Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Tickets

Automatiseren van ticketstatus en acties

Laatst bijgewerkt: oktober 12, 2021

Geldt voor:

Service Hub Starter, Professional, Enterprise

Stel ticketautomatisering in om uw ticketstatussen up-to-date te houden in HubSpot en servicevertegenwoordigers te helpen begrijpen wat de volgende actie is die ze met een ticket moeten ondernemen. U kunt ook bepaalde acties automatiseren, zoals het automatisch verzenden van een e-mail wanneer een ticket voor het eerst wordt aangemaakt of wanneer een ticket wordt gesloten. Meer informatie over het aanmaken van tickets en het instellen van uw tickets.

Ticketstatus automatiseren

U kunt tickets aanmaken voor nieuwe e-mailconversaties of een bestaande ticketstatus bewerken wanneer een nieuwe e-mail wordt verzonden of ontvangen.

  • { local.navSettings }}
  • Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Tickets.
  • Klik op de Pijplijnen tabblad.
  • In de Selecteer een pijplijn sectie, klik op de uitklapmenuen selecteer vervolgens deticketpijplijn die u wilt automatiseren.
  • Klik op de knop automatiseren tabblad.
  • U kunt de volgende instellingen bekijken en bewerken:
    • Verbonden kanalen: er wordt een ticket aangemaakt voor alle nieuwe inkomende berichten die naar de vermelde kanalen worden verzonden. Ticket automatisering zal van toepassing zijn op deze tickets. Als u niet wilt dat er een ticket wordt aangemaakt voor berichten die naar een kanaal worden gestuurd, klikt u op de naam van het kanaal om de ticketautomatisering uit te schakelen in de instellingen van het kanaal.
    • Update ticket status: de status van een ticket zal worden bijgewerkt door de standaard triggers, Een e-mail is verzonden naar een klant en Een klant antwoordt op een e-mail.
      • Een e-mail wordt verzonden naar een klant: de ticketstatus zal veranderen wanneer een gebruiker een e-mail stuurt naar een contactpersoon van het ticketrecord. E-mails verzonden vanuit het contactrecord zullen geen ticketstatusverandering triggeren.
      • Een klant antwoordt op een e-mail: de ticketstatus zal veranderen wanneer een klant antwoordt op dezelfde thread als waarop het ticket is aangemaakt. Indien het ticket gesloten en daarna heropend werd, zullen alle nieuwe threads op het ticket ook de ticketstatus updaten. Doorgestuurde e-mails, of andere e-mails die door de contactpersoon zijn verzonden, zullen de ticketstatus niet doen veranderen.
    • Om een trigger uit te schakelen, verwijder het vinkje links van de naam van de trigger.
    • Om de actie te bewerken, beweeg met de muis over de tabel en klik op Bewerk actie. In het rechterpaneel, klik op het dropdown menu om een ticket status te selecteren, klik dan op Opslaan.
    • Service Hub Professionele en Enterprise gebruikers met workflow permissies kunnen met de muis over de tabel gaan en op Bekijk workflow klikken om de automatisering te bekijken in de workflow editor.

update-ticket-status-automation

Ticket acties automatiseren

Met ticketautomatisering kunt u een geautomatiseerde e-mail verzenden vanuit de gesprekken inbox wanneer een ticket is ontvangen of gesloten. Gebruik deze e-mailsjablonen om een klant te laten weten dat u hun bericht hebt ontvangen of dat hun probleem is opgelost. U kunt ook een interne notificatie naar uw teamleden sturen wanneer de status van een ticket verandert.
  • { local.navSettings }}
  • Ga in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Tickets.
  • Klik op de Pijplijnen tabblad.
  • In de Selecteer een pijplijn klikt u op het uitklapmenuen selecteer vervolgens de ticketpijplijn die u wilt automatiseren.
  • Navigeer naar de automatiseren tabblad en klik vervolgens op Extra status automatisering om meer automatiseringsinstellingen uit te breiden.
  • In de Acties triggeren wanneer een ticket een bepaalde status bereikt klikt u op het plus-pictogram toevoegen om acties voor elke ticketstatus te automatiseren.

  • Om een e-mail te verzenden wanneer een ticket is geopend of gesloten, selecteert u in het rechterpaneel E-mail verzenden en vervolgens het keuzerondje Ticket ontvangen of Ticket gesloten om de door HubSpot gemaakte e-mailsjabloon te kiezen. Zodra de e-mail is verzonden, krijgt u een melding in uw conversatie-inbox met een link en tijdstempel.

Let op: de geautomatiseerde e-mails hebben standaard HubSpot branding. Alleen accounts met Marketing Hub abonnementen, Starter en hoger, kunnen de branding verwijderen.

create-ticket-workflow

  • Om een interne notificatie naar uw team te sturen wanneer een ticket een bepaalde status bereikt, selecteert u in het rechterpaneelInterne e-mailnotificatie verzenden. U kunt ervoor kiezen om deze melding naar een specifieke gebruiker, team of eigenaar te sturen.
  • Om een bestaande workflow actie te beheren, klikt u rechtsboven in de actiewolbel op het vervolgkeuzemenu Acties:
    • Om een opmerking achter te laten voor andere gebruikers in het account, selecteert u Commentaar. Typ uw antwoord en klik op Opslaan.
    • Om de details van de actie te bewerken, selecteert u Bewerken. In het zijpaneel, werk de informatie bij en klik op Opslaan.
    • Als u een actie wilt verwijderen, gaat u met de muis over de optie Verwijderen. Selecteer Deze actie om alleen de geselecteerde actie te verwijderen of selecteer Deze actie en alles wat erop volgt om de geselecteerde actie en alle acties die erop volgen te verwijderen.

ticket-automation-action-dropdown

  • Als u een Service Hub Professional of Enterprise account hebt, kunt u hier ook andere ticketgebaseerde workflowacties toevoegen, inclusief de opties omacties te klonen of te verplaatsen . Klik op Openen in Workflows om naar de workflow builder te navigeren waar u extra acties kunt toevoegen en de instellingen van de workflow kunt bewerken.

Let op: Als u de inschrijftriggers wilt bewerken of herinschrijving wilt inschakelen, kloon dan de oorspronkelijke workflow en verwijder vervolgens de oude workflow om onverwachte inschrijvingen te voorkomen.

open-in-workflows
  • Klik op Opslaan.

Let op: de bovenstaande geautomatiseerde acties zijn standaard niet van toepassing op live chat of Facebook Messenger gesprekken. Om ticketautomatisering voor live chat of Facebook messenger te hebben, kunt u een workflow maken en aanpassen en de inschrijftriggers van de workflow aanpassen om gesprekken op te nemen waarbij de bron gelijk is aan Chat.