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Integrations

HubSpotのQuickBooks統合を使用する

更新日時 2021年 4月 15日

対象製品

すべての製品とプラン

HubSpotのQuickBooks統合を使用すると、HubSpotの取引レコードから直接、請求書を作成できます。また、請求情報を確認したり、取引のタイムラインに決済イベントを表示したりすることもできます。

統合をインストールする

  • HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される[マーケットプレイスアイコンmarketplace ]をクリックし、[アプリマーケットプレイス]を選択します。
  • 右上にある[アプリマーケットプレイスにアクセス]をクリックします。
  • 検索バーを使用してQuickbooks統合を検索します。統合の上にカーソルを重ねて[統合を表示]をクリックします。
  • [アプリを接続]をクリックし、QuickBooksオンラインの詳細を使用してログインします。 

注:この統合をインストールするには、QuickBooksオンラインアカウント資格情報へのアクセス権が必要です。ログイン資格情報が不明な場合は、QuickBooks管理者に問い合わせてください。

  • 統合が正常に接続されると、[接続済みアプリ]セクションに表示されます。 
  • メイン ナビゲーション バーでマーケットプレイスアイコンmarketplaceに移動すると、複数のアカウントを接続できます。[管理]で、[接続されたアプリ]を選択します。
  • [QuickBooksオンライン]を選択し、右上にある[QuickBooksアカウントを接続]をクリックします。[接続解除]を選択してアカウントを接続解除することもできます。

注:HubSpotアカウントに自動的に表示される請求書は、HubSpotで作成された請求書のみです。QuickBooksアカウントで作成された請求書を表示するには、そのアカウントをHubSpotに追加する必要があります。

統合を使用する

QuickBooksオンライン統合を使用すると、取引レコードから請求書を作成できます。また、請求書の情報とステータスを確認したり、取引レコードのタイムラインに決済イベントを表示したりすることもできます。QuickBook製品は、HubSpotの取引レコードの商品項目として使用できません。QuickBook製品を使用するには、手動で追加する必要があります。

注:Quickbooksの請求書の通貨が、HubSpotアカウントの会社の通貨と異なる場合、HubSpotはQuickbooksから取引プロパティーへの請求書データの同期を実行しません。

請求書を作成する

  • HubSpotアカウントにて、 [セールス] > [取引]の順に進みます。
  • 取引レコードの名前をクリックします。
  • 右側のパネルの[請求書]セクションで、[請求書を作成をクリックします。
create-invoice-quickbooks
  • 複数のアカウントがある場合は、ドロップダウンから[QuickBooksアカウント]を選択し、[次へ]をクリックします。
  • 既存の見積もりから請求書を作成するか、[最初から作成]するかを選択します。
    • [見積もりから作成]を選択すると、HubSpotは見積もりの詳細をQuickBookレコードに照合します。一致する顧客が見つからない場合は、ドロップダウンから顧客を選択するか、[新しいQuickbooksの顧客を作成]をクリックします。

注:請求書の作成に使用できるのは、公開済みで有効期限が切れていない見積もりのみです。

    • [最初から作成]を選択すると、HubSpotは取引の詳細をQuickBookレコードに照合します。一致する顧客が見つからない場合は、ドロップダウンから顧客を選択するか、[新しいQuickbooksの顧客を作成]をクリックします。
  • [次へ]をクリックします。
select-customer-quickbooks
  • [QuickBooksから製品を追加]をクリックして、QuickBooksから請求書に追加する既存の製品を選択します。製品を追加したら、[次へ]をクリックします。
add-products-quickbooks

注:国際アカウントの場合、請求書に税金コードを追加して、複数の通貨の同期を行うことができます。 

  • 請求書の[支払い条件][請求書の作成日][請求書の期日]を選択します。
  • [顧客へのメッセージを作成]セクションで、顧客の請求書に表示するテキストを書き込み、[次へ]をクリックします。
invoice-payment-quickbooks
  • 請求書の詳細を確認します。[前へ]をクリックすると、前のページに戻って請求書の詳細を編集できます。 
  • QuickBooksで請求書を作成するには、[請求書の下書きを作成]をクリックします。
  • [請求書]セクションで請求書の名前をクリックして請求書のプレビューを表示します。
  • 請求書をQuickbooksから送信する準備ができました。

請求書の作成が完了すると、次のステージのいずれかのタグが付けられます。

  • 送信を待機しています:請求書はまだ顧客に送信されていません。
  • 顧客に送信されました:請求書は顧客に送信されました。
  • Partial payment(一部支払い):請求書の一部が支払われました。
  • Paid in full(完済):請求書は完全に支払われました。
  • 期限切れ:請求書の支払い日は過ぎていて、請求書は期限切れになりました。

注:QuickBooksで顧客トランザクション番号が有効になっている場合、HubSpotはQuickBooksで請求書を作成できません。QuickBooksで請求書を作成するには、これをHubSpotでオフにする必要があります


既存の請求書を追加する 

  • HubSpotアカウントで、[コンタクト]、[会社]、または[取引]に進みます。
  • レコードの名前をクリックします。
  • 右側のパネルの[請求書]セクションで、[既存の請求書を追加]をクリックします。
    add-existing-invoice-quickbooks
  • 複数のアカウントがある場合は、ドロップダウンから[QuickBooksアカウント]を選択し、[次へ]をクリックします。
  • 請求書を見つけて左側にあるチェックボックスをオンにします。[追加]をクリックします。
  • レコードに関連付けられている請求書が、レコードの[請求書]セクションに一覧表示されます。
    invoice-deal-record

ワークフローをトリガーしてカスタムレポートを作成する

QuickBooks統合がインストールされている場合、請求書の以下の取引プロパティーを使用して新しいワークフローを作成できます。たとえば、期日までに支払わなかった顧客にフォローアップEメールを送信するワークフローを作成します。または、支払いを回収するたびにチームにSlackメッセージを送信するワークフローを作成します。 

新しい取引プロパティーは次のとおりです。

  • 請求書の金額
  • 請求書の受信者
  • 請求書番号
  • 請求書のステータス 
  • 請求書の期日

請求書の新しい取引プロパティーを使用してカスタムレポートを作成すると、チームが取引で生み出している収益について明確に把握できるようになります。 

注:HubSpotへの複数の請求書を同じ取引レコードに同期すると、上記のプロパティーはQuickbooksで更新された最新の請求書によって更新されます。

コンタクト同期を有効にする

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  •  左側のパネルで[統合]>[接続済みのアプリ]に移動し、[QuickBooks Online]をクリックします。
  • [コンタクト]タブをクリックします。
  • QuickBooksの顧客をHubSpotの顧客と同期させるには、スイッチをクリックしてオンに切り換えます。

quickbooks-contact-sync

  • [コンタクトの作成と更新]セクションのドロップダウンメニューを使用して、関連付けられたコンタクトがQuickBooksで作成または更新されたときの処理を選択します。
  • [コンタクトの削除]セクションのドロップダウンメニューを使用して、関連付けられたコンタクトがQuickBooksで削除されたときの処理を選択します。
  • 注:新しく作成されたコンタクトのみがHubSpotに同期されます。

製品の同期を有効にする

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  •  左側のパネルで[統合]>[接続済みのアプリ]に移動し、[QuickBooks Online]をクリックします。
  • [製品]タブをクリックします。
  • Quickbooks製品をHubSpot製品と同期させるには、スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
quickbooks-product-sync

 

  • [Creating and updating products(製品の作成と更新)]セクションのドロップダウンメニューを使用して、関連付けられたレコードがQuickbooksで作成または更新される際の処理を選択します。
  • [Deleting products(製品の削除)]セクションのドロップダウンメニューを使用して、関連付けられたレコードがQuickBooksで削除されたときの処理を選択します。

注:新しく作成された製品のみがHubSpotに同期されます。

  • [製品プロパティーのマッピング]タブに移動して、クイックブックとHubSpotの間で同期するプロパティーのステータスを表示します。

QuickBooksの高度な機能を使用する

QuickBooks AdvancedアカウントをHubSpotに統合すると、QuickBooksタスクマネージャーに直接請求書を送信したり、QuickBooksワークフローを作成したり、追加のレポート機能にアクセスしたりできるようになります。

Quickbooksタスクマネージャーに請求書を送信する

ユーザーが請求書を作成してQuickBooks Advancedに送信すると、見積もりまたは取引のデータがQuickBooksタスクマネージャーに送信されます。Quickbooksアカウントのタスクマネージャーにアクセスするには、次の手順に従います。

  • Quickbooks Onlineアカウントにログインします。
  • 左側のパネルで、[HubSpot]をクリックします。
  • [To Do]セクションで[タスクを表示]をクリックします。
quickbooks-task-manager

 

ここでは、下書きの請求書を承認したり、新しいタスクを作成したりできます。

QuickBooksでワークフローをセットアップしてタスクを自動化する

[Task manager(タスクマネージャー)]セクションで、アクションを完了する必要があるときに自動的にタスクを作成するためのワークフローをセットアップできます。次の4つの標準ワークフローから選択できます。

  1. 支払い期限リマインダー
  2. ベンダーへの支払いリマインダー
  3. 銀行預金リマインダー
  4. 未送信の請求書リマインダー

ワークフローを有効にする前に、QuickBooks Onlineアカウントでワークフローをカスタマイズできます。

HubSpotとQuickbooks Online Advancedの接続について詳細をご確認ください。