コミュニケーション受信トレイをセットアップし、コンタクトとのコミュニケーションを合理化して一元化します。チームEメールやチャットチャネルを受信トレイに接続して、各チャネルからすべてのコミュニケーションを1か所で表示、返信、および管理することができます。
受信トレイを作成する
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、[コミュニケーション]>[受信トレイ]に移動します。
- [Inboxを作成]をクリックします。
- [チーム受信トレイ名]フィールドに、受信トレイの名前を入力します。
- [チームの受信トレイメンバーを追加]ドロップダウンメニューをクリックして、この受信トレイを表示できるユーザーを選択します。
- 全員：アカウント内のすべてのHubSpotユーザーが受信トレイを表示できます。
- 特定のユーザーおよびチーム：選択されたユーザーまたはチームのみがこの受信トレイを表示できます。
ご注意ください：iコミュニケーションを 自動的に有料ユーザーに割り当てることができますが、無料ユーザーは、受信トレイのチームメンバーとして含まれている場合は、無料のコミュニケーションを割り当てて対応することができます。
[特定のユーザーとチーム]を選択した場合、管理者またはスーパー管理者権限を持つユーザーは、ポータルでコミュニケーション受信トレイを表示できますが、受信トレイ設定でコミュニケーションやレコードを割り当てない限り、 受信トレイでアクション を実行できません。
- [次へ]をクリックします。
- 接続するチャネルを選択します。会社のEメールアドレスに送信されたメッセージを確認して返信するにはチームのEメールに接続し、またライブチャットまたはボットに送信されたメッセージを確認して返信するためには、チャットチャネルに接続します。Facebook Messengerアカウントを接続して、Facebookの企業ページに送信されたメッセージを表示して返信することもできます。以下のオプションをクリックして、チームのEメールまたはチャットチャネルのいずれかを接続する手順に進みます：
受信トレイを編集して後でチャネルを設定する場合は、[後でチャネルを接続]をクリックします。受信トレイを最初にセットアップするときには、1つのチャネルを接続して開始しますが、受信トレイを編集することで、いつでも追加のチャネルを接続することができます。
チームのEメールに加えて、チャット、Facebook Messenger、サポートフォームをコミュニケーション受信トレイに接続する方法を学習します。
チームEメールチャネルを接続する
- チームのEメールを選択します。
- [はい、これは共有アカウントです]を選択します。
- [次へ]をクリックします。
- Gmail、Office 365、その他のメールアカウントを選択します。現時点では、IMAPはサポートされていません。
- Googleグループアカウントまたはホスト済みEメールアカウントを接続するには、[その他のメールアカウント]を選択し、次いでこの記事の手順に従います： 会話受信トレイでホストされたEメールアドレスにEメールを転送します。
ご注意ください：共有Eメールアドレスのみを受信トレイに接続すると、すべての受信Eメールがチーム全体に表示されます。HubSpotでユーザーの接続済み受信トレイとして使用されているEメールを接続することはできません。コミュニケーション受信トレイに接続するには、ユーザーが接続を削除する必要があります。
- HubSpotでこのEメールアカウントを共有するための条件を確認してから、[続ける]をクリックします。
- 接続する受信トレイを選択して、ログイン資格情報を入力し、HubSpotが受信トレイにアクセスできるように接続プロセスを完了します。
- Eメールの詳細画面にリダイレクトされます。Eメールを受信したときにコンタクトに表示される情報をカスタマイズできます。表示される送信者名をカスタマイズするには、[送信者名]ドロップダウンメニューをクリックし、次のいずれかを選択します。
ご注意ください：この機能は技術的な制限により、Office 365接続済み受信トレイではサポートされていません。
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- エージェントと会社名：コンタクトがEメールを受信したときにユーザーの名前と会社名が表示されます。テキストフィールドに会社名を入力します。
- 会社名：コンタクトがEメールを受信したときに会社名が表示されます。テキストフィールドに会社名を入力します。
- コンタクトの受信トレイで送信者名が表示される方法をプレビューし、[次へ]をクリックします。
- 既定では、受信したコミュニケーションは、チームがトリージするために割り当て解除されます。コミュニケーションを特定のユーザーとチームメンバーにルーティングする場合は、[自動的にコミュニケーションを割り当て]スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
- [着信コミュニケーションを自動的に割り当て]ドロップダウンメニューをクリックし、ルーティングオプションを選択します。
- 特定のユーザーおよびチーム：選択したユーザーまたはチームに着信Eメールをルーティングします。[特定のユーザーおよびチーム]ドロップダウンメニューからユーザーまたはチーム名を選択します。
- コンタクト所有者： 受信コミュニケーションをコンタクトの所有者にルーティングします。コンタクトには、レコードに割り当てられている所有者があり、cookieでトラッキングする必要があります。所有者がオフラインの場合、メッセージはEメールで訪問者の所有者に送信されます。
- [着信コミュニケーションを自動的に割り当て]ドロップダウンメニューをクリックし、ルーティングオプションを選択します。
- 新しいコミュニケーションのチケットを作成するには、[自動的にチケットを作成]スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
- チケットのプロパティーをカスタマイズするには、[チケットを編集]をクリックします。
- 右側のパネルでプロパティを編集し、[保存]をクリックします。
注：訪問者がアカウントのコンタクトレコードに関連付けられていないEメールアドレスを使用してコミュニケーション受信トレイにEメールを送信すると、そのEメールの新しいコンタクトレコードが自動的に作成されます。
- [接続&完了]をクリックします。
チームのEメールが接続されているため、コミュニケーション受信トレイでEメールに作成して返信することができます。
受信トレイフィルタリングルールを編集したり、新しいチームメンバーを受信トレイに追加したり、別のチームのEメールチャネルを接続したりする方法について学習します。
チャットチャネルを接続する
- [チャット]を選択します。
- まず、訪問者がチャットを開始したときに表示されるものをカスタマイズします。
- チャットウィジェットのアクセント色を設定するには、既定の色を選択します。16進数の値のフィールドの右側にあるカスタムカラーをクリックして選択し、カラーグラデーションを使用してカスタムカラーを選択するか16進数の値を手動で入力します。
- [チャット見出し]ドロップダウンメニューをクリックして、チャットウィジェットに表示される名前とアバターを選択します。
- 特定のユーザーおよびチーム：表示する名前の横にあるチェックボックスを選択します。3人以上のユーザーを選択した場合、名前とアバターはチャットウィジェットにランダムに表示されます。チャットフローの選択言語がチャットヘッダーにどのように影響するかについて学習します。
- カスタム名とアバター：一般的なチーム名と画像を表示します。
- コンタクト担当者：コンタクトが既知で、所有者が存在する場合は、コンタクト担当者の情報が表示されます。[新規訪問者のフォールバック]ドロップダウンメニューをクリックして、チャットを開始する新しい訪問者または未割り当ての訪問者のフォールバックオプションを選択します。
- テキストボックスに、訪問者が初めてチャットを開始したときに表示される歓迎メッセージを書き込みます。
- 受信したコミュニケーションを設定するには、[自動的に受信したコミュニケーションを自動的に割り当て]ドロップダウンメニューをクリックします。コミュニケーション受信トレイ内のルーティングルールのセットアップの詳細を確認してください。
- ページの読み込み時に歓迎メッセージを自動的に表示するには、[歓迎メッセージをポップアップで開く]チェックボックスを選択します。
- チャットウィジェットが表示されるウェブサイトページを指定するには、[詳細オプション]をクリックしてから、ドロップダウンメニューをクリックし、特定のウェブサイトURLまたはクエリパラメーターを入力します。ターゲッティングルールの設定の詳細を確認してください。
- チャットウィジェットのアクセント色を設定するには、既定の色を選択します。16進数の値のフィールドの右側にあるカスタムカラーをクリックして選択し、カラーグラデーションを使用してカスタムカラーを選択するか16進数の値を手動で入力します。
- [次へ]をクリックします。
- チームがチャットできる時間を設定して、訪問者がチームからの返信を期待できる時間がわかるようにします。空き状況オプションを選択するには、次の手順を実行します。
- 営業時間中：チームがチャットできることを示す一貫した日時を設定する場合に[営業時間中]を選択します。チャットフローにボットが含まれている場合は、受信トレイ設定に基づいてボットの空き状況設定をカスタマイズする方法を学習します。
- [チームの営業時間]で、ドロップダウンメニューを使用してチームの空き状況を設定します。新しい日時の範囲を追加するには、[+時間を追加]をクリックします。
- チームが対応可能なときの訪問者の体験をセットアップするには、[営業時間中]タブをクリックします。[通常の対応時間を表示]ドロップダウンメニューをクリックして、訪問者が返信を期待できる時間がわかるようにします。次に、[チームメンバー全員が「離席中」または人数の上限に達した場合]ドロップダウンメニューをクリックして、離席中モードのウィジェットの動作を選択します。
- チームが対応できないときの訪問者の体験をセットアップするには、[営業時間外]タブをクリックします。ドロップダウンメニューをクリックして、訪問者が営業時間外にサイトを訪問したときに、離席中のメッセージを表示するか、返信時間を表示するか、チャットランチャーを非表示にするかを選択します。
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チームメンバーのステータスに基づく:訪問者は、ルーティングルールで割り当てられた少なくとも1人のチームメンバーが対応可能な場合にチームとチャットできます。
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訪問者がチャットを開始したときに表示される自動メッセージをカスタマイズするには、[対応可能]タブをクリックしてから、[通常の対応時間を表示]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
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チャットがない場合に表示されるメッセージをカスタマイズするには、[離席中]タブをクリックします。離席中メッセージテキストを入力するか、ドロップダウンメニューをクリックし、[チャットランチャーを非表示] を選択して、ウィジェットが使用できない場合は表示しないようにします。
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常に:チームは常にチャットに対応できることを示します。[通常の対応時間を表示]ドロップダウンメニューを使用して、訪問者が返信を期待できる時間がわかるようにします。この情報を訪問者に表示したくない場合は、[返信時間を表示しない]を選択します。
- [次へ]をクリックします。
- プレビューの上にあるデバイスタイプボタンを使用して、チャットウィジェットが別のデバイスにどのように表示されるかをプレビューします。完了したら、[公開]をクリックします。
- 受信トレイにリダイレクトされます。表示されたダイアログボックスで、[ウェブサイトを開きます]をクリックしてウェブサイトでチャットウィジェットを表示するか、[受信トレイに戻る]をクリックして受信トレイ内のテストコミュニケーションを表示します。
チャットチャネルを接続したら、チャットプロファイルをカスタマイズする方法を学習し、ウェブサイト訪問者とのチャットを開始します。いつでもチャットの外観と空き状況を編集したり、受信トレイで新しいチャットフローを作成したりすることもできます。
Facebook Messenger チャネルを接続
- ［Facebook Messenger］を選択します。
- [Facebook で続行]をクリックします。
- ポップアップウィンドウで、Facebookアカウントにログインします。
ご注意ください: ポップアップウィンドウからFacebookアカウントにログインするには、ブラウザーでポップアップを有効にする必要があります。
- 接続するFacebookページの横にある[接続]をクリックします。
ご注意ください: Facebook Messengerアカウントを複数のHubSpotアカウントに接続することはできません。
- [挨拶]テキストボックスに、訪問者があなたとのコミュニケーションを初めて開始したときに表示するメッセージを入力します。
- [次へ]をクリックします。
- 最初のメッセージを送信した直後に訪問者に返信するには、[インスタント返信テキスト送信]ボックスに回答を入力します。
- 受信メッセージのルーティング先を設定するには、［着信コミュニケーションを自動的に割り当て］ドロップダウンメニューをクリックし、ルーティングオプションを選択します。ルーティングルールのセットアップの詳細を確認してください。
- [次へ]をクリックします。
- プレビュー画像の上にある[挨拶] と[インスタント応答]ボタンを使用して、挨拶とインスタント応答をプレビューします。
- 右下の [完了] をクリックします
受信トレイ設定にリダイレクトされます。ここには、ステータススイッチがオンに切り替わったFacebookの企業ページが表示されます。
Facebookの企業ページで、訪問者が[メッセージ送信]ボタンをクリックすると、Messengerウィンドウが右下に開きます。訪問者はメッセージを作成して送信できます。メッセージはその後コミュニケーション受信トレイに表示されます。コミュニケーション受信トレイ内で受信メッセージに対応する方法を学習します。
ご注意ください：
受信トレイを編集する
- チームメンバーを追加または削除するには、Slackアカウントを接続して、接続済みチャネルの設定を編集するか、受信トレイに別のチャネルを接続して、その受信トレイにカーソルを置き、[編集]をクリックします。
ご注意：
- 受信トレイに含まれているチームメンバーを編集するには、左側のサイドバーメニューで[チームメンバー]を選択し、ドロップダウンメニューを使用してコミュニケーション受信トレイでこの受信トレイを表示可能なユーザーを編集します。
- Slackアカウントを接続して受信ライブチャットに関する通知を受信して、Slackから直接応答するには、左側のサイドバーメニューで[Slack]を選択します。Slackとコミュニケーションを統合する方法について学習します。
- 左側のサイドバーメニューで、[Eメール]を選択します。
- 既存のチームのEメールにカーソルを置き、[編集]をクリックするか、[チームのEメールを接続]をクリックして新しいチームEメールチャネルに接続します。
- ルーティングルールを編集するには、左側のサイドバーメニューで[ルール]を選択します。
- コンタクトにEメールを送信したときにコンタクトに表示される[送信者名]を編集するには、[設定]を選択します。
- 変更を加えてから、[保存]をクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、[チャット]を選択します。
- チャットチャネルの外観を編集するには、[カスタマイズ]タブをクリックします。このタブで、チャットウィジェットの配置をクリックすると、チャットウィジェットの配置を表示するウェブサイトの側面を決定し、[左]または[右]を選択することもできます。
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- 既定で、各チャットをクローズすると、チャット履歴のコピーが自動的に訪問者に送信されます。[送信者アドレス]ドロップダウンメニューをクリックし、どのEメールアドレスからトランスクリプトを送信するかを選択します。チャット履歴は、共有接続受信トレイからのみ送信できます。
- 履歴を自動的に送信しない場合は、[チャットの終了時にチャットの内容を自動的に送信します]スイッチをクリックしてオフに切り替えます。
- HubSpotを使用してホストされていないウェブサイトにチャットフローを追加する場合は、[トラッキングコード]タブをクリックします。[コピー]をクリックしてから、チャットウィジェットを表示するすべてのページのタグの直前にコードを追加します。または、このコードを直接ウェブ開発者に送信することができます。
ご注意:Wixで作成されたウェブサイトはコミュニケーションをサポートしないため、Wixサイトにチャットウィジェットを含めることはできません。
WordPressサイトにチャットウィジェットを追加するには、最初にHubSpotオールインワンマーケティング-フォーム、ポップアップ、ライブチャットWordPressプラグインをインストールします。WordPressサイトにプラグインをインストールする方法の詳細を確認してください。
- 変更を加えてから、[保存]をクリックします。
Facebook Messengerチャネルを編集する
Facebook Messengerアカウントを受信トレイに接続したら、受信トレイ設定で挨拶、インスタント返信、ルーティングルールを編集できます。アカウントで一般データ保護規則(GDPR) を有効にしている場合、接続されたMessengerアカウントのGDPRを有効にすると、訪問者のデータ処理への同意を収集できます。
- HubSpotアカウントで、メインナビゲーションバーの 設定アイコンをクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、[コミュニケーション]>[受信トレイ]に移動します。
- Facebook Messengerアカウントが接続されている受信トレイの横にある[編集]をクリックします。
- 左のサイドバーメニューで ［メッセンジャー］ を選択します。
- 別の Facebook の企業ページを接続するには、[Facebook ページを接続]をクリックします。
ご注意ください: Facebook Messengerのプロファイル APIでは、HubSpotが訪問者のEメールアドレスを収集できないため、複数のFacebookの企業ページが接続されている場合、アカウントで複製されたレコード が作成される可能性があります。訪問者が両方のページでコミュニケーションを開始した場合、アカウントに新しいコンタクトレコードが一意のスレッドごとに追加されます。
- 特定のページからのメッセージが受信トレイに表示されないようにするには、クリックしてページの［ステータス］のスイッチをオフにします。
- 接続済みページの設定を編集するには、ページ名をクリックします。
- 設定ページで、挨拶メッセージ、インスタント返信メッセージ、またはルーティングルールを編集し、[保存]をクリックします。
- 設定では、このメッセージのGDPRを有効にすることもできます。
- クリックして[GDPRメッセンジャーにを適用]スイッチをオンにします。
- ドロップダウンメニューをクリックし、次のいずれかを選択します：
- 明示的な同意を要求する：訪問者がメッセージを送信するには、[同意する]をクリックする必要があります。
- 黙示的同意: 訪問者があなたとのコミュニケーションを開始するときに、同意が黙示されます。データ処理への同意テキストは引き続き表示されますが、チャットを開始するには、[同意する]をクリックする必要はありません。
- [データ処理への同意]テキストボックスに、訪問者の個人情報を保存して処理するために必要な理由を説明するテキストを入力します。
- ［保存］をクリックします。
ご注意ください：これらはHubSpotに組み込まれている機能ですが、状況に最適なコンプライアンス上のアドバイスについては、自社の法務部門にご相談ください。
受信トレイを削除する
受信トレイ設定から受信トレイを削除することができます。受信トレイを削除すると、Eメールチャネル、チャットターゲットメッセージ、コミュニケーションスレッドを含めて、受信トレイがアカウントから完全に削除されます。このアクションは元に戻せません。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左のサイドバーメニューで[コミュニケーション]>[受信トレイ]に移動します。
- 受信トレイの上にカーソルを置き、[削除]をクリックします。
- ダイアログボックスで、受信トレイの名前を入力してこのアクションを確認し、[はい、削除します]をクリックします。