Geef klanten controle over hun communicatie met uw bedrijf met behulp van een klantenportal. Een klantenportal is een thuis achter een login waar klanten hun supporttickets kunnen bekijken, openen en beantwoorden. Meestal hebben klanten toegang tot het klantenportaal via de kennisbank, maar u kunt ook een link naar het portaal rechtstreeks met uw klanten delen.
Alleen gesprekken die zijn gekoppeld aan een ticket worden weergegeven in de klantenportal; dit geldt ook voor berichten die zijn verzonden naar een chat, Facebook Messenger, formulierverzending of team-e-mailkanalen die zijn gekoppeld aan de conversatie-inbox of helpdesk. E-mails die worden verzonden naar of vanaf een e-mailadres dat niet is gekoppeld aan de conversie-inbox of helpdesk worden niet weergegeven in de klantenportal.
Let op: u moet toegang hebben tot de instellingen van Klantenportal om het portaal voor klanten in te stellen.
Voordat u uw klantenportal inschakelt, moet u een domein koppelen, uw aanmeldings- en verificatiemethode instellen en uw taal voor toestemming aanpassen. U kunt ook de branding van de klantenportal beheren, een voorbeeld van de sjablonen voor de publicatie van tickets en de pagina met ticketgegevens bekijken en een ondersteuningsformulier aan uw klantenportal toevoegen.
U kunt de slug van de URL bewerken in de instellingen van uw klantenportal. Als je nog geen domein hebt ingesteld voor je kennisbank, kun je er een koppelen via de instellingen van je Klantenportal :
Let op: u kunt het standaard hs-sites domein niet gebruiken om uw klantenportal te hosten.
De klantenportal wordt weergegeven in de primaire taal die is ingesteld voor uw domein. Als u de taal van uw domein wijzigt in de instellingen voor Domeinen & URL's , wordt de taal van de klantenportal ook bijgewerkt. Klik op Domeintaal beheren om wijzigingen aan te brengen in je domein. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.
Let op: klantenportals in meerdere talen worden op dit moment niet ondersteund.
Uw klanten moeten inloggen om toegang te krijgen tot hun klantenportal. U kunt ledenregistratie vereisen om toegang te krijgen tot het portaal of toegang verlenen via eenmalige aanmelding (SSO).
Er wordt een eenvoudige registratie-e-mail verzonden naar de lijst met contactpersonen. Leer hoe u de registratie-e-mail kunt aanpassen.
U kunt de systeempagina's selecteren en bewerken die uw klanten zullen gebruiken bij het openen van hun portaal, inclusief de pagina's waar ze zich kunnen registreren, aanmelden en afmelden. U kunt ook een pagina met geweigerde toegang en pagina's voor het resetten van wachtwoorden configureren.
De systeempagina's van uw klantenportal instellen:
Met SSO kunnen uw klanten één set inloggegevens gebruiken in uw externe app en klantenportal.
Als u klanten toestaat zich zelf te registreren om toegang te krijgen tot hun klantenportal, moet u uw toestemmingsverklaring configureren om hen te laten weten hoe u hun gegevens gaat gebruiken.
Let op: hoewel deze functies in HubSpot beschikbaar zijn, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.
Hiermee wordt alleen de tekst voor toestemming voor verwerking voor je klantenportal bijgewerkt. Leer hoe je de standaard kennisgeving en toestemmingstekst voor andere HubSpot tools kunt instellen.
Met behulp van filters kun je aanpassen welke tickets in de klantenportal verschijnen. Alleen de tickets die voldoen aan de hier geselecteerde filtercriteria verschijnen in de klantenportal. Als je bijvoorbeeld alleen de tickets wilt zien die in je supportpijplijn zijn aangemaakt, kun je een filterregel instellen om alleen tickets in een specifieke pijplijn op te nemen.
Om te controleren welke gesprekken worden weergegeven in het klantenportal, gebruik je de kaartGesprekken in de rechterzijbalk van het ticketrecord. Als er meerdere conversaties aan een ticket zijn gekoppeld, verschijnt alleen de meest recente conversatie in het klantenportaal.
Het is aan te raden dat jij en je team notities en opmerkingen gebruiken om intern over je tickets te communiceren, of filterregels instellen om alle interne communicatie uit de klantenportal te filteren.
Je kunt ook kiezen tot welke tickets een contactpersoon toegang heeft in de klantenportal:
Als je ervoor kiest om je klant alle tickets te laten bekijken waaraan hun bedrijf is gekoppeld, kunnen je klanten schakelen tussen hun eigen tickets en de tickets van hun bedrijf. Wanneer de klant inlogt op hun klantenportal, kunnen ze klikken op het vervolgkeuzemenu Bekijken rechtsboven in de weergave Tickets en vervolgens een optie selecteren:
Je kunt een standaard inbox selecteren voor tickets in de klantenportal die niet gekoppeld zijn aan een conversie in de inbox. Als een klant bijvoorbeeld je klantenportal belt en een vertegenwoordiger maakt een ticket voor de klant aan, dan verschijnt het ticket in het klantenportal maar wordt niet gekoppeld aan een thread in de ondersteuningsinbox. Wanneer de klant inlogt op zijn Klantenportal, kan hij het ticket beantwoorden en zijn antwoord verschijnt in de inbox die je hier selecteert.
Wanneer een klant inlogt bij zijn klantenportal, kan hij een lijst met tickets bekijken op de publicatie en vervolgens op individuele tickets klikken om de bijbehorende conversie te bekijken. U kunt een voorbeeld bekijken van de sjablonen voor de publicatie en detailpagina van tickets, uw instellingen voor branding bekijken of een ondersteuningsformulier aan uw portaal toevoegen zodat bezoekers een nieuw ticket kunnen indienen.
Let op: als je wijzigingen aanbrengt in de themastijlen, zijn deze wijzigingen ook van toepassing op de pagina met tickets, ticketdetails en ticketformulieren.
Als een klant zich in de Kennisbank bevindt, verschijnt er rechtsboven een Ga naar [naam klantenportal] hyperlink.
U kunt een ondersteuningsformulier toevoegen aan uw klantenportal zodat wanneer een bezoeker is ingelogd, deze een nieuw ondersteuningsverzoek kan indienen vanuit zijn klantenportal. In het navigatiemenu van de klantenportal wordt een link Support Ticket indienen weergegeven.
Je moet een formulier selecteren dat ticketeigenschappen bevat en dat is gekoppeld aan de inbox voor gesprekken. Om ticket eigenschappen aan je formulier toe te voegen, kun je een formulier maken met het Support formulier sjabloon, of ticket eigenschappen aanzetten in de formulier-builder. Om ticketeigenschappen in te schakelen voor een formulier:
Voor elke formulierverzending wordt een ticket aangemaakt, dat naast de inbox van je gesprekken in de klantenportal van de klant verschijnt.
Zodra u de stappen voor het instellen hebt voltooid, kunt u uw klantenportal inschakelen door op de schakelaar AAN te klikken.
Alle berichten die vanuit de Klantenportal naar je team worden gestuurd, verschijnen in de inbox voor gesprekken en worden weergegeven als een interactie per e-mail op de Tijdlijn van het record.
Om toegang te krijgen tot het klantenportaal, kunt u de link naar het portaal delen met uw klanten of zij kunnen het portaal openen via de kennisbank. Om uw klantenportal te bekijken:
Afhankelijk van de inlog- en verificatiemethode die je hebt geselecteerd, moet een klant eerst zijn inloggegevens instellen voordat hij toegang kan krijgen tot zijn klantenportal.
Let op: als je bent ingelogd in je HubSpot-account wanneer je de Klantenportal bezoekt, hoef je niet in te loggen om de ticket-portaal pagina te bekijken.
Als je bezoekers inloggen op hun klantenportal, kunnen ze op de publicatie van tickets al hun open en gesloten tickets bekijken en bestaande tickets filteren en zoeken.
De volgende ticketeigenschappen zijn standaard zichtbaar in de klantenportal:
Standaard wordt de status van een ticket alleen weergegeven als Open of Gesloten. Om de volledige naam van een status van een ticket zichtbaar te maken, kun je de instellingen van je klantenportal bijwerken:
Om meer ticket details en de bijbehorende gesprekken te bekijken, kan je klant op de naam van een ticket klikkenom de ticket detailpagina te openen. De klant kan op alle open tickets reageren door een bericht in het tekstvak in te voerenen een bestandsbijlage in zijn antwoord op te nemen.
Let op: als er meerdere conversaties aan een ticket zijn gekoppeld, wordt alleen de meest recente conversatie in de klantenportal weergegeven.
Als de klant een nieuw ticket wil indienen, klikt hij op Support ticket indienen. Dit brengt ze naar het ticketformulier dat je hebt gemaakt zodat ze een nieuw probleem kunnen indienen.
Om uit te loggen uit de klantenportal kan de klantrechtsboven op Uitloggen klikken. Om klanten automatisch uit te loggen na een periode van inactiviteit, kun je idle session timeouts instellen.