E-mail registreren in je CRM met het BCC- of doorstuuradres

Met de HubSpot Sales e-mail extensie of add-in kun je automatisch e-mails loggen die van buiten HubSpot naar het CRM zijn gestuurd. Als je de verkoopextensie of invoegtoepassing niet gebruikt, kun je het HubSpot BCC-adres of doorstuuradres gebruiken om e-mails handmatig te loggen.

E-mails die naar HubSpot worden gelogd met het BCC-adres of doorstuuradres bevatten de inhoud van de e-mail en eventuele bijlagen in de e-mail. De gelogde e-mail wordt automatisch gekoppeld aan het contactrecord van de ontvanger, het primaire gekoppelde bedrijfsrecord en de vijf meest recente openstaande dealrecords die aan het contact zijn gekoppeld. Meer informatie over het loggen van e-mailreacties in HubSpot.

Gebruik het BCC-adres

Als je een e-mail verstuurt vanuit je e-mailclient, voeg dan het BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail. De inhoud van de e-mail wordt automatisch vastgelegd in het record van de contactpersoon in HubSpot.

1. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Activiteiten.
2. Klik op het tabblad E-maillogboek en volgen .
3. Klik in het gedeelte Handmatig loggen op Kopiëren naast het veldBCC-adres .

5. Navigeer naar uw Postvak IN en stel een nieuwe e-mail op.
6. Voeg het gekopieerde BCC-adres toe aan de BCC-regel van de e-mail.

De verzonden e-mail wordt vastgelegd in het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contactpersoonrecord in HubSpot, wordt er een nieuw record gemaakt.

Vereisten om e-mails in CRM te loggen met het BCC-adres

• De gebruiker die de e-mail verstuurt, moet persoonlijke e-mailtoegang hebben.
• Het e-mailadres van waaruit u de e-mail verzendt, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in je account.
  • Een van je gekoppelde persoonlijke e-mails.
  • Een alias in je e-mailprogramma (ofwel een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de ontvanger staat niet in je lijst Nooit vastgelegd.
• Het e-mailadres was niet eerder permanent verwijderd.
• Als je de GDPR-privacyinstellingen hebt ingeschakeld in je HubSpot-account, moet je een wettelijke basis hebben om met de ontvangers van de e-mail te communiceren.

Let op: als je het BCC-adres handmatig gebruikt in een e-mailclient zonder tracering, wordt de e-mail alleen gelogd op een contactrecord in HubSpot. Hiermee kun je geen opens of kliks op je e-mails traceren.

Gebruik het doorstuuradres

Gebruik het doorstuuradres om een e-mailantwoord te loggen op de tijdlijn van het contactrecord. Het doorstuuradres is handig als u een e-mail moet loggen nadat u deze hebt ontvangen. Voordat je begint, moet je ervoor zorgen dat je e-mailprogramma de functie doorsturen ondersteunt.

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
2. Klik op het tabblad Email Log & Track .
3. Klik in het gedeelte Handmatig loggen op Kopiëren naast het veld Doorstuuradres .

5. Navigeer naar je inbox en open de e-mail die je wilt loggen in HubSpot.
6. Stuur de e-mail door naar het gekopieerde doorstuuradres.

De doorgestuurde e-mail wordt gelogd in het record van de contactpersoon in HubSpot. Als de ontvanger van de e-mail niet is gekoppeld aan een contactpersoonrecord in HubSpot, wordt er een nieuw record aangemaakt.

Vereisten om antwoorden in het CRM te loggen met het doorstuuradres

Je e-mail moet aan de volgende criteria voldoen om te worden gelogd in het CRM:

• De gebruiker die de e-mail verzendt, moet persoonlijke e-mailtoegang hebben.

• Je stuurt de individuele antwoordmail door (niet andere delen van de e-mailketen). De header van het doorgestuurde bericht die door je e-mailclient wordt gegenereerd, moet aanwezig zijn:

• Het e-mailadres dat je gebruikt om de doorgestuurde e-mail te verzenden, moet een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in uw account.
  • Een van uw verbonden e-mailinboxen.
  • Een alias in je e-mailclient (ofwel een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).
• Het e-mailadres van de contactpersoon staat niet in de lijst Nooit Loggen.
• Als je de GDPR-privacyinstellingen hebt ingeschakeld in je HubSpot-account, moet je een wettelijke basis hebben om met de ontvangers van de e-mail te communiceren.
• De doorgestuurde e-mail verschijnt in de tijdlijn van de contactpersoon.

• Als de persoon die je de oorspronkelijke e-mail heeft gestuurd niet in je CRM staat, zal het doorsturen van het bericht een contactrecord aanmaken, zolang hun e-mail of e-maildomein niet voorkomt in je Nooitloglijst.
• Het doorgestuurde bericht moet in een van de door HubSpot ondersteunde talen zijn.
• Het doorgestuurde bericht moet zowel het HTML- als het platte tekstgedeelte van de e-mail bevatten.
• Je e-mailserver moet extern doorsturen toestaan.

Er is geen standaardopmaak voor een doorgestuurde e-mail. Als HubSpot je e-mailopmaak niet kan verwerken, wordt de e-mail niet in HubSpot gelogd. Leer hoe je een e-mail handmatig kunt aanmelden bij HubSpot.

Let op: als je een e-mailantwoord ontvangt van een contactpersoon of prospect en ze CC-ontvangers, dan voegt HubSpot deze gekopieerde ontvangers niet toe als contactpersonen in je account.

E-mailclients die worden ondersteund door de doorstuurfunctie

Als je doorgestuurde e-mail aan de bovenstaande vereisten voldoet, maar nog steeds niet wordt aangemeld bij HubSpot, is je e-mailclient mogelijk niet compatibel met de doorstuurfunctie van HubSpot. Als je e-mailclient niet compatibel is met de doorstuurfunctie, kun je een e-mail niet doorsturen naar een record in HubSpot.

De onderstaande e-mailclients zijn compatibel met de doorstuurfunctie:

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook Desktop 2010-2019
• Yahoo Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Afzenderattributie voor BCC en doorgestuurde e-mails

Wanneer je e-mails verzendt met het BCC- of doorstuuradres, bepalen de volgende regels welke gebruiker wordt toegewezen als de afzender van de e-mail die is aangemeld bij het CRM. Deze regels, in volgorde van prioriteit, bepalen welke e-mails worden meegeteld voor de totale activiteit van een gebruiker in uw verkooprapporten.

1. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als een verbonden persoonlijk e-mailadres heeft, wijs dat dan toe aan die gebruiker.
2. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als zijn HubSpot gebruikersaccount e-mailadres heeft, wijs dat dan toe aan die gebruiker.
3. Als slechts één gebruiker het verzendende e-mailadres als alias heeft, schrijf dat dan toe aan die gebruiker.
4. Als meerdere gebruikers het verzendende e-mailadres als een gekoppeld persoonlijk e-mailadres hebben, wijs dit dan toe aan de gebruiker die was ingelogd toen de e-mail werd verzonden. Als u een e-mail verzendt via het BCC-adres met de verkoopextensie, wijs deze dan toe aan de gebruiker die was aangemeld bij de verkoopextensie op het moment van verzending.

Als je een e-mail van buiten HubSpot logt met het BCC-adres en je verstuurt vanaf een e-mailadres dat is gekoppeld als een teammail in HubSpot, wordt de e-mail altijd toegewezen aan de gebruiker die het teammailaccount oorspronkelijk heeft gekoppeld. Als de e-mail echter wordt verzonden met het BCC-adres via de verkoopextensie, wordt de e-mail toegewezen aan de gebruiker die was aangemeld bij de verkoopextensie op het moment van verzenden.