotアカウントにログインしていることを確認します。

特定のHubSpotアカウントから自分のユーザーアカウントを削除するには：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーのメニューで、［全般］>［セキュリティー］の順に選択します。
3. 下部にある［このアカウントから自分自身を削除］をクリックします。他のアカウントにも属している場合、それらのアカウントには引き続きアクセスできます。［アカウントと請求］で連絡先から削除されていない場合、このボタンはグレー表示されます。

4. ダイアログボックスに Eメールアドレスを入力し、[ 削除]をクリックします。

HubSpotユーザーアカウントを削除する

ユーザーのアクセス権がHubSpotアカウントから削除されると、そのユーザーはそのHubSpotアカウントにアクセスできなくなります。ただし、Eメールアドレスに関連付けられているユーザーアカウントは引き続き存在します。HubSpotアカウントに残されているスーパー管理者が自分だけではなければ、ユーザーアカウントを完全に削除できます。

注：ユーザーを削除すると、そのEメールアドレスに関連付けられているアカデミー認定も削除されます。認定を保持するには、ユーザーアカウントを削除する前に、認定を新しいEメールアドレスに移行してください。

ユーザーアカウントを完全に削除するには、次の手順に従います。

1. 削除するユーザーアカウントにログインします。他のどのHubSpotアカウントに対してもアクセス権がないことを確認します。
2. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
3. 左のサイドバーメニューで、［全般］>［セキュリティー］をクリックします。
4. 下部にある［ユーザーアカウントを削除］をクリックします。

5. ダイアログボックスにユーザーのEメールアドレスを入力し、［ユーザーを削除］をクリックします。