ワークフローでデータの形式を設定する

[データワークフローの書式設定]アクションを使用して、CRMデータを修正、書式設定、およびメンテナンスします。たとえば、取引先責任者や会社名を大文字にしたり、プロパティに基づいて値を計算したりできます。

データを単行または複数行のテキストプロパティに変換したり、Googleスプレッドシートにデータを書式設定して追加することもできます。 

ワークフローでデータをフォーマットするには、2段階のプロセスが必要です。まず、［Format data（データの形式設定）］アクションを設定して、データを準備します。次に、データを使用する別のワークフロー アクションを設定します。

データを準備する

データの形式設定アクションを設定するには、次の手順を実行します。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
• ワークフローエディターで、[++]アイコ ンをクリックして、ワークフローアクションを追加します。
• アクションパネルで、［Format data（データの形式設定）］を選択します。データは、既定の書式設定オプションまたはカスタム数式（ベータ版）のいずれかで書式設定できます。右側のパネルで、カスタムモードスイッチがオフになっていることを確認します。

既定の書式設定オプションを使用してデータを書式設定する

• 右側のパネルで、形式設定するプロパティーまたは値を選択します。
  • 登録済みレコードのプロパティー値の形式を設定するには、［このワークフローの［レコード］］をクリックして展開し、プロパティーを選択します。
  • 以前のアクションの結果を形式設定するには、前のアクション名をクリックして展開し、アクションの出力を選択します。

• 次に、書式設定オプションを選択します。
  • Add a number（数値の追加）：プロパティーまたは値に特定の数値を追加します。［Number to add（追加する数値）］フィールドに必要な値を入力します。
  • Add an amount of time（期間を追加）：日時の値に期間（時間、日数など）を追加します。［Amount to add（追加する期間）］フィールドに期間を入力し、［Unit of time（期間の単位）］ドロップダウンメニューを使用して、期間の単位を選択します。
  • Calculate nth root of a number（数値のn乗根を計算）：数値の累乗根の値を計算します。［Nth root number（n乗根の数値）］フィールドに、累乗根の数値を入力します。
  • 最初の文字を大文字にする:値の最初の文字を大文字にします。値の他のすべての文字は小文字に変更されます。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
  • Change all characters to lowercase（すべての文字を小文字に変更する）：値のすべての文字を小文字に変更します。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
  • Change all characters to uppercase（すべての文字を大文字に変更する）：値のすべての文字を大文字に変更します。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。

• • Change date format（日付形式の変更）：値の日付形式を変更します。
    • [書式]フィールドを設定するには、HubL datetimeformatフィルタから書式設定トークンを作成できます。HubSpotの開発者向けドキュメントでディレクティブのリストを使用する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。 
  • Change to title case（タイトルケースに変更）：値をタイトルケースに変更します。値内のすべての単語の最初の文字が大文字になり、他のすべての文字が小文字に変更されます。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
  • Convert to Unix timestamp（UNIXタイムスタンプに変換）：値をUNIXタイムスタンプに変換します。

• • Cut a character or several characters（1文字または複数の文字を削除）：値から特定の文字を削除します。削除する文字を［Characters to cut（削除する文字）］フィールドに入力します。たとえば郵便番号02145の場合、フィールドに02を入力すると、値は145になります。
  • Divide a number（数値を除算）：特定の数値で値を除算します。除数を［Number to divide by（除数）］フィールドに入力します。
  • Get absolute value of a number（数値の絶対値を取得）：数値の絶対値を返します。このオプションを使用すると、常に正の数値が得られます。
  • Multiply by a number（数値で乗算）：特定の数値で値を乗算します。乗数を［Number to multiply by（乗数）］フィールドに入力します。
  • Remove HTML tags（HTMLタグの削除）：値からHTMLタグを削除します。
  • Round a number（数値を丸める）：数値を切り上げるか、切り下げます。形式設定された数値に含める桁数を選択するには、［Decimal to round to（丸める桁数）］ドロップダウンメニューをクリックし、桁数を選択します。次に、［Rounding method（丸めの方法）］ドロップダウンメニューを使用して、切り上げるか、切り下げるかを選択します。
  • Subtract an amount of time（期間を差し引く）：値から期間（時間、日数など）を差し引きます。［Amount to subtract（差し引く期間）］フィールドに差し引く期間の数値を入力し、［Unit of time（期間の単位）］ドロップダウンメニューを使用して期間の単位を選択します。
  • Test if a number is divisible（数値が割り切れるかをテスト）：数値が特定の値で割り切れるかどうかを確認します。除数を［数値］フィールドに入力します。
  • Trim leading and trailing whitespace（先頭および末尾の空白をトリミングする）：値の両端の空白を削除します。 
• [出力タイプ]ドロップダウンメニューをクリックし、出力タイプを選択します。選択した書式設定オプションに応じて、データはテキスト、数字、日付、または日時の値として書式設定できます。 
• 書式設定されたデータを既存のプロパティに自動的に保存するには:
  • [書式設定されたデータを[プロパティの値をコピー]アクションチェックボックスを使用してプロパティに保存する]を選択します。[書式データ]アクションが保存されると、新しい[コピープロパティ]の値アクションが自動的に表示されます。
  • 右側のパネルで、プロパティをクリックして「[ formatted data ]」をドロップダウンメニューにコピーし、プロパティを選択します。
  • ［保存］をクリックします。

• アクションを設定したら、[保存]をクリックします。
  
  

カスタム数式でデータをフォーマットする

カスタム数式でデータを書式設定するには：

•  右側のパネルで、[カスタムモード]オプションを切り替えます。
• [数式]セクションで、カスタム数式を入力します。
• [挿入]をクリックして、次のいずれかの要素を数式に追加します。 
  • アクション出力:同じワークフロー内の以前のアクションからの出力値。 
  • HubSpotプロパティ:登録されたレコードに属するプロパティ値。 
  • 関数:最初の文字を大文字にしたり、数値を追加したりするなど、数式を設定するために使用する演算子です。 

• 書式設定されたデータを既存のプロパティに自動的に保存するには:
  • [書式設定されたデータを[プロパティの値をコピー]アクションチェックボックスを使用してプロパティに保存する]を選択します。[書式データ]アクションが保存されると、新しい[コピープロパティ]の値アクションが自動的に表示されます。
  • 右側のパネルで、プロパティをクリックして「[ formatted data ]」をドロップダウンメニューにコピーし、プロパティを選択します。
  • ［保存］をクリックします。
• プレビューには、サンプル結果が自動的に入力されます。数式がプロパティ値のような変数を使用している場合、プレビューはデフォルト値を使用して自動的に結果を表示します。他の例でプレビューを表示するには、[プレビューの編集]をクリックし、各フィールドに異なるテスト値を入力します。
• アクションを設定したら、[保存]をクリックします。

カスタム数式を使用すると、出力の複雑な書式設定オプションをカスタマイズできます。カスタム数式で使用できる関数の詳細については、こちらをご覧ください。たとえば、次のように計算できます。 

• 電話番号から特殊文字を削除する: CUT (CUT ([phone ],"-"),"*","#")

• 営業担当者のコミッション額を計算しています: ([Amount ]*[ commission_rate])

• 異なるプロパティからの文字列値を連結する: CONCAT ([COMPANY_NAME], [MONTH_AND_YEAR])

注意：関数をコピーして数式セクションに貼り付けることは可能ですが、アクション出力やHubSpotプロパティなどのトークンは手動で挿入する必要があります。

フォーマットデータアクションを追加したら、フォーマットデータを使用するために追加のアクションを設定する必要があります。 

形式設定されたデータを使用する

フォーマットデータアクションを追加した後、既存のプロパティをフォーマットデータで更新するか、Googleシート統合をインストールした場合は、フォーマットデータをGoogleシートに追加できます。 

書式設定されたデータで既存のプロパティを更新する

新しく形式設定されたデータでプロパティーを更新するには、［Copy property value（プロパティー値のコピー）］アクションを設定します。このアクションでは、前述の［Format data（データの形式設定）］アクションで形式設定したデータを使用できます。

• ワークフローエディターで、プラスアイコン（+）をクリックし、ワークフローアクションを追加します。
• アクションパネルで、［Copy property value（プロパティー値のコピー）］を選択します。
• 右側のパネルで、［コピー元となるプロパティーまたは値］ドロップダウンメニューをクリックし、［Format data（データの形式設定）］アクションをクリックして展開します。以前に書式設定された値を使用するには、[出力タイプ]値を選択します。
• ［ターゲットプロパティーのタイプ］ドロップダウンメニューをクリックして、データをコピーするプロパティーのタイプを選択します。
• プロパティをクリックして「[出力タイプ]値」をドロップダウンメニューにコピーし、更新するプロパティを選択します。新しいプロパティーを作成するには、［Create a new [object] property（新しい［オブジェクト］プロパティーの作成）］をクリックします。
• ［保存］をクリックします。

[プロパティ値のコピー]アクションを設定すると、ワークフローは以前にフォーマットされた値を使用してCRMプロパティを更新できるようになります。

フォーマットされたデータをGoogleシートに追加する

Googleシートの統合をインストールしている場合は、HubSpotのプロパティを更新することなく、フォーマットされたデータをスプレッドシートに直接追加できます。たとえば、シート内の連絡先の名前は小文字で書式設定する必要がありますが、その名前はHubSpotで大文字のままにする必要があります。 

Googleシートアプリは、アプリマーケットプレイスまたはワークフロー内から接続できます。

• ワークフローエディターで、プラスアイコン（+）をクリックし、ワークフローアクションを追加します。
• ［アクション］パネルで、［Create Google Sheet row（Googleスプレッドシートの行を作成）］を選択します。
• 右側のパネルで、[スプレッドシート] プルダウンメニューをクリックします。次に、データを送信 する スプレッドシートを選択します。Google スプレッドシートをHubSpotに接続したユーザーが所有している、またはそのユーザーと共有されているスプレッドシートから選択できます。 
• [ シート] ドロップダウンメニューをクリックします。次に、データを送信 する シートを選択します。[ シート]フィールドは、スプレッドシートの下部にあるタブを指します。
• Googleシートの行を設定します。 
  • [ ヘッダー] ドロップダウンメニューをクリックします。次に、Googleシートで対応する 列を選択します。 
  • [ プロパティ] ドロップダウンメニューをクリックします。次に、をクリックして、[データの書式設定]アクションを展開します。以前に書式設定された値を使用するには、[出力タイプ]値を選択します。このアクションでは、以前のフォーマットデータアクションのフォーマットデータを使用できます。
  • 新しい行を完了するまで繰り返します。 
• ［保存］をクリックします。 

[Googleシートの作成]の行アクションを設定すると、既存のプロパティに影響を与えることなく、以前にフォーマットされた値を使用してGoogleシートに新しい行を追加できるようになりました。

ワークフローを使用してGoogleシートにデータを追加する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。