HubSpotのタスクツールにより、To-Doリストを管理します。関連付けられているレコードまたはタスクダッシュボードでタスクを作成することができます。
HubSpotで複数タスクを連続的に完了するには、タスクキューを作成してそれを使用します。モバイルデバイスを使用している場合は、HubSpotモバイルアプリでタスクを使用する方法について確認してください。タスクごとに通知を受信する代わりに、Eメール経由で週ごとに期限タスクの要約を受信することもできます。
タスクを作成する
HubSpot内のさまざまなツールからタスクを作成できます。Sales Hub ProfessionalまたはEnterpriseのユーザーは、取引ステージに応じたタスク作成を自動化することもできます。シーケンスにアクセスできる場合は、シーケンス内にタスクを作成することもできます。
タスクホームでタスクを作成する
- HubSpotアカウントにて、［セールス］ > ［タスク］の順に進みます。
- 右上の［タスクを作成］をクリックします。
- 右側のペインで、次の操作を行います。
- タイトル：［タイトル］フィールドにタスク名を入力します。タスクのタイトルに「コール」または「Eメール」というテキストを含めると、対応するタスクタイプが自動的に設定されます。
- タイプ：ドロップダウンメニューをクリックし、［コール］、［Eメール］、または［To-Do］を選択します。HubSpotとLinkedIn Sales Navigatorの統合を使用している場合、［Sales Navigator - InMailを送信］または［Sales Navigator - つながりリクエスト］を選択します。
- 優先度：ドロップダウンメニューをクリックして、タスクを高い優先度にするかどうかを選択します。
- レコードと関連付け：ドロップダウンメニューをクリックして、タスクに関連付けるレコードを検索し、選択します。
- 割り当て先：ドロップダウンメニューをクリックして、タスクの割り当て先を選択します。
- キュー：ドロップダウンメニューをクリックし、既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成します。
- 期日：ドロップダウンメニューをクリックして期日と時間を選択します。
- リマインダーを送信：チェックボックスを選択し、ドロップダウンメニューをクリックしてEメールリマインダーをタスク担当者に送信するタイミングを設定します。
- コメント：タスクに関する詳細を入力します。
- ［保存］をクリックします。
レコードでタスクを作成する
- HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに移動します。
- コンタクト、会社、取引、またはチケットレコードの名前をクリックします。
- 左側のパネルで、［タスク］をクリックします
- 下部のウィンドウで、タスクの詳細を入力します。
- タイトル：タスクの名前を入力します。「コール」または「Eメール」というテキストを含めると、対応するタスクタイプが自動的に設定されます。
- 期日：ドロップダウンメニューをクリックして期日と時間を選択します。
- コメント：タスクに関する詳細を入力します。
- X件のレコードに関連付けられています：ドロップダウンメニューをクリックし、他のレコードをタスクに追加またはタスクから削除します。
- タスクタイプ：ドロップダウンメニューをクリックし、［コール］、［Eメール］、または［To-Do］を選択します。HubSpotとLinkedIn Sales Navigatorの統合を使用している場合、［Sales Navigator - InMailを送信］または［Sales Navigator - つながりリクエスト］を選択します。
- 割り当て先：［割り当て先］ドロップダウンメニューから、このタスクを担当するユーザーを選択します。
- Eメールのリマインダー：ドロップダウンメニューをクリックし、タスク担当者にEメールリマインダーを送信する日付と時刻を選択します。
- キュー：ドロップダウンメニューをクリックし、既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成します。タスクキューにこのタスクを追加しない場合は、［なし］を選択します。
- ［タスクを保存］をクリックします。
Eメールまたはコールのログ記録時にタスクを作成する
- HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに移動します。
- コンタクト、会社、取引、またはチケットレコードの名前をクリックします。
- 左側のパネルで、［Eメール］または［コール］をクリックし、Eメールまたはコールの情報を入力します。
- Eメールの送信前、またはコールを保存する前に、［フォローアップするタスクを作成］チェックボックスをオンにしてからドロップダウンメニューをクリックし、タスクの期日を設定します。
Gmailの受信トレイでタスクを作成する
自分個人用Gmail受信トレイを接続しており、HubSpot Sales Chrome拡張機能がインストールされている場合、Gmailの受信トレイでタスクを作成できます。
- Gmailにログインします。
- Gmailの受信トレイの右側にあるスプロケットアイコンをクリックします。
- ［タスク］タブにいることを確認します。表示されているのがコンタクトプロフィールのみである場合は、パネル左上の矢印をクリックして戻り、［タスク］タブをクリックします。
- ［タスクを作成］をクリックし、次の情報を入力します。
- タイトル：タスクの名前を入力します。「コール」または「Eメール」というテキストを含めると、対応するタスクタイプが自動的に設定されます。
- 期日：ドロップダウンメニューをクリックして期日と時間を選択します。
- コメント：タスクに関する詳細を入力します。
- X件のレコードに関連付けられています：ドロップダウンメニューをクリックし、他のレコードをタスクに追加またはタスクから削除します。
- タスクタイプ：ドロップダウンメニューをクリックし、［コール］、［Eメール］、または［To-Do］を選択します。HubSpotとLinkedIn Sales Navigatorの統合を使用している場合、［Sales Navigator - InMailを送信］または［Sales Navigator - つながりリクエスト］を選択します。
- 割り当て先：［割り当て先］ドロップダウンメニューから、このタスクを担当するユーザーを選択します。
- Eメールのリマインダー：ドロップダウンメニューをクリックし、タスク担当者にEメールリマインダーを送信する日付と時刻を選択します。
- キュー：ドロップダウンメニューをクリックし、既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成します。タスクキューにこのタスクを追加しない場合は、［なし］を選択します。
- 下部にある［保存］をクリックします。
コンタクト、会社、取引、またはチケットのダッシュボードで一括
- HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに移動します。
- タスクを作成するレコードの横にあるチェックボックスを選択してオンにします。
- 表の上部にある［+タスクを作成］をクリックします。
- 右側のパネルで、タスクの詳細を入力し、［作成］をクリックします。
タスクを表示、編集、完了、削除する
HubSpotアカウントのさまざまな場所からタスクを表示、編集、完了、または削除することができます。
タスクホームでタスクを使用する
- HubSpotアカウントにて、［セールス］ > ［タスク］の順に進みます。
- タスクのダッシュボードで、次の操作を行います。
- テーブル／ボード：クリックして表示タイプを切り替えます。テーブルビューにはタスクのリストが表示されます。ボードビューでは、タスクを別のステータスにドラッグ＆ドロップできます。
- ステータス：ステータス、期日、またはタイプ別にタスクを表示する場合にクリックします。
- 絞り込み条件：アサイン対象者、タイプ、期日でタスクをフィルタリングするには、ドロップダウンメニューをクリックし、絞り込み条件を選択します。
- 検索：特定のタスクの検索条件を入力します。
- キュー：キューの名前をクリックすると、そのキュー内のタスクが表示されます。
- タスクを編集するには、タスクの上にカーソルを置き、［編集］をクリックします。右側のパネルで、関連するフィールドを更新し、［保存］をクリックします。また、右パネルの［削除］をクリックすることにより、タスクを削除することもできます。
- タスクに対する作業を実行するには、その名前をクリックします。それに関連付けられた関連コンタクトレコードが表示され、そのタイムラインにタスクの詳細がすべて示されます。これにより、タスクキューがトリガーされます。シーケンスによって作成されたEメールタスクの場合、選択されたEメールテンプレートが、コンタクトレコードのポップアップボックスに自動的に入力されます。
- タスクステータスを使用するには、右上の［ボード］をクリックします。そこで、タスクを別のステータスに、つまり［未開始］、［進行中］、［待機中］、［完了］、および［遅延］のいずれかにドラッグすることができます。
- タスクを完了としてマークするには、タスクの右側にあるチェックマークアイコンをクリックします。
- 複数のタスクを一括更新するには、該当するタスクの横にあるチェックボックスを選択してオンにし、表の上部で、実行するアクションをクリックします。複数のタスクを一括削除したり、タスクキューに追加したり、完了済みとしてマークしたりすることができます。
- 完了したタスクを表示するには、左のサイドバーメニューで［続き］>［完了］に移動します。［完了日］列に、タスクがいつ完了したかが表示されます。
タスクのエクスポート方法をご覧ください。
レコードに対するタスクの作業
- HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに移動します。
- レコードに関連付けられているタスクを表示するには、中央のパネルで［タスク］をクリックします。
- 各タスクに対して次の操作を行います。
- X件のレコードに関連付けられています：ドロップダウンメニューをクリックし、他のレコードをタスクに追加またはタスクから削除します。
- 削除：タスクを削除する場合にクリックします。
- 完了：完了アイコンをクリックすると、タスクが完了済みとしてマークされます。
- タイトル：タスクの名前を入力します。「コール」または「Eメール」というテキストを含めると、対応するタスクタイプが自動的に設定されます。
- 割り当て先：［割り当て先］ドロップダウンメニューから、このタスクを担当するユーザーを選択します。
- 期日：ドロップダウンメニューをクリックして期日と時間を選択します。
- コメント：タスクに関する詳細を入力します。
- 詳細：クリックすると以下のオプションが表示されます。
- タスクタイプ：ドロップダウンメニューをクリックし、［コール］、［Eメール］、または［To-Do］を選択します。
- Eメールのリマインダー：ドロップダウンメニューをクリックし、タスク担当者にEメールリマインダーを送信する日付と時刻を選択します。
- キュー：ドロップダウンメニューをクリックし、既存のタスクキューにタスクを追加するか、新しいタスクキューを作成します。タスクキューにこのタスクを追加しない場合は、［なし］を選択します。
Gmailの受信トレイからタスクの作業をする
- Gmailにログインします。
- Gmailの受信トレイの右側にあるスプロケットアイコンをクリックします。
- ［タスク］タブにいることを確認します。表示されているのがコンタクトプロフィールのみである場合は、パネル左上の矢印をクリックして戻り、［タスク］タブをクリックします。
- タスクを編集するには、そのタスクをクリックして、詳細を更新します。完了したら、［保存］をクリックします。
- タスクを完了するには、その横にあるチェックマークをクリックします。
- HubSpotアカウントでタスクを表示するには、そのタスクの上にポインターを置いて［アクション］ドロップダウンメニューをクリックします。［HubSpotで表示］を選択します。
- タスクを削除するには、そのタスクの上にポインターを置き、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックします。［削除］を選択します。