Geef klanten controle over hun communicatie met uw bedrijf met behulp van een klantenportaal. Een klantenportaal is een thuis achter een login waar klanten hun supporttickets kunnen bekijken, openen en beantwoorden. Meestal hebben klanten toegang tot het klantenportaal via de kennisbank, maar u kunt ook een link naar het portaal rechtstreeks met uw klanten delen.
Alleen conversaties die zijn gekoppeld aan een ticket verschijnen in het klantenportaal; dit omvat berichten die zijn verzonden naar een chat, Facebook Messenger, formulierindiening of gekoppeld team e-mailkanaal. E-mails die zijn verzonden naar of vanaf een e-mailadres dat niet is gekoppeld aan de inbox van de conversatie, verschijnen niet in het klantenportaal.
Let op: je moet toegang hebben tot de instellingen van het klantenportaal om het klantenportaal te kunnen instellen.
Voordat u uw klantenportaal inschakelt, moet u een domein koppelen, uw aanmeldings- en verificatiemethode instellen en de taal voor het verwerken van uw toestemming aanpassen. Je kunt ook de branding van het klantenportaal beheren, een voorbeeld van de sjablonen voor ticketvermeldingen en ticketdetailpagina's bekijken en een ondersteuningsformulier aan je klantenportaal toevoegen.
U kunt de URL slug bewerken in de instellingen van uw klantenportaal. Als u nog geen domein hebt ingesteld voor uw kennisbank, kunt u er een koppelen vanuit uw klantportaalinstellingen :
Let op: je kunt het standaard hs-sites domein niet gebruiken om je klantenportaal te hosten.
Het klantenportaal wordt weergegeven in de primaire taal die is ingesteld voor je domein. Als u de taal van uw domein wijzigt in uw instellingen voor domeinen en URL's , wordt de taal van het klantenportaal ook bijgewerkt. Klik op Domeintaal beheren om wijzigingen aan te brengen in je domein. Meer informatie over het taalaanbod van HubSpot.
Let op: meertalige klantportals worden op dit moment niet ondersteund.
Uw klanten moeten inloggen om toegang te krijgen tot hun klantenportaal. U kunt ledenregistratie vereisen om toegang te krijgen tot het portaal of toegang verlenen via eenmalige aanmelding (SSO).
Er wordt een eenvoudige registratie-e-mail verzonden naar de lijst met contactpersonen. Leer hoe u de registratie-e-mail kunt aanpassen.
Je kunt de systeempagina's selecteren en bewerken die je klanten zullen gebruiken bij het openen van hun portaal, inclusief de pagina's waar ze zich kunnen registreren, aanmelden en afmelden. U kunt ook een pagina met geweigerde toegang en pagina's voor het resetten van wachtwoorden configureren.
Zo stelt u de systeempagina's van uw klantenportaal in:
Met SSO kunnen je klanten één set aanmeldgegevens gebruiken in je externe app en klantenportaal.
Als u klanten toestaat zich zelf te registreren om toegang te krijgen tot hun klantenportaal, moet u uw toestemmingsverklaring configureren om hen te laten weten hoe u hun gegevens gaat gebruiken.
Let op: hoewel deze functies beschikbaar zijn in HubSpot, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.
Hiermee wordt alleen de tekst voor toestemming voor verwerking voor uw klantenportal bijgewerkt. Leer hoe je de standaard kennisgeving en toestemming tekst voor andere HubSpot tools kunt instellen.
Met behulp van filters kun je aanpassen welke tickets in het klantenportaal verschijnen. Alleen de tickets die voldoen aan de filtercriteria die je hier selecteert, verschijnen in het klantenportaal. Als je bijvoorbeeld alleen de tickets wilt zien die zijn aangemaakt in je support pijplijn, kun je een filterregel instellen om alleen tickets in een specifieke pijplijn op te nemen.
Om te controleren welke gesprekken in het klantenportaal verschijnen, gebruik je de kaartGesprekken in de rechterzijbalk van het ticketrecord. Als er meerdere conversaties aan een ticket zijn gekoppeld, verschijnt alleen de meest recente conversatie in het klantenportaal.
Het is aan te raden dat u en uw team notities en opmerkingen gebruiken om intern over uw tickets te communiceren, of filterregels instellen om alle interne communicatie uit het klantportaal te filteren.
U kunt ook kiezen tot welke tickets een contactpersoon toegang heeft in het klantenportaal:
Als u toestaan dat uw klant alle tickets bekijkt die aan hun bedrijf zijn gekoppeld selecteert, kunnen uw klanten schakelen tussen hun eigen tickets en de tickets van hun bedrijf. Wanneer de klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij klikken op het vervolgkeuzemenu Bekijken rechtsboven in de weergave Tickets en vervolgens een optie selecteren:
U kunt een standaard inbox selecteren voor tickets in het klantenportaal die niet gekoppeld zijn aan een conversatie in de inbox. Als een klant bijvoorbeeld je supportlijn belt en een vertegenwoordiger maakt een ticket aan voor de klant, dan verschijnt het ticket in het klantenportaal maar wordt niet gekoppeld aan een thread in de inbox. Wanneer de klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij antwoorden op het ticket en zijn antwoord verschijnt in de inbox die je hier selecteert.
Als een klant inlogt op zijn klantenportaal, kan hij een lijst met tickets bekijken op de overzichtspagina en vervolgens op individuele tickets klikken om de bijbehorende conversatie te bekijken. Je kunt een voorbeeld van de sjablonen voor de ticketlijst en detailpagina bekijken, je merkinstellingen bekijken of een ondersteuningsformulier aan je portaal toevoegen zodat bezoekers een nieuw ticket kunnen indienen.
Let op: als je wijzigingen aanbrengt in de themastijlen, zijn deze wijzigingen van toepassing op de pagina met ticketvermeldingen, ticketdetails en ticketformulieren.
Als een klant in de kennisbank is, verschijnt er rechtsboven een hyperlink Ga naar [naam klantenportaal].
U kunt een supportformulier toevoegen aan uw klantenportaal zodat een bezoeker die is ingelogd een nieuw supportverzoek kan indienen vanuit zijn klantenportaal. Er verschijnt een link Support Ticket indienen in het navigatiemenu van het klantenportaal.
Je moet een formulier selecteren dat ticketeigenschappen bevat en dat is gekoppeld aan de conversatie-inbox. Om ticket-eigenschappen aan je formulier toe te voegen, kun je een formulier maken met het sjabloon Supportformulier of ticket-eigenschappen inschakelen in de formulierbouwer. Om ticket eigenschappen in te schakelen voor een formulier:
Er wordt een ticket aangemaakt voor elk formulier dat wordt verzonden. Dit ticket verschijnt in het klantenportaal van de klant en in het Postvak IN van je gesprekken.
Zodra u de stappen voor het instellen hebt voltooid, kunt u uw klantenportaal inschakelen door te klikken om de schakelaar AAN te zetten.
Alle berichten die vanuit het klantenportaal naar je team worden gestuurd, verschijnen in de inbox van de gesprekken en worden als een e-mailafspraak weergegeven op de tijdlijn van de record.
Om toegang te krijgen tot het klantenportaal, kunt u de link naar het portaal delen met uw klanten of ze kunnen het portaal openen via de kennisbank. Om uw klantenportaal te bekijken:
Afhankelijk van de inlog- en verificatiemethode die u hebt geselecteerd, moet een klant eerst zijn inloggegevens instellen voordat hij toegang kan krijgen tot zijn klantenportaal.
Let op: als je bent ingelogd in je HubSpot account wanneer je de klantenportal bezoekt, hoef je niet in te loggen om de ticketvermeldingspagina te bekijken.
Als je bezoekers inloggen op hun klantenportaal, kunnen ze al hun open en gesloten tickets bekijken op de ticketvermeldingspagina en kunnen ze filteren en zoeken naar bestaande tickets.
De volgende ticket eigenschappen zijn standaard zichtbaar in het klantenportaal:
Standaard wordt de status van een ticket alleen weergegeven als Open of Gesloten. Om de volledige naam van een status van een ticket zichtbaar te maken, kun je de instellingen van je klantenportaal bijwerken:
Om meer ticketdetails en de bijbehorende gesprekken te bekijken, kan je klant op de naam van een ticket klikkenom de ticketdetailpagina te openen. De klant kan op alle open tickets antwoorden door een bericht in het tekstvak in te voerenen een bestandsbijlage in zijn antwoord op te nemen.
Let op: als er meerdere conversaties aan een ticket zijn gekoppeld, verschijnt alleen de meest recente conversatie in het klantenportaal.
Als de klant een nieuw ticket wil indienen, kan hij op Support ticket indienen klikken. Dit brengt hen naar het ticketformulier dat u hebt gemaakt, zodat ze een nieuw probleem kunnen indienen.
Om uit te loggen uit het portaal, kan de klant klikken op Afmelden in de rechterbovenhoek. Om klanten automatisch uit te loggen na een periode van inactiviteit, kunt u time-outs voor inactieve sessies instellen.