Forstå importverktøyet

Importer for å legge til objekter – for eksempel kontakter, selskaper, avtaler, tjenester og aktiviteter – til HubSpot. Ved å laste opp et regneark og tilordne kolonnene til HubSpot-egenskaper, kan du opprette nye poster, oppdatere eksisterende poster og definere relasjoner mellom dem. Gå gjennom importprosessen og terminologien nedenfor for å sikre at dataene dine er riktig formatert før du laster opp filen.

Hvis du er ny i HubSpot og ønsker å migrere eksisterende CRM-data til HubSpots CRM, kan du be om datamigrering fra HubSpots Replatforming-team.

Ordliste

• CRM-objekt: informasjon om kundene dine og forretningsprosesser, for eksempel kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Når du importerer, er et objekt den typen datasett du importerer til HubSpot.

• Post: en enkelt forekomst av et objekt (f.eks. «Neal Caffrey» er en kontaktpost). I en enkelt objektimportfil representerer hver rad i filen én objektpost. Hvis du importerer flere objekter i én fil, vil hver rad representere poster som er knyttet til hverandre.

• Aktivitet: en handling som kan knyttes til poster, for eksempel en e-post sendt til en kontakt eller en notat loggført på en billettpost. For importverktøyet inkluderer støttede aktiviteter samtaler, e-poster, møter, notater og oppgaver.
• Egenskap: et felt opprettet for å lagre informasjon om postene og aktivitetene dine. I en import vil egenskapene samsvare med kolonneoverskriftene i filen din.

I følgende eksempel er objektet som importeres kontakter. Hver rad representerer en kontaktpost, og hver kolonne med informasjon representerer en kontaktegenskap (fornavn, etternavn, e-postadresse).

Støttede objekter og aktiviteter

Følgende er typene importer du kan fullføre, og objektene og aktivitetene som støttes for hver.

Import av enkelt objekt eller aktivitet

Du kan importere for å opprette og/eller oppdatere ett objekt eller én aktivitet om gangen. Ved import av enkelt objekt:

• Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, samtaler, produkter, prosjekter, bestillinger, handlekurver, abonnementer og tilpassede objektoppføringer.

• Du kan opprette, men ikke oppdatere, oppgaver.

Import av flere objekter og aktiviteter

Du kan importere for å opprette, oppdatere og/eller knytte flere objekter og aktiviteter samtidig. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil, eller to objekter/et objekt og en aktivitet i to separate filer. Når du bruker to separate filer, må filene inneholde en felles kolonne.

Ved import av flere objekter:

• Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, samtaler, ordrer, prosjekter, handlekurver og tilpassede objektoppføringer.
• Du kan opprette og/eller oppdatere linjeelementer, men de må være knyttet til avtaler.
• Du kan opprette, men ikke oppdatere, e-poster, møter, notater og oppgaver. E-poster, møter og notater må være knyttet til et objekt.

Eksempel: bruk to filer til å importere to objekter

Du har to filer fra en annen database som du vil importere til HubSpot, den ene inneholder kontakter og den andre inneholder avtaler. Begge har en kolonnemed avtalenavn, som samsvarer med den tilknyttede kontakten i kontaktfilen. Under importen bruker duAvtalenavn som felles kolonne og unik nøkkel for kontaktfilen. Dette gjør at kolonnen kan fylle ut egenskapen Avtalenavn samtidig som avtalene knyttes til kontakter i HubSpot.

Andre typer import

Du kan også få tilgang til importprosessen for andre verktøy fra importsiden, men disse følger andre trinn enn import av objekter eller aktiviteter.

• Import av regneark for fravalg
• Import av tilpassede hendelser
• Import av datasett

Konfigurere importfiler

Før du laster opp en fil til importverktøyet, er det viktig å konfigurere filene riktig for å sikre at dataene legges til riktig i kontoen din. De følgende avsnittene inneholder viktige konsepter og krav for riktig konfigurering av filene dine.

For forhåndsdefinerte eksempelfiler, se denne artikkelen.

Krav

Se artikkelen Konfigurere importfilene dine for tekniske begrensninger og generelle krav.

Unike identifikatorer

En unik identifikator er en egenskapsverdi som HubSpot bruker til å gjenkjenne hver enkelt post som unik. Ved import trenger du en unik identifikator for å oppdatere poster, unngå å opprette dupliserte poster (f.eks. to poster for «Tom Smith») og for å knytte poster til hverandre (f.eks. importere «Tom Smith» og knytte ham til selskapet «Smith Inc.»). For kontakter og selskaper anbefales det å bruke deres respektive unike identifikatorer ved import (e-post,selskapets domenenavn).

De unike identifikatorene som er tilgjengelige for bruk ved import, er:

• E-post: e-postadressen til en kontakt. Dette er nødvendig når du importerer kontakter for å unngå duplikater eller for å knytte kontakter til et annet objekt. Hvis du ikke har e-postadressene til kontaktene, kan du bruke Record ID til å oppdatere og knytte eksisterende kontaktoppføringer.

• Bedriftsdomenenavn: nettstedsdomenet til en bedrift (f.eks. eksempel.com). Dette er nødvendig når du importerer bedrifter for å unngå duplikater eller for å knytte bedrifter til et annet objekt. Hvis du ikke har bedriftsdomenenavn, bruk Record ID til å oppdatere og knytte eksisterende selskapsposter.
• Posterings-ID: en unik egenskapsverdi som HubSpot tildeler hver post. Hvis du eksporterer eksisterende poster fra HubSpot, vil hver post ha en post-ID. Dette er den standard unike identifikatoren for avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester, aktiviteter og tilpassede objekter, men kan også brukes som unik identifikator for kontakter og selskaper hvis du ikke har e-postadresser eller selskapsdomenenavn. Hvis post-ID er inkludert i importen, vil den erstatte alle andre unike identifikatorer.
• Tilpasset egenskap som krever unike verdier: Hvis du har opprettet en egenskap som krever unike verdier, kan du bruke egenskapen som en unik identifikator i importfilene dine. Dette støttes for kontakter, selskaper, avtaler, billetter, avtaler, kurs, oppføringer, tjenester og tilpassede objekter.

For kontakter og selskaper anbefales det å bruke deres respektive unike identifikatorer ved import (e-post,selskapsdomenenavn). Dette gjør det mulig å opprettholde datakvaliteten.

Eksempel: brukRecord ID for

å

oppdatere eksisterende avtaler

Du vil oppdatere flere egenskaper for alle eksisterende avtaler i pipelinen din. Eksporter disse avtalene og inkluder bare egenskapene du vil redigere, pluss Record ID. Gjør de ønskede oppdateringene i regnearket, og la kolonnenRecord ID være uendret. Utfør en avtaleimport og brukRecord ID som unik identifikator i kartkolonnedelen av prosessen.

Assosiasjoner

Du kan også importere for å knytte poster til hverandre og legge til tilknytningsetiketter for å spesifisere forholdet mellom postene. Dette inkluderer kryssobjekt-tilknytninger, for eksempel avtale til kontakt, eller samme-objekt-tilknytninger, for eksempel kontakt til kontakt.

Lær mer om hvordan du inkluderer tilknytninger på riktig måte i importfilene dine.

Eksempel: importer en samme-objekt-tilknytning for en kontakt

Bedriften din sporer forholdet mellom ledere og individuelle bidragsytere (IC) ved hjelp av kontaktobjektet. Ledere finnes allerede i HubSpot. Konfigurer en enkelt importfil som inneholder den primære e-postadressen til begge kontaktene i separate kolonner (f.eks. Administrere-post, IC-e-post). E-postadressen til lederen må samsvare med den som allerede finnes i HubSpot. Start en kontaktimport, velg alternativet for å opprette samme objekt-tilknytninger, konfigurer resten av detaljene og fullfør importen. Du kan også bruke tilpassede tilknytningsetiketter for å merke forholdet.

Kartleggingsveiledning

På siden Kartlegg kolonner i filen din til [objekt]egenskaper vil HubSpot kartlegge kolonnene i filen din til det valgte objektets egenskaper basert på overskriften, overskriftsspråket og egenskapsnavnet.

I delen Kartleggingsveiledning klikker du på utvidelsesikonet og går gjennom følgende:

• Egenskaper: egenskapene som kreves for å opprette og/eller oppdatere objektet. Hvis filen din mangler noen av egenskapene som kreves for å fullføre målet med importen (f.eks. hvis du valgte å oppdatere eksisterende avtaler, men ikke inkluderte en kolonne for rekord-ID), må du rette importfilen ved å gjøre ett av følgende:
  •  Rett opp regnearket og start importen på nytt.
  • I kolonnen Tilordnet klikker du på [x] feil som skal løses under importprosessen. Les mer om håndtering av feil under tilordning. 
• Feil: antall feil som er funnet i opptil 1000 rader. Hvis filen din er større enn det, vises kanskje ikke feilene i kortet Kartleggingsveiledning.

Tilordne kolonner til egenskaper

Når du har lastet opp filen til importverktøyet, er det et trinn i importprosessen der du blir bedt om å tilordne kolonneoverskriftene i filen til HubSpot-egenskaper. Korrekt tilordning sikrer at dataene dine havner på riktig sted (dvs. riktig objekt og riktig egenskap) når de legges til i HubSpot.

For eksempel, for en kontaktfil, vil du tilordne kolonnen Fornavntil kontaktegenskapen Fornavn.

For en fil som knytter flere objekter sammen, velger du det tilsvarende objektet og egenskapen for hver kolonne.

• • Kolonneoverskrift fra fil: navnet på overskriften fra importfilen din.
  • Forhåndsvisning av informasjon: forhåndsvisning av de tre første radene fra regnearket for kolonnen.
  • Tilordnet: viser statusen for kolonnens tilordning til HubSpot-egenskapen. Klikk på rullegardinmenyenAlle tilordnede statuser for å vise statustyper og sortere tabellen etter dem. Hvis det oppdages visse feil, vises et utropstegnikon . Klikk på [x] feil for å finne ut hvordan du kan løse dem.
  • Importer som: rullegardinmeny for å velge [objekt]egenskapene (f.eks.oppgaveegenskaper) du importerer, eller alternativet for å ikke importere kolonnen.
  • HubSpot-egenskap: rullegardinmenyen for å velge HubSpot-egenskapen som skal tilordnes kolonnen.
  • Administrer eksisterende verdier: avmerkingsboks for å overskrive eksisterende verdier for posten i CRM. For å filtrere tilordningssiden etter tilordningsstatus eller objekt, klikker du på rullegardinmenyene og velger statusen eller objektet du vil vise. 

Importfeil

Hvis importen inneholder feil under tilordningsprosessen, kan du administrere visse feil for å rette opp dataene før de legges til i kontoen din. Hvis det oppstår feil etter en import, kan du gjennomgå og feilsøke feilene for å legge til eller oppdatere berørte data.

Flere måter å oppdatere data i HubSpot

• For kontakter og selskaper kan du aktivere innstillingen for automatisk å opprette og knytte selskaper til kontakter basert på kontaktens e-postdomene. Hvis du har kontakter med e-postdomener som er forskjellige fra selskapenes domener, eller hvis du importerer andre objekter, følger du instruksjonene for å knytte postene dine via import.
• Hvis du har data i et annet system og ønsker å konfigurere en toveis synkronisering, kan du lære hvordan du kobler til og bruker HubSpot-datasynkronisering.