Associatielabels maken en gebruiken

In je HubSpot account kun je records koppelen om ze in je database met elkaar te verbinden. Je kunt ook koppelingen labelen om de relatie tussen gekoppelde records te specificeren.

Alle HubSpot accounts kunnen het primaire label voor bedrijven gebruiken, maar in accounts met een Professional of Enterprise abonnement kunt u aangepaste labels maken. Associatielabels kunnen relaties beschrijven tussen alle CRM-objecten, inclusief contactpersonen, bedrijven, deals, tickets en aangepaste objecten. Bijvoorbeeld:

• Een contactpersoon kan manager zijn bij het ene bedrijf, maar ook voormalig werknemer bij een ander bedrijf.
• Een deal kan meerdere gekoppelde contactpersonen hebben, een die de beslisser is en een andere die de contactpersoon voor facturering is.
• Twee bedrijfslocaties zijn gekoppeld, waarbij het ene het hoofdkantoor is en het andere het regiokantoor.
• Meerdere contactpersonen uit dezelfde familie zijn gekoppeld, met labels voor Partner,Ouder en Kind.

Als je verenigingen in je systeem wilt automatiseren, lees dan meer over bedrijfsgerelateerde apps in de HubSpot App-marktplaats.

Associatielabels maken

Gebruikers met Superbeheerdersrechten kunnen aangepaste koppelingslabels maken. Je kunt maximaal 50 labels per objectpaar maken (bijv. van Contact naar Deal, van Contactpersoon naar Contactpersoon).

Om een associatielabel te maken:

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten en selecteer het object waarvoor je een associatielabel wilt maken.
• Klik op het tabblad Associaties.
• Klik op Maken en configureren en selecteer vervolgens Labelgrenzen maken en configureren.

• Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Objecten die u wilt koppelen en selecteer vervolgens de andere objectrelatie waarvoor u het label wilt maken (bijvoorbeeld Deals-to-Contacts).

• Selecteer het type label dat u wilt maken:

• • Een enkel label: de gekoppelde records zijn op dezelfde manier aan elkaar gerelateerd, dus het label kan op beide records van toepassing zijn (bijv. Collega, Partner).
  • Een paar labels: er worden verschillende woorden gebruikt om elke kant van de relatie tussen de gekoppelde records te beschrijven, dus zijn er twee aparte labels nodig (bijv. Manager en werknemer, Ouder en kind, Hoofdkantoor en regionaal kantoor). Als u een label instelt voor een van de records, wordt het gekoppelde record automatisch ingesteld op het andere label in het paar. Een gekoppeld label telt als één label voor uw aangepaste labellimiet.
• Voer een naam in voor het label.

• Klik op hetpotloodpictogram edit onder het label om de interne naam van het label te bewerken. Dit wordt gebruikt voor integraties en API's. Als het label eenmaal is aangemaakt, kan de interne naam niet meer bewerkt worden.

• Klik onderaan op Volgende.
• 4. Stel de grenzen van het label in voor elke richting van de associatie:
  • Veel [records] kunnen label hebben: een record kan met het label aan veel records van het andere object gekoppeld worden.
  • Aangepast: een record kan met het label aan een opgegeven aantal records van het andere object gekoppeld worden. Voer in het veld een getal in om een aangepaste limiet in te stellen.
• Klik op Opslaan.

Associatielabels beheren

U kunt bestaande associatielabels bewerken of verwijderen en meer informatie bekijken over de geschiedenis van een label en API-gegevens. Bestaande koppelingslabels beheren:

• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten en selecteer het object waarvoor je een associatielabel wilt maken.
• Klik op het tabblad Associaties.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer objectassociaties en selecteer de associaties waarvoor u labels wilt bekijken (bijv. Deals-to-Contacts).
• Als u een label wilt bewerken, gaat u met de muis over het label en klikt u op Meer > Label bewerken. Bewerk in het rechterpaneel de naam van het label en klik op Opslaan.

• Om limieten in te stellen voor een associatielabel, beweeg je de muisaanwijzer over het label en klik je op Meer > Labellimiet bewerken.
• Als u een label wilt verwijderen, beweegt u de muisaanwijzer over het label en klikt u op Meer > Verwijderen. Schakel het selectievakje in om aan te geven dat je een verwijderd label niet kunt herstellen en klik op Verwijderen om te bevestigen. Als een label wordt gebruikt binnen records of andere HubSpot tools, moet je eerst de labels van die onderdelen verwijderen voordat je het label verwijdert. Om te zien waar een label wordt gebruikt:
  • Ga met de muis over Verwijderen en klik vervolgens in het pop-upvenster op Bekijk in welke automaties je associatielabel wordt gebruikt.
  • Klik in het rechterpaneel op de naam van een record of gereedschap om naar het onderdeel te gaan dat het label gebruikt.

• Als u de geschiedenis van een associatielabel wilt bekijken, gaat u met de muis over het label en klikt u op Meer > Geschiedenis weergeven. In het dialoogvenster ziet u hoe het label is gemaakt, op welke objectrelatie het van toepassing is, wanneer het is gemaakt, welke gebruiker het heeft gemaakt en een tijdlijn met wijzigingen.
• Om API-informatie voor een label te bekijken, gaat u met de muis over het label en klikt u vervolgens op Meer > API-details weergeven. Bekijk in het dialoogvenster de naam van het label, de inverse, de interne naam, de limieten, de categorie (of het een HubSpot label is of een aangepast label) en de associatietype-ID. Lees meer over het gebruik van deze waarden in de associaties API.
  • Klik op het pictogram duplicate om een individuele waarde te kopiëren.
  • Als je alle waarden wilt kopiëren, klik je op Alles naar klembord kopiëren.

Associatielabels op records instellen of bijwerken

Op een record kun je labels voor de associaties toevoegen of verwijderen. Je kunt koppelingslabels ook in bulk instellen via importeren. Als u een nieuwe associatie met een label wilt toevoegen of het primaire bedrijf van een record wilt bijwerken, leert u hoe u associaties aan een record toevoegt of bewerkt.

Om de labels voor een individuele associatie bij te werken:

• Navigeer naar het record met de associatie die je wilt bijwerken.
• Om labels voor een bestaande associatie toe te voegen of te bewerken, ga je met de muis over de associatiekaart, klik je op Meer en selecteer je vervolgens Associatielabels bewerken.

• In het dialoogvenster:
  • Als u een label wilt toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u het label.
  • Als u een label wilt verwijderen, klikt u op x naast het label.

Associatielabels gebruiken in HubSpot tools

Als je eenmaal koppelingslabels hebt gemaakt om relaties tussen records te beschrijven, kun je koppelingslabels toevoegen aan nieuwe of bestaande koppelingen op een record of in bulk via importeren. Je kunt dan filteren op deze labels in HubSpot tools zoals lijsten, workflows en aangepaste rapporten.

Associatielabels worden niet ondersteund voor synchronisatie via de HubSpot-Salesforce integratie, maar voordat je associaties bijwerkt, is het aan te raden om te begrijpen hoe records worden gesynchroniseerd tussen Hubspot en Salesforce.

Filteren op associaties in lijsten

Als je een lijst met contactpersonen of een bedrijfslijst maakt, kun je je records filteren op basis van hun associaties. Voor lijsten op basis van contactpersonen kunt u filteren op de primaire bedrijfassociaties van contactpersonen. Gebruikers met een Professional- en Enterprise-account kunnen records in lijsten ook filteren op associatielabels.

• Maak of bewerk een lijst.
• Klik op + Filter toevoegen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer vervolgens het object in het gedeelte Gekoppeld object (in een lijst op basis van contactpersonen selecteert u bijvoorbeeld Bedrijf om te filteren op basis van de associaties van het bedrijf van de contactpersonen).
• Selecteer een categorie en filter en stel uw criteria in.
• Standaard worden records in de lijst opgenomen als er gekoppelde records aan de criteria voldoen.
• Om uw criteria in te stellen op basis van de primaire bedrijfsassociatie of een aangepast associatielabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteer vervolgens een label in het vervolgkeuzemenu. Dit filtert de records alleen op koppelingen met dat label, zodat de lijst alleen records bevat die aan dat label zijn gekoppeld en aan de criteria voldoen.

• Als je klaar bent met het instellen van de lijstcriteria, klik je rechtsboven op Lijst opslaan.

Meer informatie over het maken van lijsten.

Associatielabels gebruiken in workflows

Als je eenmaal associatielabels hebt gemaakt, kun je ze gebruiken om registratietriggers en bepaalde workflowacties te activeren. Je kunt bijvoorbeeld automatisch een e-mail naar contactpersonen sturen op basis van attributen van hun gekoppelde primaire bedrijf, of als een deal naar een andere deal fase verhuist, automatisch de fase van de bijbehorende deals bijwerken.

De volgende functionaliteit wordt ondersteund:

• Registratietriggers: records inschrijven in een workflow als gekoppelde records aan bepaalde criteria voldoen.
• Workflowacties:
  • Vertakkingen
  • Een eigenschapwaarde op gekoppelde recordsinstellen of wissen.

• • Kopieer een eigenschap van ingeschreven records naar geassocieerde records, of naar ingeschreven records vanuit geassocieerde records.

• • Stuur een e-mail naar contactpersonen.

Registratietriggers voor inschrijven

U kunt associatielabels gebruiken in contactpersonen, bedrijven, deals, tickets of aangepaste objectgebaseerde workflows bij het instellen van registratietriggers. Triggers instellen op basis van koppelingslabels:

• Maak een workflow.
• Klik op Triggers instellen.
• Klik in het linkerpaneel op Wanneer aan filtercriteria is voldaan.
• Klik op + Filter toevoegen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer het bijbehorende object in de sectie Gekoppeld object.
• Selecteer een eigenschap om op te filteren en stel dan je criteria in.
• Standaard is het filter gebaseerd op Elk [object], wat betekent dat een record wordt ingeschreven als een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet.
• Om uw criteria in te stellen op basis van een koppelingslabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteer vervolgens een label in het vervolgkeuzemenu. Dit zal de records alleen inschrijven op basis van associaties met dat label, wat betekent dat de workflow een record alleen inschrijft als het een geassocieerd record met dat label heeft en dat record aan de criteria voldoet.

• Als je klaar bent met het instellen van je triggers, klik je onderaan op Opslaan.

Acties

Om associatielabels in een workflowactie te gebruiken:

• Een workflow maken.
• Klik op het plus-pictogram om een workflowactie toe te voegen.
• Om een vertakking in te stellen,klik je op Vertakking.
  • Maak een als/dan-vertakking of een waarde is gelijk aan'-vertakking.
  • Als/dan-vertakking maken:
    • Klik binnen een tak op + Filter toevoegen.
    • Klik op het keuzemenu Filteren op en selecteer het object in de sectie Gekoppeld object .
    • Selecteer een eigenschap om op te filteren en stel dan uw criteria in.
    • Standaard is het filter gebaseerd op Elk [object], wat betekent dat het record verder komt in de tak als een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet. Om uw criteria in te stellen op basis van een koppelingslabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteer dan een label in het dropdown menu. Dit zal records alleen verplaatsen op basis van associaties met dat label, wat betekent dat een record alleen verder komt in de tak als het een geassocieerd record heeft met dat label en dat record voldoet aan de criteria.

• • Als het creëren van een waarde gelijk is aan'-vertakking:
    • Klik op het veld Eigenschap of waarde waarop vertakt moet worden en selecteer vervolgens een eigenschap in de sectie [Gekoppeld object]: [Verfijningscriteria]. De verfijningscriteria bepalen van welk geassocieerd record de waarde wordt gekopieerd (bijv. het laatst bijgewerkte record, een specifiek label). Dit verschijnt alleen als je het koppelingstype hebt toegevoegd als beschikbare gegevensbron.
    • Klik op Volgende.
    • Voer de waarde in of selecteer een vertakking en voeg indien nodig extra vertakkingen toe.
    • Klik op Opslaan als u klaar bent.

• Om een eigenschapwaarde voor gekoppelde records in te stellen of te wissen, klikt u op Eigenschapwaarde instellen of Eigenschapwaarde wissen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Doelobject en selecteer vervolgens het object in de sectie Gekoppeld object.
  • Standaard wordt de eigenschapupdate ingesteld op basis van Alle [object], wat betekent dat de eigenschapwaarden van alle gekoppelde records worden ingesteld of gewist. Om de waarde van een eigenschap alleen voor een bepaald label in te stellen of op te heffen, klikt u op het Object koppelen uitklapmenu en selecteert u een label.
  • Selecteer de eigenschap die u wilt instellen of wissen en klik op Opslaan.

• Om een waarde te kopiëren tussen gekoppelde records, klik je op Eigenschapwaarde kopiëren.
  • Selecteer in het paneel Beschikbare gegevens de eigenschap waarvan u de waarde wilt kopiëren.
    • Om de waarde van de eigenschap te kopiëren van ingeschreven records naar de gekoppelde records, selecteert u de eigenschap in de sectie [object] ingeschreven.
    • Om de waarde van de eigenschap naar ingeschreven records te kopiëren vanuit de gekoppelde records, selecteert u de eigenschap in het [Gekoppeld object]: [verfijningscriteria]. De verfijningscriteria bepalen uit welk geassocieerd record de waarde wordt gekopieerd (bijv. het laatst bijgewerkte record, een specifiek label). Dit verschijnt alleen als je het koppelingstype hebt toegevoegd als beschikbare gegevensbron.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu Doelobject en selecteer een optie:
    • Om van ingeschreven records naar de geassocieerde records te kopiëren, selecteert u in de sectie Gekoppeld object het geassocieerde object.
    • Om te kopiëren naar ingeschreven records vanuit de geassocieerde records, selecteert u in de sectie Huidig object het ingeschreven object.

• • Bij het kopiëren van ingeschreven records naar gekoppelde records wordt de eigenschap standaard bijgewerkt op basis van Alle [object], wat betekent dat de eigenschap van een ingeschreven record naar alle gekoppelde records wordt gekopieerd. Om uw criteria in te stellen op basis van een associatielabel, klikt u op het keuzemenu Associatie aan object en selecteert u eenlabel . Dit kopieert de eigenschap alleen naar gekoppelde records. Dit kopieert de eigenschap alleen naar gekoppelde records met dat label.
  • Selecteer de eigenschap waarnaar u wilt kopiëren.
  • Als je klaar bent, klik je op Opslaan.

• Klik in een workflow op basis van contactpersonen of bedrijven op E-mail verzenden om een e-mail te verzenden naar gekoppelde contactpersonen. In een workflow op basis van een contact selecteert u Gekoppelde contactpersoon in de sectie Verzenden naar.
  • Om te bewerken welke associaties de e-mail moeten ontvangen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Associatielabel en selecteert u de labels die de e-mail moeten ontvangen, of klikt u op de x voor een geselecteerd label als dat type associatie de e-mail niet moet ontvangen.
  • Kies de e-mail die u naar de gekoppelde contactpersonen wilt verzenden en klik op Opslaan.

Meer informatie over het maken van workflows.

Associatielabels gebruiken in aangepaste rapporten

In aangepaste rapporten kunt u koppelingslabels gebruiken om aan te geven welke records in het rapport moeten worden opgenomen op basis van hun labels. Je kunt koppelingslabels ook gebruiken als as, uitsplitsingsveld of filter in je aangepaste rapport.

• Klik rechtsboven op Rapport maken.
• Selecteer in het linkerpaneel Builder voor aangepaste rapporten.
• Selecteer uw gegevensbronnen:
  • Selecteer de primaire bron door op het vervolgkeuzemenu Primaire gegevensbron te klikken en een primaire bron te selecteren. De primaire bron die je selecteert, beïnvloedt welke labels beschikbaar zijn. Een rapport met als primaire gegevensbron Contactpersonen bevat bijvoorbeeld alleen labels die je hebt gemaakt in je instellingen voor contactpersonen.

• • Selecteer uw secundaire bronnen door een keuze te maken uit de secties CRM, Marketing, Verkoop, Service en Aangepast objecten. Als u labels wilt gebruiken voor meerdere objecten, moet u ten minste één extra CRM-object selecteren.
• Klik boven aan de gegevensbroneditor op Koppelingslabels kiezen.
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu de labels die u in het rapport wilt opnemen.
  • Voor meerdere objecten kunt u het selectievakje Alle [objecten] inschakelen om alle gekoppelde records van dat object op te nemen, ongeacht hun labels. Dit is standaard geselecteerd als er geen labels zijn gedefinieerd voor een objectrelatie.
  • Voor dezelfde objectassociaties kun je maar één label voor dezelfde objectassociatie per rapport selecteren.
  • Voor gekoppelde labels heeft de richting die je selecteert invloed op de gegevens die in het rapport worden opgenomen (bijv. als je Dochteronderneming naar Moederonderneming selecteert, zijn bedrijven met het label Dochteronderneming de primaire gegevensbron van het rapport en bedrijven met het label Moederonderneming een aanvullende bron).
• U kunt op Terug naar gegevensbronnen klikken om door te gaan met het bewerken van uw bronnen, of op Volgende klikken om door te gaan. U kunt uw gegevensbronnen en koppelingen op elk gewenst moment bijwerken in de rapportbouwer door te klikken op Gegevensbronnen bewerken in de linkerzijbalk.

• Voeg velden toe aan je rapport als as, uitsplitsingsveld of filter. Standaard worden velden van het label van de primaire bron weergegeven in het linkerpaneel (bijv. Contactpersonen (primair), Moederondernemingen, enz. Om toegang te krijgen tot de velden van de associatie, kunt u in alle bronnen zoeken of op het vervolgkeuzemenu Bladeren klikken en vervolgens het object met het opgegeven label selecteren (bijv. Contactpersonen (partner), Bedrijven (dochteronderneming), enz.)

• Voltooi het maken van je aangepaste rapport.

Meer informatie over het maken van rapporten in de builder voor aangepaste rapporten.

Voorbeeldrapporten

Hieronder volgen voorbeelden van gebruikssituaties voor het gebruik van associatielabels in aangepaste rapporten.

• Lijst van alle dochterondernemingen van een moederonderneming en hun jaarlijkse omzetwaarden.

• U beheert appartementen en hebt een aangepast object Rentals gemaakt met twee associatielabels voor langlopende en kortlopende huurcontracten.
  • Om uw rapportgegevens op te splitsen volgens deze labels:
    
    • Klik en sleep het associatielabel Rentals naar het X-as kanaal.
    • Klik en sleep de eigenschap Aantal contactpersonen naar het kanaal op de Y-as .
    • Klik en sleep vervolgens de eigenschap Oorspronkelijke verkeersbron naar het kanaal Opsplitsen.
    • De grafiek laat zien hoeveel contactpersonen een korte- en langetermijnverblijf hebben gehuurd en via welke bron ze de verhuur hebben gevonden.

• • Om alleen te rapporteren over contactpersonen met een verhuurassociatielabel van Kortlopend:
    • Klik op de filter Verhuurassociatielabel.
    • Selecteer is een van en klik op Korte termijn.