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Workflows

ワークフローでデータの形式を設定する

更新日時 2022年 6月 27日

対象製品

Operations Hub Professional

[データワークフローの書式設定]アクションを使用して、CRMデータを修正、書式設定、およびメンテナンスします。たとえば、取引先責任者や会社名を大文字にしたり、プロパティに基づいて値を計算したりできます。

データを単行または複数行のテキストプロパティに変換したりGoogleスプレッドシートにデータを書式設定して追加することもできます。 

ワークフローでデータをフォーマットするには、2段階のプロセスが必要です。まず、[Format data(データの形式設定)]アクションを設定して、データを準備します。次に、データを使用する別のワークフロー アクションを設定します。

データを準備する

データの形式設定アクションを設定するには、次の手順を実行します。

  • HubSpotアカウントにて、[自動化] > [ワークフロー]の順に進みます。
  • 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
  • ワークフローエディターで、[++]アイコ をクリックして、ワークフローアクションを追加します。
  • アクションパネルで、[Format data(データの形式設定)]を選択します。データは、既定の書式設定オプションまたはカスタム数式(ベータ版)のいずれかで書式設定できます。右側のパネルで、カスタムモードスイッチがオフになっていることを確認します。

既定の書式設定オプションを使用してデータを書式設定する

既定の書式設定オプションを使用してデータを書式設定するには:  
  • 右側のパネルで、形式設定するプロパティーまたは値を選択します。
    • 登録済みレコードのプロパティー値の形式を設定するには、[このワークフローの[レコード]]をクリックして展開し、プロパティーを選択します。
    • 以前のアクションの結果を形式設定するには、前のアクション名をクリックして展開し、アクションの出力を選択します。
  • 次に、書式設定オプションを選択します。
    • Add a number(数値の追加):プロパティーまたは値に特定の数値を追加します。[Number to add(追加する数値)]フィールドに必要な値を入力します。
    • Add an amount of time(期間を追加):日時の値に期間(時間、日数など)を追加します。[Amount to add(追加する期間)]フィールドに期間を入力し、[Unit of time(期間の単位)]ドロップダウンメニューを使用して、期間の単位を選択します。
    • Calculate nth root of a number(数値のn乗根を計算):数値の累乗根の値を計算します。[Nth root number(n乗根の数値)]フィールドに、累乗根の数値を入力します。
    • 最初の文字を大文字にする:値の最初の文字を大文字にします。値の他のすべての文字は小文字に変更されます。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
    • Change all characters to lowercase(すべての文字を小文字に変更する):値のすべての文字を小文字に変更します。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
    • Change all characters to uppercase(すべての文字を大文字に変更する):値のすべての文字を大文字に変更します。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
    • Change date format(日付形式の変更):値の日付形式を変更します。
    • Change to title case(タイトルケースに変更):値をタイトルケースに変更します。値内のすべての単語の最初の文字が大文字になり、他のすべての文字が小文字に変更されます。ラテンアルファベットの文字でのみ機能します。
    • Convert to Unix timestamp(UNIXタイムスタンプに変換):値をUNIXタイムスタンプに変換します。
    • Cut a character or several characters(1文字または複数の文字を削除):値から特定の文字を削除します。削除する文字を[Characters to cut(削除する文字)]フィールドに入力します。たとえば郵便番号02145の場合、フィールドに02を入力すると、値は145になります。
    • Divide a number(数値を除算):特定の数値で値を除算します。除数を[Number to divide by(除数)]フィールドに入力します。
    • Get absolute value of a number(数値の絶対値を取得):数値の絶対値を返します。このオプションを使用すると、常に正の数値が得られます。
    • Multiply by a number(数値で乗算):特定の数値で値を乗算します。乗数を[Number to multiply by(乗数)]フィールドに入力します。
    • Remove HTML tags(HTMLタグの削除):値からHTMLタグを削除します。
    • Round a number(数値を丸める):数値を切り上げるか、切り下げます。形式設定された数値に含める桁数を選択するには、[Decimal to round to(丸める桁数)]ドロップダウンメニューをクリックし、桁数を選択します。次に、[Rounding method(丸めの方法)]ドロップダウンメニューを使用して、切り上げるか、切り下げるかを選択します。
    • Subtract an amount of time(期間を差し引く):値から期間(時間、日数など)を差し引きます。[Amount to subtract(差し引く期間)]フィールドに差し引く期間の数値を入力し、[Unit of time(期間の単位)]ドロップダウンメニューを使用して期間の単位を選択します。
    • Test if a number is divisible(数値が割り切れるかをテスト):数値が特定の値で割り切れるかどうかを確認します。除数を[数値]フィールドに入力します。
    • Trim leading and trailing whitespace(先頭および末尾の空白をトリミングする):値の両端の空白を削除します。 
  • [出力タイプ]ドロップダウンメニューをクリックし、出力タイプを選択します。選択した書式設定オプションに応じて、データはテキスト、数字、日付、または日時の値として書式設定できます。 
  • 書式設定されたデータを既存のプロパティに自動的に保存するには:
    • [書式設定されたデータを[プロパティの値をコピー]アクションチェックボックスを使用してプロパティに保存する]を選択します。[書式データ]アクションが保存されると、新しい[コピープロパティ]の値アクションが自動的に表示されます。
    • 右側のパネルで、プロパティをクリックして「[ formatted data ]」をドロップダウンメニューにコピーし、プロパティを選択します。
    • [保存]をクリックします。
  • アクションを設定したら、[保存]をクリックします。

カスタム数式でデータをフォーマットする

カスタム数式でデータを書式設定するには:

  •  右側のパネルで、[カスタムモード]オプションを切り替えます。
  • [数式]セクションで、カスタム数式を入力します。
  • [挿入]をクリックして、次のいずれかの要素を数式に追加します。 
    • アクション出力:同じワークフロー内の以前のアクションからの出力値。 
    • HubSpotプロパティ:登録されたレコードに属するプロパティ値。 
    • 関数:最初の文字を大文字にしたり、数値を追加したりするなど、数式を設定するために使用する演算子です。 

  • 書式設定されたデータを既存のプロパティに自動的に保存するには:
    • [書式設定されたデータを[プロパティの値をコピー]アクションチェックボックスを使用してプロパティに保存する]を選択します。[書式データ]アクションが保存されると、新しい[コピープロパティ]の値アクションが自動的に表示されます。
    • 右側のパネルで、プロパティをクリックして「[ formatted data ]」をドロップダウンメニューにコピーし、プロパティを選択します。
    • [保存]をクリックします。
  • アクションを設定したら、[保存]をクリックします。

カスタム数式を使用すると、出力の複雑な書式設定オプションをカスタマイズできます。カスタム数式で使用できる関数の詳細については、こちらをご覧ください。たとえば、次のように計算できます。 

  • 電話番号から特殊文字を削除する: CUT (CUT ([phone ],"-"),"*","#")

  • 営業担当者のコミッション額を計算しています: ([Amount ]*[ commission_rate])

  • 異なるプロパティからの文字列値を連結する:  CONCAT ([COMPANY_NAME], [MONTH_AND_YEAR])


注意:関数をコピーして数式セクションに貼り付けることは可能ですが、アクション出力HubSpotプロパティなどのトークンは手動で挿入する必要があります。

フォーマットデータアクションを追加したら、フォーマットデータを使用するために追加のアクションを設定する必要があります。 

形式設定されたデータを使用する

フォーマットデータアクションを追加した後、既存のプロパティをフォーマットデータで更新するか、Googleシート統合をインストールした場合は、フォーマットデータをGoogleシートに追加できます。   

書式設定されたデータで既存のプロパティを更新する

新しく形式設定されたデータでプロパティーを更新するには、[Copy property value(プロパティー値のコピー)]アクションを設定します。このアクションでは、前述の[Format data(データの形式設定)]アクションで形式設定したデータを使用できます。

  • ワークフローエディターで、プラスアイコン(+)をクリックし、ワークフローアクションを追加します。
  • アクションパネルで、[Copy property value(プロパティー値のコピー)]を選択します。
  • 右側のパネルで、[コピー元となるプロパティーまたは値]ドロップダウンメニューをクリックし、[Format data(データの形式設定)]アクションをクリックして展開します。以前に書式設定された値を使用するには、[出力タイプ]値を選択します。
  • [ターゲットプロパティーのタイプ]ドロップダウンメニューをクリックして、データをコピーするプロパティーのタイプを選択します。
  • プロパティをクリックして「[出力タイプ]値」をドロップダウンメニューにコピーし、更新するプロパティを選択します。新しいプロパティーを作成するには、[Create a new [object] property(新しい[オブジェクト]プロパティーの作成)]をクリックします。
  • [保存]をクリックします。

[プロパティ値のコピー]アクションを設定すると、ワークフローは以前にフォーマットされた値を使用してCRMプロパティを更新できるようになります。

フォーマットされたデータをGoogleシートに追加する

Googleシートの統合をインストールしている場合は、HubSpotのプロパティを更新することなく、フォーマットされたデータをスプレッドシートに直接追加できます。たとえば、シート内の連絡先の名前は小文字で書式設定する必要がありますが、その名前はHubSpotで大文字のままにする必要があります。 

Googleシートアプリは、アプリマーケットプレイスまたはワークフロー内から接続できます。

  • ワークフローエディターで、プラスアイコン(+)をクリックし、ワークフローアクションを追加します。
  • [アクション]パネルで、[Create Google Sheet row(Googleスプレッドシートの行を作成)]を選択します。
  • 右側のパネルで、[スプレッドシート] プルダウンメニューをクリックします。次に、データを送信 する スプレッドシートを選択します。Google スプレッドシートをHubSpotに接続したユーザーが所有している、またはそのユーザーと共有されているスプレッドシートから選択できます。 
  • [ シート] ドロップダウンメニューをクリックします。次に、データを送信 する シートを選択します。[ シート]フィールドは、スプレッドシートの下部にあるタブを指します。
  • Googleシートの行を設定します。 
    • [ ヘッダー] ドロップダウンメニューをクリックします。次に、Googleシートで対応する を選択します。 
    • [ プロパティ] ドロップダウンメニューをクリックします。次に、をクリックして、[データの書式設定]アクションを展開します。以前に書式設定された値を使用するには、[出力タイプ]値を選択します。このアクションでは、以前のフォーマットデータアクションのフォーマットデータを使用できます。
    • 新しい行を完了するまで繰り返します。 
  • [保存]をクリックします。 

[Googleシートの作成]の行アクションを設定すると、既存のプロパティに影響を与えることなく、以前にフォーマットされた値を使用してGoogleシートに新しい行を追加できるようになりました。

ワークフローを使用してGoogleシートにデータを追加する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。 

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