Sjablonen voor citaten over verandering en vernieuwing maken

Contracten vormen de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet in HubSpot. Maak offertesjablonen voor wijzigingen en verlengingen om verkopers te helpen efficiënter gestandaardiseerde offertes voor wijzigingen en verlengingen op te stellen . Configureereen lay-out en vooraf ingevulde modules, waaronder de begeleidende brief, de samenvatting, de voorwaarden, de betalingsopties en de acceptatiemethode.

Stel desgewenst de huisstijl van de offerte in op sjabloonniveau, of gebruik de standaardhuisstijl die voor alle offertes is ingesteld. Verkopers kunnen het sjabloon gebruiken en ervoor kiezen om alleen de secties bij te werken die ze nodig hebben, voordat ze het naar de koper sturen.

Om aan de slag te gaan, lees je hier meer over hoe contracten worden gebruikt, hoe je contracten aanmaakt en hoe je contracten kunt bekijken en beheren.

Sjablonen aanmaken

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina ‘Objecten’ op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer een object ’ en selecteer ‘Offertes’.
4. Klik bovenaan op het tabbladOffertesjablonen.
5. Klik op'Sjabloonbibliotheek openen'.
6. Klik rechtsboven op 'Nieuwe offertesjabloon maken' en selecteer vervolgens 'Offertesjabloon voor wijziging maken ' of 'Offertesjabloon voor verlenging maken'.
   
   
   

Navigeer door de offerte-sjablooneditor

Bewerk de sjabloonmodules

Bewerk de sjabloon in de offerte-sjablooneditor door op elke module te klikken en de module-editor in de linkerzijbalk te gebruiken. Als u de module-editor niet ziet, klikt u linksboven op het siteTree-pictogram voor offertesjablonen. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen terwijl u deze aanbrengt.

Koppel een merk

Als je ‘Merken’ gebruikt, wijs dan een merk toe aan je offertesjablonen. Dit maakt het eenvoudiger om offertes en de bijbehorende facturen voor verschillende merken binnen je bedrijf van elkaar te scheiden. Lees meer over het gebruik van ‘Merken’.

Zodra een merk is geselecteerd, worden de volgende merkelementen overgenomen:

• Logo: wordt gebruikt in de offerte-editor, in het offertevoorbeeld, de gepubliceerde offerte, e-mails met betrekking tot de offerte, het afrekenen van de offerte, facturen en ontvangstbewijzen met betrekking tot de offerte.

• Kleuren: worden gebruikt op facturen, bij het afrekenen en op ontvangstbewijzen die betrekking hebben op de offerte.
• Als de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld en u bent aangemeld voor de bèta van Connected CPQ, Facturering en Betalingen, dan nemen facturen die op basis van het contract worden aangemaakt het logo en de kleuren van het merk over.

Een merk toevoegen aan een offertesjabloon:

1. Klik rechtsboven op de merknaam .
2. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Merk’ en selecteer hetmerk.
3. Klik op ‘Toepassen’.

De opmaak van het sjabloon configureren

1. Om de standaard huisstijl van de offerte te overschrijven, klikt u op het pictogram voor sjabloonstijlen. De ingestelde huisstijl is alleen van toepassing op de sjabloon die u aan het bewerken bent. U kunt meerdere sjablonen maken met elk een andere huisstijl. Of, als u voor elke offerte dezelfde huisstijl wilt gebruiken, stelt u een standaard huisstijl in voor alle offertes.
   
   
   
2. Onder 'Containers' kunt u de venster- en documentcontainers van de offerte bewerken:
   • Venster: klik hier om het gedeelte 'Venster' uit te vouwen en de kleur en transparantie van de venstercontainer aan te passen.
   • Document: klik om het gedeelte'Document' uit te vouwen en de vulkleur, lijnen en randen aan te passen.
3. Onder 'Basis' kunt u de lettertypen, knoppen en links van de offerte bewerken. Nadat u wijzigingen hebt aangebracht, klikt u op 'Terug naar sjabloonstijlen' om terug te keren naar het zijpaneel met sjabloonstijlen:
   
   
   • Lettertypen: klik op 'Lettertypen' om het standaardlettertype en het lettertype voor koppen, de hoofdtekst en andere elementen (zoals bijschriften en hoofdletters/kleine letters) aan te passen. Je kunt ook de letterstijl, kleuren en regelafstanden aanpassen.
     
   • Knoppen: klik op ‘Knoppen’ om de vorm, kleur, status (bijv. standaard, bij aanwijzen) en het lettertype van de knoppen aan te passen.
   • Links: klik op 'Links' om de kleuren en opmaak van links aan te passen.
4. Onder PDF-lay-out kun je instellen of secties op dezelfde pagina moeten blijven of dat ze over meerdere pagina’s mogen worden verdeeld. Als een sectie van de offerte bijvoorbeeld een groot deel van de offerte in beslag neemt, kan deze naar de volgende pagina worden verplaatst, waardoor er witruimte ontstaat.
   • Klik om het gedeelte‘Pagina-einde’ uit te vouwen.
   • Zet de schakelaar ‘Secties op dezelfde pagina houden ’ uit om secties over meerdere pagina’s in de PDF van de offerte te laten verdelen.

Secties van de offerte weergeven, verbergen of vergrendelen

1. Klik op het pictogram‘Weergave’ omeen sectie te verbergen. 
2. Klik op het pictogram‘Verbergen ’ omeen sectie weer te geven.
   
   
   
3. Om te voorkomen dat makers van offertes modules in een offerte weergeven of verbergen, schakelt u in het menu in de linkerzijbalk het selectievakje‘Zichtbaarheidswijzigingen toestaan bij [wijzigings-/verlengings]offertes’ uit. Wanneer deze optie is uitgeschakeld, is de zichtbaarheid van een module in een offerte gebaseerd op wat in het sjabloon is geconfigureerd.
   
   
   
4. Vergrendel offermodules om bewerking te voorkomen wanneer gebruikers offertes aanmaken. Voeg inhoud toe en vergrendel de module om bewerking te voorkomen, of verberg en vergrendel de module om te voorkomen dat gebruikers deze weergeven bij het aanmaken van offertes. Om modules te vergrendelen:
   • Klik op het ontgrendelde pictogram om een module te vergrendelen.
   • Als u wilt dat de module verborgen blijft en u niet wilt dat makers van offertes deze weer zichtbaar kunnen maken, klikt u eerst op het pictogram'Verbergen' en vervolgens op hetpictogram met het slotje.
     
     
     
   • Bij vergrendelde modules die zichtbaar blijven, verschijnt er een tooltip wanneer gebruikers de muisaanwijzer boven de module plaatsen.
     
     
   • Klik op hetpictogram met het gesloten slot om een module te ontgrendelen.

Bekijk het offertesjabloon in de desktop- en mobiele voorbeelden

sjabloon

De module

‘Begeleidende

brief’ bewerken

Maak een begeleidende brief om in de offertesjabloon op te nemen. Begeleidende brieven kunnen handmatig worden toegevoegd of worden gegenereerd met behulp van de AI van HubSpot. Om de begeleidende brief te bewerken:

1. Klik op de module ‘Begeleidende brief ’ in de editor van het offertesjabloon.

2. Om handmatig een begeleidende brief in te voeren die elke keer dat het sjabloon wordt gebruikt in de offerte wordt ingevuld:
   • Klik op de titel van de begeleidende brief en voer vervolgens een titel in.
   • Voer onder de titel de tekst van de begeleidende brief in.
   • Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om het gedeelte te personaliseren:
     • Personaliseer de tekst en voeg links, emoji's en fragmenten toe. Klik op het breezeSingleStar AI-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
     • Om een personalisatietoken in te voegen, klikt u op 'Personaliseren'.
       • Klik op het vervolgkeuzemenu'Type' en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu'Token' en selecteer eentoken.
       • Om het token te bewerken of te wijzigen, klik je op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen, of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
     • Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Geavanceerd' en selecteert u 'Broncode'. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op 'Wijzigingen opslaan'.
       
       
       
3. Om de inhoud van een begeleidende brief te genereren met behulp van de AI van HubSpot:
   • Selecteer in de linkerzijbalk, onder'Inhoud die voor dit gedeelte bij nieuwe offertes wordt gebruikt', de optie'Genereren met AI'.
   • Voer in het veld'Schrijfrichtlijnen'de schrijfrichtlijnen voor de begeleidende brief in. Geef de toon, de boodschap, de structuur en eventuele beperkingen op om aan te geven hoe de sectie moet worden geschreven.
   • De inhoud van de begeleidende brief wordt automatisch gegenereerd op basis van gestructureerde gegevens, zoals regelitems, en ongestructureerde gegevens uit de dealactiviteiten, zoals verslagen van vergaderingen, notities en e-mails.
4. Om bijlagen toe te voegen aan de module voor de begeleidende brief:
   • Klik in de linkerzijbalk onder Bijlagen op Een bijlage toevoegen.
     
     
     
   • In het rechterpaneel:
     • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandstool. Zodra u het hebt gevonden, klikt u op hetbestand om het te selecteren en klikt u vervolgens op 'Bestanden invoegen' om ze aan de offerte toe te voegen.
     • Klik onder 'Onlangs bijgewerkt' op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klikop 'Alles weergeven' om alle bestanden te bekijken. Klik op'Bestanden invoegen' om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
     • Klik op 'Uploaden' om bestanden vanaf uw apparaat te uploaden. Klikop 'Bestanden invoegen' om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
   • In de linkerzijbalk:
     • Als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, vink dan het selectievakje 'Bij ondertekening ' aan.
     • Om de bijlage een andere naam te geven, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens'Hernoemen'. Het bestand wordt niet hernoemd in de bestandstool.
     • Om de bijlage te verwijderen, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens'Verwijderen'. Het bestand wordt niet uit de bestandsmodule verwijderd.
     • Om de bijlage te downloaden, klikt u op'Acties' en selecteert u vervolgens'Downloaden'. Het bestand blijft in debestandsmodule staan.
   • Gebruikers kunnen bijlagen verwijderen tijdens het opstellen van een offerte. Meer informatie over bijlagen.

De module ‘Samenvatting’ bewerken

1. Klik op de module ‘Samenvatting’in de offerte-sjablooneditor.
2. Om handmatig een samenvatting in te voeren die in de offerte wordt weergegeven telkens wanneer het sjabloon wordt gebruikt:
   • Klik op detitel van de samenvatting en voer een titel in.
   • Voer onder de titel detekst van de samenvatting in.
   • Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om het gedeelte aan te passen:
     • Pas de tekst aan en voeg links, emoji's en fragmenten toe. Klik op het breezeSingle Star AI-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
     • Om een personalisatietoken in te voegen, klikt u op 'Personaliseren'.
       • Klik op het vervolgkeuzemenu'Type' en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu'Token' en selecteer eentoken.
       • Om het token te bewerken of te wijzigen, klik je op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen, of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
   • Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Geavanceerd' en selecteert u 'Broncode'. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op 'Wijzigingen opslaan'.
     
     
     
3. Om de inhoud van de samenvatting te genereren met behulp van de AI van HubSpot:
   • Selecteer in de linkerzijbalk, onder ‘Inhoud die voor dit gedeelte van nieuwe offertes wordt gebruikt’, de optie ‘Genereren met AI’.
   • Voer in het veld'Schrijfrichtlijnen'de schrijfrichtlijnen voor de samenvatting in. Geef de toon, de boodschap, de structuur en eventuele beperkingen op om aan te geven hoe de sectie moet worden geschreven.
   • De inhoud van de samenvatting wordt automatisch gegenereerd op basis van gestructureerde gegevens, zoals regelitems, en ongestructureerde gegevens uit de dealactiviteiten, zoals verslagen van vergaderingen, notities en e-mails.
4. Om bijlagen toe te voegen aan de module 'Samenvatting':
   
   • Klik op de module 'Samenvatting'in de linkerzijbalk.
   • Klik onder 'Bijlagen' op 'Een bijlage toevoegen'.
     
     
     
   • In het rechterpaneel:
     • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandstool. Zodra u het hebt gevonden, klikt u op hetbestand om het te selecteren en klikt u vervolgens op 'Bestanden invoegen' om ze aan de offerte toe te voegen.
     • Klik onder 'Onlangs bijgewerkt' op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klikop 'Alles weergeven' om alle bestanden te bekijken. Klik op'Bestanden invoegen' om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
     • Klik op ‘Uploaden’ om bestanden vanaf je apparaat te uploaden. Klikop ‘Bestanden invoegen’ om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
   • In de linkerzijbalk:
     • Als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, vink dan het selectievakje 'Bij ondertekening ' aan.
     • Om de bijlage een andere naam te geven, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens'Hernoemen'. Het bestand wordt niet hernoemd in de bestandstool.
     • Om de bijlage te verwijderen, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens'Verwijderen'. Het bestand wordt niet uit de bestandsmodule verwijderd.
     • Om de bijlage te downloaden, klikt u op'Acties' en selecteert u vervolgens'Downloaden'. Het bestand blijft in debestandstool staan.
   • Gebruikers kunnen bijlagen verwijderen tijdens het opstellen van een offerte. Meer informatie over bijlagen.

De koptekstmodule bewerken

De koptekstmodule toont het logo (ingesteld via de huisstijl van de offerte), het offertnummer, de uitgiftedatum, de vervaldatum en de valuta van de offerte. In de instellingen kan een standaardvervalperiode worden geconfigureerd. Om de koptekst te bewerken:

1. Klik op de koptekst -module in de offerte-sjablooneditor.
2. Om de weergave van het offerte-nummer, de uitgiftedatum, de vervaldatum, de valuta en het inkoopordernummer in het sjabloon aan te passen, gaat u in de linkerzijbalk naar het tabblad ‘Details ’:
   • Onder Offerte-referentie:
     • Wijzig in het veld ‘Label’ het label dat boven de offerte-referentie wordt weergegeven.
     • Zet de schakelaar 'Offertereferentie' uit om deze te verbergen.
   • Onder 'Uitgiftedatum':
     • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de uitgiftedatum wordt weergegeven.
     • Zet de schakelaar 'Uitgiftedatum' uit om deze te verbergen.
   • Onder Vervaldatum:
     • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de vervaldatum wordt weergegeven.
     • Zet de schakelaar 'Vervaldatum' uit om deze te verbergen.
   • Onder Valuta:
     • De valuta van de offerte komt overeen met deeigenschap'Valuta' van de bijbehorende deal van de offerte.
     • Zet de schakelaar 'Valuta'uit om deze te verbergen.
   • Onder'Inkoopordernummer':
     • Zet de schakelaar 'PO-nummer'aan om een inkoopordernummer op de offerte weer te geven. Wanneer deze is ingeschakeld, kan een gebruiker die de offerte opstelt het PO-nummer toevoegen voordat deze naar de koper wordt verzonden.
     • Vink het selectievakje'Koper toestaan inkoopordernummer te bewerken' aan om de koper toe te staan het inkoopordernummer te bewerken bij het bekijken van de offerte.
     • Wijzig in het veld 'Label ' het label dat boven het inkoopordernummer wordt weergegeven.
     • Het PO-nummer wordt opgeslagen in de offerte-eigenschap'PO-nummer '.
3. De offerte gebruikt automatisch het logo en de kleuren die zijn ingesteld in de merkinstellingen voor offertes, of het logo en de kleuren die zijn ingesteld in uw merkinstellingen. Logo's en kleuren die op sjabloonniveau zijn ingesteld, hebben voorrang op zowel de merkinstellingen voor offertes als die voor het account. Als u een ander logo wilt gebruiken, klikt u in de linkerzijbalk op het tabblad 'Logo' en schakelt u vervolgens de schakelaar'Merkkit'uit.
4. Om de bedrijfsnaam in plaats van een logo weer te geven, klikt u op Meer instellingen weergeven. Zet de schakelaar Bedrijfsnaam weergeven wanneer er geen logo is ingesteld aan. De bedrijfsnaam wordt ingesteld in de accountinstellingen.
5. Om een logo te selecteren:
   • Klik op ‘Uploaden’ om een afbeelding vanaf je apparaat te uploaden.
   • Klik op ‘Afbeeldingen doorbladeren’ om afbeeldingen weer te geven die zijn geüpload naar de bestandsfunctie. In het rechterpaneel:
     • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een afbeelding die al is geüpload naar de bestandsfunctie. Zodra je deze hebt gevonden, klik je op de afbeelding om deze als logo voor de offerte te gebruiken.
     • Klik onder 'Onlangs bijgewerkt' op een map om de afbeeldingen daarin te bekijken, of klik op 'Alles weergeven' om alle bestanden te bekijken.
     • Klik op de afbeelding om deze als logo toe te voegen.
     • Om een afbeelding via een URL toe te voegen, een afbeelding te ontwerpen met Adobe Express of een afbeelding te ontwerpen met Canva, klikt u op depijl omlaag naast de knop 'Uploaden' en selecteert u een optie.
       
       
       
     • Klik op de X rechtsboven in het rechterpaneel wanneer je je afbeeldingen hebt toegevoegd.

De module

'Partijen

' bewerken

Demodule'Partijen' toont de contactgegevens en bedrijfsgegevens van de verkoper en de koper, evenals de factuurgegevens en bedrijfsgegevens. Wanneer offertes worden opgesteld, geldt standaard het volgende:

• De gegevens van de verkoper zijn gebaseerd op het contract.
• De gegevens van de verkoper, inclusief het telefoonnummer, worden overgenomen uit het gebruikersprofiel van de gebruiker die eigenaar is van het contract. Het bedrijf van de verkoper wordt overgenomen uit de bedrijfsgegevens van het account. De gegevens van de verkoper kunnen worden bijgewerkt wanneer er een offerte voor een wijziging of verlenging wordt aangemaakt. 
• De gegevens van de koper worden toegevoegd wanneer er een offerte voor een wijziging of verlenging wordt aangemaakt. U kunt in de offerte een instelling inschakelen waarmee kopers hun bedrijfsgegevens kunnen bijwerken.
• De factuurgegevens worden toegevoegd tijdens het aanmaken van de offerte. U kunt in de offerte een instelling inschakelen waarmee kopers hun factuurgegevens kunnen bijwerken.

1. Klik op de module ‘Partijen’ in de offerte-sjablooneditor.
2. In de linkerzijbalk, op het tabblad 'Verkoper ':
   • Voer in het veld 'Koptekst' de koptekst in die boven de contact- en bedrijfsgegevens van de verkoper moet worden weergegeven.
   • Wijzig in het veld 'Label' het label dat boven de contactgegevens van de verkoper moet worden weergegeven.
3. In de linkerzijbalk, op het tabblad'Koper ':
   • Voer in het veld 'Koptekst' de koptekst in die boven de contact- en bedrijfsgegevens van de koper moet worden weergegeven.
   • Pas in het veld 'Label ' het label aan dat boven de contactgegevens van de koper moet worden weergegeven.
4. In de linkerzijbalk, op het tabblad'Koper ':
   • Zet de schakelaar 'Belastingnummers' aan om belastingnummers op de offerte weer te geven.
   • Als u een sjabloon voor een verlengingsofferte maakt, vink dan het selectievakje'Koper toestaan factuurcontactpersoon, bedrijf en adres bij te werken' aan, zodat de koper zijn factuurgegevens kan bewerken wanneer hij de offerte bekijkt.
   • Zet de schakelaar'Factureren' uitom factureringscontacten uit de sjabloon te verwijderen. 

De samenvattingsmodule bewerken

1. Klik op de module'Overzicht' in de offerte-sjablooneditor.
2. In de linkerzijbalk onder 'Ingangsdatum':
   • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Ingangsdatum’ en selecteer een van de volgende opties:
     • Bij overeenkomst: de standaardinstelling. Dit is de datum waarop de offerte de status ‘Geaccepteerd’ krijgt.
     • Uitgestelde start (dagen): stel de startdatum van de facturering met een aantal dagenuit na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld in.
     • Uitgestelde start (maanden): stel de startdatum van de facturering uit met een aantal maanden na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld in.
   • Bewerk in het veld'Label ' het label dat boven de ingangsdatum wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaar'Ingangsdatum' uit om deze te verbergen.
3. In de linkerzijbalk, onder 'Looptijd':
   • Bewerk in het veld 'Label ' hetlabel dat boven de looptijd wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaar'Looptijd' uit om deze te verbergen.

4. In de linkerzijbalk, onder ‘Totale korting’:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Opmaak’en selecteer een optie:
     • Weergeven als bedrag: toonhet kortingsbedrag in de offertevaluta.
     • Weergeven als percentage: toon de korting als percentage.
     • Weergeven als percentage en bedrag: toon de korting als percentage en als bedrag in de offertevaluta.
   • Wijzig in het veld 'Label' detekst die boven de totale korting wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaar ‘Totale korting’ uit om deze te verbergen.
5. In de linkerzijbalk, onder Totale contractwaarde:
   • Bewerk in het veld 'Label ' hetlabel dat boven de totale contractwaarde wordt weergegeven.
   • Zet de schakelaar 'Totale contractwaarde' uit om deze te verbergen.

De module met regelitems bewerken

Je kunt eigenschappen van regelitems toevoegen aan of verwijderen uit de tabel met regelitems omde informatie over regelitems die een koper op een offerte ziet,aan te passen. De tabel met regelitems kan maximaal zeven kolommen bevatten. Extra eigenschappen kunnen als rijen onder de tabel met regelitems worden weergegeven. Om de eigenschappen die op het sjabloon worden weergegeven aan te passen:

Let op: eigenschappen van regelitems voor bestanden en HubSpot-gebruikers kunnen niet op offertes worden weergegeven.

1. Klik op de tabelmet regelitems om de linkerzijbalk te openen.
2. In de linkerzijbalk:
   • Bestaande eigenschappen worden weergegeven onder ‘Tabelkolommen ’ en‘Regelrijen’. 
   • Om het label van de eigenschap en de plaatsing ervan te bewerken, klik je op het bewerkingspictogram. Selecteer onder‘Weergeven als’ de optie‘Tabelkolom ’ of‘Regel’. Voer in het labelveldeenlabelnaam in. Klik op ‘Terug’ om je wijzigingen op te slaan.
   • Om informatie over prijsniveaus naast regelitems met prijsniveaus weer te geven of te verbergen, klik je op het bewerkingspictogram naast de eigenschap 'Eenheidsprijs', klik je op het vervolgkeuzemenu 'Indeling van prijsniveaus' en selecteer je een optie:
     
     • Prijsniveaus weergeven: de link 'Niveaus bekijken' in de offerte weergeven, zodat de koper de prijsniveaus voor de producten kan bekijken.
     • Alleen de effectieve eenheidsprijs weergeven: geef alleen de prijs per eenheid weer.
       
       
       
   • Klik op deX naast een eigenschap om deze te verwijderen.
   • Om een eigenschap toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu'Een regelitem-eigenschap toevoegen ' en selecteert u eeneigenschap. 
   • Om de eigenschappen te herschikken, klikt u op een eigenschap en sleept u deze met behulp van desleepgreep.
3. Geselecteerde eigenschappen worden weergegeven als kolommen en rijen in de tabel met regelitems van het sjabloon.
   
   
   

4. Om een uitsplitsing van het offertebedrag aan uw sjabloon toe te voegen, inclusief kortingen en belastingen voor kopers, klikt u in de linkerzijbalk op het tabblad 'Totalen '.

   
   

   

• • Zet de schakelaar ‘Totalen’ aan. Het subtotaal is de totale nettoprijs (na kortingen) voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum beginnen.

  • Om de weergave van de totalen aan te passen, gaat u onder'Subtotaal':

    • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Weergave’ en selecteer eenindeling. De indeling‘Subtotaal met uitsplitsing’ toont een uitsplitsing van eenmalige en terugkerende regelitems met dezelfde ingangsdatum.
    • Voer in het veld 'Label' de tekst in die naast het subtotaalbedrag moet worden weergegeven.
    • Het subtotaal omvat het totale kortingsbedrag, berekend voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum ingaan. Bijvoorbeeld:
      • Regelpost 1: $100
      • Regelpost 2: $50 met een korting van 50% ($25).
      • Totaal vóór korting: $150
      • Subtotaal na korting: $125
      • Totaal kortingspercentage: 17% (25/150)
  • Onder'Korting opgenomen in het subtotaal':
    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Weergave' en selecteer een indeling.
    • Voer in het veld 'Label' de tekst in die naast het kortingstotaal moet worden weergegeven.
    • Om de kortingen in het subtotaal te verbergen, zet u de schakelaar 'Korting opgenomen in het subtotaal' uit.
  • Het totale belastingbedrag wordt berekend voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum beginnen. Voer onder 'Belastingen' in het veld 'Label' de tekst in die naast het totale belastingbedrag moet worden weergegeven. Schakel de schakelaar 'Belastingen'uit om de belastingen in het subtotaal te verbergen.
  • Het op de ingangsdatum verschuldigde bedrag is het totale verschuldigde bedrag na belastingen op de ingangsdatum. Betalingen die op een latere datum ingaan, zijn hierin niet meegerekend. Onder‘Verschuldigd op ingangsdatum’:
    • Voer in het veld ‘Label’ de tekst in die naast het totaalbedrag ‘Verschuldigd op ingangsdatum’ moet worden weergegeven.
    • Voer in het veld‘Beschrijving’ eenbeschrijving in om het totaal op de ingangsdatum aan uw koper uit te leggen.
  • De totale contractwaarde (TCV) is de totale waarde over de looptijd van het contract, inclusief alle eenmalige kosten en terugkerende kosten waarvoor factureringsvoorwaarden zijn gedefinieerd. De TCV omvat geen terugkerende kosten die voor onbepaalde tijd worden gefactureerd. Voer onder ‘Totale contractwaarde (TCV)’ in het veld ‘Label’ de tekst in die naast de TCV moet worden weergegeven. Om de TCV te verbergen, zet u de schakelaar ‘Totale contractwaarde (TCV)’ uit.

De module ‘Voorwaarden’ bewerken

1. Voer de voorwaarden in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om het gedeelte aan te passen:
   • Pas de tekst aan en voeg links, emoji’s en fragmenten toe. Klik op het breeze SingleStar AI-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
   • Om een personalisatietoken in te voegen, klik je op ‘Personaliseren’.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu‘Type’ en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu‘Token’ en selecteer eentoken.
     • Om het token te bewerken of te wijzigen, klik je op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen, of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
2. Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Geavanceerd' en selecteert u 'Broncode'. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op 'Wijzigingen opslaan'.
   
   
   
3. Om de titel te wijzigen, klikt u op de titel van de voorwaarden en voert u eentitel in.
4. Om bijlagen toe te voegen aan de voorwaardenmodule:
   
   • Klik op de module 'Termen'in de linkerzijbalk.
   • Klik onder 'Bijlagen' op 'Een bijlage toevoegen'.
     
     
     
   • In het rechterpaneel:
     • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandstool. Zodra u het hebt gevonden, klikt u op hetbestand om het te selecteren en klikt u vervolgens op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
     • Klik onder 'Onlangs bijgewerkt' op de selectievakjes naast de bestanden die je wilt toevoegen. Klikop 'Alles weergeven' om alle bestanden te bekijken. Klik op'Bestanden invoegen' om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
     • Klik op ‘Uploaden’ om bestanden vanaf je apparaat te uploaden. Klikop ‘Bestanden invoegen’ om de bestanden aan de offerte toe te voegen.
   • In de linkerzijbalk:
     • Als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, vink dan het selectievakje 'Bij ondertekening ' aan.
     • Om de bijlage een andere naam te geven, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens'Hernoemen'. Het bestand wordt niet hernoemd in de bestandstool.
     • Om de bijlage te verwijderen, klikt u op 'Acties' en selecteert u vervolgens'Verwijderen'. Het bestand wordt niet uit de bestandsmodule verwijderd.
     • Om de bijlage te downloaden, klikt u op'Acties' en selecteert u vervolgens'Downloaden'. Het bestand blijft in debestandstool staan.
   • Gebruikers kunnen bijlagen verwijderen tijdens het opstellen van een offerte. Meer informatie over bijlagen.

De betalingsmodule bewerken

1. Klik op de module Betalingen in de offerte-sjablooneditor.
2. Stel in de linkerzijbalk, op het tabblad 'Facturering', uw factureringsopties in:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Betalingsvoorwaarden' en selecteer debetalingsvoorwaarden (facturen kunnen bij ontvangst verschuldigd zijn of nettobetalingsvoorwaarden hebben).
   • Om het automatisch aanmaken van facturen en abonnementen uit te schakelen, zet u de schakelaar'Facturering inschakelen' uit. Als'Facturering inschakelen' is ingeschakeld, worden automatische betalingen op elke factuurdatum verwerkt via de betaalmethode van de koper.
3. Klik in de linkerzijbalk op hettabblad 'Betalingen'om de betalingsopties in te stellen:
   • De schakelaar 'Online betalingen accepteren' staat standaard aan wanneer facturering is ingeschakeld. De vooraf ingevulde keuzes komen overeen met wat is ingesteld in de betalingsinstellingen.
   • Vink de selectievakjes 'Geaccepteerde betaalmethoden' aan om de betaalmethoden te kiezen die u accepteert.
   • Als u kosten hebt ingesteld, vink dan onder 'Kosten die bij het afrekenen worden toegepast' de selectievakjes aan naast de kosten die u op betalingen wilt toepassen.
   • Schakel het selectievakje 'Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen' uit om het factuuradres van uw kopers niet te verzamelen.
   • Vink het selectievakje 'Verzendadres verzamelen' aan om het verzendadres van uw kopers te verzamelen.
   • Schakel het selectievakje 'Betaalgegevens van uw klant bij het afrekenen verzamelen voor toekomstige kosten' uit om de betaalgegevens van uw kopers bij het afrekenen niet te verzamelen voor toekomstige kosten.

De acceptatiemodule bewerken

1. Klik op de module'Acceptatie' in de offerte-sjablooneditor.
2. Kies in de linkerzijbalk, onder'Acceptatiemethode', een van de volgende opties:
   • Afdrukken en ondertekenen: laat ruimte vrij op de offerte zodat de koper deze kan afdrukken en ondertekenen.
   • Elektronische handtekening: gebruik elektronische handtekeningen om de offerte te ondertekenen. Bij het opstellen van een offerte moet ten minste één koper worden geselecteerd om te ondertekenen, zodat deze optie beschikbaar is.
   • Accepteren zonder handtekening: laat de offerte accepteren zonder dat een elektronische handtekening vereist is. Dit kan handig zijn in situaties waarin een formele handtekening niet nodig is, zoals bij inkooporders (PO's). Deze optie kan met of zonder online betalingen worden gebruikt. Er hoeft geen contactpersoon aan de offerte te worden toegevoegd wanneer deze wordt gedeeld.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Medeondertekenaars’ en selecteer medeondertekenaars uit uw organisatie.

Een rich text-module toevoegen

1. Klik linksboven op het pictogram ‘Toevoegen ’.
2. Klik in de linkerzijbalk op de module'Inhoud' en sleep deze naar de offerte.
   
   
   
3. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de sectie aan te passen:
   • Pas de tekst aan en voeg links, emoji's en fragmenten toe. Klik op het breezeSingleStar AI-pictogram linksboven in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.
   • Om een personalisatietoken in te voegen, klik je op 'Personalize'.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu'Type' en selecteer hetrecordtype waaruit u het token wilt toevoegen (bijv. bedrijf, deal, offerte). Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu'Token' en selecteer eentoken.
     • Om het token te bewerken of te wijzigen, klik je op de naam van het token en vervolgens op 'Token bewerken' om wijzigingen aan te brengen, of op hetpictogram 'Verwijderen' om het token uit de offertesjabloon te verwijderen.
4. Om de broncode van de module te openen (bijvoorbeeld om HTML toe te voegen), klik je op het vervolgkeuzemenu 'Geavanceerd' en selecteer je 'Broncode'. Bewerk de broncode in het dialoogvenster en klik vervolgens op 'Wijzigingen opslaan'.
   
   
   

De lay-out en instellingen van de module bewerken

1. Om modules te verplaatsen, klik je op de module in het bewerkingsvenster en sleep je deze naar een nieuwe positie.
   
   
   
2. Om de afsluitagent uit te schakelen, klikt u rechtsboven op‘Afsluitagent is ingeschakeld ’. Zet in het rechterpaneel deschakelaar ‘Afsluitagent uitschakelen ’ op ‘uit’ en klik vervolgens op‘Opslaan’. Lees meer over het instellen van de afsluitagent.
3. Om de taal of landinstelling van de sjabloon te wijzigen:
   • Klik rechtsboven op 'Instellingen '.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu'Taal' en selecteer eentaal.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu'Landinstelling' en selecteer een landinstelling. De landinstelling beïnvloedt de weergave van de datum en het adres in uw offerte. De valuta-indeling van de offerte wordt overgenomen van de valuta in het dealrecord, dus het wijzigen van de landinstellingen van de offerte heeft geen invloed op de valuta.

De sjabloon publiceren

Sjablonen beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu ‘Selecteer een object’ en selecteer Offertes.
4. Klik bovenaan op het tabbladOffertesjablonen.
5. Klik op'Sjabloonbibliotheek openen'.
6. Klik in de linkerzijbalk op 'Offerte-sjablonen wijzigen ' of 'Verlengingssjablonen wijzigen'.
   
   
   
7. Beweeg de muisaanwijzer over de sjabloon en klik op het pictogram met de drie verticale puntjes(verticaal menu ). Selecteer vervolgens een optie:
   • Bewerken: bewerkhet sjabloon. U kunt zowel concept- als gepubliceerde sjablonen bewerken.
     • Klik rechtsboven op 'Publicatie intrekken'. Klik op'Ja, publicatie intrekken ' om te bevestigen. Wanneer de publicatie wordt ingetrokken, kunnen er geen nieuwe offertes meer worden aangemaakt met het sjabloon, maar bestaande offertes blijven ongewijzigd.
     • Breng je wijzigingen aan in het sjabloon. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
     • Klik rechtsboven op‘Publiceren’ wanneer je klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen om de sjabloon te publiceren. Of klik op ‘Terug’ om de sjabloon in de status ‘Concept’ te laten staan.
   • Kloon: kloon het sjabloon. Voer in het dialoogvenster een naam in voor het nieuwe sjabloon. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Sjabloontype’ en selecteer een sjabloontype. Klik op ‘Kloon’. Offertesjablonen kunnen worden gekloond naar sjablonen voor wijzigings- of verlengingsoffertes, en omgekeerd.
   • Publicatie intrekken: trek de publicatie van het sjabloonin . Wanneer u de publicatie intrekt, kunnen er geen nieuwe offertes meer worden aangemaakt met het sjabloon. Bestaande offertes worden hierdoor niet beïnvloed.
   • Verwijderen: verwijder het sjabloon. Voer in het dialoogvenster denaam van het sjabloon in en klik opJa, verwijderen om het verwijderen te bevestigen.

Volgende stappen

• Leer hoe u wijzigingsoffertes kunt maken om wijzigingen tijdens de looptijd van het contract vast te leggen.
• Leer hoe u verlengingsoffertes kunt maken wanneer het contract van klanten bijna afloopt.
• Lees meer over het beheren van contracten, waaronder het bekijken van contractdetails, bijbehorende omzet, activiteiten en geschiedenis, en hoe u contracten kunt beëindigen en exporteren.