Forstå importverktøyet

Enten HubSpot er din første CRM eller du flytter fra et annet system, hjelper import deg med å opprette poster og aktiviteter og oppdatere databasen. Importfiler er regneark med data som brukes til å organisere bedriftens relasjoner og prosesser.

Før du begynner å importere, bør du se gjennom de relevante HubSpot-vilkårene og forstå importprosessen.

Ordliste

• CRM-objekt: en type relasjon eller prosess som virksomheten din har, for eksempel kontakter, selskaper, avtaler og saker. Når du importerer, er et objekt den typen datasett du importerer til HubSpot.

• Post: en individuell forekomst av et objekt (f.eks. «Tom Smith» er en kontaktpost). I en enkelt objektimportfil representerer hver rad i filen én objektpost. Hvis du importerer flere objekter i én fil, representerer hver rad poster som er knyttet til hverandre.

• Aktivitet: et engasjement som kan knyttes til poster, for eksempel en e-post som sendes til en kontakt, eller et notat som er logget på en billettpost. For importverktøyet omfatter støttede aktiviteter anrop, e-post, møter, notater og oppgaver.
• Egenskap: et felt opprettet for å lagre informasjon om postene og aktivitetene dine. I en import vil egenskapene samsvare med filens kolonneoverskrifter.

I det følgende eksemplet er objektet som importeres kontakter. Hver rad representerer en kontaktpost, og hver kolonne med informasjon representerer en kontaktegenskap (fornavn, etternavn, e-postadresse).

Støttede objekter og aktiviteter

Følgende er importtypene du kan fullføre, og objektene og aktivitetene som støttes for hver av dem.

Import av enkelt objekt eller aktivitet

Du kan importere for å opprette og/eller oppdatere ett objekt eller én aktivitet om gangen. I en enkelt objektimport:

• Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, samtaler, produkter, bestillinger, handlekurver og egendefinerte objektposter.

• Du kan opprette, men ikke oppdatere, oppgaver.

Import av flere objekter og aktiviteter

Du kan importere for å opprette, oppdatere og/eller knytte flere objekter og aktiviteter samtidig. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil, eller to objekter/et objekt og en aktivitet i to separate filer.

I en import av flere objekter:

• Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, samtaler, bestillinger, handlekurver og egendefinerte objektposter.
• Du kan opprette og/eller oppdatere linjeelementer, men de må være knyttet til avtaler.
• Du kan opprette, men ikke oppdatere, e-post, møter, notater og oppgaver. E-post, møter og notater må være knyttet til et objekt.

Andre typer import

Du kan også få tilgang til importprosessen for andre verktøy fra importsiden, men disse følger andre trinn enn objekt- eller aktivitetsimport.

• Import av frameldingslister
• Egendefinert aktivitetsimport
• Import av datasett

Konfigurer importfiler

Før du laster opp en fil til importverktøyet, er det viktig å konfigurere filene på riktig måte for å sikre at dataene legges til riktig i kontoen din. Følgende avsnitt inneholder viktige begreper og krav for korrekt konfigurering av filene dine.

Se denne artikkelen for eksempelfiler.

Krav

Se artikkelen om konfigurering av importfiler for tekniske begrensninger og generelle krav.

Unike identifikatorer

En unik identifikator er en egenskapsverdi som HubSpot bruker til å gjenkjenne hver post som unik. I en import trenger du en unik identifikator for å oppdatere poster, unngå å opprette dupliserte poster (f.eks. to poster for «Tom Smith») og knytte poster til hverandre (f.eks. importere «Tom Smith» og knytte ham til selskapet «Smith Inc.»).

De unike identifikatorene som er tilgjengelige for bruk ved import er:

• Epost: epostadressen til en kontakt. Dette kreves når du importerer kontakter for å unngå duplikater eller for å knytte kontakter til et annet objekt. Hvis du ikke har e-postadresser for kontakter, kan du bruke post-ID-en til å oppdatere og knytte til eksisterende kontaktoppføringer.

• Bedriftens domenenavn: nettsteddomenet til en bedrift (f.eks. example.com). Dette kreves når du importerer selskaper for å unngå duplikater eller for å knytte selskaper til et annet objekt. Hvis du ikke har firmadomenenavn, kan du bruke post-ID-en til å oppdatere og knytte til eksisterende firmaposter.
• Post-ID: En unik egenskapsverdi gitt til hver post av HubSpot. Hvis du eksporterer eksisterende poster fra HubSpot, vil hver post ha en post-ID. Dette er standard unik identifikator for tilbud, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, aktiviteter og egendefinerte objekter, men kan også brukes som unik identifikator for kontakter og selskaper hvis du ikke har e-post eller firmadomenenavn. Hvis post-ID er inkludert i importen, vil den erstatte alle andre unike identifikatorer.
• Egendefinert egenskap som krever unike verdier: Hvis du har opprettet en egenskap som krever unike verdier, kan du bruke egenskapen som en unik identifikator i importfilene dine. Dette støttes for kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester og egendefinerte objekter.

Foreninger

Du kan også importere for å knytte poster til hverandre. Hvis kontoen din har et Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du også legge til tilknytningsetiketter for å angi forholdet mellom poster.

Finn ut mer om hvordan du kan inkludere tilknytninger i importfilene dine på riktig måte.

Tilordne kolonner til egenskaper

Når du har lastet opp filen til importverktøyet, er det et trinn i importprosessen når du blir bedt om å samsvare kolonneoverskriftene i filen med HubSpot-egenskapene. Korrekt kartlegging sikrer at dataene dine går til riktig sted (dvs. riktig objekt og riktig egenskap) når de legges til i HubSpot.

For en kontaktfil vil du for eksempel tilordne kolonnen Fornavn til  egenskapen Fornavnskontakt.

For en fil som knytter flere objekter, velger du det tilsvarende objektet og egenskapen for hver kolonne.

Importfeil

Hvis importen inneholder feil under tilordningsprosessen, kan du administrere visse feil for å fikse dataene før de legges til i kontoen din. Hvis det oppstår feil etter en import, kan du se gjennom og feilsøke feilene for å legge til eller oppdatere berørte data.

Flere måter å oppdatere data på i HubSpot

• For kontakter og bedrifter kan du slå på innstillingen for å automatisk opprette og knytte selskaper til kontakter basert på kontaktens e-postdomene. Hvis du har kontakter med e-postdomener som er forskjellige fra bedriftens domener, eller hvis du importerer andre objekter, følger du instruksjonene for å knytte postene til importen.
• Hvis du har data i et annet system og vil konfigurere en toveis synkronisering, kan du finne ut hvordan du kobler til og bruker HubSpot-datasynkronisering.