Gå til innhold
Merk:: Denne artikkelen er oversatt av praktiske årsaker. Oversettelsen opprettes automatisk ved hjelp av oversettingsprogramvare, og det er ikke sikkert at den er korrekturlest. Den engelske versjonen av denne artikkelen skal regnes som den regjerende versjonen med den nyeste informasjonen. Du finner den her.

Konfigurer toveis fakturasynkronisering med QuickBooks Online (BETA)

Sist oppdatert: juni 20, 2024

Gjelder for:

Alle produkter og planer

Koble HubSpot-kontoen din til QuickBooks Online med datasynkronisering og sett opp en toveis fakturasynkronisering mellom de to systemene. Se denne artikkelen hvis du bruker den eldre HubSpot-QuickBooks Online-integrasjonen.

Før du kommer i gang

Begrensninger

  • Redigering av fakturaer i QuickBooks Online: En faktura som er generert i HubSpot, kan bare redigeres i HubSpot. Du kan for eksempel legge til eller fjerne varelinjer, oppdatere priser eller fjerne en betaling. Hvis redigeringen ikke gjøres i HubSpot, vil fakturaen ikke synkroniseres. Fakturaer som er opprettet i QuickBooks, kan redigeres i QuickBooks uten problemer.
  • Fakturering av skatt: Det er ikke mulig å fakturere skatt på fakturaer i HubSpot. Hvis det er behov for skatt på en faktura, anbefales det at fakturaene opprettes i QuickBooks og synkroniseres til HubSpot.
  • Ikke-amerikanske QuickBooks Online-kontoer: De fleste ikke-amerikanske QuickBooks Online-versjoner krever at synkroniserte fakturaer inkluderer skatt (f.eks. MVA, HST, GST osv.). HubSpot-fakturaer kan ikke opprettes med skatt, så brukere med ikke-amerikanske QuickBooks Online-kontoer vil ikke kunne bruke denne funksjonen.
  • Inntektsføring: HubSpot-fakturaer støtter ikke å legge til en servicedato i HubSpot-linjer, noe som er nødvendig når du bruker QuickBooks' funksjonalitet for inntektsføring.

Anbefalinger før du bruker integrasjonen

  • Slå av Egendefinerttransaksjonsnummer i QuickBooksOnline : Sjekk om innstillingen Egendefinert transaksjonsnummer i QuickBooks er slått på. Det anbefales at denne innstillingen er slått av. Hvis den er slått på, vil fakturaer som opprettes i QuickBooks automatisk ta i bruk HubSpot-fakturaenes prefiks, noe som kan føre til motstridende fakturanumre.
  • Lås avslut tede regnskapsperioder: Slå på innstillingen som automatisk låser avslut tede regnskapsperioder i QuickBooks. Dette sørger for at avsluttede regnskapsperioder er beskyttet mot å bli endret.
  • Synkroniser produkter: Det anbefales å synkronisere produktene dine fra QuickBooks til HubSpot, og å bruke disse produktene når du oppretter fakturaer, tilbud og betalingslenker. Dette vil garantere at når fakturaer og betalinger synkroniseres til QuickBooks, blir de korrekt knyttet til inntekts- og utgiftskontoene du har satt opp.

Vær oppmerksom på dette:

  • Produktsynkroniseringen bruker SKU-egenskapen for matching. For å unngå duplisering av produkter synkroniserer produktsynkroniseringen som standard bare produkter med SKU-er. Det anbefales at du legger til SKU-er til produktene i QuickBooks som du ønsker å synkronisere.
  • Hvis en faktura har varelinjer som ikke kan matches med et produkt i QuickBooks, opprettes det et produkt som heter Egendefinert varelinje i QuickBooks, og varelinjer som ikke kan matches, vil bli matchet med dette produktet. Du definerer hvilken inntektskonto dette egendefinerte varelinjeproduktet skal kobles til i Konfigurer-trinnet i fakturasynkroniseringen.
  • Det anbefales å synkronisere alle kunder fra QuickBooks Online til HubSpot som kontakter. Når du oppretter en faktura for en eksisterende kunde, må du sørge for å bruke kontakten som ble synkronisert fra QuickBooks. Dette sikrer at alle fakturaer du oppretter, blir koblet til riktig kunde i QuickBooks. Når du fakturerer en ny kunde, må du sørge for at kontakten på fakturaen er faktureringskontakten, hvis e-postadresse du ønsker å koble til kunden i QuickBooks.

Synkroniser informasjon

  • Når toveis fakturasynkronisering eller utgående fakturasynkronisering (HubSpot til QuickBooks Online) er satt opp, vil betalingssynkronisering automatisk bli slått på og synkronisere betalinger på en faktura frem og tilbake mellom HubSpot og QuickBooks. Synkronisering av inngående fakturaer (QuickBooks Online til HubSpot) synkroniserer ikke betalinger fra QuickBooks til HubSpot.
  • Det er ikke mulig å endre en HubSpot-faktura (f.eks. legge til/fjerne varelinjer, legge til skatt, endre kommentarer) inne i QuickBooks.
  • Når du setter opp en enveis fakturasynkronisering fra HubSpot til QuickBooks, eller en toveis synkronisering, blir noen filtre automatisk lagt til i utgående fakturasynkronisering. Disse filtrene er på plass for å proaktivt forhindre oversynkronisering av data, og kan ikke endres. Disse filtrene er
    • Kun HubSpot-fakturaer der egenskapen Fakturakilde er HubSpot vil bli synkronisert fra HubSpot til QuickBooks.
    • Utkast til fakturaer vil ikke bli synkronisert. Fakturaer må være ferdigbehandlet for å bli synkronisert til QuickBooks.
    • Bare fakturaer som er opprettet/endret etter at synkroniseringen ble startet, vil bli synkronisert til QuickBooks.
  • Hvis du trenger å legge til historiske fakturaer som er opprettet i HubSpot i QuickBooks, anbefales det å eksportere disse fakturaene og importere dem til QuickBooks.
  • Når en faktura er synkronisert med QuickBooks Online, oppdateres den i QuickBooks hvis statusen endres (f.eks. hvis det registreres betalinger eller fakturaen annulleres).
  • Hvis fakturaen betales, opprettes det en betalingspost på fakturaen som synkroniseres mellom QuickBooks og HubSpot.

Konfigurer fakturasynkroniseringen

Før du setter opp fakturasynkroniseringen, må du koble QuickBooks Online-appen til HubSpot og sette opp produktsynkronisering og kontaktsynkronisering. Du finner våre anbefalte filtre for produkt- og kontaktsynkronisering her.

Slik setter du opp fakturasynkronisering mellom HubSpot og QuickBooks Online:

  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Integrasjoner.
  • Klikk på QuickBooks Online.
  • Velg neste trinn basert på ditt nåværende oppsett:
    • Klikk på Konfigurer synkron isering hvis du ikke har lagt til noen synkroniseringsregler.
    • Hvis du har konfigurert en enveis fakturasynkronisering og ønsker å bruke toveis fakturasynkronisering, holder du musepekeren over Fakturasynkronisering og klikker på Rediger.
    • Klikk på Synkroniser flere data hvis du tidligere har konfigurert andre synkroniseringsregler som ikke gjelder fakturaer.
    • Klikk på pilene for synkroniseringsretning i kategorien Konfigurer, og velg Datasynkronisering mellom apper.

QuickBooks-sync-direction

  • Klikk på rullegardinmenyen Datakonfliktløsning, og velg om du vil bruke HubSpot-data eller bruke QuickBooks Online-data.
  • I delen Mapped fields (Tilordnede felt ) slår du av bryterne for å ekskludere dem fra synkroniseringen.
  • Brukere med en Ops Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan legge til flere felt ved å klikke på Legg til en tilordning under de forhåndsdefinerte feltene.
    • Velg feltene fra rullegardinmenyene og klikk på Opprett, eller klikk på delete delete for å fjerne tilordningen.
    • Hvis du vil redigere eller fjerne en tilordning du har lagt til, klikker du på Handlinger og deretter på Rediger eller Slett.

QuickBooks-add-mapping

  • Klikk på Neste øverst til høyre.
  • Som standard synkroniseres alle fakturaer mellom QuickBooks Online og HubSpot. Det anbefales å legge til et filter for inngående fakturasynkronisering for å kun synkronisere fakturaer som er opprettet i QuickBooks etter dagens dato. Slik legger du til et filter:
    • Under Filtre klikker du på Rediger ved siden av QuickBooks Online → HubSpot.
    • Velg en primær eller tilknyttet filtertype.
    • Velg en egenskap og filterkriterier.
    • Klikk på Bruk kriterier, og klikk deretter på Ferdig.

quickbooks-limit-after-today-1

Rediger fakturasynkronisering

Slik redigerer du en eksisterende fakturasynkronisering:

  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Integrasjoner.
  • Klikk på QuickBooks Online.
  • Hold markøren over Fakturasynkronisering, og klikk på Rediger.
  • Gjør endringene ved å følge trinnene som om du skulle sette opp synkroniseringen for første gang.

Slå fakturasynkronisering på eller av

Slik slår du fakturasynkronisering på eller av:

  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Integrasjoner.
  • Klikk på QuickBooks Online.
  • Hold markøren over Fakturasynkronisering, klikk på Mer, og klikk deretter på Slå av synkronisering eller Slå på synkronisering.

Se gjennom fakturasynkroniseringen din

  • Slik kontrollerer du om en enkeltfaktura synkroniseres:
    • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
    • Klikk på fakturaen for å åpne det høyre panelet.
    • Bla til delen Integrations-synkronisering for å vise statusen.

invoice-sync-status-individual-1

Slik ser du en liste over fakturaposter og synkroniseringsstatusen for disse:
  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Rapportering og data > Integrasjoner.
  • Klikk på QuickBooks Online.
    • I kategorien Synkroniseringsoversikt klikker du på Objektvisning for å se antall poster som synkroniseres, mislykkes eller er ekskludert. Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
      • Klikk på Alle objekter ved siden av Filtrer etter : for å filtrere etter objekt.
      • Hvis du klikker på et tall ved siden av en post, åpnes et sidepanel der du kan gå gjennom postene.
        • For poster som ikke kan synkroniseres, kan du holde musepekeren over informasjonsikonet under Feilkategori for å se en forklaring på hvorfor fakturaen ikke kan synkroniseres.
quickbooks-sync-status-information
    • Klikk på Postvisning for å vise en liste over poster.
      • Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Mer øverst til høyre i tabellen og deretter på Rediger kolonner.
      • Bruk filtrene over tabellen til å filtrere postene.
      • Bruk sidenavigasjonen nederst i tabellen til å navigere gjennom postene.
      • Under Synkroniseringsaktivitet klikker du på pilen for å se mer informasjon om aktiviteten på en post.

quickbooks-sync-status-information-records

Bruke fakturasynkroniseringen

Når synkroniseringen er satt opp, følger du disse trinnene for å synkronisere den første fakturaen fra HubSpot til QuickBooks Online:

  • Opprett fakturaendin.
  • Klikk på Fullfør.
  • Integrasjonen vil oppdage den nye fakturaen, sjekke fakturadetaljene mot eventuelle filtre som er satt opp, og hvis den er kvalifisert, vil den synkronisere fakturaen til QuickBooks Online.
  • Du kan sjekke om synkroniseringen var vellykket ved å gå gjennom synkroniseringsdataene.

Vanlige spørsmål

Hvordan synkroniserer jeg PO-nummer eller andre fakturafelter til/fra Quickbooks?

PO-nummer er ikke et standardfelt på QuickBooks-fakturaer, og må legges til som et egendefinert felt. Av denne grunn kan ikke HubSpot QuickBooks Online-integrasjonen definere en ferdig felttilordning for det. Brukere i en Ops Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan definere egendefinerte tilordninger. Ved hjelp av egendefinerte felttilordninger kan du identifisere QuickBooks-fakturafelt (f.eks. sporingsnummer, PO-nummer, forsendelsesmetode) og synkronisere disse verdiene til og fra HubSpot og Quickbooks.

Hvordan representerer jeg rabatter, skatter og avgifter på fakturaene mine?

Når du bruker Quickbooks Online-integrasjonen, kan du ikke legge til rabatter, skatter og avgifter på ordrenivå på fakturaene dine, fordi QuickBooks Online ikke har det samme konseptet med skatter og avgifter på fakturanivå, selv om de støtter en enkelt rabatt på fakturanivå.

I stedet for å bruke skatter, rabatter og avgifter på fakturanivå, anbefales følgende:

  • Rabatter: Legg til rabatter på varelinjenivå, og bruk kommentarfeltet til å forklare rabatten.
  • Gebyrer (f.eks. fraktgebyrer, kredittkortgebyrer, forsinkelsesgebyrer): kan legges til som en egen varelinje på fakturaen, gjerne ved hjelp av et produkt som er synkronisert fra QuickBooks.
  • Avgifter: kan legges til som en linje på fakturaen, helst ved hjelp av et produkt som er synkronisert med QuickBooks, og som er knyttet til inntekts-/utgiftskontoen i QuickBooks for å spore skattebeløpet som er innkrevd. Disse skattelinjene vil ikke være koblet til QuickBooks Online Tax Center for skatterapportering.

Bør jeg slå av arbeidsflythandlingen "Opprett betalt faktura" hvis jeg bruker fakturasynkronisering?

Det anbefales at du som et minimum oppdaterer arbeidsflyten slik at den filtrerer bort betalinger som kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger der kilden = faktura). Hvis arbeidsflyten ikke oppdateres, vil det oppstå duplisering, fordi fakturabetalinger også vil utløse opprettelse av betalte fakturaer. Det vil bare skje én betaling, men det vil være to fakturaer for betalingen.

Vanlige feil

Hvis du ikke ser at fakturaen synkroniseres med QuickBooks Online i løpet av få minutter, kan det være flere årsaker til at synkroniseringen mislykkes. Alle synkroniseringsfeil, inkludert fakturasynkronisering, finner du på siden for innstillinger i QuickBooks Online.

quickbooks-example-sync-error

Nedenfor finner du noen vanlige feil du kan støte på, og hvordan du kan løse dem.

En faktura bør ha en tilknyttet kunde. Sørg for at den tilknyttede kunden finnes i både HubSpot og QuickBooks Online for å synkronisere denne fakturaen

Denne feilen oppstår fordi kontakten på fakturaen ikke ble funnet i QuickBooks da fakturaen ble forsøkt synkronisert. Dette skyldes som oftest at kontakten på fakturaen ikke deler e-postadressen til kunden i QuickBooks. Hvis du endrer kontakten på fakturaen i HubSpot til en kontakt som samsvarer med e-postadressen til kunden i QuickBooks, vil fakturaen synkroniseres.

Visningsnavnet er et duplikat

Visningsnavn-felt må være unike i Quickbooks Online. Den første kontakten fra et selskap vil ha sitt visningsnavn satt til firmanavnet, men alle kontakter fra det selskapet som forsøker å synkronisere til QuickBooks Online etter den første kontakten, vil ikke synkroniseres fordi deres visningsnavn allerede er i bruk. Vennligst se denne artikkelen.

Feil i forretningsvalidering: Skriv inn en servicedato for inntektsføringslinjen

Denne feilen kan oppstå hvis du bruker QuickBooks Online-funksjonen for inntektsføring. Inntektsføring krever at alle varelinjer på en faktura har en servicedato. Det er ikke mulig å legge til en servicedato på HubSpot-linjer, så det anbefales å slå av innstillingen for inntektsføring i QuickBooks og utføre inntektsføringsrapporteringen separat.

Det er ikke mulig å gjøre endringer i varelinjer eller fakturabeløp i HubSpot-fakturaer via eksterne programmer. Gjør eventuelle nødvendige endringer direkte i HubSpot.

Denne feilen oppstår fordi en faktura som ble opprettet i HubSpot, ble endret i QuickBooks. Tilbakefør endringene i fakturaen i QuickBooks, og gjør disse justeringene i fakturaen i HubSpot for å fortsette synkroniseringen.

Var denne artikkelen nyttig?
Dette skjemaet brukes kun for tilbakemeldinger om dokumentasjon. Se hvordan du kan få hjelp med HubSpot.