HubSpot のタスクツールは、To Do リストに従って業務を進めたり、それぞれのタスクに関連する記録を簡単に参照したりすることに役立ちます。
この記事では、以下の方法について説明します。
タスクを作成
HubSpot のさまざまな場所からタスクを作成できます。
Sales Hub Professional ユーザーの場合は、取引ステージに応じたタスク作成の自動化を参照してください。
デスクトップ
タスクダッシュボードから:
- HubSpotアカウントにて、［セールス］ > ［タスク］の順に進みます。
- [タスクを作成] をクリックします。
- [タイトル] フィールドにタスク名を入力します。タスクのタイトルに「コール」または「E メール」を含めて、対応するタスクタイプを自動的に設定できます。
- 必要に応じて、[期日] メニューを使用して期日を調整します。[時間を追加] をクリックして、タスクを完了する必要がある期日の時間を指定します。
- [タスクを追加] をクリックするか、[追加して編集] をクリックしてタスクを追加してから詳細の編集を続けます。
- [追加して編集] をクリックした場合、ペインがすぐに表示され、以下の情報を追加したり編集したりすることができます (代わりに [追加] をクリックした場合、タスクの名前をクリックして詳細を追加します)。
- タスク名: ダイアログボックス上部の [タスク名] をクリックすると、新しいタスクの名前を入力できます。入力が完了したら [保存] をクリックします。
- 関連レコード: タスクを関連付けるコンタクト・会社・取引を [関連レコード] セクションから追加できます。
- 期日: [期日] のドロップダウンメニューから、タスクの完了期限とする日付と時刻を選択します。
- E メールのリマインダー: [E メールのリマインダー] のドロップダウンメニューから、タスクの所有者に E メールでリマインダーを送信する日時を選択します。
- コメント: タスクに関する詳しい説明を [コメント] のフィールドに追加できます。追加・編集が完了したら、[保存] をクリックして内容を保存します。
- タイプ: タスクタイプを [タイプ] のドロップダウンメニューの選択肢 ([コール]、[E メール]、[To Do]) から選びます。現在、タスクのタイプをカスタマイズすることはできませんのでご了承ください。
- キュー: [キュー] のドロップダウンメニューから、既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成することができます。タスクを特定のタスクキューに追加しない場合は、[なし] をクリックします。
- 割り当て先: [割り当て先] のドロップダウンメニューから、このタスクを割り当てるユーザーを選択します。
- [保存] をクリックします。
コンタクト、会社、取引レコードから:
- [コンタクト]、[会社]、または [取引] に移動します。
- タスクを追加するコンタクト、会社、または取引の名前をクリックします。
- タイムライン上部にあるアクティビティボックスで、[タスクを作成] タブをクリックします。
- タスクの詳細を入力します。
- タイトル：作成するタスクの名前を [タスクを入力] のフィールドに入力します。タスクのタイトルに「コール」または「E メール」を含めて、対応するタスクタイプを自動的に設定できます。
- タスク詳細: タスクに関する基本情報を [コメント…] のフィールドに入力します。
- 期日: [期日] のドロップダウンメニューから、タスクの完了期限とする日付を選択します。タスク完了の期限とする時刻を追加するには、[時間を追加] をクリックして設定します。
- タスクタイプ: [タイプ] のドロップダウンメニューの選択肢 ([コール]、[E メール]、[To Do]) から選びます。現在、タスクのタイプをカスタマイズすることはできませんのでご了承ください。
- 割り当て先: [割り当て先] のドロップダウンメニューから、このタスクを割り当てるユーザーを選択します。
- Eメールのリマインダー: [Eメールのリマインダー] のドロップダウンメニューから、タスクの所有者に E メールでリマインダーを送信する日時を指定します。
- キュー: [キュー] のドロップダウンメニューから、既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成することができます。タスクを特定のタスクキューに追加しない場合は、 [なし] をクリックします。
- 関連レコード: [関連レコード] のセクションでは、現在のタスクを作成しているコンタクト・会社・取引のいずれかが自動的に関連付けられています。この他にも、タスクを関連付けるレコードを任意に指定することができます。
- [タスクを保存] をクリックします。
また、コンタクトレコードに E メールやコールのログを記録する際にフォローアップのタスクを作成することもできます。下記の手順で設定します。
- [E メール] または [コール] をクリックし、関連情報を入力します。
- 保存または送信する前に、[フォローアップするタスクを作成] チェックボックスをオンにし、ドロップダウンメニューをクリックしてタスクの時間を設定します。
複数のコンタクトや会社のタスクを一括で作成することもできます。
- コンタクトまたは会社に移動します。
- タスクを作成するレコードの左側にあるチェックボックスをオンにします。
- コンタクトの場合、ヘッダー行の [続き] ドロップダウンメニューをクリックし、[タスクを作成] を選択します。会社の場合、ヘッダー行で [+ タスクを作成] をクリックします。
- タスクの詳細を入力します。
- [作成] をクリックします。
モバイル
iOS アプリ
- HubSpot アプリに移動します。
- [ダイジェスト] タブで、[タスク] セクションまでスクロールし、プラスアイコン (+) をクリックします。
- タスクのタイトル、タイプ、期日を設定します。既定では、タスクは自分に割り当てられます。[割り当て先] フィールドを押して、アサイン対象者を変更します。[関連付けられているコンタクト]、[会社]、または [取引] フィールドを押して、このタスクに関連付けるレコードを選択します。
- [保存] をクリックします。
タイムライン上部にある [コメント、アクティビティまたはタスクを追加] をクリックして [タスク] タブを選択することで、iOS でコンタクト、会社、または取引レコードからタスクを追加することもできます。
Android アプリ
- HubSpot (CRM & Sales) アプリに移動します。
- [タスク] タブを押して、プラスアイコン (+) をクリックします。
- タスクのタイトル、タイプ、期日を設定します。既定では、タスクは自分に割り当てられます。[割り当て先] フィールドを押して、アサイン対象者を変更します。[コンタクトを追加]、[会社]、または [取引] を押して、このタスクに関連付けるレコードを選択します。
- [保存] をクリックします。
- HubSpotアカウントにて、［セールス］ > ［タスク］の順に進みます。
- 左にあるサイドバーメニューで [キューを追加] をクリックします。
- 新しいキューに名前を付け、[保存] をクリックします。
これで、既存のタスクを特定のキューに追加できます。
- タスクの横にあるチェックボックスをオンにします。
- [+ キューに追加] をクリックし、ドロップダウンメニューからキューを選択して [追加] をクリックします。
キュー内のタスクを完了するには、次の手順を実行します。
- 左側のサイドバーメニューでキューの名前をクリックします。
- 必要に応じて、タスクをキューにドラッグ & ドロップして順序を変更し、[キューを開始] をクリックします。
- タスクを完了できる関連レコードが表示されます。タイムラインのタスクの横にあるチェックマークをクリックすると、完了済みとしてマークされます。
- [次へ] をクリックして、キュー内の次のタスクに移動します。タスクを未完了のままにすることもできます。後で処理するタスクを離れて次のタスクに移動する場合は、[スキップ] をクリックします。
タスクキューを削除または名前変更するには、左側のサイドバーメニューからそのキューを選択して [アクション] ドロップダウンメニューをクリックし、[キュー「タスクの名前」を削除] または [キュー名を変更] を選択します。
注: 各アカウントでユーザーあたり 10 件のタスクキューの制限があります。新しいキューを作成して上限に達した場合にユーザーの別のキューを作成するには、完了したキューを削除してください。
すべてのタスクがタスクダッシュボード ([セールス] > [タスク]) に表示されます。タスクビューをカスタマイズしてフィルタリングできます。
- ビュータイプを切り替えるには、[テーブル] と [ボード] ボタンを使用します。テーブルビューにはタスクのリストが表示され、ボードビューではタスクを別のステータスにドラッグ & ドロップできます。
- アサイン対象者、タイプ、期日でタスクをフィルタリングするには、上部のドロップダウンメニューを使用します。
- オープン、今日が期限、今週が期限、期限超過、または完了済みのタスクを表示したり、特定のタスクキュー内のタスクを確認したりするには、左側のサイドバーメニューから項目をクリックします。
- タスクダッシュボードの [テーブル] ビューに表示される列をカスタマイズするには、[アクション] ドロップダウンメニューをクリックし、[列を編集] を選択します。表示されたダイアログボックスで、列の左側にあるチェックボックスをオンにして、ビューに追加します。[選択した列] セクションで項目をクリックしてドラッグし、列の順序を変更するか、項目の右にある [x] をクリックして削除します。[保存] をクリックします。
ダッシュボードでタスクのタイトルをクリックして編集または削除します。タスクを完了済みとしてマークするには、タスクのタイトルの左側にある完了アイコン をクリックするか、[ボード] ビューでタスクをドラッグ & ドロップしてそのステータスを変更します。
タスクは、関連付けられているコンタクト、会社、取引、チケットレコードにも表示されます。タイムラインでタスクを見つけ (タスクが表示されない場合は、[タイムラインを絞り込み] ドロップダウンメニューをクリックして [タスク] チェックボックスをオンにする)、[編集] をクリックして変更を加えるか、[アクション] ドロップダウンメニューをクリックして [削除] を選択し、タスクを削除します。タスクを完了済みとしてマークするには、左側にある完了アイコン をクリックします。
完了したタスクは、セールスダッシュボードの生産性レポートにも反映されます。タスクは、その期日がレポートの選択された日付範囲内にある場合にここに表示されます。
注: 現在、HubSpot からタスクをエクスポートすることはできません。