Gestionar cotizaciones heredadas

Gestione las cotizaciones heredadas desde la página de índice de cotizaciones. Puede ver, recuperar y editar, archivar, eliminar y exportar cotizaciones. También puede solicitar cambios en las cotizaciones o aprobarlas, asociar cotizaciones a otros registros y firmar electrónicamente las cotizaciones.

Antes de empezar

Este artículo hace referencia a la versión anterior de la herramienta de cotizaciones, que ya no está disponible para nuevos usuarios. El CPQ con IA de HubSpot ofrece una funcionalidad de cotización mejorada y está disponible con una cuenta de Commerce Hub Pro o Enterprise . Si utiliza una cuenta Commerce Hub Professional o Enterprise , aprenda a crear cotizaciones.

Las cuentas que no sean de Commerce Hub  Pro o Enterprise creadas antes del 3 de septiembre de 2025 pueden tener acceso a cotizaciones preexistentes:

• Usuarios de una cuenta gratuita: acceso a cotizaciones heredadas si se crearon una o más cotizaciones en los seis meses anteriores al 3 de septiembre de 2025.
• Los usuarios de una cuenta de Sales Hub: seguirán teniendo acceso a las cotizaciones heredadas después del 3 de septiembre de 2025.

Si tiene asignada una licencia deCommerce Hub y la opción para permitir la creación de cotizaciones hered adas está desactivada, perderá el acceso a las cotizaciones heredadas, incluidas las plantillas de cotizaciones heredadas. Para recuperar el acceso, puedes

• Cambie su licencia principal por una licencia de solo lectura.

• Pida a su superadministrador que active la opción para permitir la creación de cotizaciones heredadas. Debe tener una licencia de Commerce Hub para utilizar esta opción.

Administrar cotizaciones

Gestione las cotizaciones en borrador y publicadas desde la página de índice de cotizaciones. Commerce Hub cotizaciones no pueden ser editadas por usuarios de cotización preexistentes. Aprenda a identificar a qué experiencia de cotización tiene acceso.

Gestión de proyectos de cotizaciones heredadas

Para administrar borradores de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pasa el cursor sobre un borrador de cotización y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona una de las siguientes opciones:
   • Editar: edita la cotización. En el editor de cotizaciones, termina de configurar la cotización y haz clic en Crear.
   • Clonar: clona la cotización.
   • Eliminar: elimina la cotización. 

Nota: las cotizaciones elaboradas pueden inscribirse en workflows.

Gestionar las cotizaciones heredadas publicadas

Gestiona las cotizaciones publicadas desde la página de índice de cotizaciones. Las cotizaciones publicadas pueden tener los siguientes estados:

• Publicado: una cotización publicada que no tiene activada la firma electrónica ni los pagos online .
• Pendiente de firma: cotización pendiente de firma electrónica por parte del comprador o refrendante.
• En espera de pago: una cotización con pagos online habilitados que está en espera de pago.
• Pagado: una cotización con pagos online habilitados que ha sido pagada.
• Caducado: una cotización publicada ha superado la fecha de caducidad que se estableció al crearla. Si desea ver la cotización una vez caducada, haga clic en el nombre de la cotización en el registro del negocio y, a continuación, en el cuadro de diálogo, haga clic en Ver cotización para ver una versión en PDF. La URL del PDF generado caducará al cabo de una hora. 

Para gestionar las cotizaciones publicadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Coloca el cursor sobre una cotización publicada y haz clic en el menú desplegable Acciones. Según el estado y la configuración de una cotización, puede seleccionar una de las siguientes opciones:
   • Ver cotización: ve la cotización en una nueva pestaña del navegador.
   • Detalles: ve los detalles de la cotización, incluido el número de referencia, la cantidad de la cotización, la fecha de caducidad, los contactos asociados, la empresa asociada y el negocio asociado. Para gestionar una cotización desde su página de detalles, haz clic en el menú desplegable Acciones de la parte superior derecha y selecciona una acción. 

• • Copiar enlace: copia el enlace URL de la cotización.
  • Enviar por correo electrónico: abre el cuadro de diálogo Enviar cotización para enviar la cotización por correo electrónico.
  • Descargar: descarga una versión en PDF de la cotización.
  • Refrendo: refrendar la cotización cuando ésta requiere un refrendo.
  • Marcar como firmado: marque manualmente la cotización como firmada, cuando la cotización requiera una firma por escrito.
  • Convertir en factura: crea una factura utilizando la información de la cotización, incluidos los elementos de pedido asociados. Utiliza el editor de facturas para configurar los detalles de la factura.
  • Clonar: clona la cotización. Las cotizaciones clonadas incluyen asociaciones y todas las propiedades de elementos de pedido (precio, condiciones, descuento) de la cotización original.
  • Recall & edit: recuperar una cotización publicada para realizar cambios o revisiones.

• • Archivo: archive una cotización. No se publicará y se ocultará de la visualización predeterminada de la página de índice. Para ver sus cotizaciones archivadas, utilice el filtro Estado del archivo y configure el filtro como Archivado. Los compradores no podrán acceder a las cotizaciones archivadas. El archivo no se puede deshacer.
    
    
    
  • Eliminar: elimina la cotización. Se eliminará permanentemente de su cuenta e impedirá que los compradores accedan a la cotización. El borrado no se puede deshacer.

Nota: las cotizaciones que han sido firmadas electrónicamente por todas las partes, o que han sido pagadas, no pueden ser recuperadas y editadas, o eliminadas. Si una cotización tiene varias firmas electrónicas y no todas las partes han firmado electrónicamente la cotización, ésta puede recuperarse y editarse, o borrarse.

Solicitar cambios o aprobar una cotización heredada

Si se ha activado la opción de aprobación de cotizaciones , puede solicitar cambios o aprobar cotizaciones heredadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Las cotizaciones pendientes de aprobación tendrán un estado Pendiente de aprobación . Para ver todas las cotizaciones pendientes de aprobación, haga clic en Estado encima de la tabla de cotizaciones y seleccione Pendiente de aprobación.
   
   
   
3. Haga clic en el nombre de la cotización.
4. Si no es necesario realizar modificaciones, en la parte superior derecha, haga clic en Aprobar y crear.
5. Para solicitar cambios en la cotización, en la parte superior derecha, haga clic en Solicitar cambios.
   • En el cuadro de diálogo, en el campo Notas, introduce tus comentarios y luego haz clic en Solicitar cambios.
   • Cuando las ediciones se realicen y la cotización esté lista para ser publicada, navega a la URL del enlace de aprobación de cotización. En la parte superior derecha, haz clic en Aprobar y crear.
6. Al creador de la cotización se le notificará que la cotización fue aprobada. A continuación, pueden compartir la cotización con sus contactos.

Nota: para realizar cambios en una cotización aprobada, recupere y edite la cotización.

Revisar el estado de la firma de una cotización heredada

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Junto a una cotización con firmas pendientes, haz clic en Acciones, y luego en Detalles.
3. En Rendimiento, ve el estado de la firma de la cotización.
   
   
   
4. Para imprimir una copia descargada de la cotización, pasa el cursor por encima de la cotización, haz clic en Acciones y en Descargar.

Nota: si descargas una cotización firmada, Dropbox Sign elimina los enlaces de cualquier texto hipervinculado incluido en la secciónComentarios al comprador o Condiciones de compra de la versión en PDF de la cotización. Se recomienda usar la URL completa para el texto enlazado para que el enlace aún esté disponible después de descargar la cotización.

Cotizaciones del legado de firma electrónica

Cuando se activa la firma electrónica para una cotización heredada, los compradores y los refrendantes pueden añadir sus firmas a la cotización.

Para mayor seguridad, puede activar la verificación de identidad para incluir un paso de verificación por correo electrónico que confirme la identidad del firmante antes de permitirle firmar la cotización. Los contrafirmantes pueden iniciar el proceso de firma desde la cuenta de HubSpot, lo que elimina la necesidad de verificación para los contrafirmantes. Los compradores seguirán teniendo que pasar por la verificación.

Tanto los compradores como los refrendarios pueden iniciar el proceso de firma electrónica desde una cotización anterior compartida:

1. Vaya a la URL de la cotización publicada.
2. Si la verificación de identidad está activada, verifique su identidad por correo electrónico:
   • En la cotización compartida, desplázate hasta la sección Firma y haz clic en Verificar para firmar junto a tu nombre en la cotización. Se te enviará un correo electrónico con los siguientes pasos para firmar la cotización. Tendrás una hora para completar el proceso de firma después de hacer clic en Verificar para firmar.

Nota: si no firmas la cotización en el plazo de una hora después de hacer clic en el botón Verificar para firmar , vuelve a la cotización compartida y haz clic en Verificar para firmar de nuevo para generar un nuevo correo electrónico de verificación. 

• • Ve a la bandeja de entrada de tu correo electrónico y busca un mensaje con el asunto Verifica tu identidad para firmar la cotización. Haz clic en Verificar identidad y firmar la cotización para iniciar el proceso de firma.

1. • Se abrirá una nueva pestaña del navegador con un cuadro de diálogo que confirma tu identidad. Haz clic en Firmar.
2. Haz clic en Empezar en la parte superior derecha.

• • Haz clic en Haz clic para firmar junto a tu nombre en la parte inferior de la cotización.

• • En el cuadro de diálogo, agrega tu firma haciendo clic en las pestañas Dibujar, Escribir o Subir para seleccionar tu método de firma. A continuación, haga clic en Insertar
    
    para añadir la firma.
    
    
    
  • En la parte superior derecha, haz clic en Continuar.

• • En la parte superior derecha, haga clic en Acepto para guardar su firma en la cotización, o en Editar para modificar su firma. 

• • Haz clic en Cerrar.

Los refrendarios recibirán un correo electrónico notificándoles que la cotización ha sido firmada. En el correo electrónico, haga clic en refrendar para iniciar el proceso de refrendo. Los refrendantes también pueden refrendar una cotización desde la página del índice de cotizaciones.

Su cliente recibirá una copia del documento que ha firmado una vez que se hayan completado todas las firmas y refrendos. La notificación incluye un enlace al documento firmado, que caduca con la cotización, y una copia en PDF para sus archivos.

Asociar cotizaciones a objetos personalizados

Si usted es superadministrador, puede optar por incluir su cuenta en la versión beta de Asociaciones de cotización a objetos personalizados .

Asocie cotizaciones a objetos personalizados para proporcionar un mejor contexto en su modelo de datos cuando utilice objetos personalizados junto con los objetos estándar de HubSpot. Más información sobre los límites de asociación en el catálogo de productos y servicios.

1. Crear un objeto personalizado.
2. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Gestión de datos > Modelo de datos.
3. En la parte superior derecha, haga clic en ediEditar modelo de datos.
4. En la tarjeta de objeto personalizado, haga clic en Ver todo.
   
   
   
5. Junto a la tarjeta del objeto personalizado, haga clic en +.
   
   
   
6. Haga clic en el menú desplegable Seleccione el objeto que desea asociar a [nombre del objeto personalizado] y seleccione Cotizaciones.
7. Haz clic en Crear.
8. Para añadir cotizaciones al objeto personalizado:
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
   • En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
   • En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione [nombre de objeto personalizado].
   • Haga clic en el nombre de un registro de objeto personalizado.
   • En la barra lateral derecha, vaya a la tarjeta de cotizaciones . Si la tarjeta de cotizaciones no aparece por defecto en su registro, puede añadirla manualmente.
   • Haga clic en +Añadir para asociar las cotizaciones existentes al registro de objetos personalizados.
   • En la barra lateral derecha, seleccione las casillas de verificación situadas junto a las cotizaciones que desea asociar. Haz clic en Guardar.
9. Para ver más detalles sobre las cotizaciones asociadas del objeto personalizado:
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
   • En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
   • En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione [nombre de objeto personalizado].
   • Haga clic en el nombre de un registro de objeto personalizado.
   • En la barra lateral derecha, vaya a la tarjeta de cotizaciones . Si la tarjeta de cotizaciones no aparece por defecto en su registro, puede añadirla manualmente.
   • Pase el ratón por encima de la cotización y seleccione una opción:
     • Haga clic en el icono externalLink para abrir la cotización en una nueva pestaña del navegador.
     • Haga clic en el icono duplicate para copiar un enlace a la cotización.
     • Haga clic en el icono preview para ver los detalles de la cotización en el panel derecho.
     • Haga clic en el icono ellipses icono de los tres puntos y, a continuación, seleccione una opción para gestionar la cotización. Haga clic en Eliminar asociación para eliminar la asociación entre la cotización y el objeto personalizado. Más información sobre la gestión de borradores de cotizaciones y la gestión de cotizaciones publicadas.
10. Los objetos personalizados asociados están disponibles en el administrador de diseño para su uso con plantillas de cotización heredadas personalizadas. 
    • El siguiente ejemplo muestra cómo extraer registros de objetos personalizados asociados en una plantilla de cotización heredada utilizando HubL. En este ejemplo, el objeto personalizado es Partners:
      
      
<ul>
 
</ul>
    • Para adaptarlo a su objeto personalizado:
      • Sustituya PARTNERS por el nombre que corresponda a su objeto personalizado.
      • Sustituya custom_objects._2_67836970 por el identificador de su tipo de objeto personalizado.
      • Sustituya agency_name por la propiedad de su objeto personalizado que desea mostrar en la plantilla.

Exportar cotizaciones preexistentes

Exportar cotizaciones a CSV

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. En la parte superior de la tabla, haz clic en Exportar.
3. En el cuadro de diálogo:
   • Introduce un nombre de exportación en el cuadro de texto Nombre de exportación.
   • Haz clic en el menú desplegable Formato de archivo y selecciona un formato.
   • Haz clic en el menú desplegable Idioma de los encabezados de las columnas y selecciona un idioma.
   • Haga clic en Personalizar para personalizar aún más la exportación:
     • En Propiedades incluidas en la exportación, selecciona una opción para las propiedades que deseas incluir en la exportación.
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, selecciona la casilla de verificación Incluir nombre de registro asociado para incluir nombres de registro asociados (por ejemplo, el negocio o la factura). 
     • En Asociaciones incluidas en la exportación, selecciona si deseas incluir hasta 1.000 registros asociados o todos los registros asociados.
   • Haz clic en Exportar. Más información sobre cómo exportar registros.

Exportación de cotizaciones publicadas

Para descargar versiones en PDF de las cotizaciones en su cuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haga clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y seleccione Cotizaciones.
4. En Descargar cotizaciones publicadas , haz clic en Descargar.
5. Recibirás un correo electrónico y una notificación en la aplicación cuando esté lista la descarga.
6. Haga clic en Descargar archivo de exportación en el correo electrónico para descargar un archivo ZIP que contiene los PDF de todas las cotizaciones publicadas.