タスクを使用する

HubSpotのタスクツールでは、To-Doリストを管理することができます。HubSpotアカウントでスーパー管理者権限が付与されているユーザーは、 どのユーザーにタスクの表示／編集権限を付与するかも管理できます。

スケジュールや過去のパフォーマンスに基づいてタスクをより適切に計画する方法をご確認ください。タスクごとに通知を受信する代わりに、Eメール経由で週ごとに期限タスクの要約を受信することもできます。

タスク作成の既定値を設定する

タスクの作成を開始する前に、期日、期限時刻、およびタスクの期日のどのくらい前にリマインダーを受信するかなどの既定値を設定することができます。これらの設定は、タスク インデックス ページまたはレコードで作成するタスクにのみ適用されます。シーケンスで作成されたタスクには、これらの既定値は 取り込まれません。

• HubSpotアカウントにて、右上に表示されるアカウント名をクリックし、［プロファイルと設定］をクリックします。
• ［タスク］タブを選択します。
• ［既定］セクションで、ドロップダウンメニューをクリックして次の項目の既定値を選択します。
  • 期日：タスクが作成されてから期限が切れるまでの既定の日数または週数を選択します。
  • 期限時刻：タスクの期限が切れる既定の時間を選択します。
  • リマインダー：タスクの期日のどのくらい前にリマインダーを受信するかについての既定値を選択します。既定のタスクリマインダーをオフにするには［リマインダーなし］を選択します。
• リストビューからタスクを完了するたびにフォローアップタスクを作成するリマインダーを受信するには、［フォローアップタスク］セクションでチェックボックスを選択します。チェックボックスをオフにしてフォローアップリマインダーを無効にします。
• これが完了したら、左下の［保存］をクリックします。

新しいタスクを作成すると既定値が［期日］および［タスクリマインダー］フィールドに自動的に入力されますが、必要に応じてそれぞれのタスクのフィールドを調整することができます。

タスクを作成する

HubSpot内のさまざまなツールからタスクを作成できます。Sales Hub ProfessionalまたはEnterpriseのユーザーは、取引ステージに応じたタスク作成を自動化することもできます。シーケンスにアクセスできる場合は、シーケンス内にタスクを作成することもできます。

連続した複数のタスクを完了するために、タスクキューを作成して使用する方法をご確認ください。

タスク インデックス ページでタスクを作成する

• HubSpotアカウントにて、［セールス］ > ［タスク］の順に進みます。
• 右上の［タスクを作成］をクリックします。
• 右側のパネルで、次の操作を行います。
  • タイトル：［タイトル］フィールドにタスク名を入力します。タスクのタイトルに「コール」または「Eメール」というテキストを含めると、対応するタスクタイプが自動的に設定されます。
  • タイプ：［コール］、［Eメール］、または［To Do］を選択します。HubSpotとLinkedIn Sales Navigatorの統合を使用している場合、［Sales Navigator - InMailを送信］または［Sales Navigator - つながりリクエスト］を選択します。
  • 優先度：タスクの優先度が高い場合に選択します。
  • レコードと関連付け：タスクに関連付けるレコードを検索して選択します。
  • 割り当て先：タスクを割り当てるユーザーを選択します。
  • キュー：既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成します。
  • 期日：期日と期限時刻を選択します。

• • タスクリマインダー：ドロップダウンメニューをクリックし、タスク担当者にEメールリマインダーをいつ送信するかを選択します。
  • コメント：タスクに関する詳細を入力します。

• ［保存］をクリックします。

レコードでタスクを作成する

• レコードに移動します。
• コンタクト：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
• 会社：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［企業］の順に進みます。
• 取引：HubSpotアカウントにて、 ［セールス］ > ［取引］の順に進みます。
• チケット：HubSpotアカウントにて、［サービス］ > ［チケット］の順に進みます。
• カスタムオブジェクト：HubSpotアカウントで、［コンタクト］>［コンタクト］に移動し、左上のドロップダウンメニューをクリックして、カスタムオブジェクトの名前を選択します。

• レコードの名前をクリックします。
• 左側のパネルで、［タスク］tasksをクリックします。
• 下部のウィンドウで、タスクの詳細を入力します。
  1. タイトル：タスクの名前を入力します。「コール」または「Eメール」というテキストを含めると、対応するタスクタイプが自動的に設定されます。
  2. 期日：タスクの期日と時間を選択します。
  3. コメント：タスクに関する詳細を入力します。
  4. X件のレコードに関連付けられています：他のレコードを表示、タスクに追加、またはタスクから削除します。
  5. タイプ：［コール］、［Eメール］、または［To Do］を選択します。HubSpotとLinkedIn Sales Navigatorの統合を使用している場合、［Sales Navigator - InMailを送信］または［Sales Navigator - つながりリクエスト］を選択します。
  6. 優先度：タスクの優先度が高い場合に選択します。
  7. 割り当て先：［割り当て先］ドロップダウンメニューから、このタスクを担当するユーザーを選択します。
  8. リマインダーを送信：タスク担当者に送信するEメールリマインダーの日付と時刻を選択します。
  9. キュー：既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成します。タスクキューにこのタスクを追加しない場合は、［なし］を選択します。

• ［タスクを保存］をクリックします。

Eメールまたはコールのログ記録時にタスクを作成する

• レコードに移動します。
• コンタクト：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
• 会社：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［企業］の順に進みます。
• 取引：HubSpotアカウントにて、 ［セールス］ > ［取引］の順に進みます。
• チケット：HubSpotアカウントにて、［サービス］ > ［チケット］の順に進みます。
• カスタムオブジェクト：HubSpotアカウントで、［コンタクト］>［コンタクト］に移動し、左上のドロップダウンメニューをクリックして、カスタムオブジェクトの名前を選択します。

• コンタクト、会社、取引、またはチケットの名前をクリックします。
• 左側のパネルで、［Eメール］emailまたは［コール］callingをクリックし、Eメールまたはコールの情報を入力します。
• Eメールの送信前、またはコールを保存する前に、［フォローアップするタスクを作成］チェックボックスをオンにしてからドロップダウンメニューをクリックし、タスクの期日を設定します。

Gmailの受信トレイでタスクを作成する

自分個人用Gmail受信トレイを接続しており、HubSpot Sales Chrome拡張機能がインストールされている場合、Gmailの受信トレイでタスクを作成できます。

• Gmailにログインします。
• Gmailの受信トレイの右側にあるスプロケットアイコンsprocketをクリックします。

• ［タスク］タブがアクティブになっていることを確認します。表示されているのがコンタクトプロファイルのみの場合は、パネル左上の矢印をクリックして戻り、［タスク］タブをクリックします。

• ［タスクを作成］をクリックし、次の情報を入力します。
  • タイトル：タスクの名前を入力します。「コール」または「Eメール」というテキストを含めると、対応するタスクタイプが自動的に設定されます。
  • 期日：ドロップダウンメニューをクリックして期日と時刻を選択します。
  • コメント：タスクに関する詳細を入力します。
  • X件のレコードに関連付けられています：ドロップダウンメニューをクリックし、他のレコードをタスクに追加またはタスクから削除します。
  • タスクタイプ：［コール］、［Eメール］、または［To Do］を選択します。HubSpotとLinkedIn Sales Navigatorの統合を使用している場合、［Sales Navigator - InMailを送信］または［Sales Navigator - つながりリクエスト］を選択します。
  • 割り当て先：［割り当て先］ドロップダウンメニューから、このタスクを担当するユーザーを選択します。
  • タスクリマインダー：［リマインダーを送信］チェックボックスをオンにし、ドロップダウンメニューで、タスク担当者に送信するEメールリマインダーの日付と時刻を選択します。
  • キュー：既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成します。タスクキューにこのタスクを追加しない場合は、［なし］を選択します。
• 下部にある［保存］をクリックします。

選択したレコードに基づいてタスクを一括で作成する

• レコードに移動します。
• コンタクト：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
• 会社：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［企業］の順に進みます。
• 取引：HubSpotアカウントにて、 ［セールス］ > ［取引］の順に進みます。
• チケット：HubSpotアカウントにて、［サービス］ > ［チケット］の順に進みます。
• カスタムオブジェクト：HubSpotアカウントで、［コンタクト］>［コンタクト］に移動し、左上のドロップダウンメニューをクリックして、カスタムオブジェクトの名前を選択します。

• タスクを作成するレコードの横にあるチェックボックスを選択してオンにします。
• 表の上部にある［+タスクを作成］をクリックします。

• 右側のパネルで、タスクの詳細を入力し、［作成］をクリックします。

• 右側のパネルで、以下の情報を入力します。
  • タイトル：タイトルが設定され、関連付けられているレコードが表示されます。
  • タイプ：［コール］、［Eメール］、または［To Do］を選択します。HubSpotとLinkedIn Sales Navigatorの統合を使用している場合、［Sales Navigator - InMailを送信］または［Sales Navigator - つながりリクエスト］を選択します。
  • 優先度：タスクの優先度が高い場合に選択します。
  • 割り当て先：タスクを割り当てるユーザーを選択します。
  • キュー：既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成します。
  • 期日：ドロップダウンメニューをクリックして期日と時間を選択します。
  • リマインダーを送信：チェックボックスを選択し、ドロップダウンメニューをクリックしてEメールリマインダーをタスク担当者に送信するタイミングを設定します。
• ［作成］をクリックします。レコードごとに1つずつのタスクが作成されます。

タスクを編集、完了、削除する

HubSpotアカウントのさまざまな場所からタスクを表示、編集、完了、または削除することができます。モバイルデバイスを使用している場合は、HubSpotモバイルアプリでタスクを使用する方法をご確認ください。

タスク インデックス ページでタスクを操作する

• HubSpotアカウントにて、［セールス］ > ［タスク］の順に進みます。

• 表示されているタブでタスクを絞り込むには、［フィルター］をクリックし、表示するタスクのタスクタイプ、期日、または優先度を選択します。
• タスクを編集するには、タスクの上にカーソルを重ねて［編集］をクリックします。右側のパネルで、タスクを変更し、［保存］をクリックします。
• タスクを完了、編集、削除するか、タスクキューを一括で変更するには：
  • 完了、編集、または編集するタスクの横にあるチェックボックスをオンにします。

    • 現在のページ上のすべてのレコードを選択するには、テーブルの左上にある［すべて選択］チェックボックスをオンにします。

    • フィルター内のすべてのレコードを選択するには、［すべて選択］チェックボックスをオンにしてから、［［数値］件の［レコード］をすべて選択］リンクをクリックします。

• • テーブルの上部で、実行するアクションを選択します。
    • 完了済みとしてマーク：選択されたタスクが完了としてマークされます。
    • 編集：ダイアログボックスで、［更新するプロパティー］ドロップダウンメニューをクリックして、編集するプロパティーを選択します。更新された値を入力するか選択して、［保存］をクリックします。 
    • 削除：ダイアログボックスで、［削除］をクリックします。選択したタスクが削除されます。
    • キューを変更： ダイアログボックスで［キュー］ドロップダウンメニューをクリックし、タスクの追加先とするキューを選択します。［保存］をクリックします。
• テーブル内の列を編集するには、［列を編集］をクリックします。表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。

• • 左側のパネルで、表示する列を選択します。

• • • 関連付け：タスクに関連付けられているすべてのレコード。
    • 期日：タスクの期限日。タスクの期限が過ぎている場合、過去の日付がここに表示されます。
    • 前回の連絡：チャットコミュニケーション、コール、セールスEメール、またはミーティングが、関連付けられたコンタクトレコードに記録された最後の日付。コンタクトがタスクに直接関連付けられている場合にのみ、ここに値が入ります。
    • 前回のエンゲージメント：コンタクトレコードにおける1対1のEメールの開封とクリック、リードの再訪問、ミーティング予約、フォーム送信が最後に行われた日付。コンタクトがタスクに直接関連付けられている場合にのみ、ここに値が入ります。
    • 優先度：タスクの優先度レベル。タスクを作成するときに［高］を選択した場合にのみ、ここに値が入ります。
    • タスクタイプ：「コール」、「Eメール」、または「To do」を含む、タスクのタイプ。
    • 割り当て先：タスクが割り当てられているHubSpotユーザー。
    • コメント：タスクに含まれているコメント。
    • 作成日：タスクが作成された日付。
  • 右側のパネルで、removeをクリックして、表示しない列をテーブルから削除します。

タスク インデックス ページでタスクをエクスポートする方法とタスクキューを使用する方法をご確認ください。

レコード上でタスクを操作する

• レコードに移動します。
• コンタクト：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
• 会社：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［企業］の順に進みます。
• 取引：HubSpotアカウントにて、 ［セールス］ > ［取引］の順に進みます。
• チケット：HubSpotアカウントにて、［サービス］ > ［チケット］の順に進みます。
• カスタムオブジェクト：HubSpotアカウントで、［コンタクト］>［コンタクト］に移動し、左上のドロップダウンメニューをクリックして、カスタムオブジェクトの名前を選択します。

• レコードに関連付けられているタスクを表示するには、中央のパネルで［タスク］をクリックします。
• 各タスクに対して次の操作を行います。
  • 完了：完了アイコンsuccessをクリックすると、タスクが完了済みとしてマークされます。
  • タイトル：タスクの名前を入力します。「コール」または「Eメール」というテキストを含めると、該当するタスクタイプが自動的に設定されます。
  • 割り当て先：［割り当て先］ドロップダウンメニューから、このタスクを担当するユーザーを選択します。
  • 期日：タスクの期日と時間を選択します。
  • タスクタイプ：［コール］、［Eメール］、または［To Do］を選択します。 
  • 優先度：タスクの優先度が高い場合に選択します。
  • リマインダー：タスク担当者に送信するEメールリマインダーの日付と時刻を選択します。
  • キュー：既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成します。このタスクをタスクキューに追加しない場合は、［なし］を選択します。

• • 説明：タスクに関する詳細を入力します。
• タスクの上にカーソルを重ねると、他のアクションが表示されます。
  • X件の関連レコード：ドロップダウンメニューをクリックし、他のレコードをタスクに追加またはタスクから削除します。
  • ピン：クリックしてレコードの上部にタスクをピン留めします。
  • 履歴：クリックしてタスクに関連付けられているプロパティー履歴を表示します。 
  • リンク：クリックしてタスク固有のURLに移動します。 
  • 削除：タスクを削除します。

Gmailの受信トレイからタスクを使用する

• Gmailにログインします。
• Gmailの受信トレイの右側にあるスプロケットアイコンsprocketをクリックします。

• ［タスク］タブがアクティブになっていることを確認します。表示されているのがコンタクトプロファイルのみの場合は、パネル左上の矢印をクリックして戻り、［タスク］タブをクリックします。

• タスクを編集するには、そのタスクをクリックして、詳細を更新します。完了したら、［保存］をクリックします。
• タスクを完了するには、その横にあるチェックマークをクリックします。
• HubSpotアカウントでタスクを表示するには、そのタスクの上にカーソルを重ねて［アクション］ドロップダウンメニューをクリックします。［HubSpotで表示］を選択します。
• タスクを削除するには、そのタスクの上にカーソルを重ねて［アクション］ドロップダウンメニューをクリックします。［削除］を選択します。