Workflow-instellingen beheren

Als u uitschrijvingstriggers of een uitsluitingslijst wilt toevoegen om te bepalen wanneer records uit een workflow moeten worden uitgeschreven, lees dan meer over het beheren van uitschrijvingen in workflows.

Bij het configureren van uw inschrijvingstriggers verschijnt de optie om een uitsluitingslijst of uitschrijvingstriggers toe te voegen op het tabblad Instellingen. 

Timing 

Gebruik timinginstellingen om aan te geven wanneer een workflow acties wel of niet moet uitvoeren. Standaard worden workflowacties uitgevoerd zodra een aangemeld record de actie bereikt.

Deze instelling heeft geen invloed op de inschrijving in je workflow, maar alleen op acties na de inschrijving. Als je problemen ondervindt met de inschrijving in je workflow, lees dan hoe je veelvoorkomende problemen met de inschrijving in workflows kunt oplossen. 

Let op: als er voor je HubSpot-account geen tijdzone is ingesteld, worden de timinginstellingen van de workflow standaard ingesteld op EST (Eastern Standard Time). Lees meer over het aanpassen van de tijdzone van je account.

Je kunt de timinginstellingen van je workflow als volgt configureren: 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van je workflow.
3. Klik linksboven op Instellingen.
4. Configureer in het gedeelte 'Timing ' van het rechterpaneel het volgende:
   • Acties alleen op specifieke tijdstippen uitvoeren: geef aan wanneer records workflowacties kunnen uitvoeren op basis van de tijdzone van uw account. 

     • Het tijdstip voor de opnieuw geplande actie wordt bepaald door het moment waarop het aangemelde record de workflowactie bereikt:

       • Als een record een actie bereikt buiten de opgegeven dagenentijden:de workflow zal de actie opnieuw inplannen voor het vroegst beschikbare tijdstip op de eerstvolgende beschikbare dag.
       • Als een record een actie bereikt buiten de opgegeven dagen maar binnen de opgegeven uitvoeringstijden: deworkflow zal de actie opnieuw inplannen voor hetzelfde tijdstip op de eerstvolgende beschikbare dag. Dit geldt ook als aan een workflow een pauzedatum is toegevoegd via de instelling 'Voer geen acties uit op specifieke datum '.

• • • Om overbelasting van de workflow te voorkomen, worden acties opnieuw ingepland voor uitvoering binnen een tijdsvenster van 15 minuten. Als de eerstvolgende beschikbare tijd bijvoorbeeld 09:00 uur is, worden acties opnieuw ingepland tussen 09:00 en 09:15 uur.
    • Vertragingen en 'als/dan'-vertakkingen worden niet opnieuw ingepland, maar de volgende actie wel. Een op deals gebaseerde workflow is bijvoorbeeld zo ingesteld dat acties alleen van maandag tot en met donderdag tussen 09.00 en 17.00 uur worden uitgevoerd. De deal gaat op donderdag een vertraging van twee dagen in en komt daar op zaterdag weer uit. De volgende actie wordt dan opnieuw ingepland voor maandag tussen 09.00 en 09.15 uur.

• • Voer geen acties uit op specifieke datums: pauzeer een workflow om te voorkomen dat acties op specifieke datums worden uitgevoerd. Je kunt de datums ook zo instellen dat de workflow jaarlijks wordt gepauzeerd. Op die datums wordt een record, wanneer het een actie bereikt, gepauzeerd tot de volgende beschikbare datum. Houd bij het gebruik van pauzedatums rekening met het volgende:

    • Bij het opnieuw inplannen van acties houdt het systeem rekening met andere datuminstellingen. Een workflow is bijvoorbeeld zo ingesteld dat acties alleen worden uitgevoerd van maandag tot en met woensdag van 9.00 tot 17.00 uur. Als u een pauzedatum toevoegt die op een woensdag valt, worden alle acties die voor die woensdag zijn gepland, verplaatst naar de volgende maandag om 9.00 uur.
    • Records worden op gepauzeerde dagen nog steeds ingeschreven en komen nog steeds in vertragingen en ‘als/dan’-vertakkingen terecht. Zodra ze de vertraging of de ‘als/dan’-vertakking verlaten, worden ze in plaats daarvan bij de volgende actie gepauzeerd. 
  • Plan de workflow zo in dat deze automatisch wordt uitgeschakeld: plan de workflow zo in dat deze na een specifieke datum en tijd wordt uitgeschakeld. Lees meer over het uitschakelen van workflows.

Prestatiemeldingen

Voordat je meldingen instelt in de workflow-editor:

• Je gebruikersmeldingen moeten zijn ingeschakeld. Als e-mailmeldingen voor workflows voor een gebruiker zijn uitgeschakeld, worden records nog steeds aan workflows toegevoegd en worden deze uitgevoerd, maar ontvangt die gebruiker geen e-mailmeldingen over de workflow. Lees meer over het instellen van gebruikersmeldingen in HubSpot. 

  • Dit geldt ook voor aangepaste meldingen die vanuit de workflow-tool worden verzonden.

  • Deze instelling is gebruikersspecifiek en heeft alleen invloed op de individuele gebruiker wiens meldingen zijn uitgeschakeld.

• Beheerdersper beheerder kan standaardmeldingsvoorkeuren instellen voor andere gebruikers instellen, maar de instellingen die door individuele gebruikers zijn ingesteld, hebben voorrang op de standaardinstellingen.

Gebruikersmeldingen inschakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar ‘Meldingen’.
3. Klik bovenaan op het tabblad E-mail .
4. Klik in het gedeelte E-mail op de schakelaar om deze in te schakelen, zodat u e-mailmeldingen in uw inbox ontvangt.
5. Scroll naar beneden en klik om het gedeelte 'Workflows' uit te vouwen.
6. Vink de selectievakjes aan naast de relevante soorten meldingen.
    

Workflowmeldingen instellen

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van je workflow.
3. Klik linksboven in de workflow-editor op 'Instellingen'.
4. Configureer in het gedeelte Prestaties van het rechterpaneel het volgende:
   • Ontvang een melding wanneer deze workflow moet worden gecontroleerd: breng gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer de status van de workflow verandert in Moet worden gecontroleerd in de tool voor automatiseringsproblemen. Lees meer over het oplossen van automatiseringsproblemen in HubSpot.
     
     • Er wordt een melding verzonden telkens wanneer er een probleem optreedt of zich opnieuw voordoet in de workflow. 

1. • • Als er daarna opnieuw problemen optreden of nieuwe problemen worden gedetecteerd, verandert de status automatisch terug naar ‘Moet worden beoordeeld’ in de tool voor automatiseringsproblemen. Er wordt ook een nieuwe melding verzonden.
     • Om een overdaad aan meldingen te voorkomen, worden meldingen automatisch per workflow beperkt. Als er meerdere problemen tegelijk optreden, ontvangt u niet voor elk probleem een afzonderlijke melding. U kunt alle actieve problemen op elk moment bekijken op het tabblad ‘Moet worden beoordeeld’ in de tool voor automatiseringsproblemen.
     • Er is geen aanvullende configuratie nodig. Meldingen volgen uw bestaande instellingen voor workflowmeldingen.

• • Ontvang een melding als het inschrijvingspercentage verandert: breng gebruikers en teams op de hoogte telkens wanneer het aantal inschrijvingen voor de workflow boven of onder een bepaalde drempelwaarde komt. Je kunt ervoor kiezen om Breeze Intelligence te gebruiken om deze drempelwaarde te bepalen, of handmatig een stijgings- of dalingspercentage instellen om de melding te activeren. 
    • Gebruik Breeze Intelligence: gebruik Breeze, de AI van HubSpot, om ongebruikelijke veranderingen in inschrijvingspercentages automatisch te detecteren.
      • Breeze Intelligence vergelijkt het inschrijvingspercentage elke dag met het patroon van de inschrijvingen in de afgelopen maand. Ongewone dalingen of pieken in het inschrijvingspercentage leiden tot e-mailmeldingen.
      • Bij gebruik van deze instelling hoeven gebruikers geen drempelwaarde in te stellen. 
    • Een handmatig bereik gebruiken: stel handmatig een stijgings- of dalingspercentage in om de e-mailmeldingen te activeren. Configureer het volgende wanneer je deze optie selecteert: 
      • Controlefrequentie: kies of het aantal inschrijvingen wekelijks of dagelijks moet worden gecontroleerd. 
        • Wekelijks: controleer en verstuur elke vrijdag om 10.00 uur een interne e-mailmelding als de inschrijvingspercentages voor de workflow ten opzichte van de vorige week met het opgegeven percentage stijgen of dalen. 
        • Dagelijks: controleer en verstuur elke dag om 10.00 uur een interne e-mailmelding als de dagelijkse inschrijvingscijfers voor de workflow met het opgegeven percentage stijgen of dalen. 
      • Toename van ten minste: voer een percentage in om deze melding te activeren als het aantal inschrijvingen toeneemt.
        • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage stijgt, wordt de e-mailmelding voor de workflow verzonden.
        • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen e-mailmeldingen geactiveerd bij een toename van het aantal inschrijvingen in de workflow. 
      • Afgenomen met ten minste: voer een percentage in om deze melding te activeren als het aantal inschrijvingen daalt. 
        • Als het aantal inschrijvingen met meer dan dit percentage daalt, wordt de e-mailmelding van de workflow verzonden.
        • Als deze optie leeg wordt gelaten, worden er geen e-mailmeldingen geactiveerd voor een afname van het aantal inschrijvingen in de workflow. 

• • Ontvangers van meldingen: als de optie ‘Een melding ontvangen wanneer deze workflow moet worden beoordeeld’ of ‘Een melding ontvangen als het inschrijvingspercentage verandert’ is ingeschakeld, verschijnt dit veld. U kunt ervoor kiezen om de bijbehorende meldingen naar individuele gebruikers of specifieke teams te sturen. 

    • Verzenden naar deze gebruikers: selecteer specifieke gebruikers om de e-mail met de workflowmelding naar hen te verzenden. Individuele gebruikers moeten in hun instellingen e-mailmeldingen voor workflows hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen. 
    • Verzenden naar deze teams: selecteer specifieke teams om de e-mail met de workflowmelding naar te verzenden. Gebruikers in deze teams moeten in hun instellingen e-mailmeldingen voor workflows hebben ingeschakeld om deze e-mail te ontvangen.
  • Vergelijk de conversie per tak en eindpunt: schakel deze instelling in om conversie- en prestatiestatistieken voor de workflow bij te houden. Lees meer over het bekijken van de conversie- en prestatiegegevens van uw workflow. 
     
     

Koppelingen (alleen voor op contacten gebaseerde workflows)

Als een contactpersoon aan alle inschrijvingscriteria voor meerdere workflows voldoet, wordt de contactpersoon automatisch en onmiddellijk voor elke workflow ingeschreven. In op contactpersonen gebaseerde workflows kunt u aangeven of een contactpersoon zich moet uitschrijven uit andere workflows wanneer deze wordt ingeschreven voor de geselecteerde workflow. Deze instelling verschijnt niet bij andere workflowtypes. 

De instelling is alleen van toepassing op het moment van inschrijving; het contact wordt hierdoor in de toekomst niet uit andere workflows uitgeschreven. Standaard is deze instelling uitgeschakeld. 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van je workflow.
3. Klik linksboven op Instellingen.
4. Schakel in het rechterpaneel, in het gedeelte 'Verbindingen' , de schakelaar 'Contacten uit andere workflows uitschrijven wanneer ze in deze workflow zijn ingeschreven' in. Selecteer vervolgens uit welke workflows het contact moet worden uitgeschreven:
   • Uit alle andere workflows uitschrijven: de contactpersoon wordt op het moment van inschrijving uit alle andere workflows verwijderd. 
   • Uitschrijven uit specifieke workflows: het contact wordt op het moment van inschrijving uit de opgegeven workflows verwijderd. 
     • Om een workflow te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu en vinkt u de selectievakjes aan naast de workflows waaruit u de contacten wilt verwijderen. 
     • Om een workflow uit deze instelling te verwijderen, klikt u op het x-pictogram naast de naam van de workflow.