Oude offertes beheren

Beheer oude offertes via de indexpagina voor offertes. U kunt offertes bekijken, opnieuw oproepen en bewerken, archiveren, verwijderen en exporteren. U kunt ook wijzigingen in offertes aanvragen of offertes goedkeuren, offertes koppelen aan andere records en offertes digitaal ondertekenen.

Voordat u begint

Dit artikel verwijst naar de oude offerte-tool, die niet langer beschikbaar is voor nieuwe gebruikers. De AI-aangedreven CPQ van HubSpot biedt verbeterde offertefunctionaliteit en is beschikbaar met een Commerce Hub Professional- of Enterprise-account. Als je een Commerce HubProfessional- of Enterprise-account, lees dan hoe u offertes kunt maken.

Niet-Commerce HubProfessional- ofEnterprise-accounts die vóór 3 september 2025 zijn aangemaakt, hebben mogelijk toegang tot verouderde offertes:

• Gebruikers met een gratis account: toegang tot oude offertes als er één of meer offertes zijn aangemaakt in de zes maanden voorafgaand aan 3 september 2025.
• Gebruikers met een Sales Hub -account: blijven toegang houden tot oude offertes na 3 september 2025.

Als je een Commerce Hub- licentie hebt toegewezen gekregen en de instelling om het maken van verouderde offertes toe te staan is uitgeschakeld, verlies je de toegang tot verouderde offertes, inclusief verouderde offertesjablonen. Om de toegang te herstellen, kun je:

• Wijzig uw licentie in een kern- of alleen-lezenlicentie.

• Vraag uw superbeheerder om de instelling in te schakelen waarmee het aanmaken van verouderde offertes wordt toegestaan. U moet eenCommerce Hub- licentie hebben om deze optie te kunnen gebruiken.

Offertes beheren

Beheer concept- en gepubliceerde offertes vanaf de indexpagina voor offertes. Commerce Hub-offertes kunnen niet worden bewerkt door gebruikers van verouderde offertes. Lees hoe u kunt bepalentot welke offerte-ervaring u toegang hebt.

Concepten van verouderde offertes beheren

Om conceptoffertes te beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een conceptofferte en klik op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer vervolgens een van de volgende opties:
   • Bewerken: bewerk de offerte. Voltooi in de offerte-editor het instellen van uw offerte en klik vervolgens op Maken.
   • Kloon: kloon de offerte.
   • Verwijderen: verwijder de offerte. 

Let op: conceptoffertes kunnen worden opgenomen in workflows.

Gepubliceerde verouderde offertes beheren

Beheer gepubliceerde offertes via de indexpagina voor offertes. Gepubliceerde offertes kunnen de volgende statussen hebben:

• Gepubliceerd: een gepubliceerde offerte waarbij e-handtekeningen of online betalingen niet zijn ingeschakeld.
• In afwachting van handtekening: eenofferte die wacht op een elektronische handtekening van de koper of medeondertekenaar.
• In afwachting van betaling: een offerte waarbij online betalingen zijn ingeschakeld en die in afwachting is van betaling.
• Betaald: een offerte waarbij online betalingen zijn ingeschakeld en die is betaald.
• Verlopen: eengepubliceerde offerte heeft de vervaldatum overschreden die bij het aanmaken ervan is ingesteld. Als u de offerte na het verstrijken van de vervaldatum wilt bekijken, klikt u op de naam van de offerte in het dealrecord en vervolgens in het dialoogvenster op Offerte bekijken om een PDF-versie te bekijken. De URL van de gegenereerde PDF verloopt na een uur. 

Om gepubliceerde offertes te beheren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Beweeg de muis over een gepubliceerde offerte en klik op hetvervolgkeuzemenu Acties . Afhankelijk van de status en configuratie van een offerte kunt u een van de volgende opties selecteren:
   • Offerte bekijken: bekijk de offerte in een nieuw browsertabblad.
   • Details: bekijkde details van de offerte, waaronder het referentienummer, het offertebedrag, de vervaldatum, de bijbehorende contactpersonen, het bijbehorende bedrijf en de bijbehorende deal. Om een offerte te beheren vanaf de detailpagina, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven en selecteert u een actie. 

• • Kopieer link: kopieer de URL-link van de offerte.
  • Per e-mail verzenden: openhet dialoogvenster ‘Offerte verzenden’om de offerte per e-mail te verzenden.
  • Downloaden: download een PDF-versie van de offerte.
  • Medeondertekenen: onderteken de offerte wanneer deze eenmedeondertekening vereist.
  • Markeren als ondertekend: markeer de offerte handmatig als ondertekend, wanneer de offerte een handgeschreven handtekening vereist.
  • Omzetten naar factuur: maak een factuur aan met behulp van de offertegegevens, inclusief de bijbehorende regelitems. Gebruik de factuureditor om de factuurgegevens te configureren.
  • Kloon: kloon de offerte. Gekloonde offertes bevatten koppelingen en alle regeleigenschappen (prijs, voorwaarden, korting) van de oorspronkelijke offerte.
  • Oproepen en bewerken: roep een gepubliceerde offerteop om wijzigingen of aanpassingen aan te brengen.

• • Archiveren: archiveer een offerte. Deze wordt dan niet meer gepubliceerd en is niet meer zichtbaar op uw standaard indexpagina. Bekijk uw gearchiveerde offertes door het filter 'Archiefstatus'te gebruiken en het filter in te stellen op'Gearchiveerd'. Kopers hebben geen toegang tot gearchiveerde offertes. Archiveren kan niet ongedaan worden gemaakt.
    
    
    
  • Verwijderen: verwijder de offerte. Deze wordt definitief uit uw account verwijderd en kopers hebben geen toegang meer tot de offerte. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt.

Let op: offertes die door alle partijen elektronisch zijn ondertekend of die zijn betaald, kunnen niet worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd. Als een offerte meerdere elektronische handtekeningen bevat en niet alle partijen de offerte elektronisch hebben ondertekend, kan deze worden teruggeroepen, bewerkt of verwijderd.

Wijzigingen aanvragen of een oud offerte goedkeuren

Als de instelling voor offertegoedkeuring is ingeschakeld, kunt u wijzigingen aanvragen of oude offertes goedkeuren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Offertes die wachten op goedkeuring hebben de statusIn afwachting van goedkeuring. Om alle offertes te bekijken die wachten op goedkeuring, klikt u op Status boven de offertetabel en selecteert u vervolgensIn afwachting van goedkeuring.
   
   
   
3. Klik op denaam van de offerte.
4. Als er geen wijzigingen nodig zijn, klikt u rechtsboven op Goedkeuren en aanmaken.
5. Als u wijzigingen in de offerte wilt aanvragen, klikt u rechtsboven op Wijzigingen aanvragen.
   • Voer in het dialoogvenster in het veld Opmerkingen uw opmerkingen in en klik vervolgens op Wijzigingen aanvragen.
   • Wanneer de wijzigingen zijn doorgevoerd en de offerte klaar is om te worden gepubliceerd, gaat u terug naar de URL van de link voor het goedkeuren van de offerte. Klik rechtsboven op Goedkeuren en aanmaken.
6. De maker van de offerte krijgt een melding dat de offerte is goedgekeurd. Hij of zij kan de offerte vervolgens delen met contactpersonen.

Let op: om wijzigingen aan te brengen in een goedgekeurde offerte,moet u de offerte terugroepen en bewerken.

De handtekeningstatus van een oud offerte bekijken

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik naast een offerte met in behandeling zijnde handtekeningen op Acties en vervolgens opDetails.
3. Bekijk onder Prestaties de handtekeningstatus van de offerte.
   
   
   
4. Om een gedownloade kopie van de offerte af te drukken, beweeg je de muis over de offerte, klik je op Acties en vervolgens opDownloaden.

Let op: als u een ondertekende offerte downloadt, verwijdert Dropbox Sign links uit hypertekst in de secties Opmerkingen voor de koper of Aankoopvoorwaarden van de PDF-versie van de offerte. Het wordt aanbevolen om de volledige URL voor de gelinkte tekst op te nemen, zodat de link nog steeds klikbaar is nadat de offerte is gedownload.

Oude offertes elektronisch ondertekenen

Wanneer elektronische handtekeningen zijn ingeschakeld voor een oud offerte, kunnen kopers en medeondertekenaars hun handtekening aan de offerte toevoegen.

Voor extra veiligheid kunt u identiteitsverificatie inschakelen om een e-mailverificatiestap toe te voegen waarmee de identiteit van de ondertekenaar wordt bevestigd voordat deze de offerte mag ondertekenen. Medetekenaars kunnen het ondertekeningsproces starten vanuit het HubSpot-account, waardoor verificatie voor medetekenaars niet nodig is. Kopers moeten nog steeds de verificatie doorlopen.

Zowel kopers als medeondertekenaars kunnen het e-handtekeningproces starten vanuit een gedeelde oude offerte:

1. Ga naar de URL van de gepubliceerde offerte.
2. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, verifieer dan uw identiteit via e-mail:
   • Scroll in de gedeelde offerte naar het gedeelte Handtekening en klik vervolgens opVerifiëren om te ondertekenen naast uw naam op de offerte. U ontvangt een e-mail met de volgende stappen voor het ondertekenen van de offerte. U heeft één uur de tijd om het ondertekeningsproces te voltooien nadat u opVerifiëren om te ondertekenen hebt geklikt.

Let op: als je de offerte niet binnen een uur na het klikken op de knop Verifiëren om te ondertekenen ondertekent, ga je terug naar de gedeelde offerte en klik je opnieuw op Verifiëren om te ondertekenen om een nieuwe verificatie-e-mail te genereren. 

• • Ga naar uw e-mailinbox en zoek naar een e-mail met het onderwerp'Verifieer uw identiteit om uw offerte te ondertekenen'. Klik op 'Verifieer uw identiteit en onderteken offerte ' om het ondertekeningsproces te starten.

1. • Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met een dialoogvenster waarin uw identiteit wordt bevestigd. Klik op Begin met ondertekenen.
2. Klik rechtsboven op Aan de slag.

• • Klik op Klik om te ondertekenen naast uw naam onderaan de offerte.

• • Voeg in het dialoogvenster uw handtekening toe door op de tabbladen Tekenen,Typen ofUploaden te klikken om uw ondertekeningsmethode te selecteren. Klik vervolgens op Invoegen om de handtekening toe te voegen.
    
    
    
  • Klik rechtsboven op Doorgaan.

• • Klik rechtsboven op Ik ga akkoord om uw handtekening op de offerte op te slaan, of klik op Bewerken om uw handtekening te bewerken. 

• • Klik op Sluiten.

Medeondertekenaars ontvangen een e-mail waarin staat dat de offerte is ondertekend. Klik in de e-mail op 'Medeondertekenen' om het medeondertekeningsproces te starten. Medeondertekenaars kunnen een offerte ook medeondertekenen vanaf de indexpagina met offertes.

Zodra alle handtekeningen en medeondertekeningen zijn voltooid, ontvangt uw klant een kopie van het document dat hij of zij heeft ondertekend. De melding bevat een link naar het ondertekende document, dat samen met de offerte verloopt, en een pdf-kopie voor hun administratie.

Offertes koppelen aan aangepaste objecten

Als u een superbeheerder bent, kunt u uw account aanmelden voor de Offerte-koppelingen aan aangepaste objecten .

Koppel offertes aan aangepaste objecten om meer context te bieden in uw datamodel wanneer u aangepaste objecten gebruikt naast de standaardobjecten van HubSpot. Lees meer over koppelingslimieten in de product- en servicecatalogus.

1. Maak een aangepast object aan.
2. Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel.
3. Klik rechtsboven op'Gegevensmodel bewerken'.
4. Klik op de kaart van het aangepaste object op Alles weergeven.
   
   
   
5. Klik naast de kaart van het aangepaste object op +.
   
   
   
6. Klik op het vervolgkeuzemenuSelecteer het object dat u wilt koppelen aan [naam aangepast object] en selecteerOffertes.
7. Klik opMaken.
8. Om offertes aan het aangepaste object toe te voegen:
   • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
   • Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
   • Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer [naam van aangepast object].
   • Klik op de naam van een record van het aangepaste object.
   • Ga in de rechterzijbalk naar de kaart Offertes. Als de kaart Offertes niet standaard in uw record wordt weergegeven, kunt u deze handmatig toevoegen.
   • Klik op+Toevoegen om bestaande offertes te koppelen aan het aangepaste objectrecord.
   • Vink in de rechterzijbalk de selectievakjes aan naast de offertes die u wilt koppelen. Klik op Opslaan.
9. Om meer details over gekoppelde offertes vanuit het aangepaste object te bekijken:
   • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
   • Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
   • Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer [naam aangepast object].
   • Klik op de naam van een record van het aangepaste object.
   • Ga in de rechterzijbalk naar de kaart Offertes. Als de kaart Offertes niet standaard in uw record wordt weergegeven, kunt u deze handmatig toevoegen.
   • Beweeg de muis over de offerte en selecteer een optie:
     • Klik op hetpictogram 'externalLinkopen' om de offerte in een nieuw browsertabblad te openen.
     • Klik op hetpictogram 'dupliceren'om een link naar de quote te kopiëren.
     • Klik op hetpictogram 'Voorbeeld' om de offertegegevens in het rechterpaneel te bekijken.
     • Klik op hetpictogram metde drie puntjes en selecteer vervolgens een optie om de offerte te beheren. Klik op Koppeling verwijderen om de koppeling tussen de offerte en het aangepaste object te verwijderen. Lees meer overhet beheren van conceptoffertes en het beheren van gepubliceerde offertes.
10. Gekoppelde aangepaste objecten zijn beschikbaar in de ontwerpmanager voor gebruik met aangepaste legacy-offertesjablonen. 
    • Het onderstaande voorbeeld laat zien hoe u gekoppelde aangepaste objectrecords met behulp van HubL in een verouderde offertesjabloon kunt ophalen. In dit voorbeeld is het aangepaste object Partners:
      
      
<ul>

</ul>
    • Om dit aan te passen aan uw aangepaste object:
      • Vervang PARTNERS door de naam die overeenkomt met uw aangepaste object.
      • Vervang custom_objects._2_67836970 door de identificatiecode van uw aangepaste objecttype.
      • Vervang agency_name door de eigenschap van uw aangepaste object die u in de sjabloon wilt weergeven.

Oude offertes exporteren

Offertes exporteren naar CSV

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik bovenaan de tabel op Exporteren.
3. In het dialoogvenster:
   • Voer eenexportnaamin het tekstvakExportnaamin.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuBestandsformaaten selecteer eenformaat.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuTaal van kolomkoppenen selecteer eentaal.
   • Klik opAanpassen omde export verder aan te passen:
     • Selecteer onderEigenschappen opgenomen in exporteenoptievoor de eigenschappen die u in de export wilt opnemen.
     • Vink onder'Koppelingen opgenomen in export' het selectievakje'Naam van gekoppeld record opnemen'aan om de namen van gekoppelde records (bijv. de deal of factuur) op te nemen.
     • Selecteer onder'Koppelingen opgenomen in export' of umaximaal 1.000gekoppelde records wiltopnemen, ofalle gekoppelde records.
   • Klik opExporteren. Meer informatie overhet exporteren van records.

Geëxporteerde offertes

Om PDF-versies van offertes in je account te downloaden:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Offertes.
4. Klik onder Gepubliceerde offertes downloaden opDownloaden.
5. U ontvangt een e-mail en een melding in de app wanneer uw download gereed is.
6. Klik in de e-mail op Exportbestand downloaden om een ZIP-bestand te downloaden met PDF's van alle gepubliceerde offertes.