HubSpot Sales Chrome拡張機能をインストールすると、Gmailアカウントに折りたたみ可能なサイドバーの形式でコンタクトプロファイルが表示され、HubSpotアカウントのコンタクト情報にアクセスすることができます。
HubSpotのコンタクトデータベースの検索
コンタクトプロファイルを利用することで、受信トレイを離脱することなくHubSpotに保存したコンタクトを検索することができます。
- Gmailにログインします。
- Gmailの受信トレイの右側にあるスプロケットアイコンをクリックします。
- コンタクトプロファイルがサイドバーに読み込まれます。特定のコンタクトを名前またはEメールアドレスで検索するには、検索窓に名前またはEメールアドレスを入力します。
- コンタクトの名前をクリックします。HubSpotのコンタクトレコードが、サイドバーに読み込まれます。
- コンタクトプロファイルのサイドバーでコンタクトを検索するもうひとつの方法として、HubSpotで保存されたフィルターを利用することもできます。［すべてのコンタクト］ドロップダウンメニューをクリックして、保存されたフィルターを選びます。
コンタクトプロパティの編集とコンタクトのタスクの作成
サイドバーでコンタクトの名前をクリックすると、そのコンタクトに関する［概要］セクション、［取引］、［タスク］、［タイムライン］といった詳細な情報がHubSpotアカウントから引き出されて表示されます。
また、コンタクトがEメールの配信を解除した場合、Eメールアドレスの下にメッセージが表示されます。
コンタクトプロパティの編集
検索で見つかったコンタクトの名前をクリックして詳細な情報が表示されたら、コンタクトプロファイルからそのコンタクトのプロパティを編集することができます。この編集された情報は、HubSpotのコンタクト記録にも自動的に保存されます。
- Gmailの受信トレイの右側にあるスプロケットアイコンをクリックしてコンタクトプロファイルを開きます。
- ［概要］をクリックします。ここに表示されるプロパティは、HubSpotアカウントの既定として指定されています。
- コンタクトプロパティにカーソルを起き、鉛筆アイコンをクリックします。
- プロパティの欄に新しい値を入力し、［保存］をクリックします。
コンタクトへのタスクを作成
コンタクトプロファイルから直接そのコンタクトに関連するタスクを作成できます。
- コンタクトプロファイルで、［タスク］をクリックします。
- ここでは、作成した既存のタスクまたは自分に割り当てられた既存のタスクが表示されます。［タスクを作成］をクリックして、コンタクトの新しいタスクを作成します。
- タスクの名前を入力し、タスクの期限を選択します。
- ［保存］をクリックします。
コンタクトプロファイルで利用できるその他の操作
データベースの検索とコンタクトプロパティの編集は、受信トレイから直接行うことができますが、さらに詳細な情報を確認するためにHubSpotのコンタクト記録に移動しなければならない場合もあります。
- Gmailの受信トレイの右側にあるスプロケットアイコンをクリックしてコンタクトプロファイルを開きます。
- コンタクトの名前をクリックします。
- 右上の［アクション］ドロップダウンメニューをクリックして、［CRMで開く］を選択します。
- ［コール］を選択することもできます。HubSpotのコンタクトの記録に移動し、タイムラインの上部にある［通話］タブが自動的に選択された状態になり、コンタクトへの通話を発信できます。
Eメール受信者をコンタクトとして追加
HubSpotコンタクトデータベースに含まれていないユーザーをEメールで送信する際、コンタクトプロファイルで、［HubSpotに追加］をクリックしてHubSpotアカウントにコンタクトを追加します。コンタクトの追加後、Gmailアカウントをログアウトすることなく、サイドバーから直接編集コンタクトのプロパティを編集できます。
HubSpot AIを使用してEメールからコンタクトの詳細を自動的にキャプチャしますの設定が有効になっている場合、HubSpotのAIにより、Eメールからコンタクトの情報がスキャンされます。コンタクトレコードに保存されていないデータがある場合、HubSpotは、コンタクトのプロパティーのうち欠落している部分に、Eメールの情報を設定します。HubSpotに保存する前に必要に応じて、プロパティー値をオーバーライドできます。
コンタクトプロファイルによる問題のトラブルシューティング
コンタクトプロファイルを確認しようとしてもGmailの画面右側のサイドバーにログインのメッセージが表示されて先に進めない場合は、ブラウザと受信トレイの設定を変更しなければならない場合があります。
最初に、ChromeでCookieの設定を調整します。
- Chromeブラウザーの右上にある3つの点またはラインのアイコンをクリックして［設定］メニューを開き、次に［設定］をクリックします。
- スクロールダウンして［詳細設定］をクリックします。
- ［プライバシーとセキュリティ］のセクションで、［サイトの設定］をクリックします。Chromeの古いバージョンではこれは［コンテンツの設定］と示されます。
- ［Cookies］をクリックします。
- ［サードパーティのCookieをブロックする］の設定は、必ずOFFにしておきます。変更内容は自動的に保存されます。
- ［サードパーティのCookieをブロックする］の設定をOFFにできない場合は、［許可］のセクションで［追加］をクリックし、［*.］getsidekick.com、［*.］.hubspot.com、［*.］hsappstatic.netの3つを明示的に許可します。
- Gmailを最新の情報に更新します。
また、Gmail Labsの中には、ベータ版の機能に変則的なフォーマットを使用しているためにHubSpot Salesに対応していないものがあります。具体的には、［Preview Pane］と呼ばれるGmail Labが、Gmailのコンタクトプロファイルに対応していません。これを無効にすることで、コンタクトプロファイルのサイドバーが正しく表示されるようになるはずです。手順を次に示します。
- Gmailを開きます。
- 歯車アイコンをクリックし、［設定］を選択します。
- ［Labs］のタブをクリックします。
- ［Preview Pane］を見つけて、無効にします。
上記を実行してもコンタクトプロファイルが正しく表示されない場合は、その他のLabsも無効にしてみます。詳しくは、HubSpot Sales Chrome拡張機能のトラブルシューティングに関する説明を参照してください。