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Connected Email

HubSpot Sales Office 365アドインとOutlookデスクトップアドインでコンタクトプロパティーを使用する

更新日時 2021年 6月 11日

対象製品

すべての製品とプラン

コンタクトプロファイルを使用すると、コンタクト情報がEメールクライアントのサイドバーメニューで表示されます。コンタクトへのEメールを作成する時、HubSpotアカウントに保存されたコンタクトの詳しい情報を参照できます。

拡張機能のコンタクト プロファイル セクションから、コンタクトに関連付けられているタスクや取引の作成などの特定のアクションを実行することもできます。

コンタクトプロファイルへのアクセス

OutlookデスクトップアカウントでOffice 365アドインを使用してコンタクトプロファイルにアクセスするには、次のようにします。

  • Outlookで新しいEメールを作成するか、既存のEメールを開きます。新しいEメールを作成する場合は、受信者を追加します。 
  • メッセージリボンで、[セールスツール]をクリックします。 
  • 右側のペインで、[コンタクトプロファイル]セクションにスクロールダウンし、[コンタクトを表示]をクリックします。コンタクトがHubSpotアカウントに存在しない場合は、代わりに[CRMを追加]をクリックします。Eメール受信者がHubSpotに追加され、新しく追加されたコンタクトのコンタクトプロファイルがペインに入力されます。   

Outlook on the webアカウントまたはOutlook.comアカウントで、Office 365アドインを使用してコンタクトプロファイルにアクセスするには、次のようにします。 

  • Outlookで新しいEメールを作成して、受信者を設定します。
  • Eメール作成ウィンドウの画面右下にあるHubSpotスプロケットアイコンsprocketをクリックします。
  • 右側のペインで、[コンタクトプロファイル]セクションにスクロールダウンし、[コンタクトを表示]をクリックします。コンタクトがHubSpotアカウントに存在しない場合は、代わりに[CRMを追加]をクリックします。Eメール受信者がHubSpotに追加され、新しく追加されたコンタクトのコンタクトプロファイルがペインに入力されます。   

Outlookデスクトップアドインを使用して、コンタクトプロファイルにアクセスするには、次のようにします。 

  • Outlookで新しいEメールを作成して、受信者を設定します。 
  • 受信者を追加すると、コンタクト プロファイル ペインが右側に表示されます。受信者がすでにHubSpotのコンタクトになっている場合、その情報はペインに入力されます。コンタクトではない場合は、[CRMを追加]をクリックします。新しく追加されたコンタクトの情報が、ペインに入力されます。

コンタクトプロファイルが無効になっている場合、新しいEメールを作成すると、コンタクトプロファイルはデフォルトで表示されなくなります。ただし、Outlookリボンの[HubSpot]セクションで[コンタクトプロファイル]をクリックすれば、特定のEメールのコンタクトプロファイルを表示できます。

注:アカウントでGDPRが有効になっている場合、コンタクトプロファイルはOutlookの受信トレイで常に有効になります。

Office 365アドインとOutlookデスクトップアドインのどちらを使用している場合でも、コンタクトプロファイルは同じように機能します。この記事では、Outlook.comアカウントでOffice 365アドインを使用している場合を例に取りながら、アドインで利用できるコンタクトプロファイルの次の機能について説明します。

HubSpotのコンタクトデータベースの検索 

コンタクト プロファイル ペインで、検索バーを使用して、HubSpotコンタクトデータベースの特定のコンタクトを名前またはEメールアドレスによって検索します。コンタクトを選択したら、ペインのHubSpotコンタクトレコードから詳細情報を引き出します。

コンタクトプロパティーの編集と関連するタスクまたは取引の作成

ペインでコンタクトの名前をクリックすると、そのコンタクトに関する[概要]セクション、取引、タスク、タイムラインといった詳細な情報をHubSpotアカウントから引き出して表示することができます。[概要]セクションでコンタクトプロパティーを編集したり、[タスク]セクションでタスクを作成することができます。

また、コンタクトがEメールの配信を解除した場合、ペイン内のEメールアドレスの下にメッセージが表示されます。 

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コンタクトプロパティーの編集

検索で見つかった特定のコンタクトの名前をクリックして詳細な情報が表示されたら、コンタクト プロファイル ペインからそのコンタクトのプロパティーを編集することができます(この情報は、HubSpotのコンタクトレコードにも保存されます)。 

  • ペインで、[概要]をクリックしてコンタクトプロパティーを表示します。ここに表示されるプロパティーは、HubSpotアカウントのデフォルトとして指定されています。 
  • 変更したいコンタクトプロパティーの行にマウスポインターを移動させ、鉛筆アイコンをクリックします。 

  • プロパティーに新たな値を入力し、[保存]をクリックします。   

コンタクトへのタスクを作成

検索で見つかった特定のコンタクトの名前をクリックして詳細な情報が表示されたら、そのコンタクトに関連するタスクを作成することができます。 

  • コンタクト プロファイル ペインで、[タスク]をクリックします。
  • そのコンタクトに関連する既存のタスクがあれば、ここに表示されます。[タスクを作成]をクリックして、コンタクトの新しいタスクを作成します。 
  • 2つのフィールドが表示されます。タスクの名前を入力し、タスクの期限を選択します。
  • [保存]をクリックします。 

タスクは、コンタクトの[タスク]セクションにあるコンタクト プロファイル ペインに保存されます。HubSpotのメイン ナビゲーション メニューの[タスク]、およびコンタクトのタイムラインにも保存されます。

コンタクトの取引の作成

  • コンタクト プロファイル ペインで、[タスク]をクリックします。
  • ここで、既存の取引が表示されます。[取引を作成]をクリックして、レコードの新規取引を作成します。
  • 各必須フィールドのを入力または選択します。新規取引を作成するときに表示されるフィールドを更新できます。
  • [取引を関連付ける]セクションで、[コンタクト]ドロップダウンメニューをクリックし、取引を関連付ける追加のコンタクトのチェックボックスを選択します。必要に応じて、[会社]ドロップダウンメニューをクリックして、取引を関連付ける別の会社を選択します。
  • 終了したら、[取引を作成]をクリックします。
新規に作成された取引が、OutlookのコンタクトプロファイルおよびHubSpotの取引のインデックスページに表示されるようになります。

通話のためのHubSpotのコンタクトレコードへのアクセス

データベースの検索とコンタクトの編集は、受信トレイから直接行うことができますが、HubSpotのコンタクト記録に移動して、さらに詳細な情報を確認することもできます。これを行うには、コンタクト プロファイル ペインで、コンタクトの名前をクリックします。次に[アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、[CRMで開く]を選択します。 

[コール]を選択することもできます。HubSpotのコンタクトレコードが新しいブラウザータブまたはウィンドウで開き、タイムラインの上にある[コール]タブが自動的に選択されます。