HubSpotセールスEメール拡張機能を使用すると、HubSpot外部からCRMに送信されたEメールを自動的に記録できます。セールス拡張機能を使用していない場合は、HubSpotのBCCアドレスまたは転送先アドレスを使用してEメールを手動で記録することができます。
BCCアドレスまたは転送先アドレスを使用してHubSpotに記録されるEメールには、Eメールの内容とそのEメールのすべての添付ファイルが含まれます。ログに記録されるEメールは、自動的に受信者のコンタクトレコード、そのコンタクトに関連付けられている会社レコードと最後に行った5件の取引レコードに関連付けられます。HubSpotへのEメールの返信のログ記録についての詳細をご確認ください。
注：Eメールの添付ファイルが30MBを超えていると、添付ファイルはCRMにログ記録されません。Eメール自体はCRMにログ記録されますが、添付ファイルはなくなります。受信トレイにEメール配信エラーも届きます。
BCCアドレスを使用する場合
EメールクライアントからEメールを送信する際に、EメールのBCC行にBCCアドレスを追加します。Eメールの内容は、HubSpotのコンタクトレコードに自動的に記録されます。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、［統合］>［Eメールの統合］の順に進みます。
- ［ログとトラッキング］タブをクリックします。
- ［BCCアドレス］フィールドの右にある［コピー］をクリックします。
- Eメールの受信トレイに移動して、新しいEメールを作成します。
- コピーしたBCCアドレスをEメールのBCC行に追加します。
送信されたEメールはHubSpotのコンタクトレコードに記録されます。Eメールの受信者がHubSpotのコンタクトレコードに関連付けられていない場合、新しいレコードが作成されます。
- HubSpotは、トラッキングされたEメールでCCされた相手の新しいコンタクトレコードをアカウントに作成します。ただし、Eメールで受信者がBCCになっている場合、そのEメールによって新しいレコードは作成されません。受信者がコンタクトとして存在している場合、そのEメールは既存のレコードにログ記録されません。
- 複数のユーザーが同じEメールを個人受信トレイとして接続すると、BCCアドレスを使用してログに記録されるEメールは、いずれかのユーザーにランダムに帰属することになります。これはチームのアクティビティレポートに影響することがあります。その場合はCRMからEメールを送信するか、またはEメールをコミュニケーション受信トレイでチームのEメールアドレスとしてEメールを接続することが推奨されます。
BCCアドレスを使用してEメールをCRMにログ記録するための要件
EメールをCRMに記録するには、以下の条件を満たしている必要があります。
- Eメールを送信するユーザーにセールスアクセス権があること。
- Eメールの送信元となるEメールアドレスが以下のいずれかに一致すること。
- アカウントのユーザー。
- 接続されているEメール受信トレイのいずれか1つ。
- Eメールクライアントのエイリアス（接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または［プロファイルとお気に入り］に追加したエイリアスのいずれか）。
- 受信者のEメールアドレスが［ログに記録しない］リストに含まれていないこと。
注：トラッキングせずにEメールクライアントでBCCアドレスを手動で使用する場合、HubSpotのコンタクトレコードにEメールが記録されるだけです。Eメールの開封やクリックがトラッキングされることはありません。
転送先アドレスを使用する場合
転送先アドレスを使用して、Eメールの返信をコンタクトレコードのタイムラインに記録します。転送先アドレスは、受信したEメールをログに記録する必要がある場合に便利です。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、［統合］>［Eメールの統合］の順に進みます。
- ［ログとトラッキング］タブをクリックします。
- ［転送先Eメールアドレス］フィールドの右にある［コピー］をクリックします。
- Eメールの受信トレイに移動して、HubSpotに記録するEメールを開きます。
- コピーした転送先アドレスにEメールを転送します。
転送されたEメールはHubSpotのコンタクトレコードに記録されます。Eメールの受信者がHubSpotのコンタクトレコードに関連付けられていない場合は、新しいレコードが作成されます。
注：Eメールに返信してからEメールスレッドをHubSpotに転送すると、そのEメールはコンタクトのレコードに記録されません。Eメールに返信するとEメールヘッダーが変更されます。この形式のヘッダーは、転送先アドレスではサポートできません。
転送先アドレスを使用して返信をCRMにログ記録するための要件
EメールをCRMに記録するには、以下の条件を満たしている必要があります。
- 個別の返信Eメールを転送することになります（Eメールチェーンに含まれる他のEメールは転送されません）。Eメールクライアントによって生成される転送メッセージヘッダーは、次のようになります。
- Eメールを転送するために使用するEメールアドレスは、次のいずれかと一致している必要があります。
- アカウントのユーザー。
- 接続されているEメール受信トレイのいずれか1つ。
- Eメールクライアントのエイリアス（接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または［プロファイルとお気に入り］に追加したエイリアスのいずれか）。
- コンタクトのEメールアドレスが［ログに記録しない］リストに含まれていてはなりません。
- 転送Eメールはコンタクトのタイムラインに次のように表示されます。
- 元のEメールを送信した相手がCRMに含まれていない場合、そのEメールまたはEメールドメインが［ログに記録しない］リストに含まれていない限り、メッセージを転送するとコンタクトレコードが作成されます。
- 転送メッセージは、HubSpotでサポートされている言語のいずれかで作成されている必要があります。
- 転送メッセージに、EメールのHTMLとプレーンテキストの両方のセクションが含まれていることが必要です。
転送されるEメールが上記の要件を満たしているのに、HubSpotにログ記録されない場合、そのEメールクライアントにはHubSpotの転送機能との互換性がありません。転送されるEメールについて、標準の書式はありません。Eメールの書式をHubSpotで処理できない場合、そのEメールはHubSpotにログ記録されません。Eメールクライアントに転送機能との互換性がない場合、HubSpotにEメールを手動でログ記録する方法について詳細をご確認ください。
注：コンタクトまたはプロスペクトからEメール返信を受信した場合、かつ相手が受信者をCCにしていた場合、HubSpotはポータルでコピーされた受信者をコンタクトとして追加しません。