HubSpot セールス E メール拡張機能を使用すると、HubSpot 外部から CRM に送信された E メールを自動的に記録できます。セールス拡張機能を使用していない場合は、HubSpot の BCC アドレスまたは転送先アドレスを使用して E メールを手動で記録することができます。
BCC アドレスまたは転送先アドレスを使用して HubSpot に記録される E メールには、E メールの内容とその E メールのすべての添付ファイルが含まれます。ログに記録される E メールは、自動的に受信者のコンタクトレコード、そのコンタクトに関連付けられている会社レコードと最後に行った5件の取引レコードに関連付けられます。
注：E メールの添付ファイルが 30MB を超えていると、添付ファイルは CRM にログ記録されません。E メール自体は CRM にログ記録されますが、添付ファイルはなくなります。受信トレイに E メール配信エラーも届きます。
BCC アドレスを使用する場合
E メールクライアントから E メールを送信する際に、E メールの BCC 行に BCC アドレスを追加します。E メールの内容は、HubSpotのコンタクトレコードに自動的に記録されます。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、[連携] > [Eメールの連携]の順に進みます。
- [記録してトラッキングする] タブをクリックします。
- [BCC アドレス] フィールドの右にある [コピー] をクリックします。
- E メールの受信トレイに移動して、新しい E メールを作成します。
- コピーした BCC アドレスを E メールの BCC 行に追加します。
送信された E メールは HubSpot のコンタクトレコードに記録されます。E メールの受信者が HubSpot のコンタクトレコードに関連付けられていない場合、新しいレコードが作成されます。
- HubSpot は、トラッキングされた E メールで CC された相手の新しいコンタクトレコードをアカウントに作成します。ただし、E メールで受信者が BCC になっている場合、その E メールによって新しいレコードは作成されません。受信者がコンタクトとして存在している場合、その E メールは既存のレコードにログ記録されません。
- 複数のユーザーが同じ E メールを個人受信トレイとして接続すると、BCC アドレスを使用してログに記録される E メールは、いずれかのユーザーにランダムに帰属することになります。これはチームのアクティビティレポートに影響することがあります。その場合は CRM から E メールを送信するか、または E メールをコミュニケーション受信トレイでチームの E メールアドレスとして E メールを接続することが推奨されます。
BCC アドレスを使用して E メールを CRM にログ記録するための要件
E メールを CRM に記録するには、以下の条件を満たしている必要があります。
- E メールを送信するユーザーにセールスアクセス権があること。
- E メールの送信元となる E メールアドレスが以下のいずれかに一致すること。
- アカウントのユーザー。
- 接続されている E メール受信トレイのいずれか一つ。
- E メールクライアントのエイリアス (接続先の Gmail 受信トレイで設定されているエイリアス、または[プロファイルとお気に入り] に追加したエイリアスのいずれか)。
- 受信者の E メールアドレスが [ログに記録しない] リストに含まれていないこと。
注：トラッキングせずに E メールクライアントで BCC アドレスを手動で使用する場合、 HubSpot のコンタクトレコードに E メールが記録されるだけです。E メールの開封やクリックがトラッキングされることはありません。
転送先アドレスを使用する場合
転送先アドレスを使用して、E メールの返信をコンタクトレコードのタイムラインに記録します。転送先アドレスは、受信した E メールをログに記録する必要がある場合に便利です。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、[連携] > [Eメールの連携]の順に進みます。
- [記録してトラッキングする] タブをクリックします。
- [転送先 E メールアドレス] フィールドの右にある [コピー] をクリックします。
- E メールの受信トレイに移動して、HubSpot に記録する E メールを開きます。
- コピーした転送先アドレスに E メールを転送します。
転送された E メールは HubSpot のコンタクトレコードに記録されます。E メールの受信者が HubSpot のコンタクトレコードに関連付けられていない場合は、新しいレコードが作成されます。
注：E メールに返信してから E メールスレッドを HubSpot に転送すると、その E メールはコンタクトのレコードに記録されません。E メールに返信すると E メールヘッダーが変更されます。この形式のヘッダーは、転送先アドレスではサポートできません。
転送先アドレスを使用して返信を CRM にログ記録するための要件
- 個別の返信 E メールを転送することになります（E メールチェーンに含まれる他の E メールは転送されません）。E メールクライアントによって生成される転送メッセージヘッダーは、次のようになります。
- E メールを転送するために使用する E メールアドレスは、次のいずれかと一致している必要があります。
- アカウントのユーザー。
- 接続されている E メール受信トレイのいずれか一つ。
- E メールクライアントのエイリアス (接続先の Gmail 受信トレイで設定されているエイリアス、または[プロファイルとお気に入り] に追加したエイリアスのいずれか)。
- コンタクトの E メールアドレスが [ログに記録しない] リストに含まれていてはなりません。
- 転送 E メールはコンタクトのタイムラインに次のように表示されます。
- 元の E メールを送信した相手が CRM に含まれていない場合、その E メールまたは E メールドメインが [ログに記録しない] リストに含まれていない限り、メッセージを転送するとコンタクトレコードが作成されます。
- 転送メッセージは、HubSpot でサポートされている言語のいずれかで作成されている必要があります。
注：コンタクトまたはプロスペクトから E メール返信を受信した場合、かつ相手が受信者を CC にしていた場合、HubSpot はポータルでコピーされた受信者をコンタクトとして追加しません。