HubSpot biedt meerdere tools om e-mails naar je contactpersonen te sturen, gebaseerd op de aard van hun relatie met je bedrijf en het beoogde bereik van je e-mails. Je kunt bijvoorbeeld een één-op-één e-mail sturen naar een nieuwe lead die geïnteresseerd is in meer informatie over een specifiek product dat je aanbiedt, of je kunt een marketingmail ter promotie van een nieuwsbrief sturen naar bestaande klanten die op de hoogte willen blijven van de nieuwste aanbiedingen van je organisatie.
Dit artikel is een handleiding voor het verzenden van e-mails in HubSpot. Het bevat ook een lijst met belangrijke vereisten en best practices die je in gedachten moet houden om ervoor te zorgen dat je e-mails succesvol worden afgeleverd en je een gezonde verzendreputatie voor je merk behoudt.
Wanneer je een e-mail verzendt met de marketing e-mailtool, wordt deze verzonden via het eigen e-mailverzendnetwerk van HubSpot door een SMTP-verbinding te openen met de Inbox Service Provider (ISP) van de ontvanger, zoals Google of Outlook. De ISP beoordeelt vervolgens de e-mail en beslist of de e-mail wordt uitgesteld, geweigerd of afgeleverd bij de beoogde ontvanger.
De beslissing van een ISP om een e-mail te accepteren, af te wijzen of uit te stellen is gebaseerd op vele factoren, zoals de e-mailreputatie van de afzender, of de e-mail correct is geverifieerd en of de e-mail in strijd is met de richtlijnen en beleidsregels van de ISP. Ontvangers kunnen aanvullende e-mailbeveiligingsmaatregelen hebben genomen die van invloed zijn op de vraag of een e-mail wordt geaccepteerd of geweigerd.
Omdat de marketing e-mailtool verzendt via HubSpot's eigen netwerk voor het verzenden van e-mails, worden er eisen gesteld aan elke poging om een e-mail te verzenden. Als je niet in staat bent om aan deze eisen te voldoen, kun je overwegen of een één-op-één e-mail of verzending via een reeks beter past bij jouw use-case.
Alle contacten die je e-mailt met de marketing e-mailtool moeten aan de volgende criteria voldoen:
Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de intentie en inhoud van je e-mail niet misleidend is. Als je e-mails in de marketinge-mailtool zo vermomt dat het lijkt alsof ze één-op-één zijn, is de kans groter dat ze door de ISP van de ontvanger als spam worden aangemerkt, of ze kunnen in strijd zijn met HubSpot's beleid voor acceptabel gebruik als er een valse naam of onderwerpregel wordt gebruikt.
Wanneer u e-mails begint te verzenden met de marketing e-mailtool, moet u er rekening mee houden dat u geen e-mails moet verzenden vanaf hetzelfde subdomein dat wordt gebruikt voor het hosten van inhoud, zoals uw blog, websitepagina's of landingspagina's. U moet overwegen een subdomein te gebruiken dat specifiek is voor het verzenden van e-mails om de reputatie van uw hoofddomein te beschermen. U kunt overwegen om een subdomein te gebruiken dat specifiek voor uw e-mailverzending is bedoeld om de reputatie van uw hoofddomein op het gebied van e-mailverzending te beschermen.
Als je hetzelfde domein probeert te gebruiken voor zowel contenthosting als e-mailverzending, krijg je de onderstaande foutmelding bij het instellen van je e-mailverificatie in HubSpot en wordt je gevraagd een ander domein te kiezen.
Hieronder staan enkele voorbeelden van domein- en subdomeincombinaties. Als u niet bekend bent met bepaalde domeintermen, raadpleeg dan de verklarende woordenlijst onderaan dit artikel.
Als je de dedicated IP of transactionele e-mail add-ons niet hebt aangeschaft, worden marketinge-mails verzonden via de gedeelde IP-adressen van HubSpot. Bekijk de onderstaande tabel om het bijbehorende verzenddomein voor jouw organisatie te kiezen:
| Domein voor inhoudshosting | Domein voor het verzenden van e-mail | Resultaten |
| www.example.com | @voorbeeld.nl | De meeste gedeelde afzenders volgen dit patroon. Hoewel er geen DNS-conflicten zijn met deze combinatie, wil je misschien een subdomein gebruiken voor je verzenddomein om je deliverability te beschermen. Merk op dat het subdomein |
| www.example.com | @news.example.com | Dit is het aanbevolen pad van HubSpot voor gedeelde afzenders. Het gebruik van een uniek subdomein voor elk hoofddomein voorkomt DNS-conflicten en beschermt uw hoofddomein tegen beïnvloeding door marketing-e-mailactiviteiten. |
| nieuws.voorbeeld.nl | @news.example.com | Uw DNS-provider kan een conflict signaleren en u niet toestaan om verder te gaan met verificatie. Als gevolg daarvan kunt u authenticatiefouten en bounces opmerken. |
Als u de add-on voor een speciaal IP-adres of de add-on voor transactie-e-mail hebt aangeschaft, bekijkt u de volgende voorbeelden van domeincombinaties hieronder:
| Domein voor inhoudshosting | Domein voor het verzenden van e-mail | Return Path Domain (toegewezen IP-domein) | Resultaten |
| www.example.com | @voorbeeld.nl | 12345m.example.com | De meeste toegewijde IP-verzenders volgen dit patroon. Hoewel er geen DNS-conflicten zijn met deze combinatie, wil je misschien een subdomein gebruiken voor je verzenddomein om je deliverability te beschermen. |
| www.example.com | @news.example.com | 12345m.example.com | Dit is HubSpot's aanbevolen pad voor speciale IP-verzenders. Het gebruik van een uniek subdomein voor elk hoofddomein voorkomt DNS-conflicten en beschermt uw hoofddomein tegen beïnvloeding door marketing-e-mailactiviteiten. |
| www.example.com | @email.example.com | e-mail.voorbeeld.com | Je DNS-provider kan een conflict signaleren en je niet toestaan om verder te gaan met de authenticatie. Ze kunnen ook een conflicterend MX-record markeren. Als gevolg hiervan kunt u authenticatiefouten, bounces en problemen met het verzenden en ontvangen van e-mails vanuit uw zakelijke e-mailnetwerk opmerken. Dit is een hoog risico en moet worden vermeden door toegewijde IP-verzenders. |
Als je geen goede verificatie instelt in je HubSpot account, zal HubSpot een domein met variabele e-mail gebruiken als een Van-adres om de verzending te voltooien, wat verdacht kan lijken voor de ISP van de ontvanger. Door de juiste verificatie in te stellen, kan HubSpot informatie toevoegen aan de e-mailheaders om te bewijzen dat jouw domein HubSpot toestemming heeft gegeven om namens jou te verzenden.
Authenticatie omvat het instellen van DKIM, SPF en DMARC in de domeininstellingen van je HubSpot account. Lees meer over elk van deze verificatiemethoden in dit artikel.
Nadat je een marketing e-mail hebt verzonden, kun je de resultaten analyseren en kijken of de e-mail succesvol is afgeleverd op de pagina E-mailprestaties. Naast de geaggregeerde statistieken kun je ook het afleverresultaat voor elke ontvanger bekijken op het tabblad Ontvangers en vervolgens op een van de verschillende typen resultaten klikken.
Als een ISP het verbindingsverzoek van HubSpot niet beantwoordt, wordt de e-mail niet als gebounced beschouwd. In plaats daarvan verschijnt de e-mail in het gedeelte Niet verzonden op de pagina met e-mailprestaties. Deze contactpersonen blijven in aanmerking komen voor toekomstige verzendingen.
Als een ISP de e-mail weigert, wordt dit beschouwd als een bounce. Een ISP geeft een bouncecode en de bijbehorende reden. Sommige bouncecodes duiden op een permanente bounce, een harde bounce genoemd, terwijl andere codes duiden op een tijdelijke bounce, een zachte bounce genoemd. Deze bouncecode wordt toegewezen aan een bijbehorende categorie in HubSpot, zoals Onbekende gebruiker, Beleid of Spam. In dit artikel kun je meer lezen over bounces.
Als een ISP een e-mail weigert, kunnen ze de e-mail niet accepteren op het moment dat deze binnenkomt. Als dit gebeurt, geven ze HubSpot een reden voor uitstel. Afhankelijk van de reden blijft HubSpot de verzending opnieuw proberen totdat de ISP de e-mail accepteert of weigert, of totdat er 72 uur is verstreken na de eerste poging.
Zodra een ISP een e-mail van HubSpot accepteert, wordt deze gemarkeerd als afgeleverd, wat het einde betekent van HubSpot's zichtbaarheid in het verzendproces. De ISP zal vervolgens de geaccepteerde e-mail bekijken en bepalen of deze gefilterd moet worden in de primaire inbox, promoties, spam, quarantaine of een andere inbox. ISP's rapporteren niet altijd de plaatsing in de inbox aan de verzenders, dus HubSpot kan geen rapportagegegevens leveren over de plaatsingsinformatie.
Lees meer over waarom een contactpersoon in HubSpot als Bezorgd kan zijn gemarkeerd, maar de e-mail niet in zijn Postvak IN kan vinden.
Een geaccepteerde e-mail heeft meer kans om in de primaire inbox te worden opgenomen als de afzender een gezonde verzendreputatie heeft en ontvangers hebben laten zien dat e-mails van jouw domein prioriteit hebben voor hun inbox. Ontvangers laten zien dat e-mails een prioriteit zijn door een e-mail te openen, erop te klikken, een favoriet te geven, te antwoorden of door te sturen. Het is van cruciaal belang om alleen e-mails te sturen naar contactpersonen met een verifieerbare opt-in-toestemming en niet-betrokken contactpersonen te onderdrukken.
Lees meer over hoe het tabblad Promoties werkt voor Gmail-gebruikers.
De kans is groter dat een e-mail als spam of een andere gefilterde inbox wordt geclassificeerd als de afzender niet de juiste richtlijnen voor toestemmingsbronnen heeft gevolgd, regelmatig e-mails heeft gestuurd naar niet-geëngageerde contactpersonen of verdachte e-mailinhoud of koppelingen heeft opgenomen.
Als je e-mails worden geaccepteerd maar vervolgens in spam worden gefilterd, wil je misschien je verzendreputatie verbeteren met een reparatieplan.
E-mails die worden verzonden via een gekoppelde inbox, zoals de conversatie-inbox, sequentietool of één-op-één e-mails vanuit het contactrecord, maken geen gebruik van het netwerk voor het verzenden van e-mails van HubSpot. In plaats daarvan worden ze verzonden via het netwerk van de inbox die je hebt gekoppeld.
Door je inbox te verbinden met HubSpot, geef je HubSpot toestemming om e-mails te versturen via het verzendnetwerk van je bedrijf. Als Outlook bijvoorbeeld je inboxprovider is, dan zal het verzendnetwerk van Outlook de verzending voltooien.
Wanneer je een verzending initieert vanuit een verbonden inbox, maakt HubSpot een verbinding met je inboxprovider. Zodra de inboxprovider de e-mail accepteert, proberen ze de e-mail af te leveren in de inbox van de ontvanger. Als je e-mail wordt uitgesteld, gebounced of op een andere manier niet kan worden voltooid, ontvang je mogelijk een bounce-back e-mail naar je Van-adres. Afhankelijk van hoe je inboxprovider deze informatie deelt, kan HubSpot mogelijk niet rapporteren over het bijbehorende afleverprobleem.
Als je de conversatie-inbox wilt gebruiken, maar je kunt je inbox niet verbinden met HubSpot, dan kun je ook een HubSpot gehoste inbox instellen. Zodra deze is geconfigureerd, gaan alle verzendingen via het netwerk voor het verzenden van e-mails van HubSpot. Als je de dedicated IP add-on of de transactionele e-mail add-on hebt gekocht, zullen e-mails die worden verzonden vanuit een HubSpot gehoste inbox ook gebruik maken van je dedicated IP-adres.
De volgende veelgebruikte termen voor het verzenden van e-mails worden hieronder gedefinieerd. Voor definities van andere HubSpot termen en concepten, bekijk de HubSpot Woordenlijst.
BIMI: een e-mailspecificatie (Brand Indicators for Message Identification) die e-mailverzenders een optionele manier biedt om de merkherkenning en het vertrouwen in hun verzonden e-mails te vergroten. Eenmaal geconfigureerd zal het logo van je merk verschijnen naast geverifieerde berichten in ondersteunde inbox providers.
Deliverability: de mogelijkheid om de primaire inbox van een ontvanger te bereiken in plaats van een andere gefilterde inbox zoals spam of junk.
DKIM: een standaard voor e-mailverificatie (DomainKeys Identified Mail) die wordt gebruikt om te verifiëren dat een verzendnetwerk voor e-mail gemachtigd is om e-mails namens uw domein te verzenden. DKIM wordt meestal ingesteld voor het Friendly From-adres. Lees meer over DKIM in dit artikel.
DKIM alignment: een extra aspect van DKIM waarbij zowel het Friendly From adres als het return path domein overeenkomen.
DMARC: een e-mailverificatieprotocol (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) dat specificeert hoe de servers van ontvangers moeten omgaan met niet-geverifieerde e-mails van jouw domein. DMARC is ingesteld voor het Friendly From-adres. Lees meer over DMARC in dit artikel.
E-mailclient: de software die ontvangers gebruiken om hun e-mails te bekijken. Veel ontvangers zullen vaak dezelfde e-mailclient gebruiken als hun Inbox Service Provider, maar ze kunnen verschillen. Een ontvanger kan bijvoorbeeld Apple Mail gebruiken om e-mails uit zijn Gmail-inbox te bekijken.
E-mailheaders: verborgen metagegevens in een ontvangen e-mail. Deze metagegevens bevatten technische informatie over hoe de e-mail is verzonden en de authenticatie ervan.
E-mailverzenddomein: het domein dat wordt gebruikt in het Van-adres van je e-mails. Je kunt de stappen in dit artikel volgen om je verzenddomein voor e-mail te koppelen door DKIM-verificatie in HubSpot in te stellen.
Vriendelijk Van-adres: het e-mailadres dat is gekozen als het Van-adres in de e-maileditor.
Inbox Service Provider: een service die een inbox biedt voor de e-mails van je ontvanger. Populaire ISP's zijn Gmail, Yahoo en Outlook.
Retourpaddomein: het domein van het verzendende e-mailnetwerk. Dit kan afwijken van het Van adres als je HubSpot gebruikt. Dit kan niet worden aangepast door verzenders op HubSpot's gedeelde netwerk, maar kan wel worden aangepast als je de dedicated IP add-on of de transactionele e-mail add-on hebt gekocht.
Rootdomein: de domeinnaam van de website of het e-mailadres van je organisatie. Er staat geen www voor de naam. De URL www.hubspot.com heeft bijvoorbeeld hubspot.com als hoofddomein. Dit kan ook het organisatiedomein of hoofddomein worden genoemd.
SMTP: een netwerktaal (Simple Mail Transfer Protocol) die door e-mailservers wordt gebruikt om berichten onderling te versturen. Wanneer je een e-mail verstuurt in een van de e-mailtools van HubSpot, wordt er een sessie geopend met de e-mailservers van de ontvanger. Deze verbindingen worden SMTP-transacties genoemd.
SPF: een e-mailverificatiestandaard (Sender Policy Framework) die wordt gebruikt om te verifiëren dat e-mails vanaf jouw domein naar verwachting worden verzonden vanaf een extern e-mailverzendnetwerk (bijv. HubSpot). SPF wordt meestal ingesteld voor het retourpaddomein. Lees meer over het instellen van SPF in dit artikel.
SPF alignment: een extra aspect van SPF waarbij zowel het Friendly from adres als het return path domein overeenkomen.
Subdomein: de tekst die voorafgaat aan de naam van uw organisatie in de URL van uw website. Voor contenthosting is het meest voorkomende subdomein www. Domeinen voor het verzenden van e-mails hebben geen subdomein nodig, maar hebben er vaak wel baat bij. Bijvoorbeeld, help@emails.hubspot.com heeft emails als subdomein.