Gestire i preventivi pregressi

Utilizza le citazioni predefinite per creare e condividere citazioni direttamente da HubSpot. Aggiungi voci per configurare i prodotti e i servizi in vendita, ottenere l'accettazione tramite firma autografa o firma elettronica e riscuotere i pagamenti utilizzando HubSpot Payments o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti.

Dopo aver creato i preventivi tradizionali, gestiscili dalla pagina indice dei preventivi. Puoi visualizzare, richiamare e modificare, archiviare, eliminare ed esportare i preventivi. Puoi anche richiedere modifiche o approvare i preventivi, associarli ad altri record e apporre la firma elettronica sui preventivi.

Prima di iniziare

Questo articolo fa riferimento allo strumento dei preventivi legacy, che non è più disponibile per i nuovi utenti. Il CPQ basato sull’intelligenza artificiale di HubSpot offre funzionalità avanzate di preventivazione ed è disponibile con un account Revenue Hub Professional o Enterprise. Se utilizzi un Revenue HubProfessional o Enterprise, scopri come creare preventivi.

Non-Revenue HubProfessional oEnterprise creati prima del 3 settembre 2025 potrebbero avere accesso ai preventivi legacy:

• Utenti con un account gratuito: accesso ai preventivi preesistenti se uno o più preventivi sono stati creati nei sei mesi precedenti il 3 settembre 2025.
• Utenti con un account Sales Hub: continueranno ad avere accesso ai preventivi preesistenti anche dopo il 3 settembre 2025.

Se ti è stata assegnata una licenzadi Revenue Hub e l’impostazione che consente la creazione di preventivi legacy è disattivata, perderai l’accesso ai preventivi legacy, inclusi i modelli di preventivo legacy. Per riottenere l’accesso, puoi:

• Cambia il tuo account in un account core o di sola visualizzazione.

• Chiedi al tuo Super Admin di attivare l’impostazione che consente la creazione di preventivi legacy. Devi disporre di un posto "Revenue  per utilizzare questa opzione.

Gestire i preventivi

Gestisci le preventivi in bozza e quelli pubblicati dalla pagina indice dei preventivi. I preventividi Revenue Hub non possono essere modificati dagli utenti dei preventivi legacy. Scopri come identificarea quale tipo di preventivi hai accesso.

Gestire le bozze dei preventivi legacy

Per gestire le bozze dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Passa con il mouse su una bozza di preventivo e fai clic sul menu a tendina Azioni, quindi seleziona una delle seguenti opzioni:
   • Modifica: modifica il preventivo. Nell’editor dei preventivi, completa la configurazione del preventivo, quindi fai clic su Crea.
   • Clona: clona il preventivo.
   • Elimina: elimina il preventivo. 

Nota: i preventiviin bozza possono essere inseriti nei flussi di lavoro.

Gestire i preventivi legacy pubblicati

Gestisci i preventivi pubblicati dalla pagina indice dei preventivi. I preventivi pubblicati possono avere i seguenti stati:

• Pubblicato: un preventivo pubblicato per il quale non sono attivate né la firma elettronica né i pagamenti online.
• In attesa di firma: unpreventivo in attesa della firma elettronica da parte dell’acquirente o del controfirmatario.
• In attesa di pagamento: un preventivo con i pagamenti online abilitati in attesa di pagamento.
• Pagato: un preventivo con i pagamenti online abilitati che è stato pagato.
• Scaduto: unpreventivo pubblicato ha superato la data di scadenza impostata al momento della creazione. Se desideri visualizzare il preventivo dopo la scadenza, fai clic sul nome del preventivo nella scheda dell’affare. Quindi, nella finestra di dialogo, fai clic su Visualizza preventivo per visualizzarne una versione in formato PDF. L’URL del PDF generato scadrà dopo un’ora. 

Per gestire i preventivi pubblicati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Passa il mouse su un preventivo pubblicato e fai clic sul menua discesa "Azioni" . A seconda dello stato e della configurazione del preventivo, puoi selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Visualizza preventivo: visualizza il preventivo in una nuova scheda del browser.
   • Dettagli: visualizzai dettagli del preventivo, inclusi il numero di riferimento, l’importo del preventivo, la data di scadenza, i contatti associati, l’azienda associata e l’affare associato. Per gestire un preventivo dalla sua pagina dei dettagli, clicca sul menu a tendina “Azioni” in alto a destra e seleziona un’azione. 

• • Copia link: copia il link URL del preventivo.
  • Invia via e-mail: aprila finestra di dialogo "Invia preventivo" per inviare il preventivo tramite e-mail.
  • Scarica: scarica una versione PDF del preventivo. La versione scaricata rispecchierà la versione stampabile del preventivo. Il contenuto che non rientra nello spazio disponibile su una pagina proseguirà nella pagina successiva.

Nota: se durante l'anteprima del preventivo viene visualizzato un banner di consenso o un widget di chat, questi saranno presenti anche nel preventivo scaricato. Per rimuovere i banner di consenso dal preventivo, aggiungi il codice CSS al modello del preventivo. Per rimuovere i widget di chat, collega un sottodominio separato per i preventivi (ad es. billing.website.com) ed escludi il widget di chat da quel dominio. 

• Controsfirma: apporrela controsfirma quando il preventivo la richiede.
• Contrassegna come firmato: contrassegna manualmente il preventivo come firmato, quando il preventivo richiede una firma autografa.
• Converti in fattura: crea una fattura utilizzando le informazioni del preventivo, comprese le voci associate. Utilizza l’editor delle fatture per configurarne i dettagli.
• Clona: clona il preventivo. I preventivi clonati includono i collegamenti e tutte le proprietà delle voci (prezzo, condizioni, sconto) del preventivo originale.
• Richiamare e modificare: richiamare un preventivo pubblicato per apportare modifiche o revisioni.

• • Archivia: archivia un preventivo. Verrà rimosso dalla pubblicazione e nascosto dalla visualizzazione predefinita della pagina indice. Visualizza i tuoi preventivi archiviati utilizzando il filtro di stato "Archivio"e impostando il filtro su"Archiviato". Gli acquirenti non potranno accedere ai preventivi archiviati. L'archiviazione non può essere annullata.
    
    
    
  • Elimina: elimina il preventivo. Verrà rimosso definitivamente dal tuo account e gli acquirenti non potranno più accedervi. L'eliminazione non può essere annullata.

Nota bene: i preventivi che sono stati firmati elettronicamente da tutte le parti o che sono stati pagati non possono essere richiamati, modificati o eliminati. Se un preventivo presenta più firme elettroniche e non tutte le parti lo hanno firmato, è possibile richiamarlo, modificarlo o eliminarlo.

Richiedere modifiche o approvare un preventivo preesistente

Se l’impostazione di approvazione dei preventivi è stata attivata, è possibile richiedere modifiche o approvare preventivi preesistenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. I preventivi in attesa di approvazione avranno lo stato"In attesa di approvazione". Per visualizzare tutti i preventivi in attesa di approvazione, fare clic su "Stato" sopra la tabella dei preventivi, quindi selezionare "In attesa di approvazione".
   
   
   
3. Fare clic sulnome del preventivo.
4. Se non sono necessarie modifiche, in alto a destra, clicca su "Approva e crea".
5. Per richiedere modifiche al preventivo, in alto a destra, fare clic su " Richiedi modifiche".
   • Nella finestra di dialogo, nel campo "Note ", inserisci i tuoi commenti, quindi clicca su "Richiedi modifiche".
   • Una volta apportate le modifiche e quando il preventivo è pronto per essere pubblicato, torna all’URL del link di approvazione del preventivo. In alto a destra, clicca su “Approva e crea”.
6. L'autore del preventivo riceverà una notifica di approvazione. A quel punto potrà condividere il preventivo con i propri contatti.

Nota bene: per apportare modifiche a un preventivo approvato, richiamare e modificare il preventivo.

Verifica lo stato delle firme di un preventivo legacy

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Accanto a un preventivo con firme in sospeso, fare clic su "Azioni", quindi su"Dettagli".
3. Nella sezione " Prestazioni", visualizza lo stato delle firme del preventivo.
   
   
   
4. Per stampare una copia scaricata del preventivo, passare il mouse sul preventivo e fare clic su Azioni, quindi suScarica.

Nota: se scarichi un preventivo firmato, Dropbox Sign rimuove i link da qualsiasi testo con collegamento ipertestuale incluso nella sezione "Commenti all'acquirente" o "Condizioni di acquisto " dalla versione PDF del preventivo. Si consiglia di includere l'URL completo per il testo collegato in modo che il link sia ancora cliccabile dopo il download del preventivo.

Firmare elettronicamente i preventivi preesistenti

Quando la firma elettronica è abilitata per un preventivo legacy, gli acquirenti e i controfirmatari possono aggiungere le loro firme al preventivo.

Per una maggiore sicurezza, è possibile attivare la verifica dell’identità per includere una fase di verifica tramite e-mail volta a confermare l’identità del firmatario prima di consentirgli di firmare il preventivo. I controfirmatari possono avviare il processo di firma dall’interno dell’account HubSpot, il che elimina la necessità di verifica per i controfirmatari. Gli acquirenti dovranno comunque sottoporsi alla verifica.

Sia gli acquirenti che i controfirmatari possono avviare il processo di firma elettronica da un preventivo preesistente condiviso:

1. Accedi all'URL del preventivo pubblicato.
2. Se la verifica dell'identità è attivata, verifica la tua identità tramite e-mail:
   • Nel preventivo condiviso, scorri fino alla sezione Firma, quindi fai clicsu Verifica per firmare accanto al tuo nome sul preventivo. Ti verrà inviata un'e-mail con le istruzioni su come procedere per firmare il preventivo. Avrai un'ora di tempo per completare la procedura di firma dopo aver cliccato su"Verifica per firmare". Se non firmi il preventivo entro un'ora dal clic sul pulsante "Verifica per firmare ", torna al preventivo condiviso e clicca nuovamente su "Verifica per firmare" per generare una nuova e-mail di verifica.
   • Accedi alla tua casella di posta elettronica e cerca un’e-mail con oggetto “Verifica la tua identità per firmare il preventivo”. Fai clic su “Verifica la tua identità e firma il preventivo ” per avviare la procedura di firma.
     
     
     
   • Si aprirà una nuova scheda del browser con una finestra di dialogo che conferma la tua identità. Fai clic su " Inizia a firmare".
3. Fai clic su "Inizia " in alto a destra.
   
   
   
4. Fai clic su "Fai clic per firmare " accanto al tuo nome nella parte inferiore del preventivo.
   
   
   
5. Nella finestra di dialogo, aggiungi la tua firma cliccando sulle schede "Disegna", "Digita" o "Carica " per selezionare il metodo di firma desiderato. Quindi clicca su "Inserisci" per aggiungere la firma.
   
   
   
6. In alto a destra, clicca su " Continua".
7. In alto a destra, clicca su "Accetto" per salvare la tua firma sul preventivo, oppure clicca su "Modifica " per modificare la tua firma.
8. Fai clic su " Chiudi".

I controfirmatari riceveranno un’e-mail che li informerà che il preventivo è stato firmato. Nell’e-mail, clicca su “Controfirma” per avviare il processo di controfirma. I controfirmatari possono anche controfirmare un preventivo dalla pagina dell’indice dei preventivi.

Il cliente riceverà una copia del documento che ha firmato una volta completate tutte le firme e le controfirmature. La notifica include un link al documento firmato, che scade insieme al preventivo, e una copia in formato PDF da conservare nei propri archivi.

Associare i preventivi a oggetti personalizzati

Se sei un Super Amministratore, puoi attivare per il tuo account la funzione "Associazione dei preventivi agli oggetti personalizzati" .

Associa i preventivi agli oggetti personalizzati per fornire un contesto migliore nel tuo modello di dati quando utilizzi oggetti personalizzati insieme a quelli standard di HubSpot. Scopri di più sui limiti di associazione dell’ e nel catalogo dei prodotti e dei servizi.

1. Crea un oggetto personalizzato.
2. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Gestione dati > Modello di dati. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dati > Modello di dati.
3. In alto a destra, fare clic suModifica modello di dati.
4. Nella scheda dell'oggetto personalizzato, fare clic su Visualizza tutto.
   
   
   
5. Accanto alla scheda dell’oggetto personalizzato, fare clic su +.
   
   
   
6. Fai clic sul menu a discesa"Seleziona l'oggetto che desideri associare a [nome oggetto personalizzato] " e seleziona "Preventivi".
7. Fare clic su "Crea".
8. Per aggiungere preventivi all'oggetto personalizzato:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
   • Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione " Gestione dati ", clicca su " Oggetti".
   • Nella pagina " Oggetti ", clicca sul menu a tendina "Seleziona un oggetto " e seleziona [nome oggetto personalizzato].
   • Fai clic sul nome di un record dell'oggetto personalizzato.
   • Nella barra laterale destra, vai alla scheda Preventivi. Se la scheda Preventivi non viene visualizzata per impostazione predefinita nel tuo record, puoi aggiungerla manualmente.
   • Fare clic su+Aggiungi per associare i preventivi esistenti al record dell’oggetto personalizzato.
   • Nella barra laterale destra, seleziona le caselle di controllo accanto ai preventivi che desideri associare. Fai clic su Salva.
9. Per visualizzare ulteriori dettagli sui preventivi associati dall’oggetto personalizzato:
   • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
   • Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
   • Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare [nome dell'oggetto personalizzato].
   • Fai clic sul nome di un record dell’oggetto personalizzato.
   • Nella barra laterale destra, vai alla scheda Preventivi. Se la scheda Preventivi non viene visualizzata per impostazione predefinita nel tuo record, puoi aggiungerla manualmente.
   • Passa il mouse sul preventivo e seleziona un'opzione:
     • Fai clicsull'icona del link esterno per aprire il preventivo in una nuova scheda del browser.
     • Fai clicsull’icona " duplicatecopy " per copiare un link alla citazione.
     • Fare clicsull'icona di anteprima per visualizzare i dettagli del preventivo nel pannello di destra.
     • Fare clicsull’icona dei tre puntini e selezionare un’opzione per gestire il preventivo. Fare clic su Rimuovi associazione per rimuovere l’associazione tra il preventivo e l’oggetto personalizzato. Ulteriori informazionisulla gestione dei preventivi in bozza e dei preventivi pubblicati.
10. Gli oggetti personalizzati associati sono disponibili nel Design Manager per l’utilizzo con modelli di preventivo legacy personalizzati. 
    • L'esempio riportato di seguito mostra come importare i record degli oggetti personalizzati associati in un modello di preventivo legacy utilizzando HubL. In questo esempio, l'oggetto personalizzato è "Partner":
      
      
<ul>
 
</ul>
    • Per adattarlo al tuo oggetto personalizzato:
      • Sostituisci PARTNERS con il nome corrispondente al tuo oggetto personalizzato.
      • Sostituisci custom_objects._2_67836970 con l'identificatore del tuo tipo di oggetto personalizzato.
      • Sostituisci agency_name con la proprietà del tuo oggetto personalizzato che desideri visualizzare nel modello.

Esporta preventivi legacy

Esporta i preventivi in formato CSV

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Preventivi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Preventivi.
2. Nella parte superiore della tabella, fare clic su Esporta.
3. Nella finestra di dialogo:
   • Inserisci unnome per l'esportazionenella casella di testoNome esportazione.
   • Fare clic sul menu a discesaFormato filee selezionare unformato.
   • Fare clic sul menu a discesaLingua delle intestazioni delle colonnee selezionare unalingua.
   • Fare clic suPersonalizza perpersonalizzare ulteriormente l'esportazione:
     • In "Proprietà incluse nell'esportazione", selezionareun'opzioneper scegliere quali proprietà includere nell'esportazione.
     • In "Associazioni incluse nell'esportazione", selezionare la casella di controllo"Includi nome del record associato"per includere i nomi dei record associati (ad esempio, l'affare o la fattura).
     • In "Associazioni incluse nell'esportazione", seleziona seincludere fino a 1.000record associati otutti i record associati.
   • Fai clic suEsporta. Scopri di piùsull'esportazione dei record.

Esporta preventivi pubblicati

Per scaricare le versioni PDF dei preventivi presenti nel tuo account:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Preventivi".
4. Sotto " Scarica preventivi pubblicati ", clicca su "Scarica".
5. Riceverai un'e-mail e una notifica nell'app quando il download sarà pronto.
6. Fai clic su Scarica file di esportazione nell'e-mail per scaricare un file ZIP contenente i PDF di tutti i preventivi pubblicati.