Forstå importverktøyet

Importer for å legge til objekter – for eksempel kontakter, selskaper, avtaler, tjenester og aktiviteter – til HubSpot. Ved å laste opp et regneark og tilordne kolonnene til HubSpot-egenskaper, kan du opprette nye poster, oppdatere eksisterende poster og definere relasjoner mellom dem. Gå gjennom importprosessen og terminologien nedenfor for å sikre at dataene dine er riktig formatert før du laster opp filen.

Før du importerer, bør du lese artikkelen Kom i gang med import. 

Hvis du er ny i HubSpot og ønsker å overføre eksisterende CRM-data til HubSpots CRM, kan du bruke selvbetjent overføring til å kontrollere og synkronisere dataene dine.

Ordliste

• CRM-objekt: informasjon om kundene dine og forretningsprosesser, for eksempel kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Når du importerer, er et objekt typen datasett du importerer til HubSpot.

• Post: en individuell forekomst av et objekt (f.eks. «Neal Caffrey» er en kontaktpost). I en enkelt objektimportfil representerer hver rad i filen din én objektpost. Hvis du importerer flere objekter i én fil, vil hver rad representere poster som er knyttet til hverandre.

• Aktivitet: en handling som kan knyttes til poster, for eksempel en e-post sendt til en kontakt eller en notat loggført på en billettpost. For importverktøyet inkluderer støttede aktiviteter samtaler, e-poster, møter, notater og oppgaver.
• Egenskap: et felt opprettet for å lagre informasjon om postene og aktivitetene dine. I en import vil egenskapene samsvare med kolonneoverskriftene i filen din.
• Tilordning: prosessen med å matche kolonner i importfilen din med tilsvarende HubSpot-egenskaper. Under en import vil du gjennomgå og bekrefte hvordan kolonnene tilordnes HubSpot-egenskaper. 

I følgende eksempel er objektet som importeres kontakter. Hver rad representerer en kontaktpost, og hver kolonne med informasjon representerer en kontaktegenskap (fornavn, etternavn, e-postadresse).

Støttede objekter og aktiviteter

Følgende er typene importer du kan fullføre, og objektene og aktivitetene som støttes for hver.

Import av enkeltstående objekt eller aktivitet

Du kan importere for å opprette og/eller oppdatere ett objekt eller én aktivitet om gangen. Ved import av enkeltstående objekt kan du:

• Opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, samtaler, produkter, prosjekter, bestillinger, handlekurver, abonnementer og tilpassede objektoppføringer.

• Opprette, men ikke oppdatere, oppgaver.

Import av flere objekter og aktiviteter

Du kan importere for å opprette, oppdatere og/eller knytte flere objekter og aktiviteter samtidig. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil, eller to objekter/et objekt og en aktivitet i to separate filer. Når du bruker to separate filer, må filene inneholde en felles kolonne.

Ved import av flere objekter kan du:

• Opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, samtaler, bestillinger, prosjekter, handlekurver og tilpassede objektoppføringer.
• Knytte poster som kontakter og selskaper, kontakter og avtaler eller prosjekter og oppgaver.
• Opprette og/eller oppdatere linjeelementer, men de må være knyttet til avtaler.
• Opprette, men ikke oppdatere, e-poster, møter, notater og oppgaver. E-poster, møter og notater må være knyttet til et objekt.

Eksempel: bruk to filer til å importere to objekter

Du har to filer fra en annen database som du vil importere til HubSpot, den ene inneholder kontakter og den andre inneholder avtaler. Begge har en kolonnemed avtalenavn, som samsvarer med den tilknyttede kontakten i kontaktfilen. Under importen bruker duavtalenavn som felles kolonne og unik nøkkel for kontaktfilen. Dette gjør at kolonnen kan fylle ut egenskapen Avtalenavn samtidig som avtalene knyttes til kontakter i HubSpot.

Konfigurere importfiler

Før du laster opp en fil til importverktøyet, er det viktig å konfigurere filene riktig for å sikre at dataene legges til riktig i kontoen din. De følgende avsnittene inneholder viktige konsepter og krav for riktig konfigurering av filene dine.

Se artikkelen om formatet på importfilene dine for tekniske begrensninger og generelle krav.

Unike identifikatorer

En unik identifikator er en egenskapsverdi som HubSpot bruker til å gjenkjenne hver enkelt post som unik. I en import trenger du en unik identifikator for å oppdatere poster, unngå å opprette dupliserte poster (f.eks. to poster for «Tom Smith») og for å knytte poster til hverandre (f.eks. importere «Tom Smith» og knytte ham til selskapet «Smith Inc.»). For kontakter og selskaper anbefales det å bruke deres respektive unike identifikatorer ved import (e-post,selskapets domenenavn) for å opprettholde datakvaliteten.

De unike identifikatorene som er tilgjengelige for bruk ved import, er:

• E-post: e-postadressen til en kontakt. Inkluder den under import av kontakter for å unngå duplikater, oppdatere eksisterende poster og knytte kontakter til et annet objekt. Hvis du ikke har e-postadresser til kontakter, bruk Post-ID til å oppdatere og knytte eksisterende kontaktposter.
• Bedriftsdomenenavn: nettstedsdomenet til en bedrift (f.eks. eksempel.com). Inkluder det under import av bedrifter for å unngå duplikater, oppdatere eksisterende poster og knytte bedrifter til et annet objekt. Hvis du ikke har bedriftsdomenenavn, bruk Post-ID til å oppdatere og knytte eksisterende bedriftsposter.
• Record ID: en unik egenskapsverdi som HubSpot tildeler hver oppføring. Eksporter eksisterende oppføringer for å vise og brukeoppførings-ID.Dette er standard unik identifikator for avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, aktiviteter og tilpassede objekter. Den kan også brukes som unik identifikator for kontakter og selskaper hvis du ikke har e-postadresser eller selskapsdomenenavn. Hvis oppførings-ID tilordnes under importen, vil den erstatte alle andre tilordnede unike identifikatorer.
• Tilpasset egenskap som krever unike verdier: en brukeropprettet tilpasset egenskap som krever unike verdier. Du kan bruke egenskapen som en unik identifikator i importfilene dine. Disse egenskapene er tilgjengelige for kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester og tilpassede objekter.

Eksempel: brukRecord ID til

å

oppdatere eksisterende avtaler

Du vil oppdatere flere egenskaper for alle eksisterende avtaler i pipelinen din. Eksporter disse avtalene og inkluder bare egenskapene du vil redigere, pluss Record ID. Gjør de ønskede oppdateringene i regnearket, og la kolonnenRecord ID være uendret. Utfør en avtaleimport og brukRecord ID som unik identifikator i kartleggingskolonnene i prosessen.

Assosiasjoner

Du kan også importere for å knytte poster til hverandre og legge til tilknytningsetiketter for å spesifisere forholdet mellom postene. Dette inkluderer tilknytninger på tvers av objekter, for eksempel avtale til kontakt, eller tilknytninger mellom samme objekt, for eksempel kontakt til kontakt.

Lær mer om hvordan du inkluderer tilknytninger på riktig måte i importfilene dine.

Eksempel: Importer en tilknytning mellom samme objekt for en kontakt

Bedriften din sporer forholdet mellom ledere og individuelle bidragsytere (IC) ved hjelp av kontaktobjektet. Ledere finnes allerede i HubSpot. Konfigurer en enkelt importfil som inneholder den primære e-postadressen til begge kontaktene i separate kolonner (f.eks. Administrere-post, IC-e-post). E-postadressen til lederen må samsvare med den som allerede finnes i HubSpot. Start en kontaktimport, velg alternativet for å opprette sammeobjektassosiasjoner, konfigurer resten av detaljene og fullfør importen. Du kan også bruke tilpassede assosiasjonsetiketter til å merke forholdet.

Kartleggingsveiledning

På siden Kartlegg kolonner i filen din til [objekt]egenskaper vil HubSpot kartlegge kolonnene i filen din til det valgte objektets egenskaper basert på overskriften, overskriftsspråket og egenskapsnavnet.

I delen Kartleggingsveiledning klikker du på utvidelsesikonet og går gjennom følgende:

• Egenskaper: egenskapene som kreves for å opprette og/eller oppdatere objektet. Hvis filen din mangler noen av egenskapene som kreves for å fullføre målet med importen (f.eks. hvis du valgte å oppdatere eksisterende avtaler, men ikke inkluderte en kolonne for rekord-ID), må du rette importfilen ved å gjøre ett av følgende:
  •  Rett opp regnearket og start importen på nytt.
  • I kolonnen Tilordnet klikker du på [x] feil som skal løses under importprosessen. Les mer om håndtering av feil under tilordning. 
• Feil: antall feil som er funnet i opptil 1000 rader. Hvis filen din er større enn det, vises feilene kanskje ikke i kortet Kartleggingsveiledning.

Tilordne kolonner til egenskaper

Når du har lastet opp filen til importverktøyet, er det et trinn i importprosessen der du blir bedt om å tilordne kolonneoverskriftene i filen til HubSpot-egenskaper. Korrekt tilordning sikrer at dataene dine havner på riktig sted (dvs. riktig objekt og riktig egenskap) når de legges til i HubSpot.

For eksempel, for en kontaktfil, vil du tilordne kolonnen Fornavntil kontaktegenskapen Fornavn.

For en fil som knytter flere objekter sammen, velger du det tilsvarende objektet og egenskapen for hver kolonne.

• Kolonneoverskrift fra fil: navnet på overskriften fra importfilen din.
• Forhåndsvisning av informasjon: forhåndsvisning av de tre første radene fra regnearket for kolonnen.
• Tilordnet: viser statusen for kolonnens tilordning til HubSpot-egenskapen. Klikk på rullegardinmenyenAlle tilordnede statuser for å vise statustyper og sortere tabellen etter dem. Hvis det oppdages visse feil, vises et utropstegnikon . Klikk på [x] feil for å finne ut hvordan du kan løse dem.
• Importer som: rullegardinmeny for å velge [objekt]egenskapene (f.eks.oppgaveegenskaper) du importerer, eller alternativet for å ikke importere kolonnen.
• HubSpot-egenskap: rullegardinmenyen for å velge HubSpot-egenskapen som skal tilordnes kolonnen.
• Administrer eksisterende verdier: avmerkingsboks for å overskrive eksisterende verdier for posten i CRM. For å filtrere tilordningssiden etter tilordningsstatus eller objekt, klikker du på rullegardinmenyene og velger statusen eller objektet du vil vise. 

Importfeil

Hvis du støter på feil under importen, kan du håndtere dem på følgende måter:

• Under importen:Administrer visse feil for å rette opp dataene før de legges til kontoen din.

• Etter importen: Hvis det oppstår feil etter en import, kan du gjennomgå og feilsøke feilene for å legge til eller oppdatere berørte data.

Flere måter å oppdatere data i HubSpot

• Automatisk oppretting og tilknytning av selskaper: For kontakter og selskaper med samsvarende e-post- og selskapsdomener kan du aktivere innstillingen for automatisk å opprette og knytte selskaper til kontakter basert på kontaktens e-postdomene. Hvis kontakter har e-postdomener som er forskjellige fra selskapenes domener, eller hvis du importerer andre objekter, kan du deaktivere innstillingen og følge instruksjonene for å knytte postene dine via import. Denne konfigurasjonen kan forhindre at feil selskaper opprettes.
• HubSpot-datasynkronisering: Hvisdu har data i et annet system og ønsker å konfigurere en toveis synkronisering, kan du lære hvordan du kobler til og bruker HubSpot-datasynkronisering.

Andre typer import

Du kan også få tilgang til importprosessen for andre verktøy fra importsiden, men disse følger andre trinn enn import av objekter eller aktiviteter.

• Framelding av regnearkimport
• Import av tilpassede hendelser
• Import av datasett