コンタクトプロファイルを使用すると、コンタクト情報がEメールクライアントのサイドバーメニューで表示されます。コンタクトへのEメールを作成する時、HubSpotアカウントに保存されたコンタクトの詳しい情報を参照できるため、受信トレイとHubSpotを行き来する手間を省きながら、状況を踏まえてパーソナライズされたEメールを作成することができます。
コンタクトプロファイルへのアクセス
OutlookデスクトップアカウントでOffice 365アドインを使用してコンタクトプロファイルにアクセスするには、次のようにします。
- Outlookで新しいEメールを作成するか、既存のEメールを開きます。新しいEメールを作成する場合は、受信者を追加します。
- メッセージリボンで [セールスツール] をクリックします。
- 右側のペインで、 [コンタクトプロファイル]セクションにスクロールダウンし、 [コンタクトを表示] をクリックします。コンタクトが HubSpot アカウントに存在しない場合は、代わりに[CRM を追加]をクリックします。Eメール受信者がHubSpot に追加され、新しく追加されたコンタクトのコンタクトプロファイルがペインに入力されます。
Outlook on the webアカウントまたはOutlook.comアカウントで、Office 365アドインを使用してコンタクトプロファイルにアクセスするには、次のようにします。
- Outlookで新しいEメールを作成して、受信者を設定します。
- Eメール作成ウィンドウの画面右下隅にあるHubSpotスプロケットアイコンをクリックします。
- 右側のペインで、 [コンタクトプロファイル] セクションにスクロールダウンし、[コンタクトを表示]をクリックします。コンタクトが HubSpot アカウントに存在しない場合は、代わりに[CRM を追加]をクリックします。Eメール受信者がHubSpot に追加され、新しく追加されたコンタクトのコンタクトプロファイルがペインに入力されます。
Outlookデスクトップアドインを使用して、コンタクトプロファイルにアクセスするには、次のようにします。
- Outlookで新しいEメールを作成して、受信者を設定します。
- 受信者を追加すると、コンタクトプロファイルペインが右側に表示されます。受信者がすでに HubSpot のコンタクトになっている場合、その情報はペインに入力されます。コンタクトではない場合は、[CRM を追加]をクリックします。新しく追加されたコンタクトの情報が、ペインに入力されます。
コンタクトプロファイルが無効になっている場合、新しい Eメールを作成すると、コンタクトプロファイルはデフォルトで表示されなくなります。Outlook リボンのHubSpotセクションの [コンタクトプロファイル] をクリックすれば、特定の Eメールのコンタクトプロファイルを表示することができます。
注：GDPR がアカウントで有効になっている場合、コンタクトプロファイルは常に Outlook の受信トレイで有効になります。
Office 365 アドインと Outlook デスクトップアドインのどちらを使用している場合でも、コンタクトプロファイルは同じように機能します。この記事では、Outlook.comアカウントでOffice 365アドインを使用している場合を例に取りながら、アドインで利用できるコンタクトプロファイルの次の機能について説明します。
HubSpot のコンタクトデータベースの検索
コンタクトプロファイルペインで、検索バーを使用して、HubSpot コンタクトデータベースの特定のコンタクトを名前または Eメールアドレスによって検索します。コンタクトを選択したら、ペインの HubSpot コンタクトレコードから詳細情報を引き出します。
コンタクトプロパティの編集とコンタクトのタスクの作成
ペインでコンタクトの名前をクリックすると、そのコンタクトに関する[概要]セクション、取引、タスク、タイムライン といった詳細な情報を HubSpot アカウントから引き出して表示することができます。[概要]セクションでコンタクトプロパティを編集したり、[タスク]セクションでタスクを作成することができます。
また、コンタクトが E メールの配信を解除した場合、ペイン内のEメールアドレスの下にメッセージが表示されます。
コンタクトプロパティの編集
検索で見つかった特定のコンタクトの名前をクリックして詳細な情報が表示されたら、コンタクトプロファイルペインからそのコンタクトのプロパティを編集することができます（この情報は、HubSpotのコンタクトレコードにも保存されます）。
- ペインで、 [概要]をクリックしてコンタクトプロパティを表示します。ここに表示されるプロパティは、HubSpotアカウントの デフォルトとして指定されています。
- 変更したいコンタクトプロパティの行にマウスポインターを移動させ、鉛筆アイコンをクリックします。
- プロパティに新たな値を入力し、[保存] をクリックします。
コンタクトへのタスクを作成
検索で見つかった特定のコンタクトの名前をクリックして詳細な情報が表示されたら、そのコンタクトに関連するタスクを作成することができます。
- コンタクトプロファイルで、[タスク] をクリックします。
- そのコンタクトに関連する既存のタスクがあれば、ここに表示されます。[タスクを作成] をクリックして、コンタクトの新しいタスクを作成します。
- 2 つのフィールドが表示されます。タスクの名前を入力し、タスクの期限を選択します。
- [保存] をクリックします。
通話のためのHubSpotのコンタクトレコードへのアクセス
データベースの検索とコンタクトの編集は、受信トレイから直接行うことができますが、HubSpot のコンタクト記録に移動して、さらに詳細な情報を確認することもできます。これを行うには、コンタクトプロファイルペインで、コンタクトの名前をクリックします。次に[アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、 [CRMで開く] を選択します。
[コール] を選択することもできます。HubSpot のコンタクトレコードが新しいブラウザータブまたはウィンドウで開き、タイムラインの上にある [コール]タブが自動的に選択されます。